I giorni di ancoraggio: migliorano davvero la collaborazione all'interno del team?

I giorni fissi promettono una migliore collaborazione riunendo i team in ufficio in determinati giorni feriali, ma spesso creano nuovi problemi come il sovraffollamento il martedì, videochiamate consecutive e dipendenti frustrati che hanno fatto il pendolare per niente. Questa guida spiega come funzionano effettivamente i giorni fissi nella pratica, quando offrono un valore reale e quando invece hanno l'effetto contrario, e come progettare una politica che le persone vogliano seguire invece di risentirne.

Cosa sono i giorni di riferimento nel lavoro ibrido?

I giorni di presenza obbligatoria sono giorni feriali specifici in cui il team concorda di lavorare insieme in ufficio. Ciò significa che tutti sanno esattamente quando i propri colleghi saranno presenti, rendendo l'ufficio un luogo prevedibile per la collaborazione piuttosto che un azzardo.

A differenza delle configurazioni ibride completamente flessibili, in cui i dipendenti scelgono il giorno che preferiscono, i giorni fissi creano una struttura. Ad esempio, potresti decidere che il tuo team venga in ufficio ogni martedì e giovedì. In questo modo non dovrai più chiederti se valga la pena recarti in ufficio.

La maggior parte delle aziende sceglie giorni infrasettimanali come martedì, mercoledì o giovedì. Questi giorni sono in linea con il modo in cui le persone concepiscono naturalmente la loro settimana lavorativa. Il lunedì è considerato un giorno di avvio, mentre il venerdì è visto come un giorno di rallentamento, quindi la metà della settimana diventa la zona di collaborazione.

L'idea di base è semplice: se devi recarti al lavoro, anche il tuo team dovrebbe essere presente. Una ricerca condotta da Microsoft ha rilevato che il 73% dei dipendenti verrebbe in ufficio più spesso se sapesse che anche i propri colleghi sarebbero presenti. Senza questo coordinamento, ci si ritrova con uffici vuoti e dipendenti frustrati che si sono recati al lavoro per nulla.

I giorni di ancoraggio funzionano e quando ne vale la pena?

La risposta breve è che i giorni di ancoraggio funzionano quando c'è un motivo chiaro per stare insieme. Falliscono quando diventano un teatro di presenza, dove presentarsi è più importante di ciò che si fa effettivamente.

Il successo dipende interamente da come si utilizza il tempo. Se la giornata in ufficio sembra identica a quella in remoto, tranne per il fatto che si è seduti su una sedia diversa, questa politica genererà rapidamente risentimento.

Quando i giorni di ancoraggio hanno successo:

• Progetti interfunzionali: quando più team devono risolvere insieme dei problemi in tempo reale, trovarsi nella stessa stanza consente di evitare ore di scambi di messaggi.
• Inserimento dei nuovi assunti: i dipendenti junior imparano più velocemente quando possono osservare il personale senior e porre domande sul posto.
• Lavoro creativo: le sessioni di brainstorming e le discussioni strategiche spesso procedono meglio quando tutti possono vedere il linguaggio del corpo e i livelli di energia.

Quando i giorni di ancoraggio si ritorcono contro:

• Nessuna collaborazione pianificata: se le persone si recano al lavoro solo per stare sedute tutto il giorno davanti a videochiamate, finiranno per chiedersi perché si sono prese la briga di farlo.
• Regole rigide per ruoli specifici: sviluppatori, scrittori e analisti hanno spesso bisogno di tranquillità per concentrarsi sul lavoro. Un ufficio rumoroso nei giorni di ancoraggio può compromettere la loro produttività.
• Socializzazione forzata: i pranzi di gruppo obbligatori o le attività "divertenti" possono essere percepiti come una pressione piuttosto che come un'occasione per creare legami.

La metrica che conta non è il numero di badge utilizzati, ma se alla fine della settimana il tuo team si sente più allineato e connesso.

Quali problemi risolvono gli anchor days per i team e le risorse umane?

Gli anchor days affrontano specifici punti critici creati dal lavoro ibrido non strutturato. Il problema più grande che risolvono è il caos organizzativo.

Senza giorni prestabiliti, i dipendenti spesso si presentano in uffici vuoti. Non trovano i colleghi che volevano vedere, il che rende il tragitto casa-lavoro inutile. Questo crea un circolo vizioso in cui sempre meno persone si recano in ufficio perché presumono che non ci sarà nessun altro.

