Gestión de datos de los empleados en el trabajo híbrido para una mejor productividad y cumplimiento

La gestión de datos de los empleados es esencial para el éxito del trabajo híbrido. Al recopilar, centralizar y analizar de forma segura la información de los empleados, las organizaciones pueden mejorar la coordinación, la productividad y el cumplimiento normativo. Cuando se gestionan eficazmente, los datos se convierten en un activo estratégico que impulsa decisiones más inteligentes, refuerza la seguridad y mejora la experiencia de los empleados en los equipos remotos y presenciales.

Puntos clave:

• Centraliza y automatiza los datos: Consolida los datos de los empleados en sistemas unificados basados en la nube y automatiza los informes rutinarios para reducir errores, ahorrar tiempo y mantener la precisión en tiempo real.
• Prioriza la seguridad y el cumplimiento: Protege los datos confidenciales con cifrado, controles de acceso y el cumplimiento de las leyes de privacidad como GDPR o CCPA para generar confianza y reducir el riesgo.
• Convierte la información en acción: Utiliza los análisis de HRIS y las herramientas del espacio de trabajo para identificar patrones, mejorar las políticas de la oficina híbrida e impulsar la productividad.

¿Qué es la gestión de datos de los empleados y por qué es importante en el trabajo híbrido?

La gestión de datos de los empleados se refiere al proceso de recopilar, almacenar y analizar de forma segura la información de los empleados para mejorar las operaciones en el lugar de trabajo y la experiencia de los empleados. En entornos de trabajo híbridos, una gestión eficaz de los datos es esencial porque:

• Optimiza el uso del espacio de trabajo: Te ayuda a comprender los patrones de asistencia y a planificar la capacidad de la oficina de forma eficiente.
• Mejora la experiencia del empleado: Permite una flexibilidad personalizada al alinear la disponibilidad del espacio de trabajo con las preferencias del empleado.
• Mejora la comunicación y la coordinación: Garantiza que los equipos permanezcan conectados mediante una programación precisa y la visibilidad de los recursos.
• Apoya las decisiones basadas en datos: Proporciona información práctica para perfeccionar las políticas de trabajo híbrido, el diseño del espacio y la eficiencia de los costo.
• ‍Garantiza la seguridad y el cumplimiento: Protege los datos confidenciales de los empleados al tiempo que cumple con los estándares legales y de privacidad en todas las regiones.

¿Cuáles son los principales retos de la gestión de datos de los empleados en el trabajo híbrido?

Gestionar los datos de los empleados en entornos de trabajo híbridos es más complejo que en una configuración de trabajo tradicional. Con equipos distribuidos en múltiples ubicaciones y dispositivos, las organizaciones se enfrentan a mayores riesgos relacionados con la fragmentación de datos, la seguridad, el cumplimiento y el control de acceso.

Fragmentación de datos

Cuando se combinan equipos remotos y de oficina, pueden surgir problemas por el hecho de que los datos se almacenen en varias ubicaciones, como la nube y las instalaciones locales. Cada una tiene sus propios problemas de seguridad. También puede haber problemas con la sincronización de datos entre las plataformas remotas y las de la oficina, o con la introducción o actualización incoherente de datos en los dos sistemas. En última instancia, existe un mayor riesgo de redundancia de datos y la posible pérdida de información crítica. 

Riesgos para la seguridad y cumplimiento de la normativa

Las configuraciones híbridas aumentan la exposición a amenazas de ciberseguridad como el phishing, el acceso no autorizado y el malware. Al mismo tiempo, las empresas deben cumplir con las normativas regionales de protección de datos, como el RGPD en la UE y la CCPA en California. La protección de los datos de los empleados requiere un cifrado sólido, estrictos controles de acceso, VPN seguras y auditorías periódicas para mantener el cumplimiento y evitar infracciones.

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Falta de visibilidad y responsabilidad

Cuando los datos se distribuyen entre diferentes departamentos y herramientas, se vuelve complicado rastrear quién tiene acceso y cómo se utilizan. Sin la visibilidad adecuada, corres el riesgo de que se produzcan accesos no autorizados o errores humanos que provoquen fugas de datos. Implementa permisos basados en roles, establece una clara propiedad de los datos y utiliza herramientas de monitorización para mantener una total transparencia y responsabilidad.

Problemas de integración y escalabilidad

A medida que los equipos híbridos adoptan más herramientas digitales, la integración de nuevas plataformas con los sistemas existentes puede resultar difícil. Los silos de datos ralentizan los flujos de trabajo y reducen la precisión de la información. Para evitar esto, elige un software escalable que se integre a la perfección con tus herramientas de RR. HH., IT y de gestión del espacio de trabajo para mantener los datos coherentes y accesibles en toda la organización.

¿Cuáles son las mejores estrategias para una gestión eficaz de los datos de los empleados en el trabajo híbrido?

Para gestionar la información de los empleados de forma eficaz, necesitas una gobernanza de datos sólida, tecnología segura y prácticas coherentes que mantengan la información precisa y protegida en todas las plataformas.

