Facilitar la gestión del espacio: resumen de las novedades de deskbird

En deskbird, estamos construyendo el ecosistema de gestión de espacios de nueva generación.

El evento Product Scoop de esta semana se centró en un tema principal: facilitar la gestión del espacio. Desde nuestro gran evento Reveal hace unos meses, hemos estado ocupados lanzando nuevas actualizaciones y perfeccionando las funciones existentes, así que este era el momento de mostrar algunos lanzamientos recientes y futuros.

Desde reservas de escritorios olvidadas, pasando por salas de reunión ocupadas, hasta visitantes completamente perdidos en la recepción y líderes preguntándose sobre el tamaño adecuado de la oficina, hemos revisado los problemas cotidianos de la oficina híbrida que inspiraron nuestras últimas actualizaciones de productos y mostramos cómo deskbird los está resolviendo con soluciones más inteligentes y fluidas.

¿Te perdiste el evento? No te preocupes. Hemos preparado un resumen completo para ti. Profundicemos en los aspectos más destacados.

Funciones nuevas y mejoradas para una reserva sin esfuerzo

Para que sea fácil orientarse en el espacio de trabajo, es fundamental ofrecer una experiencia de reserva fluida. La gente solo utilizará las herramientas de reserva si les resultan sencillas. Una mayor adopción implica menos fricciones cotidianas, una colaboración más fluida y mejores datos para orientar las decisiones. Teniendo esto en cuenta, hemos lanzado y anunciado una serie de actualizaciones que hacen que reservar escritorios y aulas sea más rápido e inteligente que nunca.

Panel de reservas mejorado

Lo pediste, te escuchamos. Una de las cosas que más escuchamos de nuestros clientes es que la reserva debe ser sencilla e intuitiva. Por eso hemos realizado cambios en la forma de reservar recursos en deskbird. Esto es lo nuevo:

• Planta como vista predeterminada: Ahora puedes ver la distribución de la oficina de inmediato, en lugar de desplazarte por las listas de escritorios, aulas y recursos. Además, es aún más fácil ver dónde están sentados los compañeros de equipo y reservar justo al lado de ellos.
• Nuevo widget lateral para un acceso rápido y un check-in sencillo: Con nuestro nuevo widget lateral de reservas, tendrás todos tus espacios favoritos a un solo clic y podrás registrarte fácilmente en tus reservas al llegar a la oficina.
• Navegación optimizada y una experiencia más visual: Olvídate de rebuscar en los menús. En su lugar, aterrizarás directamente en la planta interactiva, donde podrás ver tu espacio real y localizar rápidamente dónde están sentados tus compañeros.
  

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En conjunto, estas actualizaciones hacen que tu experiencia de reserva sea fluida, más visual y rápida. ¿Y lo mejor de todo? Estas actualizaciones ya están disponibles, así que puedes ir a echarles un vistazo de inmediato.

Nueva vista general de plantas y espacios

Y no solo hemos simplificado las reservas para los usuarios, sino que también hemos facilitado las cosas a los administradores. ¿Cómo? Rediseñando por completo la sección de plantas y espacios en deskbird. Ya no tendrás que saltar entre varias pantallas solo para realizar tareas sencillas.

La nueva vista general muestra todos tus pisos de un vistazo, con la opción de expandir o contraer cada uno. De esta forma, verás al instante cada área, cuántos escritorios o recursos contiene y su estado respectivo. 

Además, acciones comunes como editar un área o cambiar quién tiene acceso ahora están disponibles directamente desde esta vista única. ¿Necesitas añadir una nueva área? No hay problema, también hemos simplificado este flujo de trabajo eliminando pasos de confirmación innecesarios.

En breve, podrás realizar la gestión completa de tus plantas desde una única vista general inteligente, lo que proporcionará a los administradores la claridad y el control que necesitan, sin complicaciones. La nueva vista general de plantas y espacios estará disponible en las próximas semanas. ¡Así que estate atento!

Nuevas vistas y filtros para las salas de reunión

También hemos ajustado nuestra vista de Room Booking para que el proceso sea aún más sencillo y rápido que antes. En la nueva vista, las aulas disponibles se muestran como tarjetas claras e informativas que te muestran lo esencial de un vistazo.

Cuando llega el momento de reservar tu sala, la ventana emergente de reserva lo reúne todo en un solo lugar: detalles de la sala, disponibilidad, equipamiento y opciones de reserva. Una vez confirmada, volverás directamente a tus reservas con la reserva claramente visible.

El flujo es más fluido de principio a fin, reduciendo el tiempo de Room Booking a meros segundos, ¡y pronto estará disponible para que lo pruebes!

Función de arrastrar y soltar para Room Booking

Reprogramar reuniones y cambiar las salas de reunión debería ser rápido y sencillo. Por eso hemos creado una función de arrastrar y soltar para las aulas, que te ofrece flexibilidad instantánea sin complicaciones. Solo tienes que hacer clic, arrastrar y soltar. Sin menús adicionales, sin pantallas de guardado, sin recargas, sin procesos complicados de varios pasos.