Problemi fondamentali risolti nei giorni di ancoraggio:

• Presenza imprevedibile: non si sa mai chi sarà in ufficio in un dato giorno, il che rende difficile pianificare riunioni o lavori di collaborazione.
• Erosione culturale: i team che lavorano completamente da remoto possono perdere il loro senso di identità condivisa. Le conversazioni informali che creano fiducia e favoriscono il trasferimento di conoscenze scompaiono.
• Ipotesi sulla pianificazione degli spazi: i team addetti alle strutture non sono in grado di prevedere la domanda, il che comporta uno spreco di denaro per il riscaldamento di piani vuoti o l'esaurimento delle scrivanie nei giorni di maggiore affluenza.
• Preoccupazioni relative alla visibilità dei manager: i leader temono per la coesione del team quando vedono raramente di persona i propri diretti collaboratori.

I giorni di presenza obbligatoria forniscono alle risorse umane e ai team sul posto di lavoro un quadro di riferimento. Essi bilanciano la flessibilità dei dipendenti con le esigenze aziendali in termini di collaborazione e cultura. Strumenti come la funzione Week Planning deskbird rendono automatico questo coordinamento, mostrando chi sarà in ufficio prima che tu ti impegni per una giornata.

Il paradosso dell'ancora e i problemi comuni

Ecco il paradosso: le aziende introducono le giornate di ancoraggio per promuovere la collaborazione, ma spesso ottengono il risultato opposto. Ciò accade quando la politica viene applicata senza modificare il modo in cui l'ufficio funziona effettivamente.

Il problema più comune è quello che viene chiamato "sindrome da zoom dall'ufficio". Tutti si recano al lavoro lo stesso giorno, ma trascorrono l'intera giornata in videochiamata. Ciò accade perché metà dei partecipanti alla riunione si trova in altre sedi o perché nessuno ha pensato di prenotare una sala riunioni.

Un altro problema è il sovraccarico di riunioni. I manager accumulano tutti i loro incontri individuali e le riunioni di sincronizzazione del team nei giorni fissi, senza lasciare tempo per le conversazioni spontanee che la politica avrebbe dovuto favorire. I dipendenti finiscono per partecipare a riunioni consecutive dalle 9:00 alle 17:00, per poi tornare a casa esausti.

Anche il lavoro approfondito ne risente. I lavoratori della conoscenza perdono le loro ore più produttive a causa degli spostamenti e del rumore dell'ufficio. Se l'ufficio è troppo rumoroso o caotico, non riescono a concentrarsi su compiti complessi che richiedono un'attenzione costante.

Anche la capienza diventa un incubo. Gli uffici progettati per una presenza flessibile improvvisamente si riempiono nei giorni di maggiore affluenza. Le scrivanie non bastano, le sale riunioni sono prenotate due volte e il livello di rumore fa venire voglia a tutti di andarsene.

Questi problemi sono risolvibili, ma richiedono una progettazione mirata. Non è possibile semplicemente imporre un giorno e aspettarsi che la collaborazione avvenga magicamente.

Passo dopo passo: come organizzare giornate di riferimento a cui le persone desiderano davvero partecipare

Per organizzare giornate di lavoro efficaci non basta un invito sul calendario. È necessaria una strategia che rispetti il tempo dei dipendenti e renda l'ufficio un luogo in cui vale la pena recarsi.

Stabilisci un obiettivo chiaro per il tempo trascorso insieme di persona

Ogni giorno di ancoraggio ha bisogno di una motivazione che vada oltre il semplice "lo dice la politica". Quando i dipendenti capiscono perché vengono al lavoro, partecipano volentieri invece che con riluttanza.

Definisci quali attività devono essere svolte di persona. Queste potrebbero includere retrospettive di gruppo, avvio di progetti, revisioni delle tappe fondamentali o incontri individuali tra manager e subordinati diretti. Anche eventi sociali come pranzi di gruppo o sessioni di formazione funzionano bene.

Comunica chiaramente questo obiettivo. Quando il tuo team sa che il martedì è dedicato alla risoluzione collaborativa dei problemi e non solo alla presenza, l'intera dinamica cambia. Le persone si presentano pronte a impegnarsi, invece che risentite per il tragitto casa-lavoro.

Scegliete giorni di ancoraggio che evitino il traffico del martedì-mercoledì-giovedì.

La maggior parte delle aziende sceglie di default i giorni infrasettimanali senza pensare alle conseguenze. Questo crea un enorme sovraffollamento il martedì, il mercoledì e il giovedì (una ricerca di XYSense mostra un utilizzo dell'80-90% delle sale conferenze in questi giorni di punta), mentre l'ufficio rimane vuoto il lunedì e il venerdì.

