Cómo aumentar la productividad de los empleados en 11 pasos

En 2019, Microsoft Japón decidió ofrecer a sus empleados una semana laboral de 4 días sin reducir su salario. La consecuencia de esta drástica iniciativa habla por sí misma. Los trabajadores se volvieron un 40% más productivos que antes. ¿Qué podemos aprender de esto? Ciertamente demuestra que trabajar más horas no conduce necesariamente a terminar más tareas. Sin embargo, el tiempo no es el único aspecto a considerar cuando se trata de mejorar el rendimiento de tu fuerza laboral. Necesitas evaluar todos los factores que pueden afectar la productividad de tu personal. Por ejemplo, el entorno de trabajo, los procesos organizacionales y la calidad de las interacciones entre los empleados pueden tener un verdadero impacto en la eficiencia. Entonces, ¿qué puedes hacer para impulsar una mayor productividad? En deskbird, nuestro objetivo no es solo crear el mejor software de trabajo híbrido, sino que también queremos apoyarte en la construcción de un negocio exitoso centrado en el empleado.

Aquí tienes 11 acciones prácticas que puedes implementar para impulsar la productividad de los empleados.

¿Qué es la productividad de los empleados?

En pocas palabras, la productividad de los empleados mide la cantidad de trabajo que se puede entregar en un período de tiempo determinado. No obstante, es importante profundizar un poco más en este concepto, ya que abarca tanto el input como el output del empleado. No solo importa el tiempo dedicado a una tarea, sino también el nivel de energía y el compromiso que los empleados le dedican. El objetivo es entregar un buen producto o servicio y, lo que es más importante, añadirle valor. 

Hace décadas, la productividad laboral se basaba en la idea errónea de que para ser más productivos los trabajadores tenían que trabajar más tiempo; hoy las cosas son distintas. Como ha confirmado la iniciativa de Microsoft Japón, la productividad no es sólo cuestión de tiempo. Sin embargo, hay muchos otros factores que desempeñan un papel importante a la hora de ganar eficiencia, como proporcionar la tecnología adecuada en el lugar de trabajo, cuidar del bienestar de los empleados, ofrecer la oportunidad de realizar un trabajo híbrido y mucho más. Hemos reunido los 11 temas más importantes que pueden ayudarte a mejorar la productividad de tus empleados.

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Cómo mejorar el rendimiento de la fuerza laboral: 11 consejos

1. Centrarse en el empleado

No es ninguna sorpresa ver cómo grandes empresas, como Google o HubSpot, adoptan continuamente cada vez más iniciativas centradas en el empleado. Uno de los cambios clave que vemos en el mundo laboral es la adopción de un enfoque más centrado en el empleado.  El personal puede dirigir el destino de una empresa, hacia el éxito o el fracaso. Estas grandes organizaciones lo entienden claramente. Centrarse en las necesidades de los trabajadores es el primer paso para aumentar la productividad. Cuando las personas se sienten atendidas, escuchadas y reconocidas, naturalmente están más comprometidas, motivadas y, por tanto, son más productivas.

2. Crear una cultura positiva en la oficina

Como estamos hablando de cómo se sienten las personas en el trabajo, la cultura del lugar de trabajo también juega un papel importante en la forma en que operan los empleados. ¿Qué tipo de cultura corporativa prevalece en tu empresa? ¿La dejas crecer orgánicamente o trabajas constantemente en ella para mejorarla? Este aspecto cultural tiene un impacto no solo en tu imagen, sino también en la experiencia y el bienestar de tus empleados.

Las empresas con una cultura de trabajo negativa tienden a experimentar una mayor rotación de empleados y una falta de compromiso por parte de quienes permanecen. Construir una cultura de trabajo positiva es muy importante si quieres atraer talento y mantener a tus empleados felices y motivados. 

