El mejor software de gestión del espacio en 2026

Gestión del espacio de tu oficina

Gestionar un espacio de oficina híbrido sin el software adecuado es como navegar por una ciudad sin GPS: técnicamente posible, pero frustrante e ineficaz. Tanto si desea reducir costos inmobiliarios, mejorar la coordinación de los empleados o simplemente comprender cómo se utiliza realmente su espacio de oficina, el software de gestión del espacio adecuado marca la diferencia.

Esta guía aclara las dudas. Compararemos las mejores herramientas, explicaremos qué diferencia a las buenas de las excelentes y te proporcionaremos un marco práctico para que puedas tomar una decisión con confianza, tanto si eres una pequeña empresa emergente como una gran empresa con 10 000 empleados.

Qué significa «software de gestión del espacio» (y qué no significa)

Aquí es donde la mayoría de la gente se confunde: el «software de gestión del espacio» no es una categoría única. Es un término genérico que abarca varias funciones distintas. Entender esto te evitará comprar la herramienta equivocada.

La categoría de gestión del espacio

1. Planificación y asignación del espacio

Herramientas centradas en cómo se diseña y asigna el espacio: planta , gestión de movimientos/adiciones/cambios (MAC), planificación de escenarios y estándares de espacio. A menudo se integran con sistemas CAD/BIM y prestan servicio a equipos inmobiliarios y de instalaciones que gestionan grandes carteras.

Ejemplos: SpaceIQ, OfficeSpace, Archibus.

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2. Reservas y reservas

Plataformas centradas en quién utiliza el espacio y cuándo: reserva de escritorios, programación de salas, aparcamiento, gestión de visitantes. Estas dan prioridad a la experiencia de los empleados y a la coordinación diaria.

Ejemplos: deskbird, Robin, Skedda

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3. Inteligencia de utilización

Se trata de sistemas centrados en medir cómo se utiliza realmente el espacio: datos de reservas, sensores de ocupación, análisis de datos de tarjetas de identificación, paneles de control de utilización y previsiones.

Ejemplos: deskbird, VergeSense, Density, XY Sense (centrados en sensores)

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4. Capa de operaciones en el lugar de trabajo

Herramientas que coordinan políticas, aprobaciones y servicios: normas de reserva, asignaciones de vecindarios, solicitudes de catering, flujos de trabajo de mantenimiento. A menudo se superponen a los sistemas de reserva.

• Ejemplos de herramientas: ServiceNow (ITSM más amplio), iOFFICE

¿Qué hay de la gestión del coworking?

El software de gestión de coworking (como Nexudus u OfficeRnD) es una categoría adyacente que se ocupa de la facturación, los portales de miembros y el acceso para los operadores de coworking. Si gestionas tu propia oficina corporativa y no diriges un negocio de coworking o de operador flexible, esto no es lo que necesitas.

Conclusión práctica: la mayoría de los lugares de trabajo híbridos necesitan una herramienta que gestione bien las reservas y proporcione datos de utilización suficientes para tomar decisiones informadas. No es necesario disponer de un sistema IWMS (sistema integrado de gestión del lugar de trabajo) completo, a menos que se gestione una gran cartera inmobiliaria. Para las oficinas híbridas que dan prioridad a la adopción y la coordinación, una plataforma integrada de reservas y análisis suele ofrecer un valor más rápido que la combinación de herramientas independientes.

Ventajas de una plataforma de gestión del espacio

El desk sharing es compatible con un espacio de trabajo moderno y centrado en las personas, pero no se puede gestionar el desk sharing con hojas de cálculo. Necesitas un sistema que sea fiable, sin fricciones y creado para equipos híbridos. La plataforma adecuada se convierte en la única fuente de información sobre dónde se realiza el trabajo. Cuando se implementa bien, obtienes:

• Costos reducidos de espacio de oficina. Utiliza el espacio basándote en la demanda real en lugar de puestos fijos. El desk sharing puede ahorrar hasta un 30% en los gastos de oficina, principalmente debido a la disminución de los requisitos de espacio físico, ya que no todos los empleados necesitan estar en la oficina simultáneamente.
• Impacto en el espacio y el diseño de la oficina. Con datos precisos para la planificación, los facility managers y los administradores de oficinas pueden ver y optimizar los espacios de trabajo de forma intencionada.
• Menores costos operativos. Cuando se implementa bien, un modelo híbrido con reserva de escritorios lleva a una asignación más eficiente de los recursos de limpieza y consumo de energía.‍
• Reducción de los subsidios para TI y desplazamientos. A largo plazo, el software para compartir escritorios reducirá costos de TI y desplazamientos, lo que aumentará aún más la costo de este enfoque.
  

