Planificación del espacio de oficinas: 7 pasos para hacerlo bien

La mayoría de las oficinas híbridas acaban teniendo espacio de oficina sin usar en un día cualquiera. Los escritorios permanecen vacíos porque los empleados los reservan pero no acuden, o porque la distribución no se ajusta a la forma en que la gente trabaja realmente. La planificación del espacio de oficina soluciona esto diseñando el espacio de trabajo en función de patrones de uso reales, no de suposiciones. Cuando se planifica bien, reduce el espacio desperdiciado, recorta costos inmobiliarios y crea una oficina que la gente quiere utilizar.

TL;DR

La planificación del espacio de oficina consiste en diseñar un espacio de trabajo que se adapte a la forma en que tu equipo trabaja realmente, y no al número de escritorios que tengas. Si se hace bien, reduce el espacio desperdiciado, recorta costos y hace que merezca la pena desplazarse hasta la oficina.

• Antes de realizar cambios, empieza por recopilar datos sobre cómo se utiliza realmente tu espacio
• Da prioridad a la variedad y la flexibilidad en tu planta para apoyar a los equipos híbridos
• Utilizar análisis del lugar de trabajo para hacer un seguimiento de la utilización y realizar ajustes a lo largo del tiempo

¿Qué es la planificación del espacio de oficinas?

La planificación del espacio de oficina consiste en diseñar un espacio de trabajo que satisfaga las necesidades tanto de la empresa como de los empleados. maximiza el aprovechamiento del espacio y, al mismo tiempo, mejora la creatividad y la productividad de la plantilla. Los miembros del equipo deben disfrutar viniendo a la oficina, sabiendo que pueden trabajar y colaborar en las mejores condiciones. Esto incluye tener acceso al equipo y la tecnología adecuados, al tiempo que el entorno de trabajo les proporciona un impulso de motivación.

Replantearse la distribución y el diseño de la oficina va más allá de la estética y la disposición de los asientos. Implica crear el ambiente que se desea. La elección del mobiliario, la distribución del edificio y la decoración generan una atmósfera determinada y reflejan tus valores. Incorporar zonas de descanso mejora el bienestar de los empleados, lo que se traduce en mayor creatividad, compromiso y productividad. No prever la necesidad de escritorios individuales y zonas tranquilas para quienes necesitan un lugar donde concentrarse puede provocar frustración y estrés.

Por qué es importante la planificación del espacio de oficina para los equipos híbridos

Si ha implantado modalidades de trabajo flexibles en los últimos años, probablemente te hayas dado cuenta de que puedes reducir el tamaño de su oficina. No todo el mundo acude a la oficina a diario. Tu personal se centra en proyectos en grupo cuando está en la oficina y en tareas individuales cuando trabaja desde casa. Esto cambia por completo el papel del lugar de trabajo físico.

Crear un espacio de oficina bien diseñado beneficia a tu empresa y a sus resultados económicos tanto como motiva a tu equipo. La planificación del espacio de trabajo te ayuda a:

• Optimizar el aprovechamiento del espacio y reducir costos inmobiliarios
• Fomentar la experiencia y la satisfacción de los empleados
• Mejorar la colaboración y el trabajo en equipo
• Fortalecimiento de la cultura organizativa
• Fomentar la salud física y mental de los trabajadores
• Aumentar la productividad y el rendimiento
• Aumentar la captación y la retención de talento

7 pasos para planificar tu espacio de oficina

Tanto si estás rediseñando un espacio ya existente como si estás planificando uno nuevo, estos 7 pasos te serán de ayuda. Te guiarán para crear un espacio de trabajo que se adapte a tu equipo híbrido.

1. Analiza cómo se utiliza actualmente tu espacio

Antes de planificar nada, debes saber cómo se utiliza actualmente el espacio de tu oficina. ¿Cuántas personas acuden a las instalaciones cada día? ¿Qué tipo de espacios de trabajo prefieren? ¿Pueden acceder rápidamente a los escritorios y salas de reuniones salas necesitan, o hay conflictos de horarios?