3. Haz de la flexibilidad laboral tu prioridad

Cada uno de nosotros tiene una personalidad y una forma de trabajar diferentes. Por ejemplo, algunas personas realmente necesitan estar rodeadas de sus compañeros para estar motivadas, mientras que otras prefieren quedarse solas en un lugar tranquilo para hacer las cosas. Mientras que algunas personas pueden hacer frente a sus obligaciones nada más levantarse de la cama, otras necesitan primero un café para empezar el día con calma y luego dar caña más tarde. Por esta razón, la flexibilidad es imprescindible cuando se quiere desarrollar una plantilla productiva. Esto puede lograrse fácilmente implantando un modelo de trabajo híbrido y un horario flexible. Nadie conoce mejor a sus empleados que ellos mismos. Permítales programar su propio horario y verá cómo aumenta su nivel de rendimiento. 

4. Priorizar inteligentemente

No siempre es fácil para los empleados saber qué misión es la más importante y qué tarea deben realizar en primer lugar. Si a los miembros de tu equipo les cuesta establecer prioridades, tienes que ayudarles a aprender a hacerlo. Por ejemplo, puede intentar aplicar la regla de Pareto, también llamada "regla 80-20". El concepto es sencillo: el 20% de tus acciones crean el 80% de tus resultados. Sin embargo, para lograr esta ecuación, sus trabajadores deben saber establecer prioridades de forma inteligente. Quizá le interese aplicar la Matriz de Eisenhower, que es un método de trabajo muy eficaz.

5. Evita la multitarea y las distracciones

Aunque todos lo hacemos, a veces ni siquiera nos damos cuenta. Por desgracia, aunque la multitarea puede hacerte sentir eficaz, es totalmente contraproducente. Nuestro cerebro está hecho para concentrarse en una tarea a la vez, no en dos, tres o más. Lo mismo ocurre con las distracciones. Evita todas las que puedas para evitar que los miembros de tu equipo se detengan en mitad de su trabajo. Un estudio de la Universidad de California Irvine demuestra que se necesitan exactamente 23 minutos y 15 segundos para recuperar la concentración. En otras palabras, si su empleado está escribiendo un informe importante y usted entra en su despacho para hablar de una reunión, necesitará ese tiempo para volver a centrarse en su tarea.

6. Recompensa a tus empleados

Como parte de una cultura que da prioridad a las personas, mostrar reconocimiento y aprecio por los trabajadores es vital para el éxito de una empresa. Todo el mundo necesita sentir que su trabajo se tiene en cuenta y se valora. Por un lado, cuando los empresarios y directivos muestran aprecio y recompensan a sus empleados, aumentan el compromiso y la motivación. Por otro lado, las pocas recompensas son una de las razones de la Gran Dimisión y por las que muchos empleados dejan su trabajo. Los que no pueden dejar su puesto pueden llegar a desvincularse por completo e incluso sufrir burnout. En cualquier caso, este es un punto al que no quiere que lleguen sus trabajadores. 

7. Minimiza la microgestión

La confianza es un factor clave cuando se trata de aumentar la eficiencia del empleado. Estar constantemente encima de tu personal en realidad generará lo contrario de la productividad. Como líder, mostrar a tu equipo que confías plenamente en sus habilidades y en su trabajo es una forma excelente de mejorar el compromiso. Los trabajadores que tienen más libertad y flexibilidad en su trabajo también tienden a ser más creativos y a tomar más iniciativa.

Si gestionas un equipo híbrido, esto podría ser un desafío al principio. Sin embargo, la microgestión es un método de gestión a evitar cuando se trata de mejorar el rendimiento de la fuerza laboral. Una persona que se siente confiada también está menos estresada, lo que le ayuda a estar más concentrada y ser más eficiente. 

8. Mejorar el diseño de la oficina

El entorno donde trabajan tus empleados puede aumentar definitivamente la productividad. ¿Cómo puede el diseño de la oficina impactar en la eficiencia del empleado? La forma en que nos sentimos en un lugar influye en nuestro comportamiento. Hay muchos aspectos a considerar, como la planificación del espacio de oficina, la luz, las plantas, los colores y materiales utilizados, etc.

