Una guía práctica de los sistemas integrados de gestión del espacio de trabajo (IWMS)
Un sistema integrado de gestión del espacio de trabajo (IWMS, por sus siglas en inglés) centraliza la forma en que las organizaciones gestionan los bienes inmuebles, las instalaciones y las operaciones del espacio de trabajo. Reúne datos y procesos para mejorar la eficiencia, la colaboración y la sostenibilidad, lo cual es esencial para los entornos de trabajo híbridos y flexibles.
Puntos clave:
- Unifica las operaciones y los datos: IWMS integra la planificación del espacio, el mantenimiento, los activos, los arrendamientos y la sostenibilidad en una sola plataforma, lo que proporciona a los facility managers, workplace managers y responsables de IT una visibilidad y un control totales.
- Toma decisiones más inteligentes y rentables: Los análisis en tiempo real ayudan a optimizar la ocupación, reducir el consumo de energía y alinear la estrategia espacial con los objetivos empresariales.
- Combina IWMS con herramientas de trabajo híbrido: Herramientas como deskbird complementan IWMS añadiendo reserva intuitiva de escritorios y salas (Room Booking), planificación semanal (Week Planning), gestión de visitantes y análisis del espacio de trabajo.
¿Qué es un Integrated Workplace Management System (IWMS)?
Un Sistema Integrado de Gestión del Espacio de Trabajo (IWMS) es una plataforma de software centralizada que ayuda a las organizaciones a gestionar todos los aspectos de sus operaciones inmobiliarias (CRE) y de sus instalaciones. La adición de la palabra “integrado” significa que todos los datos y procesos están unificados en un único sistema, lo que garantiza la visibilidad y el control en tiempo real sobre cómo se gestionan los espacios, los recursos y los costos.
¿Cuáles son los cinco aspectos centrales de un Integrated Workplace Management System?
Los sistemas integrados de gestión del espacio de trabajo (IWMS) aúnan múltiples funciones que ayudan a las organizaciones a gestionar sus espacios, activos y operaciones de forma eficiente. Los cinco componentes principales de un IWMS son:
- Espacio e instalaciones: proporciona planos de planta y datos sobre ocupación. Ayuda a mejorar la utilización del espacio, reducir los costos inmobiliarios y gestionar las reservas de escritorios y salas de reuniones.
- Cartera inmobiliaria y contabilidad de arrendamientos: ofrece una visión general de cada propiedad, incluidos sus metros cuadrados, ocupación y costos.
- Mantenimiento: se utiliza para la gestión de las solicitudes de servicio. Garantiza que se realiza el mantenimiento adecuado incluso antes de que sea necesario, y lleva un control de los costes.
- Capital: ayuda a supervisar la documentación de construcción, como planos, ofertas, costes y calendarios.
- Energía y sostenibilidad: ofrece una visión global del consumo energético.
¿Qué dicen las últimas estadísticas sobre los Integrated Workplace Management Systems?
El mercado de IWMS está creciendo rápidamente a medida que más organizaciones adoptan la transformación digital, los objetivos de sostenibilidad y los modelos de trabajo híbridos. Aquí tienes algunas previsiones y proyecciones recientes sobre el crecimiento del mercado.
- En 2023, el mercado de IWMS se estimó en alrededor de 4.690 millones de dólares, con expectativas de alcanzar los 12.800 millones de dólares en 2030.
- El mercado global de IWMS se valoró en 5310 millones de dólares en 2024 y se espera que alcance los 5950 millones de dólares en 2025, con una tasa de crecimiento anual compuesta del 10,69 %.
- Una previsión de Mordor Intelligence sitúa el mercado en 6.170 millones de dólares en 2025, y ascenderá a 11.960 millones de dólares en 2030 (a una TCAC de ~14,17%).
¿Quién utiliza los sistemas integrados de gestión del espacio de trabajo (Integrated Workplace Management Systems)?