Cómo elegir una plataforma de gestión de espacios de oficina

El mejor software de gestión del espacio para su organización depende totalmente de lo que realmente esté tratando de resolver. ¿Gestiona las reservas de escritorios para una sola oficina? ¿Planifica la asignación de espacio en una cartera global? ¿Demuestra a la dirección que necesita menos (o más) metros cuadrados?

Lo ideal es seguir un marco de compra que se ajuste al grado de madurez real de su lugar de trabajo: la herramienta adecuada depende de dónde se encuentre hoy, no de dónde podría estar dentro de tres años.

PYME / sitio único (menos de 200 empleados)

Priorizar:

• Implementación rápida (en días, no en meses)
• Excelente experiencia de usuario que no requiere formación alguna.
• Integraciones esenciales (tu calendario, tu herramienta de chat)
• Precios transparentes y predecibles

Saltar (por ahora):

• Planificación avanzada de escenarios
• Flujos de trabajo de aprobación complejos
• Integraciones de sensores

Medianas empresas / Varias sedes (200-2000 empleados)

Priorizar:

• Controles de política (ventanas de reserva, normas del vecindario, gestión de ausencias)
• Paneles de control de utilización que responden a la pregunta «¿cómo se utiliza realmente nuestro espacio?».
• Flujos de trabajo administrativos que no requieren escalamiento al departamento de TI.
• Soporte para múltiples ubicaciones con una experiencia coherente

Añadir a los requisitos:

• Integración SSO
• Aprovisionamiento básico de SCIM
• Controles de acceso basados en roles

Empresa (más de 2000 empleados o requisitos complejos)

Priorizar:

• SSO/SCIM con gobernanza completa (registros de auditoría, residencia de datos)
• Fiabilidad de la integración a gran escala (sincronización del calendario que no falla)
• Informes a nivel de cartera
• Acceso a la API para integraciones personalizadas
• Postura de seguridad del proveedor (SOC 2, cumplimiento del RGPD)

Lista de los mejores programas de gestión del espacio en 2026

1. deskbird

Ideal para: Entornos de trabajo híbridos que priorizan la integración con Microsoft 365/Google, la adopción rápida y los insights prácticos sobre la utilización.

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Capacidades básicas:

• Reserva de escritorios y salas con políticas flexibles
• Planos interactivos con edición autónoma
• Planificación semanal para la coordinación del equipo
• Análisis de utilización basado en datos de reservas y registros.
• Gestión de eventos y recursos de oficina

Integraciones:

• Microsoft 365 (Outlook, Teams) – sincronización bidireccional profunda
• Google Workspace – integración completa del calendario
• Slack – reservas y notificaciones
• SSO (SAML/OIDC) + aprovisionamiento SCIM
• Sistemas de RRHH (Personio, BambooHR, Workday)

Notas de administración/configuración:

• Editor de plantas de autoservicio (no requiere CAD)
• La mayoría de los clientes implementan en 1-2 semanas
• Baja carga administrativa continua (diseñado para el autoservicio)

Informes y datos:

• Utilización basada en reservas y check-in
• Patrones de asistencia del equipo
• Tasas de no-show y tendencias
• Datos exportables + Acceso a la API

Ventajas:

• Fiabilidad excepcional en la sincronización del calendario (lo que la mayoría de las herramientas no consiguen).
• Planos interactivos realmente útiles en dispositivos móviles.
• Rápida rentabilidad (semanas, no meses)
• Privacidad de nivel europeo (cumple con el RGPD, centros de datos disponibles en la UE)
• Función de planificación semanal para la coordinación híbrida

Contras:

• No es un IWMS completo si lo que buscas es una planificación espacial compleja.
• Integración de sensores disponible, pero no es el objetivo principal.
• Menos adecuado para operadores de espacios de coworking/flexibles.

