Ospite atteso. Referente avvisato. Documenti firmati.
Gestione dei visitatori con firma di NDA, registri pronti per gli audit e visibilità in tempo reale sulle presenze in sede, integrata con Outlook e Microsoft Teams.
Conformità e accoglienza fanno un tutt'uno
Accoglienza e conformità che filano liscio
Crea modelli di visita, raccogli le firme prima dell’arrivo e consenti agli ospiti abituali di registrarsi in autonomia al Chiosco. La reception può concentrarsi sull’accoglienza, non sulle attività amministrative.
La visita si organizza da sola
Dal momento dell’invito, deskbird gestisce tutto il resto: creazione della visita, firma dei documenti e comunicazioni con l’ospite. Il team deve solo invitare il visitatore.
Registri visitatori pronti per gli audit, di default
Registra chi è entrato, quando, perché e cosa ha firmato. Documentazione digitale consultabile, pensata per le verifiche di conformità e gli audit di sicurezza.
Il modulo di gestione dei visitatori ci ha permesso di ottenere un maggiore controllo sugli accessi ai nostri uffici, garantendo al contempo un'esperienza di accoglienza dei visitatori fluida e autonoma. Completamente integrato con le nostre piattaforme di collaborazione Office 365, assicura notifiche tempestive e un flusso di lavoro fluido e interconnesso.
Si integra con gli strumenti che il tuo team utilizza già
I dati dei visitatori si sincronizzano con Outlook, Microsoft Teams e Google Calendar. Le notifiche per gli ospiti vengono inviate direttamente dove il tuo team lavora già. Per i team che non utilizzano questi strumenti, deskbird in modo autonomo.
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Parte della workplace platform, non uno strumento isolato
La gestione dei visitatori si collega a sale riunioni, segnaletica e parcheggi, così l’intera esperienza di accoglienza è gestita da un’unica piattaforma.
250 000 utenti hanno sicuramente ragione
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deskbird si distingue soprattutto per la sua interfaccia utente molto intuitiva e facile da comprendere.
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Certificato. Verificato. Conforme.
deskbird è progettato per soddisfare i più severi standard di sicurezza aziendali: certificato ISO 27001, sottoposto ad audit SOC 2 Type 2 e pienamente conforme al GDPR, con dati elaborati e ospitati esclusivamente nell'UE. SSO, SCIM e controlli di anonimizzazione personalizzati inclusi.
Domande sulla gestione dei visitatori e deskbird
In che modo deskbird semplifica il processo di check-in dei visitatori?
deskbird semplifica il check-in perchè permette ai receptionist o ai dispositivi Chiosco di contrassegnare l'arrivo dei visitatori con un solo clic. La dashboard dei visitatori gestisce il check-in, il check-out, la modifica dei dettagli dei visitatori e le notifiche agli host da un'unica interfaccia.
I visitatori possono registrarsi prima di arrivare in ufficio?
Sì. I visitatori possono essere invitati in anticipo inserendo il loro nome/e-mail e i dettagli della visita. Ricevono un invito e-mail automatico, promemoria e istruzioni utili per orientarsi prima dell'arrivo.
Come vengono avvisati gli host quando arrivano i loro ospiti?
Quando un visitatore effettua il check-in, l'host riceve una notifica istantanea tramite Microsoft Teams. In questo modo, i dipendenti sono avvisati in tempo reale e possano accogliere i loro ospiti senza indugio. Le notifiche possono essere configurate per adattarsi ai flussi di lavoro aziendali, semplificando l'esperienza dei visitatori sia per gli host che per gli ospiti.
Come vengono archiviati e protetti i dati dei visitatori in base al GDPR?
deskbird tratta i dati dei visitatori con gli stessi standard di conformità al GDPR di tutti i dati degli utenti. I dati dei visitatori sono conservati in sistemi sicuri e le operazioni seguono rigidi protocolli di privacy. Data la conformità generale di deskbird al GDPR e la posizione in materia di protezione dei dati, ciò si estende anche al suo modulo visitatori.
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