1. Centraliza tus sistemas de datos

Cuando los datos se consolidan en una única plataforma, todos los miembros del equipo, ya estén a distancia o en la oficina, pueden acceder a la información. Centralizar toda la información en un solo lugar ayuda a reducir la fragmentación de los datos y minimizar las incoherencias. 

Con el software basado en la nube, se puede acceder a los datos desde cualquier lugar. Además, se actualizan automáticamente y se sincronizan en tiempo real, lo que reduce el impacto de la información duplicada u obsoleta. 

2. Automatiza la recopilación de datos y la generación de informes

Las tareas rutinarias, como la introducción de datos, el seguimiento y la elaboración de informes, pueden automatizarse. Esto libera recursos administrativos y de RRHH. La automatización también mejora la precisión al reducir los errores humanos. 

Algunos ejemplos de herramientas útiles para los equipos de RR.HH. remotos son el software de gestión del rendimiento , las aplicaciones de control del tiempo y las plataformas de nóminas. Independientemente de las herramientas que se utilicen, lo más importante es crear canales de datos eficientes que agilicen el flujo de información procedente de diversas fuentes. 

3. Refuerza la seguridad de los datos y la gestión de la privacidad

El trabajo híbrido aumenta la exposición a posibles filtraciones de datos, por lo que tu organización debe adoptar protocolos de seguridad estrictos. Restringe el acceso en función de las funciones de los empleados, cifra los datos confidenciales tanto en tránsito como en reposo e implementa la autenticación multifactor. Las auditorías de seguridad periódicas y la formación de los empleados reducen aún más los riesgos y refuerzan el cumplimiento.

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4. Cumple con las normativas de protección de datos pertinentes

Dependiendo de la ubicación y el alcance, las empresas deben revisar sus políticas de datos con regularidad para asegurarse de que cumplen cualquier normativa de protección de datos aplicable, como GDPR, CCPA e HIPAA. Esto incluye asegurarse de que las personas conocen sus diferentes roles y funciones de oficina de acuerdo con la política de la empresa. Cumplir la normativa significa proteger los datos y la privacidad y evitar sanciones legales y económicas.

5. Define una política de trabajo híbrido clara

El trabajo híbrido es un concepto relativamente nuevo. Esto significa que pueden faltar políticas en algunas áreas. Una política clara de trabajo híbrido puede ayudar a establecer directrices sobre lo que se espera en términos de seguridad de los datos y protocolos de acceso. Esto garantizará el cumplimiento tanto en entornos remotos como en oficinas.

6. Estandariza la entrada de datos y el control de calidad

Asegúrate de que haya formatos estandarizados para la entrada de datos en los diferentes equipos. La coherencia entre departamentos y plataformas facilita la gestión de los datos. Para garantizar que se siguen los procedimientos, es importante realizar auditorías periódicas. Esto permite identificar y corregir cualquier discrepancia en los datos.

7. Capacita a los empleados con acceso a datos de autoservicio

Ofrece a tus empleados el control de sus datos personales a través de portales de autoservicio. Permitirles actualizar sus datos personales, revisar documentos de RR. HH. o corregir errores fomenta la confianza y el compromiso. Este enfoque mejora la precisión de los datos, a la vez que promueve la transparencia y la responsabilidad compartida en toda la organización.

Cómo impulsar la productividad mediante una gestión eficiente de los datos de los empleados

La gestión eficiente de datos te ayuda a mejorar la productividad de la oficina al reducir el trabajo administrativo, eliminar la duplicación y tomar decisiones más rápidas y fundamentadas. Cuando los datos están centralizados, automatizados y se utilizan de forma activa, los equipos colaboran mejor, los líderes obtienen visibilidad en tiempo real y las organizaciones convierten la información en un motor estratégico de productividad.

1. Agiliza el acceso y reduce el trabajo administrativo

Un acceso ágil y claro a la información reduce el trabajo administrativo innecesario. Cuando tus datos están bien organizados y son accesibles, los empleados dedican menos tiempo a buscar información y más tiempo a tareas significativas. La entrada, validación y sincronización automatizadas de datos minimizan los errores humanos y la duplicación. Esta eficiencia permite a los equipos de RR. HH. y de gestión centrarse en actividades de gran valor, como el desarrollo del rendimiento, el engagement y la planificación estratégica.

2. Activa insights en tiempo real y decisiones más inteligentes

Los datos centralizados y en tiempo real permiten a los líderes tomar decisiones rápidas y basadas en evidencias. Gracias a la visibilidad actualizada de las métricas de rendimiento, la asistencia o las tendencias del flujo de trabajo, puedes detectar problemas de forma temprana, ajustar las estrategias y realizar un seguimiento del progreso hacia los objetivos. Esta agilidad garantiza que tus equipos sigan siendo productivos y estén alineados con las prioridades de la empresa.