Intenta mejorar el nivel de productividad de tu fuerza laboral siguiendo el concepto de oficina Feng Shui. Una oficina con diferentes tipos de espacios de trabajo (escritorios individuales, salas de reunión, áreas de trabajo colaborativo, etc.) también es ideal para satisfacer las necesidades de todos.

9. Aprovechar las ventajas de la tecnología en la oficina

La tecnología en el espacio de trabajo ha cambiado realmente nuestra forma de trabajar. Hoy en día, casi todo se puede automatizar, lo que brinda a los empleados la oportunidad de optimizar su tiempo y concentrarse en tareas más importantes. Las herramientas de comunicación, como Slack o Zoom, están facilitando mucho el trabajo remoto. El trabajo flexible nunca ha sido tan fácil, ya que RR. HH. puede administrar el espacio de oficina híbrido con un software de Desk Booking. En lo que respecta a los trabajadores, ahora pueden planificar su calendario semanal ellos mismos con el sistema de programación de empleados. Si se utilizan de forma correcta e inteligente, todas esas herramientas tecnológicas combinadas también son un gran apoyo para ayudar a tu personal a ganar eficiencia. 

10. Crea la mejor estrategia de comunicación

El trabajo a distancia e híbrido ha obligado a las empresas a prestar aún más atención a proporcionar medios eficaces de comunicación a sus empleados. Tienen que ser rápidos, sencillos y, lo que es más importante, centrados en el empleado. La falta de comunicación o una mala comunicación pueden afectar gravemente a la productividad de la oficina. Pueden cometerse errores, perderse reuniones, empezar a surgir conflictos y aumentar los niveles de estrés. Si quieres ayudar a tu equipo a ser productivo, no debes subestimar la comunicación.

11. Centrate en el bienestar de los empleados

La productividad no sólo está relacionada con el diseño de la oficina, el reconocimiento, la cultura corporativa, etc., la salud y el bienestar también desempeñan un papel importante en la capacidad de tu personal. Por ejemplo, está demostrado que la actividad física influye en nuestra capacidad de concentración, así que ¿por qué no animas a tus empleados a practicar más deporte? Además, ¿cómo puedes esperar que un miembro de tu equipo se concentre y termine bien su trabajo si no se siente bien psicológicamente? El bienestar físico y mental son componentes clave para aumentar la eficiencia del personal que es importante tener en cuenta.

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Cómo deskbird ayuda a mejorar la productividad de los empleados

deskbird mejora la productividad de los empleados y el rendimiento de la fuerza laboral al eliminar el caos operativo que ralentiza a los equipos en las oficinas híbridas, permitiendo que las personas reserven el puesto o la sala adecuada rápidamente y se dediquen al trabajo real.

Para los equipos de gestión del espacio de trabajo y operaciones, deskbird centraliza la reserva de recursos en una sola herramienta, reduce la carga administrativa y mantiene la coordinación diaria de la oficina funcionando sin problemas a gran escala. Además, deskbird convierte la actividad de reserva diaria en inteligencia fiable sobre el espacio de trabajo, con análisis e insights de uso que ayudan a los líderes a optimizar el espacio, las políticas híbridas y los patrones de colaboración utilizando datos en lugar de la intuición.

La productividad comienza con la satisfacción laboral

En resumen, si eres gerente y buscas formas de mejorar el rendimiento de tu fuerza laboral, concéntrate en su bienestar y felicidad. Al centrar tus esfuerzos en la centralidad del empleado, incluyendo el equilibrio entre vida laboral y personal, el reconocimiento, el acceso a la tecnología híbrida y la creación de un espacio de trabajo que priorice a las personas, los miembros de tu equipo estarán más dispuestos a superar sus objetivos. La productividad de los empleados no se trata de trabajar más o durante más tiempo, se trata de trabajar mejor.