Realiza un seguimiento de la diferencia entre las reservas y el uso real. Las ausencias y las reservas fantasma crean una falsa escasez, en la que los puestos parecen ocupados pero están vacíos. Si los miembros de tu equipo reservan puestos pero no se presentan, estás tomando decisiones basadas en datos inexactos. Realiza un seguimiento de la ocupación real, no solo de las reservas.

Es fundamental analizar cómo utiliza tu personal el espacio de trabajo. Si los miembros del equipo trabajan con el ordenador sentados en sofás en lugar de en mesas, pregúntales por qué. Es posible que se sientan más productivos en ese espacio que en un puesto de trabajo individual con un simple escritorio y una silla rígida.

Para conocer el uso y la ocupación de tu oficina, utiliza nuestra calculadora de espacio de oficina y consulte su análisis del lugar de trabajo. Utilice estos datos para tomar decisiones fundamentadas. Recabe la opinión de sus empleados para crear un entorno de trabajo centrado en los empleados.

2. Involucrar alos empleados en el proceso de planificación

El diseño de tu espacio de oficina debe ajustarse a las necesidades de tu empresa. Además, debe favorecer la creación de entornos que mejoren la productividad y el bienestar de los miembros de tu equipo. Los empleados son la columna vertebral de tu negocio. Comprender sus preferencias y necesidades es fundamental para satisfacerlos y potenciar su rendimiento.

Empieza por hablar con tu equipo y crear un entorno que favorezca una comunicación abierta y sincera. La mejor planificación del espacio de oficina es aquella que refleja las necesidades de tus empleados. Entender qué funciona y qué no es fundamental para tomar decisiones más acertadas. Puedes preguntarles en persona qué opinan sobre el uso actual del espacio y qué creen que falta.

Los cuestionarios de satisfacción de los empleados son una solución sencilla para obtener comentarios sinceros y constructivos. Tu equipo tiene tiempo para reflexionar sobre sus respuestas. Pueden anotar los aspectos más importantes que esperan encontrar al llegar al lugar de trabajo.Recabar esta información desde el principio evita problemas de adaptación más adelante.

3. Adapta tu diseño a la cultura y los valores de la empresa

La distribución de tu edificio de oficinas debería reflejar tu cultura organizativa y sus valores.

¿Tu cultura empresarial se centra en los empleados? Entonces, tu oficina debería dar prioridad al bienestar de los empleados mediante espacios de descanso y un diseño de oficina biofílico. ¿Quieres fomentar el trabajo en equipo? Incluye diferentes tipos de zonas comunes en la planificación del espacio de tu oficina. ¿Es uno de tus objetivos principales tener un impacto positivo en el planeta? Haz un esfuerzo genuino por tener en cuenta las prácticas de sostenibilidad a la hora de rediseñar la distribución de tu oficina.

Crear un espacio de oficina que refleje la cultura de tu empresa fomenta la fidelidad y el sentido de pertenencia. Esto cobra aún más importancia en entornosde trabajo híbridos, ya que se pasa menos tiempo en la oficina interactuando con los demás en persona.

4. Diseña tu planta pensando en la variedad y la flexibilidad

La flexibilidad va más allá de las modalidades de trabajo. Para satisfacer las necesidades de tus empleados, debes crear un espacio de trabajo ágil, dinámico y funcional.

Los escritorios individuales ya no son la única disposición útil del espacio de trabajo. La gente acude a la oficina para relacionarse con sus compañeros. Sin embargo, una oficina compuesta únicamente por espacios de trabajo colaborativos no se adapta a los puestos que requieren puestos de trabajo tranquilos para poder concentrarse.

No es posibletener el número exacto de escritoriosy salas de reuniones. Las necesidades de tu plantilla cambian a diario en función de sus tareas. Ofrecer diferentes distribuciones de la oficina y disposiciones flexibles de los asientos es lo más parecido a crear un espacio de trabajo próspero y centrado en las personas.

Considera la posibilidad de organizar tu planta en torno a el trabajo basado en actividades. Los empleados eligen los espacios en función de lo que están haciendo, no de dónde se sientan.Mantén tu plano de la planta actualizado para que refleje la realidad. Los planos desactualizados provocan confusión y conflictos a la hora de reservar.

Descubrenueve tipos de distribuciones de oficina para crear un lugar de trabajo ágil y dinámico.