Tanto si eres un empleado que reserva su espacio de trabajo diario como si eres un administrador que gestiona toda tu oficina, deskbird ahora funciona de la forma en que piensas: visual, eficiente e inteligente. Esto significa menos tiempo dedicado a hacer malabarismos con los calendarios y más tiempo centrado en que las reuniones se desarrollen sin problemas.

Y tenemos buenas noticias: la función de arrastrar y soltar ya está disponible. Así que, si aún no lo has hecho, ¡reserva una sala y pruébala!

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👋 Despídete de los quebraderos de cabeza de la reserva y programación de aulas. ¡Comienza hoy mismo tu prueba gratuita o reserva una demo y comprueba deskbird Rooms en acción!

Preferencias semanales y reservas de Desk Booking automatizadas

¿Crees que tu herramienta de reservas debería ser lo suficientemente inteligente como para conocer tus hábitos? Nosotros también lo creemos. Por eso hemos automatizado el proceso de reserva de recursos basándonos en tus patrones de trabajo híbrido habituales. ¡Saluda a las preferencias semanales y a las reservas automatizadas!

• Establece tu rutina semanal: Elige los días que tienes previsto estar en la oficina y deskbird completará automáticamente tu horario para los dos meses siguientes.
• Mantente flexible: Cambia tu estado cualquier día si necesitas trabajar desde casa, tomarte un día libre o adaptarte a las políticas. Los responsables pueden intervenir para dar su aprobación cuando sea necesario.
• Reservas automáticas: Una vez que hayas configurado tus preferencias, deskbird reserva tu escritorio, tu asiento favorito o incluso una plaza de aparcamiento sin que tengas que mover un dedo.

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¿El resultado? Menos estrés, ninguna planificación repetitiva y la tranquilidad de saber que siempre hay un espacio esperándote cuando llegues. Tanto nuestras preferencias semanales como las funciones de reservas automatizadas ya están disponibles.

Check-in y recordatorios de MS Teams y complemento de Outlook para aulas

La mayoría de nuestros clientes pasan su jornada laboral en Microsoft Teams porque es donde se celebran las reuniones, fluyen las conversaciones y se realiza la planificación diaria. Por eso, hemos integrado deskbird directamente en Teams, haciendo que los check-ins sean tan sencillos como enviar un mensaje rápido a tus compañeros. 

El día del check-in, los usuarios reciben un recordatorio y pueden hacer el check-in directamente a través de MS Teams. Sin cambiar de aplicación. Sin pestañas adicionales. Además, cada usuario decide si quiere recibir recordatorios en Teams o seguir con las notificaciones en el móvil o en la web.

La siguiente en la lista para una fácil integración es Outlook. Pronto, podrás encontrar y reservar salas de reunión sin salir de tu calendario. El nuevo complemento de deskbird para Outlook hará que encontrar la sala perfecta sea mucho más fácil y rápido que antes.

Ambas funciones estarán disponibles muy pronto.

Nuevas y mejoradas funciones para una mejor visibilidad del espacio de trabajo

deskbird no es solo una solución de Desk Booking. Es la imagen completa del espacio de trabajo, los visitantes, las políticas de trabajo híbrido y el cumplimiento normativo. Todo ello integrado y gestionado sin necesidad de añadir herramientas o procesos adicionales. Veamos cómo estamos mejorando la visibilidad en tu espacio de trabajo.

Gestión de visitantes y modo quiosco para visitantes

Probablemente ya conozcas nuestra solución de gestión de visitantes. deskbird Visitors mantiene la experiencia del invitado simple y fluida: sin caos en la recepción, sin saltar entre herramientas, solo trazabilidad total, registros fluidos y notificaciones al anfitrión directamente a través de MS Teams. Haz que los invitados se sientan bienvenidos antes de que lleguen con invitaciones de marca, mientras recopilas los detalles que necesitas para una visita segura y productiva.

Y aún hay más, porque estamos trabajando en una nueva función que creemos que te encantará. El modo quiosco para visitantes estará disponible en las próximas semanas, lo que te permitirá convertir cualquier tablet en un quiosco de auto check-in. Los visitantes sin cita previa podrán registrarse, los invitados podrán hacer el check-in y el check-out por sí mismos, y las oficinas más pequeñas podrán gestionar la recepción sin necesidad de personal a tiempo completo. Menos trabajo manual, mejores primeras impresiones.

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Restricciones de horario con la aprobación del manager

La gobernanza no debería sentirse como una microgestión. En deskbird siempre estamos mejorando la forma en que ayudamos a que tu espacio de trabajo funcione sin problemas, reduciendo la administración y manteniendo la flexibilidad como base. Nuestro nuevo flujo de aprobación para las políticas de trabajo híbrido hace precisamente eso, brindándote a ti y a tus empleados más control y transparencia para gestionar las solicitudes de días remotos adicionales.

