7 pasos para dominar el proceso de planificación del espacio de oficinas

La forma en que trabajamos ha evolucionado drásticamente en los últimos años con el aumento de la flexibilidad laboral y la tecnología. Para que estos cambios se produzcan sin problemas y con éxito, la planificación del espacio de oficinas debe crear un lugar de trabajo que satisfaga las necesidades de empleados y empresarios. ¿Su plan de distribución de asientos está pensado para fomentar el trabajo en equipo y la colaboración? ¿Pueden los miembros de su equipo híbrido tener sus propios escritorios asignados cuando los necesiten? ¿Potencian la distribución y el diseño una sensación de calma y concentración en lugar de estrés? He aquí siete pasos para dominar la planificación del espacio de oficina en el mundo laboral actual. Pero antes de adentrarnos en la creación de un espacio de trabajo ágil, próspero y funcional, recordemos rápidamente por qué es crucial planificar bien tu oficina y qué resultados positivos puede aportar a tu empresa.

Explicación de la planificación del espacio de oficinas

Definición de planificación del espacio de oficinas

La planificación del espacio de oficinas consiste en diseñar un espacio de trabajo que satisfaga las necesidades tanto de la empresa como de los empleados. Sirve para maximizar la eficiencia del espacio y mejorar la creatividad y productividad de los trabajadores. Los miembros del equipo deben disfrutar acudiendo a la oficina, sabiendo que pueden trabajar y colaborar en las mejores condiciones. Esto incluye tener acceso al equipo y la tecnología adecuados, al tiempo que reciben un impulso de motivación de su entorno de trabajo.

Pero replantearse el diseño y la distribución de su oficina no consiste sólo en tener el espacio de trabajo más bonito y la mejor disposición de los asientos. También incluye el ambiente que quiere crear. La elección del mobiliario, los planos del edificio de oficinas y la decoración generan un cierto ambiente y reflejan sus valores. Por un lado, optar por una oficina biofílica e incorporar zonas de relajación aumenta el bienestar de los empleados, lo que se traduce en más creatividad, compromiso y productividad. Por otro lado, no prever la necesidad de escritorios individuales y zonas tranquilas para las personas que necesitan un lugar para concentrarse en tareas específicas puede causar frustración y estrés.

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Las principales ventajas de la planificación del espacio de trabajo

Una buena planificación del espacio de trabajo tiene en cuenta las expectativas de la organización y los equipos. Si, además, en los últimos años ha implantado modalidades de trabajo flexibles, quizá se haya dado cuenta de que puede reducir el tamaño de tu oficina. No todo el mundo viene a diario. Por tanto, las necesidades de los empleados han cambiado, lo que permite ahorrar costes y adoptar prácticas más sostenibles y eficientes desde el punto de vista energético. Además, es más probable que sus empleados se centren en proyectos de grupo cuando acuden a la oficina y en tareas individuales cuando trabajan desde casa. Esto cambia por completo el papel del lugar de trabajo físico. Por ejemplo, podría añadir más salas de reuniones y otros espacios colectivos.

Crear un espacio de oficina bien diseñado beneficia a tu empresa y a tu cuenta de resultados tanto como a tu equipo. Entre las ventajas más evidentes, la planificación del espacio de trabajo le ayuda en las siguientes áreas:

• optimizar el espacio;
• reducir costos;
• fomentar la experiencia de los empleados;
• mejorar la colaboración y el trabajo en equipo;
• reforzar la cultura organizativa;
• apoyar la salud física y mental de los trabajadores;
• aumentar la productividad y el rendimiento;
• aumentar la atracción y retención de talentos.

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7 pasos para planificar con éxito tu oficina

1. Analiza los datos sobre el uso actual de tu espacio de trabajo

Antes de empezar a planificar nada, debe saber cómo se utiliza actualmente el espacio de su oficina. Por ejemplo, ¿cuántas personas pueden acudir al lugar cada día? ¿Qué tipo de espacios de trabajo prefieren? ¿Pueden acceder rápidamente a los escritorios y salas de reuniones que necesitan, o hay conflictos de horarios? También es crucial analizar cómo utiliza el personal el espacio de trabajo. Por ejemplo, si los miembros de tu equipo trabajan con sus ordenadores sentados en los sofás en lugar de en una mesa, pregúntales por qué. Puede que se sientan más productivos en este espacio que en un puesto de trabajo con un simple escritorio y una silla dura. Para comprender el uso y la ocupación de tu oficina, te recomendamos encarecidamente que compruebes las analíticas de tu lugar de trabajo para tomar decisiones basadas en datos y conocer la opinión de tus trabajadores para crear un entorno de trabajo centrado en el empleado.

