5 alternative alla prenotazione della scrivania in Excel

Introduzione

Gestire le postazioni di lavoro con Excel può funzionare per un piccolo team, ma non appena si cresce, diventa un problema quotidiano: lento, soggetto a errori e scollegato dal modo in cui le persone lavorano oggi. I moderni strumenti di prenotazione delle postazioni automatizzano tutto ciò che Excel non può fare: disponibilità in tempo reale, accesso degli utenti, analisi e integrazioni.
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In questa guida, ti illustreremo il software di hot desk booking per sostituire i tuoi fogli di calcolo Excel: quali funzionalità cercare, le migliori alternative disponibili e come implementarlo nella tua organizzazione.

Perché forse è arrivato il momento di sostituire Excel per le prenotazioni delle postazioni

Excel - o qualsiasi tipo di prodotto basato su fogli di calcolo - potrebbe sembrare una soluzione semplice per le prenotazioni delle postazioni, ma mano a mano che il tuo team cresce diventa una grande perdita di tempo. Gli amministratori passano ore ad aggiornare manualmente i fogli, a inseguire le conferme e a ripulire le voci duplicate o mancanti. Senza automazione, le mancate presentazioni bloccano preziose postazioni che rimangono inutilizzate, mentre altri faticano a trovare un posto, sprecando tempo e spazio.

Oltre al caos quotidiano, Excel non ti fornisce alcuna informazione su come viene effettivamente utilizzato il tuo ufficio. Non puoi monitorare i modelli di presenza, l'utilizzo dello spazio o le tendenze di occupazione, il che significa che ogni decisione sul tuo ambiente di lavoro si basa su ipotesi. Il risultato è una perdita di produttività, una distribuzione inefficiente dello spazio e una crescente frustrazione dei dipendenti. 

Sostituire i fogli di calcolo con una moderna piattaforma di desk booking non significa solo comodità, ma anche sbloccare il ROI a lungo termine attraverso l'automazione, una pianificazione più intelligente dello spazio e offrire ai tuoi dipendenti un'esperienza complessivamente migliore.

Perché passare a un sistema di desk booking dedicato?

Gli ambienti di lavoro moderni hanno bisogno di qualcosa di più di griglie statiche e aggiornamenti manuali. Excel può anche registrare chi ha intenzione di venire in ufficio, ma non riesce a tenere il passo con la natura in rapido cambiamento dell'hybrid work. Una piattaforma di desk booking dedicata offre ai team flessibilità, visibilità e controllo, consentendo di aggiornare istantaneamente le prenotazioni, prevenire doppie prenotazioni e mostrare la disponibilità delle postazioni in tempo reale.

Oltre all'automazione, queste piattaforme hanno anche la capacità di fornire le informazioni e la struttura che mancano ai fogli di calcolo. Gli analytics sull'ambiente di lavoro rivelano quali aree sono più utilizzate, quali giorni sono più affollati e dove lo spazio viene sprecato, aiutandoti a dimensionare correttamente il tuo ufficio e a migliorare l'esperienza dei dipendenti. Le integrazioni con strumenti come Outlook, MS Teams o Slack mantengono tutto connesso, mentre l'accesso mobile rende la prenotazione semplice. 

In breve, non è solo una sostituzione di Excel, è un aggiornamento per passare a un modo più intelligente e basato sui dati per gestire il tuo ufficio.

Cosa cercare in un software per la prenotazione delle scrivanie?

La giusta piattaforma di desk booking dovrebbe rendere facile per i dipendenti prenotare uno spazio di lavoro, e allo stesso tempo fornire una visibilità completa su come vengono utilizzati le postazioni, le sale riunioni e le zone dell'ufficio. In altre parole, dovrebbe adattarsi sia al flusso di lavoro quotidiano del tuo team sia alla tua strategia di spazio a lungo termine.

Quali sono i criteri da ricercare in un sistema di prenotazione? 

• Analisi dettagliate. Obiettivo: disporre di dashboard completi che mostrino i tassi di occupazione, i trend di prenotazione e i giorni di picco in ufficio, in modo da ottimizzare la disposizione degli spazi e ridurre le aree sottoutilizzate.
• Scalabilità. Man mano che la tua azienda cresce, la piattaforma dovrebbe gestire più utenti e sedi, offrendo al contempo un onboarding affidabile e assistenza tecnica.
• UI intuitiva. Scegli una piattaforma semplice da navigare, con un layout pulito e immagini chiare che rendano la prenotazione e la gestione degli spazi semplici per tutti. L'obiettivo è ridurre al minimo le difficoltà che gli utenti possono incontrare quando si approcciano al nuovo strumento.
• Integrazioni. Il miglior software mette in relazione tutto il tuo ecosistema d'ufficio. La connessione semplice con Outlook, Google Calendar, MS Teams o Slack per allineare le prenotazioni delle postazioni con gli orari delle riunioni è fondamentale per evitare il caos delle prenotazioni.
• Disponibilità in tempo reale. I dipendenti dovrebbero vedere immediatamente quali postazioni sono libere, prenotate o occupate, per evitare confusione e le doppie prenotazioni.
• Regole e autorizzazioni flessibili. Una piattaforma flessibile si adatta meglio ai tuoi modelli di lavoro. Cerca la possibilità di impostare policy di prenotazione, aree di team o accesso prioritario per allineare l'uso delle postazioni alle policy di hybrid work.