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Precios de deskbird

deskbird ofrece un plan Starter a 0 € por usuario/mes (para un máximo de 15 usuarios y una ubicación) que ofrece la funcionalidad básica completa. Los planes de pago empiezan a partir de 2,50 €/usuario/mes y pueden complementarse con add-ons para reservas de salas, visitantes y gestión de usuarios.

deskbird es increíblemente fácil de usar e intuitivo, lo que facilita a nuestro equipo la reserva eficiente de escritorios y salas de reunión. La función de disponibilidad en tiempo real garantiza que siempre tengamos la información más reciente, lo que reduce las posibilidades de reservas dobles.
Reseña de deskbird en G2

2. Robin

Robin ofrece funcionalidades de desk sharing y hot-desking como parte de su plataforma más amplia de gestión del espacio de trabajo. Los usuarios pueden navegar por un plano interactivo, reservar un escritorio antes de llegar y comprobar quién más está en la oficina. El sistema también proporciona analíticas sobre la utilización de los escritorios y la ocupación de la oficina, lo que puede ayudar a los responsables a tomar decisiones basadas en datos sobre el espacio de trabajo compartido.

3. OfficeRnD

OfficeRnD Workplace facilita el uso compartido de escritorios, permitiendo a los empleados elegir entre los escritorios compartidos en planos visuales, ya sea a través de aplicaciones móviles o web. También se integra con sistemas existentes (Microsoft 365, Google Workspace) y ofrece analíticas sobre los patrones de uso de los escritorios compartidos, ayudando a las organizaciones a realizar un seguimiento del rendimiento de sus iniciativas de espacio de trabajo híbrido.

4. Skedda

Skedda se dirigía originalmente a la reserva de espacios compartidos (gimnasios, laboratorios) y ahora ofrece capacidades de reserva de escritorios y recursos para oficinas y trabajo híbrido. Puede resultar atractiva para las organizaciones que buscan una herramienta más sencilla y con un costo consciente, aunque la profundidad de los análisis del espacio de trabajo, la automatización del check-in y las funciones de coordinación de equipos pueden parecer a algunos usuarios más limitadas en comparación con otras plataformas.

5. Táctica

Tactic está adaptada para gestionar entornos de trabajo híbrido con el desk sharing como capacidad central: los empleados pueden reservar escritorios, filtrar por ubicación o zona de equipo y ver quién más va a venir para coordinarse. La plataforma también ofrece datos de ocupación en tiempo real y soporta la gestión de visitantes y espacios de trabajo junto con los flujos de trabajo de reserva de escritorios compartidos.

Implementación de un software de gestión del espacio: pasos y plazos

¿Cuánto tiempo lleva realmente la implementación? Depende de la complejidad y la ambición de cada caso. A continuación, se incluyen guías y pasos realistas para garantizar una implementación eficaz.

Siguiente paso

Elegir el software de gestión de espacios adecuado no tiene por qué ser complicado. Céntrese en lo que realmente importa: integraciones fiables, facilidad de uso y datos en los que puede confiar. Una vez lo haya conseguido, la gestión del espacio en su oficina será fluida y podrá tomar decisiones inmobiliarias inteligentes.

Si estás listo para ver cómo deskbird los espacios de trabajo híbridos, con la fiabilidad de la sincronización del calendario, los planos interactivos y los análisis prácticos que los equipos de trabajo realmente necesitan, solo tienes que reservar una demostración.

Aviso legal

El software mencionado en este artículo, así como los precios y funcionalidades correspondientes, se basan en información disponible públicamente a fecha de 07-01-2026 y en nuestra propia evaluación, y están sujetos a cambios. La información se proporciona sin garantía. Si hay algún dato incorrecto, póngase en contacto con nosotros aquí.

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