Planificación del espacio de oficinas: 7 pasos para hacerlo bien

La mayoría de las oficinas híbridas acaban teniendo espacio de oficina sin usar en un día cualquiera. Los escritorios permanecen vacíos porque los empleados los reservan pero no acuden, o porque la distribución no se ajusta a la forma en que la gente trabaja realmente. La planificación del espacio de oficina soluciona esto diseñando el espacio de trabajo en función de patrones de uso reales, no de suposiciones. Cuando se planifica bien, reduce el espacio desperdiciado, recorta costos inmobiliarios y crea una oficina que la gente quiere utilizar.

TL;DR

La planificación del espacio de oficina consiste en diseñar un espacio de trabajo que se adapte a la forma en que tu equipo trabaja realmente, y no al número de escritorios que tengas. Si se hace bien, reduce el espacio desperdiciado, recorta costos y hace que merezca la pena desplazarse hasta la oficina.

• Antes de realizar cambios, empieza por recopilar datos sobre cómo se utiliza realmente tu espacio
• Da prioridad a la variedad y la flexibilidad en tu planta para apoyar a los equipos híbridos
• Utilizar análisis del lugar de trabajo para hacer un seguimiento de la utilización y realizar ajustes a lo largo del tiempo

¿Qué es la planificación del espacio de oficinas?

La planificación del espacio de oficina consiste en diseñar un espacio de trabajo que satisfaga las necesidades tanto de la empresa como de los empleados. maximiza el aprovechamiento del espacio y, al mismo tiempo, mejora la creatividad y la productividad de la plantilla. Los miembros del equipo deben disfrutar viniendo a la oficina, sabiendo que pueden trabajar y colaborar en las mejores condiciones. Esto incluye tener acceso al equipo y la tecnología adecuados, al tiempo que el entorno de trabajo les proporciona un impulso de motivación.

Replantearse la distribución y el diseño de la oficina va más allá de la estética y la disposición de los asientos. Implica crear el ambiente que se desea. La elección del mobiliario, la distribución del edificio y la decoración generan una atmósfera determinada y reflejan tus valores. Incorporar zonas de descanso mejora el bienestar de los empleados, lo que se traduce en mayor creatividad, compromiso y productividad. No prever la necesidad de escritorios individuales y zonas tranquilas para quienes necesitan un lugar donde concentrarse puede provocar frustración y estrés.

Por qué es importante la planificación del espacio de oficina para los equipos híbridos

Si ha implantado modalidades de trabajo flexibles en los últimos años, probablemente te hayas dado cuenta de que puedes reducir el tamaño de su oficina. No todo el mundo acude a la oficina a diario. Tu personal se centra en proyectos en grupo cuando está en la oficina y en tareas individuales cuando trabaja desde casa. Esto cambia por completo el papel del lugar de trabajo físico.

Crear un espacio de oficina bien diseñado beneficia a tu empresa y a sus resultados económicos tanto como motiva a tu equipo. La planificación del espacio de trabajo te ayuda a:

• Optimizar el aprovechamiento del espacio y reducir costos inmobiliarios
• Fomentar la experiencia y la satisfacción de los empleados
• Mejorar la colaboración y el trabajo en equipo
• Fortalecimiento de la cultura organizativa
• Fomentar la salud física y mental de los trabajadores
• Aumentar la productividad y el rendimiento
• Aumentar la captación y la retención de talento

7 pasos para planificar tu espacio de oficina

Tanto si estás rediseñando un espacio ya existente como si estás planificando uno nuevo, estos 7 pasos te serán de ayuda. Te guiarán para crear un espacio de trabajo que se adapte a tu equipo híbrido.

1. Analiza cómo se utiliza actualmente tu espacio

Antes de planificar nada, debes saber cómo se utiliza actualmente el espacio de tu oficina. ¿Cuántas personas acuden a las instalaciones cada día? ¿Qué tipo de espacios de trabajo prefieren? ¿Pueden acceder rápidamente a los escritorios y salas de reuniones salas necesitan, o hay conflictos de horarios?