• Aprobación de días excedidos: Al añadir o editar una política, ahora puedes permitir que los responsables aprueben o rechacen días de teletrabajo adicionales fuera de la cuota de teletrabajo establecida.
• Flujo de trabajo transparente: Los empleados ven su panel de control de horarios habitual. Si necesitan solicitar un día remoto adicional (o medio día), se les guía a través de un envío rápido y fácil de usar y reciben la confirmación de que su solicitud ha sido enviada a su responsable. Sin correos electrónicos adicionales, sin tener que insistir.
• Panel de control para responsables: Los responsables tienen una visión general clara y semanal de los horarios de su equipo, quién cumple con las normas y quién ha solicitado un día remoto adicional, y pueden aprobar o rechazar los horarios directamente en el panel de control.
  

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En resumen, este nuevo flujo de aprobación hace que la gobernanza híbrida sea sencilla, rápida y transparente, al tiempo que mantiene la equidad de las políticas. Los empleados obtienen flexibilidad cuando la necesitan, los responsables obtienen claridad y control, y todos dedican menos tiempo a la administración.

El nuevo flujo de aprobación ya está activo: ¡listo para que lo pruebes!

Sección de administración de usuarios rediseñada

Nuestra sección de administración de usuarios ha sido completamente rediseñada, lo que facilita a los responsables de los espacios de trabajo acceder, actualizar y exportar datos. El nuevo diseño de la tabla de usuarios reúne todos los detalles clave del usuario en una hoja lateral optimizada para que ya no tengas que hacer clic para encontrar la información que necesitas.

Además, una de las funciones más solicitadas por fin está aquí: exportaciones CSV. Filtra usuarios, exporta la lista, realiza ediciones en bloque e importa de nuevo a deskbird, sin rodeos, solo flujos de trabajo fluidos.

Esta actualización ya está disponible en deskbird. ¡Así que dirígete a la sección de administración y échale un vistazo!

Bloquear espacios

Actualmente, los administradores no tienen la capacidad de planificar con antelación, bloquear fácilmente ciertas áreas o notificar a los usuarios. Además, como nos han comentado nuestros clientes, desactivar toda una planta o área para reservar se siente como usar un mazo cuando lo que necesitabas era un bisturí. Nuestra nueva función “Bloquear espacios” resolverá exactamente este problema.

Pronto, podrás bloquear escritorios, aulas, zonas o incluso plantas enteras durante un tiempo específico, ya sea por reformas, ciclos de limpieza o reuniones VIP. A diferencia del antiguo modo “inactivo”, esto no es un simple interruptor de encendido/apagado. Puedes planificar con antelación, establecer razones claras y comunicárselas a tus equipos.

¿Te preocupa qué ocurre con las reservas ya realizadas? ¡No te preocupes! Todas las reservas existentes en los espacios afectados se cancelan automáticamente y los usuarios reciben una notificación para volver a reservar en otro lugar. Y como todos los cierres se gestionan desde un único lugar, el proceso es sencillo y sin interrupciones, lo que facilita la gestión del espacio y la hace proactiva.

Pronto estarán disponibles los “espacios bloqueados”.

Analítica avanzada para aprovechar el poder de los datos

Cada reserva, escritorio, sala o visitante es un punto de datos. Y como tu estrategia de espacio de trabajo funciona mejor cuando se guía por datos, no por conjeturas, te traemos una nueva suite de análisis que transforma la actividad diaria en inteligencia del espacio de trabajo, que cubre:

• Personas y presencia: Realiza un seguimiento de los patrones de asistencia por oficina, departamento o incluso usuarios individuales. Supervisa el cumplimiento de las políticas, detecta los días de poca actividad y garantiza que los equipos estén equilibrados.
• Espacios y recursos: Observa qué escritorios, salas de reunión y plazas de aparcamiento tienen demanda, y cuáles permanecen vacíos. Utiliza esa información para reasignar, consolidar o incluso reducir el tamaño con confianza.
• Seguridad y cumplimiento: Asegúrate de que las personas adecuadas estén en el lugar correcto en el momento oportuno, desde responsables de incendios hasta socorristas y otras funciones de emergencia. Perfecto para los requisitos de salud y seguridad, las auditorías internas y las futuras regulaciones.
  

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Estos datos transforman las reservas cotidianas en información práctica, lo que ayuda a las organizaciones a reducir costos, optimizar los diseños y crear estrategias de espacio de trabajo más inteligentes. ¿Estás impaciente por probarlo? Esperamos lanzarlo a finales de este año, ¡así que mantente atento!

Y esto no acaba aquí…

Con nuestras versiones recientes y futuras, nos esforzamos por lograr una automatización sin esfuerzo, una gestión proactiva y una inteligencia práctica que te ayuden a gestionar tu lugar de trabajo con confianza. Pero no nos detenemos aquí. Entre bastidores, nuestro equipo ya está trabajando en las próximas grandes novedades.

¿Quieres echar un vistazo más de cerca a lo que ya está en marcha o tienes curiosidad por lo que está por venir? Reserva una demo gratuita hoy mismo y descubre cómo deskbird puede mejorar la forma en que trabajan tus equipos híbridos.

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