El software IWMS está diseñado para múltiples roles dentro de una organización, desde líderes de TI y gestores de CRE hasta profesionales de RR. HH. y del espacio de trabajo digital. Tanto si estás optimizando el espacio, gestionando las instalaciones o mejorando la experiencia del empleado, el software IWMS centraliza los datos, automatiza los flujos de trabajo y mejora la colaboración entre departamentos.
Responsables de TI
Los profesionales de TI son la columna vertebral de la implementación e integración de IWMS. Su principal responsabilidad es conectar el sistema con la infraestructura tecnológica existente de la empresa. Con un IWMS, pueden ayudar a automatizar las tareas de mantenimiento rutinarias, optimizar los flujos de trabajo y unificar las operaciones del espacio de trabajo en un entorno digital seguro. Esto no solo mejora la fiabilidad del sistema, sino que también impulsa la eficiencia y la escalabilidad a largo plazo.
CRE y Facility Managers
Los gestores de inmuebles corporativos y de instalaciones son los principales usuarios de las plataformas IWMS. Su trabajo consiste en garantizar que todos los espacios físicos se utilicen de forma eficaz y eficiente. Un IWMS les proporciona una visión completa de los índices de ocupación, los datos de arrendamiento y los programas de mantenimiento, lo que les ayuda a reducir los costos inmobiliarios y a tomar decisiones de planificación espacial basadas en datos. En los modelos de trabajo híbridos, donde la ocupación fluctúa a diario, las herramientas IWMS son esenciales para equilibrar la flexibilidad con la eficiencia de costos.
Profesionales del entorno de trabajo digital
Los profesionales del Digital Workplace, como los profesionales de RR. HH. y los jefes de departamento, utilizan el IWMS para mejorar la experiencia del empleado y apoyar a sus equipos. Estas herramientas ayudan con todo, desde la incorporación y las reservas de espacios de trabajo hasta la gestión de recursos a través de una app de Desk Booking. Por ejemplo, los equipos de RR. HH. pueden utilizar un IWMS para gestionar los planos de los asientos o realizar un seguimiento de la asistencia al trabajo híbrido, mientras que los responsables pueden analizar las tendencias de uso del espacio de trabajo para optimizar la colaboración del equipo.
👉 ¡Empieza una prueba gratuita de la app deskbird y ofrece a tus empleados más flexibilidad con workspace booking y la planificación semanal!
¿Por qué deberías usar un Integrated Workplace Management System?
Un Integrated Workplace Management System (IWMS) te ayuda a simplificar el funcionamiento de tu espacio de trabajo, desde la utilización del espacio y el control de costos hasta la colaboración y la experiencia del empleado. Es una plataforma única basada en datos que apoya el trabajo flexible, la toma de decisiones más inteligente y una organización más conectada y eficiente.
El trabajo flexible se ha convertido en la nueva norma
A medida que los modelos de trabajo híbrido y flexible se imponen, la gestión manual de la logística del espacio de trabajo deja de ser viable. Con un IWMS, puedes hacer un seguimiento de quién está en la oficina y cuándo de forma sencilla, lo que te ayudará a asignar escritorios, salas de reunión y recursos de forma eficiente. También proporciona los datos que necesitas para dimensionar correctamente tu espacio de oficina, ya sea reduciendo el tamaño de tu oficina o reutilizando los espacios disponibles.
Los datos impulsan decisiones más inteligentes
Las plataformas IWMS transforman los datos brutos del espacio de trabajo en información práctica. Puedes analizar la utilización del espacio, las tendencias de ocupación y las preferencias de los empleados para decidir si ampliar, rediseñar o reducir el tamaño. Los facility managers también pueden identificar áreas infrautilizadas y reutilizarlas como zonas de colaboración o espacios de reunión, lo que optimiza tanto el rendimiento como el confort.
Los equipos colaboran y se comunican mejor
Un IWMS une personas, lugares y procesos en toda tu organización. Al centralizar información, como reservas, solicitudes de mantenimiento y recursos compartidos, elimina idas y venidas innecesarias. Los equipos colaboran mejor, se mantienen alineados en la programación y acceden a datos en tiempo real desde cualquier lugar, lo que crea una comunicación más fluida y rápida.