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2. Incluye a tus empleados en el proceso

El diseño de tu espacio de oficinas debe ajustarse a las necesidades de tu empresa, pero también debe favorecer entornos que mejoren la productividad y el bienestar de los miembros de tu equipo. Recuerda siempre que los empleados son la columna vertebral de tu empresa. Pueden hacerla crecer o hundirla. Por eso, conocer sus preferencias y necesidades es esencial para satisfacerlos y potenciar su rendimiento. 

Un buen punto de partida es hablar con tu equipo y crear un entorno de comunicación abierta y sincera. La mejor planificación del espacio de oficina refleja las necesidades de tus empleados. Entender lo que funciona y lo que no es clave para tomar decisiones más inteligentes. Puedes preguntarles en persona cómo se sienten respecto al uso actual del espacio y qué creen que falta. 

Los cuestionarios de satisfacción de los empleados también son una solución fácil para obtener opiniones sinceras y constructivas. De este modo, tu equipo tiene tiempo para pensar sus respuestas y anotar los aspectos más importantes que esperan encontrar al acudir a la empresa.

3. Considera la cultura y los valores de tu lugar de trabajo

La distribución de tu edificio de oficinas también debe reflejar tu cultura organizativa y tus valores.

Por ejemplo, ¿tu cultura está centrada en el empleado? Entonces, tu oficina debe dar prioridad al bienestar de los empleados mediante espacios de descanso y un diseño de oficina biofílico. O, si quieres fomentar el trabajo en equipo, en la planificación del espacio de tu oficina deben incluirse distintos tipos de zonas colectivas. ¿Tener un impacto positivo en nuestro planeta es uno de tus objetivos clave? ¡Estupendo! Entonces, debes hacer un verdadero esfuerzo por tener en cuenta las prácticas de sostenibilidad a la hora de recrear la distribución de tu oficina. 

Crear un espacio de oficina que refleje la cultura del lugar de trabajo es fundamental, ya que fomenta la lealtad y los sentimientos de conexión. Esto es aún más crucial en entornos híbridos, ya que se pasa menos tiempo en la oficina interactuando con otros en persona.

4. Priorizar una configuración de planta basada en la variedad y flexibilidad del espacio.

Todo el mundo habla de flexibilidad, pero ésta va más allá de la organización flexible del trabajo. Para satisfacer las exigencias y necesidades de Tus empleados, debes crear un espacio de trabajo ágil, dinámico y funcional. 

Por ejemplo, los escritorios individuales han dejado de ser útiles en la distribución del espacio de trabajo, ya que la gente acude a la oficina para relacionarse con sus compañeros. Sin embargo, un espacio de oficina compuesto únicamente por puestos de trabajo colaborativos no sirve para trabajos específicos que también necesitan puestos de trabajo silenciosos para trabajar concentrados. 

No se puede tener el número perfecto de mesas, salas de reuniones, etc., ya que las necesidades de los trabajadores pueden cambiar de un día para otro en función de las tareas que tengan que realizar. Sin embargo, ofrecer varias distribuciones de oficina y asientos flexibles es lo más parecido a crear un espacio de trabajo próspero y centrado en las personas.

Es entonces cuando los resultados de los análisis del lugar de trabajo y las opiniones de los empleados resultan muy útiles. También hay que tener en cuenta otros factores, como si la estructura de la planta se basará o no en una configuración de trabajo por actividades.

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5. Diseña un entorno de trabajo seguro y saludable

Crear un entorno de trabajo seguro y saludable incluye seguir las directrices estándar de Salud y Seguridad en el Trabajo y mejorar la salud física y mental.

La distribución y el diseño de la oficina desempeñan un papel crucial. Pueden desencadenar estrés y ansiedad tanto como fomentar el bienestar y la creatividad. Por ejemplo, la luz artificial tiene un impacto psicológico diferente al de la luz natural. Lo mismo ocurre con los empleados expuestos a un entorno biofílico en comparación con los que evolucionan en un espacio de trabajo reducido. 

Por lo tanto, en función de tu presupuesto y de lo que más te importa, tal vez te interese:

• aplicar prácticas ergonómicas en la oficina;
• dedica una sala a las actividades deportivas;
• centrarse en la calidad del aire de tu oficina;
• planificar un diseño del lugar de trabajo que favorezca la salud mental;
• crear más espacios para fomentar las interacciones sociales y los sentimientos comunitarios.

6. Evalúa tus necesidades futuras en tu estrategia de planificación del espacio de oficinas

Como cualquier empresa, es probable que desee desarrollar y ampliar sus operaciones. Si se establece correctamente, la distribución de su oficina y los pasos que hemos compartido con usted pueden ayudar a crear el entorno adecuado para impulsar el crecimiento de la empresa. Recuerde que una de las razones por las que es crucial centrarse en la planificación del espacio de oficina es que desempeña un papel clave en la mejora de la satisfacción y la productividad de los empleados. Con miembros del equipo más contentos y comprometidos, aumentan las posibilidades de que prosperen y de que su empresa crezca.