Scarica questo catalogo dei requisiti del software di desk sharing per saperne di più.

“deskbird è incredibilmente user-friendly e intuitivo, il che rende facile per il nostro team prenotare postazioni e sale riunioni in modo efficiente. La funzione di disponibilità in tempo reale ci assicura di avere sempre le informazioni più aggiornate, riducendo il rischio di doppie prenotazioni.”
Recensione di deskbird su G2

Il miglior software di desk booking (che non è un foglio di calcolo)

1. deskbird 

Rispetto ai fogli di calcolo, deskbird propone una soluzione completa e automatizzata progettata per le realtà dell'hybrid work. Invece di monitorare manualmente l'utilizzo delle postazioni e aggiornare le griglie statiche, deskbird fornisce un'interfaccia intuitiva che si sincronizza con i tuoi strumenti di calendario e si aggiorna in tempo reale. Combina analytics intelligenti sull'ambiente di lavoro, l'applicazione di policy ibride e integrazioni con sistemi come MS Teams e Outlook, per dare alle aziende visibilità e controllo che i fogli di calcolo semplicemente non possono fornire.

Il vantaggio principale di deskbird è che trasforma i dati dell'ufficio in informazioni chiare che aiutano a ottimizzare i layout, ridurre lo spazio inutilizzato e migliorare la pianificazione. La piattaforma è stata costruita per superare queste complessità, aiutando i team a coordinare la loro presenza, a rimanere conformi alle policy aziendali e a ridurre lo spazio sprecato, e per dare ai dipendenti e ai visitatori un'esperienza di lavoro più efficiente di quanto qualsiasi foglio di calcolo possa offrire.

Prezzi deskbird

Le tariffe di deskbird sono trasparenti in modo che i team paghino solo per le funzionalità necessarie e in linea con la loro fase di crescita. I piani a pagamento partono da 2,50 €/utente/mese e possono essere integrati con plugin per la prenotazione di sale, la gestione dei visitatori e degli utenti.

2. Skedda

Skedda è una piattaforma di scheduling progettata principalmente per prenotazioni di spazi, tra cui spazi di coworking, studi e impianti sportivi. I suoi punti di forza risiedono nella prenotazione self-service di sale e postazioni di lavoro, calendari integrabili e flussi di lavoro di pianificazione rivolti al pubblico. Per le organizzazioni che gestiscono l'accesso esterno o semplici prenotazioni di spazi, l'esperienza che offre è molto semplice.

3. Envoy

Envoy è noto soprattutto per i suoi strumenti di gestione dei visitatori e di front-desk, perchè propone funzionalità come la stampa di badge, le watch list, gli avvisi di emergenza e la prenotazione di base di postazioni e sale. È forte nella gestione degli accessi esterni e nel miglioramento del flusso e della sicurezza dell'ufficio attraverso i check-in e gli analytics. Tuttavia, quando si tratta di coordinare i luoghi di lavoro ibridi, alcuni potrebbero ritenere che manchino funzionalità più avanzate come policy ibride configurabili, controlli più approfonditi sulla privacy dei dati che soddisfano gli standard UE e la flessibilità di adattarsi a diverse strutture di team o esigenze regionali.

4. Robin

Robin è uno strumento di workplace management che mette a disposizione strumenti di desk e room booking, monitoraggio dei visitatori e analytics di base sullo spazio, insieme a funzionalità come la segnaletica digitale e il wayfinding. È principalmente progettato per aiutare le aziende a monitorare come viene utilizzato il loro spazio ufficio e a semplificare la pianificazione. Sebbene Robin fornisca utili informazioni sui dati e integrazioni per dipendenti e ospiti, la sua attenzione si concentra più sul tracciamento dello spazio che su un coordinamento a più ampio spettro del lavoro ibrido o di una gestione flessibile delle policy.

5. Kadence

Kadence si concentra sull'automazione del coordinamento dell'hybrid work con strumenti che aiutano i team a gestire la presenza e lo spazio in modo più efficiente. Include check-in intelligenti, planimetrie visive e un “Kadence Agent” basato sull'intelligenza artificiale che assiste con le prenotazioni e la pianificazione. Gli utenti possono impostare le zone dell'ufficio per organizzare i team e visualizzare aggiornamenti in tempo reale su chi sta lavorando in sede.

