Il miglior software di desk sharing del 2026

Introduzione

Il software di desk sharing aiuta le aziende ibride a gestire le postazioni condivise con chiarezza e sicurezza. Le migliori soluzioni sono incentrate sulle persone e basate sui dati, permettono agli utenti di prenotare velocemente una postazione, forniscono visibilità in tempo reale dell'ufficio, sfruttano l'automazione e mettono a disposizione delle analisi dell'ambiente di lavoro che semplificano il lavoro ibrido.

Scegli una piattaforma di desk sharing facile da usare, che si integri con i tuoi strumenti esistenti e che ti fornisca dati affidabili sull'ambiente di lavoro per ottimizzare le decisioni sullo spazio. deskbird è leader in questa categoria combinando il desk sharing intuitivo con una profonda conoscenza dell'ambiente di lavoro.

Perché scegliere una piattaforma di desk sharing?

Il desk sharing favorisce un ambiente di lavoro moderno e incentrato sulle persone, ma non è possibile gestire il desk sharing con dei fogli di calcolo. È necessario avvalersi di un sistema affidabile, semplice e creato per i team ibridi. La piattaforma giusta centralizza tutto il lavoro. E quando le cose vanno bene, ottieni:

Vantaggi in termini di efficienza dello spazio di lavoro

• Costi degli spazi ufficio ridotti. Utilizza lo spazio in base alla domanda reale invece che a postazioni fisse. Il desk sharing può far risparmiare fino al 30% sulle spese d'ufficio, principalmente grazie alla diminuzione del fabbisogno di spazio fisico, poiché non tutti i dipendenti devono essere in ufficio contemporaneamente.
• Impatto sullo spazio ufficio e sul design. Grazie a dati accurati per la pianificazione, i facility manager e gli office admin possono visualizzare e ottimizzare gli ambienti di lavoro in modo mirato.
• Minori costi operativi. Se implementato correttamente, un modello ibrido con desk sharing porta a una distribuzione più efficiente delle risorse per la pulizia e il consumo di energia.‍
• Riduzione dei sussidi IT e per gli spostamenti. A lungo termine, il software di desk sharing è destinato a ridurre i costi IT e di trasporto, aumentando ulteriormente la redditività di questo approccio.

Vantaggi per il benessere e la produttività dei dipendenti

• Maggiore produttività. Si stima che un lavoro ibrido ben coordinato con il desk sharing possa aumentare la produttività fino a un giorno alla settimana.‍
• Maggiore flessibilità. I dipendenti possono scegliere i loro giorni in ufficio, il che essenzialmente dà loro la libertà di scegliere dove e come lavorare.
• Maggiore senso di appartenenza. Le giornate in ufficio con flussi di lavoro di desk sharing efficienti fanno sì che i team si incontrino in ufficio con uno scopo, non per caso. Ciò riduce la sensazione di solitudine o di distacco e porta a un aumento della felicità dei dipendenti.
  

Come scegliere un software di desk sharing nel 2026

La risposta breve è che il tuo software di desk sharing dovrebbe sembrare invisibile. Con la piattaforma giusta, dovrebbe essere facile prenotare una postazione in pochi secondi, capire l'utilizzo dello spazio a colpo d'occhio e integrarlo con il tuo stack tecnologico esistente senza problemi.

Quindi, quali criteri cercare in un sistema di desk sharing?

• Prenotazione delle postazioni semplice e veloce. I dipendenti hanno bisogno di un'esperienza chiara e mobile-first con filtri e planimetrie interattive che rispecchino l'ufficio reale.
• ‍Analisi dettagliate. Gli amministratori hanno bisogno di informazioni sull'ambiente di lavoro che mostrino i tassi di occupazione, le tendenze di prenotazione e i giorni di picco in ufficio in modo da poter ottimizzare il layout e ridurre lo spazio sottoutilizzato.
• Check-in automatici. Potente per evitare prenotazioni inutilizzate e dati accurati. Puoi avvalerti di sensori, codici QR o check-in basati sul calendario.
• Integrazioni che funzionano. Il miglior software connette l'intero stack senza sovraccaricare l'IT. Le integrazioni indispensabili includono MS Teams, Outlook, Slack o Google Workspace e Calendar.
• UI moderna e intuitiva. Una piattaforma semplice da navigare e da utilizzare per eseguire azioni rende la prenotazione e la gestione degli spazi semplice per tutti, riducendo i motivi di reticenza che frenano l'adozione da parte degli utenti, oltre a limitare al minimo il supporto IT necessario a lungo termine.
• Funzionalità social. L'ibrido è social. I migliori strumenti permettono di vedere chi è in ufficio e gli spazi che i colleghi hanno prenotato.
• Gestione dei visitatori e delle sale riunioni. La collaborazione in ufficio non riguarda solo il desk sharing. Trova una piattaforma in grado di prenotare sale riunioni e gestire i visitatori per un'esperienza completa dell'ambiente di lavoro.
• Privacy e sicurezza. Gli standard di sicurezza di livello enterprise come ISO 27001 e i flussi di lavoro conformi al GDPR sono fondamentali per una moderna piattaforma di desk sharing.