Realiza un seguimiento de la diferencia entre las reservas y el uso real. Las ausencias y las reservas fantasma crean una falsa escasez, en la que los puestos parecen ocupados pero están vacíos. Si los miembros de tu equipo reservan puestos pero no se presentan, estás tomando decisiones basadas en datos inexactos. Realiza un seguimiento de la ocupación real, no solo de las reservas.

Es fundamental analizar cómo utiliza tu personal el espacio de trabajo. Si los miembros del equipo trabajan con el ordenador sentados en sofás en lugar de en mesas, pregúntales por qué. Es posible que se sientan más productivos en ese espacio que en un puesto de trabajo individual con un simple escritorio y una silla rígida.

Para conocer el uso y la ocupación de tu oficina, utiliza nuestra calculadora de espacio de oficina y consulte su análisis del lugar de trabajo. Utilice estos datos para tomar decisiones fundamentadas. Recabe la opinión de sus empleados para crear un entorno de trabajo centrado en los empleados.

2. Involucrar alos empleados en el proceso de planificación

El diseño de tu espacio de oficina debe ajustarse a las necesidades de tu empresa. Además, debe favorecer la creación de entornos que mejoren la productividad y el bienestar de los miembros de tu equipo. Los empleados son la columna vertebral de tu negocio. Comprender sus preferencias y necesidades es fundamental para satisfacerlos y potenciar su rendimiento.

Empieza por hablar con tu equipo y crear un entorno que favorezca una comunicación abierta y sincera. La mejor planificación del espacio de oficina es aquella que refleja las necesidades de tus empleados. Entender qué funciona y qué no es fundamental para tomar decisiones más acertadas. Puedes preguntarles en persona qué opinan sobre el uso actual del espacio y qué creen que falta.

Los cuestionarios de satisfacción de los empleados son una solución sencilla para obtener comentarios sinceros y constructivos. Tu equipo tiene tiempo para reflexionar sobre sus respuestas. Pueden anotar los aspectos más importantes que esperan encontrar al llegar al lugar de trabajo.Recabar esta información desde el principio evita problemas de adaptación más adelante.

3. Adapta tu diseño a la cultura y los valores de la empresa

La distribución de tu edificio de oficinas debería reflejar tu cultura organizativa y sus valores.

¿Tu cultura empresarial se centra en los empleados? Entonces, tu oficina debería dar prioridad al bienestar de los empleados mediante espacios de descanso y un diseño de oficina biofílico. ¿Quieres fomentar el trabajo en equipo? Incluye diferentes tipos de zonas comunes en la planificación del espacio de tu oficina. ¿Es uno de tus objetivos principales tener un impacto positivo en el planeta? Haz un esfuerzo genuino por tener en cuenta las prácticas de sostenibilidad a la hora de rediseñar la distribución de tu oficina.

Crear un espacio de oficina que refleje la cultura de tu empresa fomenta la fidelidad y el sentido de pertenencia. Esto cobra aún más importancia en entornosde trabajo híbridos, ya que se pasa menos tiempo en la oficina interactuando con los demás en persona.

4. Diseña tu planta pensando en la variedad y la flexibilidad

La flexibilidad va más allá de los acuerdos laborales. Para satisfacer las necesidades de tus empleados, debes crear un espacio de trabajo ágil, dinámico y funcional.

Los escritorios individuales ya no son la única disposición útil de los espacios de trabajo. Las personas acuden a la oficina para conectar con sus compañeros. Pero una oficina compuesta únicamente por espacios de trabajo colaborativos no es adecuada para trabajos que requieren estaciones de trabajo tranquilas para la concentración.

No puedes tener el número perfecto de escritorios y salas de reunión. Las necesidades de tu equipo cambian a diario según sus tareas. Ofrecer varias distribuciones de oficina y modalidades de asientos flexibles es lo más cerca que puedes estar de crear un espacio de trabajo próspero y centrado en las personas.

Considera diseñar tu planta en torno al trabajo basado en actividades. Los empleados eligen los espacios según lo que hacen, no dónde se sientan. Mantén tu planta actualizada para que refleje la realidad. Las plantas desactualizadas causan confusión y conflictos de reserva.