5. Crear un entorno de trabajo seguro y saludable

Crear un entorno de trabajo seguro y saludable implica cumplir las directrices de salud y seguridad en el trabajo. También implica mejorar la salud física y mental.

La distribución y el diseño de tu oficina desempeñan un papel fundamental en este sentido. Pueden provocar estrés y ansiedad, al igual que pueden fomentar el bienestar y la creatividad. La luz artificial tiene un impacto psicológico diferente al de la luz natural. Lo mismo ocurre con los empleados que trabajan en un entorno biofílico, en comparación con los que lo hacen en un espacio de trabajo minimalista.

Teniendo en cuenta tu presupuesto y tus prioridades, considera lo siguiente:

• Implementar prácticas prácticas ergonómicas
• Dedica una habitación a las actividades deportivas
• Presta atención a la calidad del aire de tu oficina
• Planifica un diseño del lugar de trabajo que favorezca la salud mental
• Crear más espacios para fomentar las interacciones sociales y el espíritu de comunidad
• Garantizar el cumplimiento de la normativa urbanística local y de los requisitos de accesibilidad

6. Planificar el crecimiento futuro y las necesidades cambiantes

Como cualquier empresa, seguro que quieres desarrollar y ampliar tus operaciones. Si se planifica correctamente, la distribución de tu oficina y los pasos que hemos compartido pueden ayudarte a crear el entorno adecuado para impulsar el crecimiento de la empresa. La planificación del espacio de oficina es fundamental, ya que mejora la satisfacción y la productividad de los empleados. Un equipo más feliz y comprometido contribuye al éxito y al crecimiento de tu negocio.

Mira al futuro al planificar. Adáptate a cómo trabajan las personas, la tecnología que utilizan y las tendencias emergentes en gestión del espacio de trabajo. Esto se basa en el monitoreo de los datos de utilización del espacio y cómo cambian con el tiempo dentro de tu organización.

No querrás que la distribución de los asientos quede obsoleta en unos meses. Asegúrate de que se adapte a tus necesidades de capacidad y a los requisitos de los empleados. Ten siempre presentes tus objetivos y adapta tu estrategia de planificación del espacio de oficina en consecuencia. La oficina del futuro seguirá evolucionando.

7. Prueba diferentes distribuciones con herramientas de planificación de espacios de oficina

En algún momento, necesitarás visualizar tus ideas para ver si funcionan. Herramientas de planificación de espacios de oficina como SmartDraw te permiten diseñar áreas de trabajo digitalmente. Puedes probar múltiples opciones de diseño.

Al elegir una herramienta de planificación, busca:

• Actualizaciones sencillas para que tu planta se mantenga actualizada
• Opciones de exportación claras sin costos ocultos
• Funciones de colaboración para equipos remotos
• Vistas de disponibilidad en tiempo real
• Integración con tu calendario y tus sistemas de reservas actuales

Algunas herramientas tienen sistemas de pago o procesos de exportación complejos. Pruébalas antes de comprometerte para evitar actualizaciones frustrantes.

Utiliza nuestra calculadora de espacio de oficina para averiguar cuál es la mejorproporción entre empleados y escritoriospara tu oficina.

Errores habituales en la planificación del espacio de oficinas que hay que evitar

Aunque se tenga la mejor intención, la planificación del espacio de oficina puede salir mal. Estos son los errores más comunes a los que hay que prestar atención:

• Basarse en corazonadas en lugar de en datos de uso. Las suposiciones sobre cómo se utiliza el espacio suelen ser erróneas. Es importante hacer un seguimiento de la ocupación real antes de introducir cambios.
• Mantener planos de planta obsoletos que no se corresponden con la realidad. Si el plano de la planta muestra escritorios que ya no existen o salas se han reconvertido, los empleados no podrán confiar en el sistema de reservas.
• No tener en cuenta las ausencias y las reservas fantasma al calcular la capacidad. Las mesas reservadas que permanecen vacías crean una falsa sensación de escasez. Hay que medir el uso real, no solo las reservas.
• Diseñar solo pensando en la colaboración, sin zonas tranquilas para concentrarse. Los equipos híbridos necesitan ambas cosas. Una oficina que solo cuenta con espacios abiertos frustra a las personas que necesitan concentrarse.
• Elegir herramientas con costos ocultos costos procesos de exportación complejos. Si actualizas tu planta es complicado, no se llevará a cabo. Elige herramientas que faciliten el mantenimiento continuo.