Elenco dei migliori software di desk sharing nel 2026

1. deskbird

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deskbird si distingue come piattaforma di desk sharing people-first per le organizzazioni ibride. I dipendenti possono sfogliare a schermo la planimetria, vedere dove saranno i loro colleghi, selezionare e prenotare una postazione in pochi secondi ed effettuare il check-in senza sforzo quando arrivano. Nel frattempo, i workplace e facility manager ottengono visibilità in tempo reale sull'utilizzo delle postazioni, sui tassi di no-show e sui modelli di presenza dei team, in modo da non limitarsi a mettere a disposizione le postazioni condivise, ma a gestirle tenendo a mente lo scopo, i dati e la cultura aziendale.

Sul back-end, deskbird si inserisce perfettamente nel tuo stack tecnologico di lavoro ibrido esistente. Si integra con strumenti di calendario, sistemi HR, SSO e controllo degli accessi, il che significa che l'IT non deve ricostruire i sistemi e tu non devi formare i dipendenti su un nuovo flusso di lavoro pesante. Le analisi che mostrano quante postazioni sono state utilizzate in quale giorno, quali piani sono sottoutilizzati e dove potresti consolidare lo spazio, ti permettono prendere decisioni immobiliari più intelligenti e rendere possibile una cultura hybrid-first adattabile all'evoluzione della tua azienda.

Prezzi deskbird

deskbird propone un piano Starter a 0 € per utente/mese (fino a 15 utenti e una sede) che include tutte le funzionalità di base. I piani a pagamento partono da 2,50 €/utente/mese e possono essere integrati con plugin per la prenotazione di sale, visitatori e gestione utenti.

deskbird è davvero facile da usare e intuitivo: per il nostro team è diventato semplicissimo prenotare postazioni e sale riunioni in modo efficiente. La funzione di disponibilità in tempo reale ci garantisce che abbiamo sempre le informazioni più aggiornate, e si evitano le doppie prenotazioni.
Recensione di deskbird su G2

2. Robin

Robin mette a disposizione funzionalità di desk sharing e hot-desking come parte della sua più ampia piattaforma di workplace management. Gli utenti possono navigare in una planimetria interattiva, prenotare una scrivania prima di arrivare e controllare chi altro è in ufficio. Il sistema fornisce anche analisi sull'utilizzo delle scrivanie e sull'occupazione degli uffici, che possono aiutare i manager a prendere decisioni basate sui dati sugli spazi di lavoro condivisi.

3. OfficeRnD

OfficeRnD Workplace facilita la condivisione delle scrivanie consentendo ai dipendenti di scegliere tra quelle condivise su planimetrie visive attraverso applicazioni mobili o web. Si integra inoltre con i sistemi esistenti (Microsoft 365, Google Workspace) e mette a disposizione analisi sui modelli di utilizzo delle scrivanie condivise, aiutando le organizzazioni a monitorare le prestazioni delle loro iniziative di spazio di lavoro ibrido.

4. Skedda

Skedda era inizialmente rivolto alla prenotazione di spazi condivisi (palestre, laboratori) e ora propone funzionalità di prenotazione di scrivanie e risorse per uffici e lavoro ibrido. Potrebbe interessare alle organizzazioni che cercano uno strumento più semplice ed economico, anche se la profondità delle analisi del workplace, l'automazione del check-in e le funzionalità di coordinamento del team potrebbero sembrare ad alcuni utenti più limitate rispetto ad altre piattaforme.

5. Tactic

Tactic è progettato per la gestione di ambienti di lavoro ibridi con il desk sharing come funzionalità centrale: i dipendenti possono prenotare le scrivanie, filtrare per posizione o area del team e vedere chi altro sta arrivando per coordinarsi. La piattaforma fornisce anche dati di occupazione in tempo reale e permette la gestione dei visitatori e degli spazi di lavoro insieme ai flussi di lavoro di prenotazione delle scrivanie condivise.