Questo modello danneggia tutti. I dipendenti litigano per le scrivanie e le sale riunioni nei giorni di punta. I team addetti alle strutture sprecano denaro per riscaldare e raffreddare i piani vuoti nei giorni di chiusura. L'ufficio diventa sgradevole proprio quando dovrebbe essere più prezioso.

Strategie per bilanciare la frequenza:

• Scaglionamento per team: il team di ingegneria lavora martedì e giovedì, mentre il team vendite lavora lunedì e mercoledì.
• Utilizza i dati relativi alle presenze: esamina i tuoi modelli attuali per identificare quali giorni sono già meno affollati.
• Settimane alternate: se lo spazio è limitato, valutate la possibilità di far ruotare i giorni di riferimento dei diversi reparti nel corso delle settimane.

I responsabili del posto di lavoro possono utilizzare Workplace Analytics deskbird per individuare questi modelli. I dati mostrano esattamente quali giorni sono sovraffollati e quali sono sottoutilizzati, consentendo di riequilibrare il programma in base alla realtà piuttosto che a supposizioni.

Risolvi il problema dello zoom dall'ufficio con le regole delle riunioni

I giorni di lavoro in sede falliscono quando i calendari si riempiono di riunioni virtuali. È demoralizzante fare 45 minuti di pendolarismo solo per passare 6 ore in videochiamata con persone che non sono nemmeno nell'edificio.

Sono necessarie regole specifiche per proteggere il tempo dedicato alle interazioni di persona. Riservate i giorni di riferimento esclusivamente alla collaborazione faccia a faccia. Spostate gli aggiornamenti di stato ricorrenti e le videochiamate standard ai giorni di lavoro da remoto. Valutate l'introduzione di una regola che vieti le riunioni interne prima delle 10:00, in modo che le persone possano sistemarsi e concentrarsi dopo il tragitto casa-lavoro.

Queste regole richiedono l'approvazione della dirigenza. Se i dirigenti trascorrono le loro giornate di riferimento in videochiamata, tutti gli altri seguiranno il loro esempio. I leader devono dare l'esempio del comportamento che desiderano vedere.

Rendi più facile trovare scrivanie e stanze vicino al team

I dipendenti perdono rapidamente la motivazione quando arrivano e non possono sedersi vicino al proprio team. Se trovare una scrivania 20 minuti, la giornata inizia con il piede sbagliato.

La logistica del lavoro ibrido crea attriti reali. Senza un sistema di prenotazione, le persone vagano alla ricerca di uno spazio. Potrebbero finire su un piano diverso da quello del loro team, vanificando l'intero scopo dell'anchor day.

Come scrivania Room Booking risolvono questo problema:

• Visibilità prima di confermare: i dipendenti vedono chi altro partecipa prima di prenotare la propria giornata.
• Team di quartiere: i gruppi possono prenotare una zona specifica per assicurarsi di sedersi tutti insieme.
• Gestione delle sale: la prenotazione evita doppie prenotazioni e corse dell'ultimo minuto per trovare uno spazio per le riunioni.

Le funzioni scrivania e prenotazione sala deskbird gestiscono automaticamente questi aspetti logistici. I dipendenti possono vedere la posizione del proprio team e prenotare una scrivania nelle vicinanze scrivania pochi secondi, il tutto da Slack Microsoft Teams.

Misura la frequenza e l'utilizzo dello spazio, quindi regola

La tua politica relativa al giorno di riferimento dovrebbe evolversi sulla base di dati reali, non di supposizioni. Non è possibile migliorare ciò che non si misura.

Controlla la presenza effettiva rispetto a quella prevista. Le persone si presentano quando dicono che lo faranno? Controlla il tasso di assenze sui posti riservati. Se i posti sono riservati ma rimangono vuoti, la tua politica ha un problema.

Controlla l'utilizzo delle sale riunioni nei giorni di riferimento rispetto agli altri giorni. Se le sale rimangono vuote, significa che le persone non utilizzano l'ufficio per collaborare. Chiedi ai dipendenti se ritengono che il tragitto casa-lavoro sia valsa la pena.

Se i dati dimostrano che i giorni di riferimento non favoriscono la collaborazione, modifica la politica. Non insistere su una strategia fallimentare. Ripeti il processo sulla base di ciò che hai imparato.

Politica di ancoraggio giornaliero e applicazione senza giochi di strisciamento del badge

Le politiche funzionano solo quando sono percepite come eque. Se i dipendenti si sentono controllati e giudicati, la fiducia si erode rapidamente.

Imposta regole di scambio che funzionano nella vita reale

La vita è imprevedibile. I bambini si ammalano, le auto si rompono e gli impegni improvvisi possono capitare. Una politica rigida che richiede la presenza in un giorno specifico indipendentemente dalle circostanze genera risentimento.