Se reducen y optimizan costos
Las herramientas IWMS te ofrecen una visibilidad completa de los costos y el uso de energía. Al comprender la ocupación y la utilización de los recursos, puedes reducir los costos de la oficina. Los sensores inteligentes en edificios conectados pueden incluso rastrear el consumo de energía en tiempo real, lo que ayuda a identificar el desperdicio de energía y a tomar decisiones basadas en datos para mejorar la sostenibilidad y reducir los gastos generales.
Una mejor experiencia en el lugar de trabajo impulsa el compromiso
Una gran experiencia en el lugar de trabajo impulsa la felicidad y la productividad de los empleados, y un IWMS te ayuda a conseguirlo. Estos sistemas mejoran la transparencia entre los líderes y los empleados, haciendo que la información esencial sea accesible a todos. También facilita el trabajo híbrido y una comunicación fluida, lo que fomenta la confianza y una cultura organizativa positiva e integradora en la que las personas se sienten empoderadas y el engagement de los empleados prospera.
📌 ¿Quieres saber cómo optimizar el espacio y reducir costos con una oficina flexible? ¡Descubre cómo puedes ahorrar hasta un 30% con estas ideas para reducir costos!
¿Cómo puede deskbird mejorar tu estrategia de workplace management?
La solución deskbird es la solución de gestión del puesto de trabajo perfecta para añadir a su IWMS si desea aumentar la autonomía de los empleados, obtener información sobre la utilización de su oficina y crear un sistema eficaz de hot desking.
Obtén datos claros y prácticos sobre la utilización de la oficina
La aplicación deskbird proporciona análisis del lugar de trabajo, lo que permite a los responsables revisar la distribución de sus empleados remotos, la asistencia a la oficina y las ausencias.
También ofrece análisis de las oficinas para que los gestores sepan qué recursos se reservan con más frecuencia y cómo se utiliza la oficina en general.
Estos datos se muestran en tiempo real y pueden descargarse en informes personalizables. La guinda es que pueden adaptarse a cada equipo en particular.
Capacitar a los empleados mediante una planificación semanal inteligente
La función de planificación semanal ofrece a los empleados autonomía para programar los días de trabajo en la oficina y en casa, que luego se muestran para que los vean sus compañeros.
Además, los miembros del equipo pueden reservar mesas y salas de reuniones, reservando su espacio preferido desde un plano interactivo de la oficina. Esto no solo motiva a los empleados a acudir a la oficina, sino que también mejora la gestión de las instalaciones.
💡 Echa un vistazo a las opiniones de nuestros clientes para descubrir qué opinan nuestros usuarios de la aplicación deskbird .
Mejorar la colaboración y la experiencia de los empleados
deskbird refuerza la conexión en el lugar de trabajo y la colaboración, facilitando que los equipos se reúnan en persona. Cuando los empleados pueden planificar sus días en la oficina y reservar espacios sin problemas, la colaboración surge de forma natural. La app ayuda a recrear la energía social y creativa que muchos trabajadores híbridos echan de menos, impulsando así el compromiso y el trabajo en equipo.
Optimiza los costos con una gestión del espacio más inteligente
Si se conoce la ocupación y utilización de las oficinas, hay más posibilidades de reducirlas. Si los datos de ocupación recogidos muestran que solo la mitad del equipo acude semanalmente, los gestores de instalaciones y CRE disponen de datos para justificar el traslado a un edificio más pequeño.
Además, los datos de utilización pueden revelar que ciertas partes de la oficina se utilizan menos que otras. Esto significa que los costos auxiliares de esa parte de la oficina pueden reducirse apagando las fuentes de energía.
Por qué los sistemas integrados de gestión del espacio de trabajo son esenciales para el futuro del trabajo
El software de sistema integrado de gestión del espacio de trabajo es una plataforma potente que combina varias tecnologías y datos en un solo sistema, lo que permite una gestión eficiente de los bienes inmuebles corporativos. IWMS abarca cinco aspectos centrales: gestión del espacio y las instalaciones, cartera de bienes inmuebles y contabilidad de arrendamientos, mantenimiento, gestión de capital y energía y sostenibilidad.