ROI del passaggio a un sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro

Quando i team passano da Excel a una piattaforma di hot desking dedicata come deskbird, ottengono efficienza, chiarezza e visibilità in tempo reale che i fogli di calcolo non possono offrire. Un foglio di calcolo può aiutarti a elencare chi si siede dove, ma non può adattarsi ad ambienti di lavoro ibridi e dinamici in cui gli orari delle persone cambiano quotidianamente. 

Passare a uno strumento di desk booking dedicato non è solo una questione di convenienza, è un aggiornamento strategico. Con i dati in tempo reale, finalmente vedi come viene utilizzato il tuo ufficio: quali sono i giorni più affollati, quali zone rimangono vuote e come cambiano nel tempo le tendenze di presenza. Questa visibilità trasforma le ipotesi in decisioni intelligenti e consapevoli.

I risultati a livello di ROI che puoi ottenere con deskbird includono:

• Fino al 30% di riduzione dei costi degli spazi ufficio identificando e riutilizzando scrivanie o aree sottoutilizzate
• Fino al 20% di aumento della disponibilità delle sale riunioni attraverso l'automazione delle prenotazioni e la riduzione dei no-show
• Maggiore soddisfazione dei dipendenti e presenza in ufficio - fino al 40% - quando i team acquisiscono flessibilità e visibilità su come lavorano in sede

Come passare dai fogli di calcolo a deskbird

Per prima cosa, cerca di capire come il tuo team utilizza effettivamente l'ufficio e preparalo a un cambiamento. Un software di desk-sharing che funziona bene è il risultato di un'attenta pianificazione e tiene conto sia della logistica che dei fattori umani. 

Ecco i passaggi chiave per garantire una transizione agevole e un'attivazione efficace.

1. Verifica del sistema attuale e definizione dei requisiti: esamina la disposizione del tuo ufficio prima di iniziare. Quante persone può ospitare? Trascrivi anche il funzionamento del tuo attuale processo di prenotazione delle scrivanie... o il suo non funzionamento. Identifica i punti critici come le doppie prenotazioni, la mancanza di visibilità o la scarsa adozione. Quindi, delinea i tuoi must-have: hai bisogno della visualizzazione della planimetria, delle funzioni di check-in, delle integrazioni con Outlook o Teams? Questo passaggio pone le basi per la scelta dello strumento giusto. 
2. Ottieni il consenso del team. Coinvolgi subito le principali parti interessate: IT, risorse umane, responsabili dell'ufficio e team leader. Stabilisci regole e aspettative chiare attraverso una policy che copra i protocolli di prenotazione e che sottolinei l'importanza di riordinare gli spazi di lavoro. 
3. Test: esegui un piccolo progetto pilota con un reparto o una sede per vedere come lo strumento funziona nel mondo reale. I feedback che ne otterrai ti aiuteranno a mettere a punto il lancio e a migliorare l'adozione in seguito.
4. Lancio e formazione: una volta finalizzata la configurazione, attivala a livello aziendale con strumenti di onboarding chiari: guide rapide, brevi sessioni di formazione e canali di supporto aiuteranno tutti a essere velocemente operativi. Più il lancio è ben ragionato, più velocemente vedrai i risultati.‍
5. Monitora e ottimizza: utilizza l'analisi integrata per monitorare l'utilizzo, identificare i no-show e comprendere l'utilizzo degli spazi. Adatta le policy, le autorizzazioni o i layout in base alle necessità. Un buon strumento di prenotazione delle scrivanie non è qualcosa che si imposta e si dimentica, ma è una risorsa continua per migliorare il funzionamento del tuo ambiente di lavoro.

Il futuro del desk booking non prevede fogli di calcolo

I fogli di calcolo non sono scalabili. Se hai a che fare con doppie prenotazioni, no-show o stai cercando di indovinare chi è in ufficio, è ora di cambiare. Il lavoro ibrido è ormai la nuova normalità e gestirlo con strumenti manuali crea difficoltà a tutti, dai dipendenti ai responsabili dell'ufficio.

Il futuro del desk booking è intelligente, automatizzato e incentrato sui dati in tempo reale. Strumenti come deskbird ti aiutano a ottimizzare lo spazio, applicare le policy e offrire ai team un'esperienza di prenotazione fluida. Che tu stia crescendo rapidamente o ripensando alla configurazione del tuo ufficio, superare Excel e passare a un ambiente di lavoro dove le decisioni si basano su informazioni utili è un passo avanti significativo.

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Disclaimer

Il software elencato in questo articolo, i relativi prezzi e le funzionalità si basano su informazioni disponibili pubblicamente al 17-11-2025 e sulla nostra valutazione e sono soggetti a modifiche. Informazioni fornite senza garanzia. Se qualcosa non è corretto, contattaci qui.