3. Mejora la colaboración con sistemas de datos centralizados

Tener toda la información en un solo lugar, desde las métricas de RR. HH. hasta los datos de programación, crea una única fuente de información. Esto reduce la falta de comunicación entre los equipos remotos y los que están en la oficina, y garantiza que todos trabajen con la misma información. Menos malentendidos y un acceso más rápido a los datos compartidos significan una colaboración más fluida y una mayor cohesión del equipo.

4. Activa tus datos para una mejora continua

Las técnicas de activación de datos pueden transformar los datos brutos de los empleados en información práctica. Esto significa que las empresas pueden ser proactivas y tomar decisiones que impulsen la productividad. La activación de datos permite a las empresas identificar patrones, detectar áreas de crecimiento y tomar medidas para abordar cualquier problema antes de que el rendimiento decaiga. En lugar de simplemente almacenarse, los datos de los empleados pueden utilizarse como un activo para impulsar la productividad. 

¿Qué herramientas tecnológicas utilizar para optimizar la gestión de datos de los empleados?

Utilizar la tecnología más adecuada para su empresa es crucial para optimizar la gestión de los datos de los empleados. Los sistemas de gestión de datos de recursos humanos (HRMS) y otras soluciones de software especializadas ayudan a las empresas a agilizar los procesos de gestión de datos, mejorar la eficiencia y garantizar el cumplimiento. La transformación empresarial de Ardoq es un ejemplo de cómo las organizaciones pueden utilizar de forma holística el software especializado para abordar los datos de los empleados. 

¿Qué características clave debes buscar en las herramientas de gestión de datos de empleados?

Al elegir las herramientas adecuadas para mejorar la gestión de los datos de tus empleados, busca las siguientes características clave:

• Automatización: Las herramientas de automatización se encargan de tareas repetitivas como la introducción de datos de los empleados, la inscripción en prestaciones y el procesamiento de nóminas para reducir la carga administrativa y minimizar los errores humanos.
• Informes: Con informes detallados sobre rendimiento, compromiso, asistencia, etc., a la organización le resulta fácil tomar decisiones. 
• La seguridad: Este aspecto es crucial. Cualquier herramienta utilizada debe tener un control de acceso basado en funciones, cifrado de datos y actualizaciones periódicas de seguridad. 
• Integraciones: La integración de su SGRH con otros sistemas es vital. Busca un software que se integre con las herramientas de nóminas existentes, con tu sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y con cualquier sistema utilizado para la gestión de proyectos.

Buenas prácticas para aplicar la gestión de datos de los empleados en el trabajo híbrido

El éxito de la gestión de los datos de los empleados en un entorno de trabajo híbrido requiere algo más que la tecnología adecuada. Debe existir un marco sólido de buenas prácticas que respalde la precisión, seguridad y accesibilidad de los datos. 

Formación

Tanto los equipos de RR.HH. como los empleados necesitan una formación adecuada sobre los protocolos de gestión de datos. Esta formación debe abarcar temas como la privacidad de los datos, las prácticas de seguridad y cómo utilizar las herramientas de gestión de datos. Cuando los empleados cuentan con los conocimientos adecuados sobre protección de datos, ayudan a mitigar los riesgos y se comprometen más con los sistemas de gestión de datos.

Revisiones y actualizaciones

Las políticas de datos y gestión deben revisarse y actualizarse periódicamente. La periodicidad dependerá de la organización, pero deben establecerse plazos claros para que no queden relegadas al final de la lista de tareas pendientes cuando surjan otras más urgentes.

Las auditorías deben programarse con regularidad.

Políticas de gobernanza de datos en toda la empresa

Una política clara definirá las normas, responsabilidades y procedimientos para gestionar los datos de los empleados en toda la organización. Debe indicar quién puede acceder a los datos, modificarlos, compartirlos y eliminarlos. Cuando todo el mundo sigue las mismas directrices, se consigue un entorno de datos más seguro, independientemente de la ubicación del empleado. La transformación de los procesos empresariales es esencial para las organizaciones que pretenden estandarizar y optimizar sus prácticas de gestión de datos en equipos remotos y presenciales.

Transparencia y comunicación clara

La transparencia en torno a las prácticas de gestión de datos fomenta la confianza entre los empleados. Ser abierto sobre qué datos se recopilan, cómo se utilizan y quién tiene acceso a ellos puede ayudar a los empleados a entender lo que se espera de ellos. 

Por qué una gestión eficaz de los datos de los empleados es clave para el éxito del espacio de trabajo híbrido

En un entorno de trabajo híbrido, la gestión eficiente de los datos de los empleados es crucial para una colaboración, seguridad y rendimiento perfectos. Centralizar la información, automatizar los flujos de trabajo y utilizar las herramientas adecuadas te ayuda a convertir los datos dispersos en información práctica que respalde decisiones más inteligentes y conexiones más sólidas entre equipos y departamentos.

Más allá de la eficiencia, una gestión de datos eficaz empodera a los empleados y construye una organización más resiliente. Con información precisa, accesible y segura, puedes optimizar tu fuerza laboral híbrida, aumentar la productividad y crear un espacio de trabajo preparado para el futuro que prospere gracias a la flexibilidad y la confianza.