Con el auge de los modelos de trabajo flexibles, el software IWMS es esencial para hacer un seguimiento del uso de las oficinas y optimizar la asignación de espacios. Además, estos sistemas proporcionan información sobre los patrones de utilización, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos sobre la reducción o ampliación del espacio de oficinas. Además, los IWMS mejoran la colaboración y la comunicación de los equipos al agilizar las operaciones y centralizar los datos.
Soluciones como deskbird contribuyen a una gestión eficiente del espacio de trabajo. Nuestra plataforma permite a las organizaciones adaptarse a los modelos de trabajo en evolución, tomar decisiones basadas en datos y crear un entorno de trabajo productivo. ¡Solicita una demo gratuita para descubrir más ventajas de la app de deskbird!
Preguntas frecuentes
¿Qué es un sistema integrado de gestión del espacio de trabajo (IWMS) y quién lo utiliza?
Un sistema integrado de gestión del espacio de trabajo (IWMS) es un software que combina las operaciones inmobiliarias, las instalaciones y el espacio de trabajo en una sola plataforma. Centraliza los datos sobre la asignación de espacios, el mantenimiento, el uso de energía y la gestión de arrendamientos para mejorar la eficiencia y reducir los costos. Las herramientas IWMS son esenciales para las organizaciones que gestionan múltiples edificios o lugares de trabajo híbridos, ya que ayudan a los facility managers, a los equipos de TI y a los responsables de operaciones a coordinar los recursos, supervisar el rendimiento y tomar decisiones basadas en datos en toda la cartera.
¿Qué criterios debo buscar en un software de gestión integrada del espacio de trabajo (IWMS)?
Al elegir un software IWMS, prioriza la escalabilidad, la facilidad de uso y las capacidades de integración. Busca funciones como la gestión del espacio y los activos, el análisis en tiempo real, el seguimiento de los arrendamientos, la automatización del mantenimiento, la monitorización de la energía y el acceso móvil. Las mejores herramientas IWMS también se integran con las plataformas de trabajo existentes, como las aplicaciones de Desk Booking, los sistemas de RR. HH. y las herramientas de colaboración.
¿Cuál es la diferencia entre GTI y GMAO?
Un IWMS abarca todos los aspectos de la gestión del lugar de trabajo y los bienes inmuebles, desde la planificación del espacio hasta la sostenibilidad, mientras que un CMMS (Sistema de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador) se centra únicamente en las operaciones de mantenimiento. IWMS ofrece una visión más amplia y estratégica de tus instalaciones, mientras que CMMS se utiliza principalmente para el seguimiento de las reparaciones, el mantenimiento preventivo y la gestión de equipos.
¿Cuál es la diferencia entre CAFM e IWMS?
Los sistemas CAFM (Computer-Aided Facility Management) ayudan principalmente a gestionar espacios físicos, activos y tareas de mantenimiento. Sin embargo, IWMS va más allá de CAFM al integrar funciones adicionales como la gestión de la cartera de bienes inmuebles, los proyectos de capital y el seguimiento de la sostenibilidad. Piensa en CAFM como una herramienta táctica e IWMS como una plataforma estratégica a nivel empresarial.
¿Cómo ayuda un IWMS al trabajo híbrido y flexible?
Un IWMS permite a las organizaciones supervisar el uso del espacio de trabajo, gestionar los puestos y las salas de reunión, y analizar los datos de ocupación en tiempo real. Al integrar su IWMS con herramientas como deskbird, las empresas pueden crear entornos flexibles en los que los empleados planifican sus semanas, reservan espacios y colaboran sin problemas, garantizando una experiencia de trabajo híbrida eficiente y atractiva.
Unifica tus herramientas de trabajo en una plataforma potente
- Centralizar la gestión de mostradores, salas y visitantes
- Automatice la programación y reduzca la carga de trabajo manual
- Obtenga información práctica con los análisis integrados del puesto de trabajo