Cómo deskbird a planificar el espacio de oficina

deskbird los equipos híbridosdeskbird gestionar su espacio de trabajo ydeskbird reducir el espacio no aprovechado. Nuestra aplicación de gestión del espacio de trabajo te ayuda a organizar tu espacio y a satisfacer las necesidades de los empleados. Además, te ayuda a evitar los problemas habituales en la planificación de oficinas híbridas.

ILF Consulting Engineers Austria se enfrentó precisamente a este reto, ya que su plantilla crecía mientras que el espacio de oficinas seguía siendo limitado. Con los departamentos compitiendo por los puestos de trabajo y la dirección mediando constantemente en las disputas por el espacio, implementaron deskbird gestionar alrededor de 800 puestos de trabajo repartidos en seis ubicaciones. El resultado: una adopción por parte de la plantilla superior al 80 %, una distribución más justa de los puestos de trabajo y el descubrimiento de que, en realidad, disponían de espacio suficiente para seguir creciendo sin necesidad de ampliar sus instalaciones.

Ya no hay más debates y, tras todos los análisis, también nos hemos dado cuenta de que, en realidad, disponemos de espacio suficiente. De hecho, podríamos seguir creciendo y probablemente seguiría sin haber escasez de escritorios. Pero solo pudimos llegar a esa conclusión después de utilizar deskbird examinar de cerca la ocupación de los escritorios y evaluar todo con detalle.

Josef P. Mayr, director general de ILF Consulting Engineers Austria

Análisis del lugar de trabajo para comprender el uso real del espacio

Nuestra herramientas de análisis de la oficina te ayudan a comprender cómo utiliza tu personal la oficina e identificar sus necesidades. Puedes ver el número de personas que hay en la oficina cada día, qué zonas se reservan más y durante cuánto tiempo. Realiza un seguimiento de la diferencia entre las reservas y la ocupación real para detectar ausencias y zonas infrautilizadas.

Utiliza tus observaciones y análisis para organizar el espacio de tu oficina con seguridad. Aunque dispongas de datos claros, las opiniones de tus empleados siguen siendo igual de importantes.

Funcionalidades centradas en las personas para mejorar la experiencia de los empleados

deskbird facilita la vida a todo el mundo y mejora la experiencia de los empleados. El futuro del trabajo gira en torno a la flexibilidad. Pero no a todo el mundo le gusta trabajar desde un escritorio diferente cada vez que acude a la oficina. Los función de espacios asignados permite a los administradores asignar espacios de trabajo específicos durante un tiempo determinado en función de las solicitudes de los empleados.

La planificación semanal permite a los jefes y compañeros de trabajo ver los horarios de los demás. Puedes coordinar los días de presencia en la oficina con tu equipo.

Herramientas de colaboración para equipos híbridos

deskbird tedeskbird potenciar la colaboración entre tu equipo híbrido. Nuestra función de reserva de salas te garantiza que dispongas del espacio de reunión que necesitas cuando trabajes en un proyecto colectivo. El planta interactivo es ideal para visitas de última hora a la oficina. Los empleados que no hayanreservado un espacio de trabajo pueden encontrar uno rápidamente.

Los métodos de trabajo están cambiando y se están volviendo más flexibles. La planificación del espacio de oficinas es ahora fundamental para cualquier organización. Las instalaciones actuales deben adaptarse a las nuevas necesidades de los trabajadores. También deben anticiparse a las tendencias futuras.

Las ventajas de una planificación inteligente del espacio de trabajo van más allá del diseño y de un mobiliario atractivo. Favorece la satisfacción, la productividad y el bienestar de los trabajadores. Esto se traduce en un mayor rendimiento y en el crecimiento del negocio. Los datos de la oficina, los comentarios de los empleados y el análisis de tendencias son excelentes puntos de partida. Úsalos para crear un espacio de trabajo dinámico y funcional.