De cara al futuro y adaptándote a cómo trabaja la gente, la tecnología con la que interactúa y las tendencias emergentes en gestión del espacio de trabajo deberían ser un paso importante en la planificación de tu espacio de oficina. Esto también depende de la supervisión de los datos de utilización y de cómo cambian con el tiempo dentro de tu organización. No querrás acabar con distribuciones de asientos obsoletas en unos meses o años que no satisfagan tus necesidades de capacidad y los requisitos de tus empleados. Por lo tanto, debes recordar tus objetivos y ajustar tu estrategia de planificación del espacio de oficina en consecuencia.

7. Utiliza un planificador de espacio de oficina para probar diferentes opciones

En algún momento, tendrás que poner todas tus ideas "sobre el papel" para ver si funcionan. Es entonces cuando entran en juego herramientas de planificación del espacio de oficina comoSmartDraw. Es una solución excelente para diseñar digitalmente cada zona del lugar de trabajo y probar múltiples opciones de distribución. Puedes reorganizar los espacios y el mobiliario en función de tus objetivos de planificación del espacio de oficina y de las necesidades de tus empleados.

Sus funciones de uso compartido y colaboración te permiten intercambiar ideas y planificar la transformación de tu espacio de oficina con tus compañeros. Resulta muy práctico para equipos flexibles que trabajan desde distintos lugares y a veces en horarios diferentes. 

Desde la funcionalidad hasta la accesibilidad y la inclusividad, esta herramienta en línea te permite montar el mejor diseño de oficina antes de gastar dinero y probarlo en la realidad.‍‍

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deskbird: la mejor aplicación de gestión de puestos de trabajo para dirigir y planificar espacios de oficina

deskbird apoya a todas las empresas que adoptan un modelo de trabajo híbrido. Nuestra aplicación de gestión del lugar de trabajo te ayuda a gestionar con éxito tu espacio de trabajo, satisfacer las necesidades de tus empleados y evitar los problemas de planificación del espacio de oficina que pueden surgir en una configuración híbrida.

Análisis de oficinas para conocer su uso y ocupación

Por ejemplo, nuestro análisis de la oficina te ayuda a comprender cómo utiliza tu personal la oficina e identificar sus necesidades. Puedes ver el número de personas que hay a diario en la oficina, qué zonas se reservan más y durante cuánto tiempo. En función de tus observaciones y análisis, puedes organizar tu espacio de oficina. Sin embargo, recuerda que, aunque nuestra herramienta te dé una idea clara de dónde mejorar, las opiniones de tus empleados son igual de importantes.

Funciones centradas en las personas para aumentar la satisfacción y la experiencia de los empleados

Además, la app de deskbird se ha creado para facilitar la vida a todo el mundo y mejorar la experiencia de los empleados. Por ejemplo, nos dimos cuenta de que, aunque el futuro del trabajo se basa en la flexibilidad, esto no significa que todo el mundo disfrute trabajando desde un escritorio diferente cada vez que viene a la oficina. Por lo tanto, diseñamos la función de espacios asignados, que permite a los administradores asignar espacios de trabajo específicos durante un cierto período de tiempo a petición de los empleados.

Funciones de colaboración y unión de equipos para satisfacer las necesidades de los equipos híbridos.

La aplicación deskbird le ayuda a impulsar la colaboración entre su equipo híbrido de varias maneras. La función de planificación semanal permite a jefes y compañeros ver los horarios de los demás. De este modo, puedes programar tus días de oficina en función de cuándo indiquen tus compañeros que van a estar en la oficina. La función de reserva de salas le garantiza que dispondrá del espacio de reunión que necesita cuando trabaje en un proyecto colectivo. El plano interactivo es estupendo cuando la gente decide trabajar en la oficina en el último momento y aún no ha reservado un espacio de trabajo. En cuestión de segundos, pueden ver dónde están los lugares disponibles y sus compañeros de equipo en la oficina. A medida que nuestros métodos de trabajo cambian y se hacen más flexibles, la planificación del espacio de oficina se ha convertido en un tema crucial para todas las organizaciones. Las instalaciones actuales tienen que adaptarse a las nuevas necesidades de los trabajadores y adoptar las tendencias de la oficina del futuro.

Los beneficios de una planificación bien pensada del espacio de trabajo van más allá del diseño y de un mobiliario atractivo. Fomenta la satisfacción, la productividad y el bienestar de los trabajadores, lo que se traduce en un mayor rendimiento y crecimiento empresarial. Los datos de la oficina, las opiniones de los empleados y el análisis de tendencias son excelentes puntos de partida para comprender mejor cómo crear un espacio de trabajo dinámico y funcional. Por último, tenga en cuenta cómo el diseño de la oficina hace sentir a los miembros de su equipo y el papel clave de la tecnología en el lugar de trabajo para mejorar las ventajas de su nueva distribución.

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