Attivare un software di desk sharing passo dopo passo

Per prima cosa, cerca di capire come il tuo team utilizza effettivamente l'ufficio e preparalo al cambiamento in arrivo. Per attivare con successo il desk-sharing bisogna pianificare attentamente e prestare molta attenzione sia alla logistica che all'aspetto umano.

Ecco i passaggi chiave per garantire una transizione agevole e un'attivazione efficace.

1. Analizza il sistema attuale e definisci i requisiti. Inizia con un quadro chiaro di come viene utilizzato attualmente il tuo spazio. Poni domande come: quante scrivanie possiamo ospitare? Qual è l'attuale processo di prenotazione, se esiste? Valuta il tuo rapporto scrivanie-dipendenti e identifica i punti critici come le doppie prenotazioni, la visibilità limitata o la scarsa adozione.
2. Definisci i criteri "must-have" e "nice-to-have". Hai bisogno di planimetrie visive? Check-in automatico? Integrazione con Outlook o Teams? Definire questi requisiti in anticipo ti aiuterà ad avere una solida base per scegliere lo strumento giusto.
3. Ottenere il consenso del team. Coinvolgi le persone giuste fin dall'inizio: IT, Risorse Umane, responsabili del posto di lavoro/ufficio e team leader. Definisci le tempistiche, le regole e le aspettative chiare per le prenotazioni delle scrivanie, ad esempio chi ha la priorità, quanto tempo prima bisogna prenotare, cosa significa "scrivania non occupata". Definisci questi protocolli come parte di una politica ibrida, in modo che tutti capiscano come il tuo nuovo sistema vada a vantaggio di una cultura dello spazio di lavoro condiviso fluida e rispettosa.
4. Pilota. Valuta la possibilità di effettuare un piccolo lancio pilota con un reparto o una sede per vedere come si comporta lo strumento nel mondo reale. Utilizza le informazioni per regolare le impostazioni, adattare i flussi di lavoro e risolvere eventuali resistenze o confusioni.
5. Lancio e formazione. Quando pensi che sia tutto pronto per l'implementazione completa, distribuisci la soluzione su larga scala, ma non lasciare che le persone si debbano arrangiare da sole. Metti a disposizione delle guide di avvio rapido, brevi spiegazioni, FAQ e canali di supporto chiari. Quanto più semplice sarà l'onboarding, tanto più rapidamente si vedrà l'utilizzo e le cose andranno meglio.‍
6. Monitorare e ottimizzare. Uno strumento di condivisione delle scrivanie non è un sistema che imposti una volta e poi non ci pensi più. Analizza l'utilizzo delle scrivanie, i no-show e l'utilizzo dello spazio e utilizza i dati per perfezionare le politiche, regolare i permessi o persino riconfigurare le zone/piani. In altre parole: la tua piattaforma di desk sharing diventa una risorsa del luogo di lavoro che si evolve con la tua azienda.

Il futuro della condivisione delle scrivanie

Con il software giusto, il desk sharing diventa la soluzione più intelligente, non solo più economia. Le piattaforme già proiettate nel futuro prevedono l'utilizzo delle scrivanie grazie all'intelligenza artificiale, si connettono con i sensori per mostrare la disponibilità in tempo reale e consentono di adattare dinamicamente le planimetrie. Rendono possibili esperienze personalizzate (ad esempio, preferenze salvate per l'altezza della scrivania o per la configurazione tecnologica) e migliorano il benessere dei dipendenti offrendo spazi flessibili, adatti alla concentrazione, alla collaborazione o al riposo.

Inoltre, rendono possibile la sostenibilità nella pianificazione dello spazio di lavoro: meno scrivanie sottoutilizzate, minore impronta immobiliare, materiali e uso dell'energia più intelligenti. L'ibrido non è solo casa contro ufficio, ma anche spazi di lavoro connessi e adattabili che riflettono realmente il modo in cui le persone lavorano oggi e vogliono lavorare domani.

Per te, in qualità di responsabile, questo significa scegliere una soluzione di desk sharing lungimirante, che non sia solo uno strumento di prenotazione ma una piattaforma che allinei spazio, tecnologia e cultura delle persone per un lavoro ibrido.

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Disclaimer

Il software elencato in questo articolo, i relativi prezzi e le funzionalità si basano su informazioni disponibili pubblicamente al 17-11-2025 e sulla nostra valutazione e sono soggetti a modifiche. Informazioni fornite senza garanzia. Se qualcosa non è corretto, contattaci qui.

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