Descubre 9 tipos de diseños de oficina para crear un espacio de trabajo ágil y dinámico.

5. Crea un entorno de trabajo seguro y saludable

Crear un entorno de trabajo seguro y saludable implica seguir las directrices de Salud y Seguridad Ocupacional. También significa mejorar la salud física y mental.

La distribución de tu oficina y su diseño desempeñan un papel crucial aquí. Pueden desencadenar estrés y ansiedad, al igual que pueden fomentar el bienestar y la creatividad. La luz artificial tiene un impacto psicológico diferente al de la luz natural. Lo mismo ocurre con los empleados en un entorno biofílico en comparación con aquellos en un espacio de trabajo minimalista.

Según tu presupuesto y prioridades, considera:

• Implementa prácticas ergonómicas en la oficina
• Dedica una sala a actividades deportivas
• Concéntrate en la calidad del aire de tu oficina
• Planifica un diseño de espacio de trabajo que fomente la salud mental
• Crea más espacios para fomentar las interacciones sociales y el sentido de comunidad
• Asegura el cumplimiento de los códigos de construcción locales y los requisitos de accesibilidad

6. Planifica el crecimiento futuro y las necesidades cambiantes

Como cualquier negocio, quieres desarrollar y expandir tus operaciones. Si se configura correctamente, la distribución de tu oficina y los pasos que hemos compartido pueden ayudar a crear el entorno adecuado para impulsar el crecimiento de la empresa. La planificación del espacio de oficina es crucial porque mejora la satisfacción y la productividad de los empleados. Los miembros del equipo más felices y comprometidos ayudan a tu negocio a prosperar y crecer.

Mira al futuro al planificar. Adáptate a cómo trabajan las personas, la tecnología que utilizan y las tendencias emergentes en gestión del espacio de trabajo. Esto se basa en el monitoreo de los datos de utilización del espacio y cómo cambian con el tiempo dentro de tu organización.

No querrás tener distribuciones de asientos obsoletas en unos pocos meses. Asegúrate de que satisfagan tus necesidades de capacidad y los requisitos de los empleados. Ten en cuenta tus objetivos y ajusta tu estrategia de planificación del espacio de oficina en consecuencia. La oficina del futuro seguirá evolucionando.

7. Prueba distribuciones con herramientas de planificación del espacio de oficina

En algún momento, necesitarás visualizar tus ideas para ver si funcionan. Herramientas de planificación del espacio de oficina como SmartDraw te permiten diseñar áreas de trabajo digitalmente. Puedes probar múltiples opciones de distribución.

Al elegir una herramienta de planificación, busca:

• Actualizaciones sencillas para que tu planta se mantenga actualizada
• Opciones de exportación claras sin costos ocultos
• Funciones de colaboración para equipos remotos
• Vistas de disponibilidad en tiempo real
• Integración con tus sistemas de calendario y reserva existentes

Algunas herramientas tienen muros de pago o procesos de exportación complejos. Prueba antes de comprometerte para evitar actualizaciones frustrantes.

Usa nuestra calculadora de espacio de oficina para encontrar la mejor proporción de empleados por escritorio para tu oficina.

Errores comunes en la planificación del espacio de oficina que debes evitar

Incluso con las mejores intenciones, la planificación del espacio de oficina puede salir mal. Estos son los errores más comunes a tener en cuenta:

• Confiar en la intuición en lugar de en los datos de utilización. Las suposiciones sobre cómo se utiliza el espacio suelen ser incorrectas. Registra la ocupación real antes de realizar cambios.
• Mantener planos de planta desactualizados que no coinciden con la realidad. Si tu mapa de planta muestra escritorios que ya no existen o salas que han sido reutilizadas, los empleados no pueden confiar en el sistema de reservas.
• Ignorar las ausencias y las reservas fantasma al calcular la capacidad. Los escritorios reservados que permanecen vacíos crean una escasez falsa. Mide el uso real, no solo las reservas.
• Diseñar solo para la colaboración sin áreas de concentración silenciosas. Los equipos híbridos necesitan ambas cosas. Una oficina con solo espacios abiertos frustra a las personas que necesitan concentrarse.
• Elegir herramientas con costos ocultos o exportaciones complejas. Si actualizar tu planta es complicado, no se hará. Elige herramientas que simplifiquen el mantenimiento continuo.