Consenti ai dipendenti di cambiare il loro giorno fisso all'interno della stessa settimana, se necessario. Se qualcuno non può venire martedì, lascia che venga giovedì. In questo modo si mantiene il volume di ore lavorative in ufficio senza rigidità.

Le politiche flessibili incoraggiano il rispetto delle regole perché trattano i dipendenti come adulti. Quando le persone hanno un certo controllo sul proprio orario di lavoro, sono più propense a rispettare lo spirito della politica, riducendo i tassi di abbandono di un terzo.

Spiegare le modalità di applicazione affinché le persone non giochino con le presenze

Alcuni dipendenti cercheranno di aggirare il sistema. Potrebbero timbrare il cartellino e andarsene immediatamente, oppure prenotare scrivanie che non useranno mai per sembrare presenti.

Questo accade solitamente quando lo scopo dell'ufficio non è chiaro. Se le persone non capiscono perché la presenza fisica sia importante, troveranno delle soluzioni alternative.

Migliori pratiche per un'applicazione equa:

• Comunicate le vostre aspettative in anticipo: spiegate chiaramente perché la presenza fisica è importante per il lavoro del vostro team.
• Identifica gli schemi ricorrenti, non gli incidenti: utilizza i dati di check-in per individuare i problemi cronici, non per punire situazioni isolate.
• Conversazioni umane: affrontate i casi di non conformità attraverso discussioni con i manager, non con sanzioni automatiche.

Le funzionalità deskbird ti offrono un monitoraggio trasparente delle presenze, consentendoti di ottenere i dati necessari per conversazioni informate senza ricorrere a tattiche di sorveglianza.

Gestire adeguamenti ragionevoli e aspettative in materia di privacy

Alcuni dipendenti hanno motivi legittimi per richiedere accordi diversi. Tra questi figurano disabilità, responsabilità di assistenza o esigenze neurodivergenti che rendono difficile lavorare in uffici affollati.

Inserisci fin dall'inizio delle eccezioni nella tua politica. Crea una procedura chiara per richiedere agevolazioni. Mantieni riservate le motivazioni mediche o personali individuali. Concentrati sui risultati e sulle prestazioni, non solo sul presentismo.

Le aziende attente alla privacy hanno bisogno di strumenti che rispettino i dati degli utenti. deskbird sviluppato in conformità con la certificazione ISO 27001 e il GDPR, consentendo di monitorare i modelli necessari senza un controllo invasivo delle persone.

Come deskbird gli anchor days

L'implementazione dei giorni di presenza in ufficio richiede un'infrastruttura adeguata. deskbird da sistema operativo per il vostro ufficio ibrido, semplificando il coordinamento per i dipendenti e rendendolo trasparente per la direzione.

La funzione Pianificazione settimanale risolve il principale punto di attrito: sapere chi sarà presente. I dipendenti possono visualizzare il programma del proprio team a colpo d'occhio. Possono vedere quando i loro colleghi preferiti saranno presenti e prenotare una scrivania in pochi secondi.

Nei giorni di lavoro in sede, lo spazio è un bene prezioso. deskbird ti deskbird gestire questa esigenza attraverso la prenotazione scrivania sale. Puoi assegnare dei quartieri ai team in modo che i reparti abbiano sempre spazio a disposizione, evitando la frustrazione di arrivare in un ufficio pieno.

Le analisi ti forniscono i dati necessari per dimensionare correttamente la tua politica. Puoi vedere esattamente quali giorni sono sovraffollati e quali sono sottoutilizzati. Ciò ti consente di adeguare gli orari dei giorni di riferimento per bilanciare il carico, risparmiando sui costi immobiliari e migliorando al contempo l'esperienza dei dipendenti.

Grazie all'integrazione diretta con Microsoft Teams, Slack e Outlook, deskbird agli strumenti già utilizzati dal tuo team. Non è necessario ricordare app separate o imparare nuovi sistemi.

Una semplice regola per i giorni di ancoraggio che funzionano

Le giornate di ancoraggio hanno successo quando l'esperienza di persona vale il viaggio. Questa è la regola semplice.

Se un dipendente lascia l'ufficio pensando "Avrei potuto fare tutto questo da casa", la tua politica deve essere rivista. La giornata dovrebbe essere diversa da una giornata di lavoro da remoto in modo significativo. Inizia in piccolo: scegli uno o due giorni, misura la presenza e il sentiment e ascolta il tuo team. Le migliori politiche ibride non sono immutabili. Si evolvono con le esigenze dell'azienda e delle persone che la animano.

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