Cómo deskbird apoya la planificación del espacio de oficina

deskbird ayuda a los equipos híbridos a gestionar su espacio de trabajo y reducir el espacio desaprovechado. Nuestra aplicación de gestión del espacio de trabajo te ayuda a gestionar tu espacio de trabajo y satisfacer las necesidades de los empleados. También te ayuda a evitar problemas comunes en la planificación de oficinas híbridas.

ILF Consulting Engineers Austria se enfrentó a este mismo desafío a medida que su fuerza laboral crecía mientras el espacio de oficina seguía siendo limitado. Con los departamentos compitiendo por escritorios y la dirección mediando constantemente en disputas de espacio, implementaron deskbird para gestionar alrededor de 800 estaciones de trabajo en seis ubicaciones. El resultado: más del 80% de adopción por parte de la fuerza laboral, una distribución más justa de los escritorios y el descubrimiento de que en realidad tenían suficiente espacio para seguir creciendo sin añadir bienes inmuebles.

Ya no hay más discusiones y, a través de todos los análisis, también nos hemos dado cuenta de que en realidad tenemos suficiente espacio. De hecho, podríamos seguir creciendo, y los escritorios probablemente seguirían sin escasear. Pero solo pudimos hacer esa afirmación después de usar deskbird para revisar de cerca la ocupación de los escritorios y evaluar todo en detalle.

Josef P. Mayr, Director General en ILF Consulting Engineers Austria

Analíticas del espacio de trabajo para comprender el uso real del espacio

Nuestras analíticas de oficina te ayudan a comprender cómo tu personal utiliza la oficina e identificar sus necesidades. Puedes ver el número de personas en la oficina diariamente, qué áreas son las más reservadas y por cuánto tiempo. Rastrea la brecha entre las reservas y la ocupación real para detectar no-shows y zonas infrautilizadas.

Usa tus observaciones y análisis para organizar tu espacio de oficina con confianza. Incluso con datos claros, los comentarios de tus empleados siguen siendo igualmente importantes.

Funcionalidades centradas en las personas para la experiencia del empleado

La aplicación deskbird facilita la vida de todos y mejora la experiencia del empleado. El futuro del trabajo se basa en la flexibilidad. Pero no todos disfrutan trabajando desde un escritorio diferente cada vez que van a la oficina. La funcionalidad de espacios asignados permite a los administradores asignar espacios de trabajo específicos por un tiempo determinado según las solicitudes de los empleados.

La planificación semanal permite a los gerentes y compañeros de trabajo ver los horarios de los demás. Puedes coordinar los días de oficina con tu equipo.

Herramientas de colaboración para equipos híbridos

deskbird te ayuda a impulsar la colaboración entre tu equipo híbrido. Nuestra funcionalidad de reserva de salas garantiza que tengas el espacio de reunión que necesitas al trabajar en un proyecto colectivo. La planta interactiva es ideal para visitas de última hora a la oficina. Los empleados que no han reservado un espacio de trabajo pueden encontrar uno rápidamente.

Los métodos de trabajo están cambiando y se están volviendo más flexibles. La planificación del espacio de oficina es ahora crucial para cada organización. Las instalaciones actuales deben adaptarse a las nuevas necesidades de la fuerza laboral. También deben adoptar las tendencias futuras.

Los beneficios de una planificación inteligente del espacio de trabajo van más allá del diseño y el mobiliario atractivo. Fomenta la satisfacción, la productividad y el bienestar de los trabajadores. Esto conduce a un mayor rendimiento y crecimiento empresarial. Los datos de la oficina, la retroalimentación de los empleados y el análisis de tendencias son excelentes puntos de partida. Úsalos para crear un espacio de trabajo dinámico y funcional.