5 alternativas a la reserva de mesas en Excel

Introducción

Gestionar los puestos de trabajo compartidos con Excel puede funcionar para un equipo pequeño, pero en cuanto se amplía, se convierte en un quebradero de cabeza diario: es lento, propenso a errores y está desconectado de cómo trabaja realmente la gente hoy en día. Las herramientas modernas de reserva de escritorios automatizan todo lo que Excel no puede: disponibilidad en tiempo real, acceso de usuarios, análisis e integraciones.
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En esta guía, le mostraremos el software de reserva de escritorios compartidos para sustituir sus hojas de cálculo de Excel: qué características debe buscar, las mejores alternativas que existen y cómo implementarlo en su organización.

Por qué puede haber llegado el momento de sustituir Excel para las reservas de mesa

Excel, o cualquier otro producto basado en hojas de cálculo, puede parecer una solución sencilla para las reservas de los mostradores, pero se convierte rápidamente en un sumidero de tiempo a medida que aumenta el equipo. Los administradores pasan horas actualizando manualmente las hojas, persiguiendo confirmaciones y limpiando entradas duplicadas o perdidas. Sin la automatización, los que no se presentan bloquean valiosos escritorios que no se utilizan, mientras que otros luchan por encontrar un sitio, con la consiguiente pérdida de tiempo y de espacio.

Más allá del caos cotidiano, Excel no le permite saber cómo se utiliza realmente su oficina. No puede hacer un seguimiento de los patrones de asistencia, la utilización del espacio o las tendencias de ocupación, lo que significa que cada decisión sobre su lugar de trabajo se basa en conjeturas. El resultado es una pérdida de productividad, una asignación ineficiente del espacio y una creciente frustración de los empleados. 

Sustituir las hojas de cálculo por una moderna plataforma de reserva de escritorios no es sólo una cuestión de comodidad, sino de obtener un retorno de la inversión a largo plazo mediante la automatización, una planificación más inteligente del espacio y una mejor experiencia general para sus empleados.

¿Por qué cambiar a un sistema de reserva de mesas dedicado?

Los lugares de trabajo modernos necesitan algo más que cuadrículas estáticas y actualizaciones manuales. Excel puede registrar quién tiene previsto entrar, pero no puede seguir el ritmo de la naturaleza cambiante del trabajo híbrido. Una plataforma dedicada a la reserva de mesas ofrece a los equipos flexibilidad, visibilidad y control, ya que permite que las reservas se actualicen al instante, evita las reservas dobles y muestra la disponibilidad de las mesas en tiempo real.

Más allá de la automatización, estas plataformas también ofrecen la información y la estructura de las que carecen las hojas de cálculo. Los análisis del lugar de trabajo revelan qué áreas se utilizan más, qué días están más ocupados y dónde se desaprovecha el espacio, lo que ayuda a ajustar el tamaño de la oficina y mejorar la experiencia de los empleados. Las integraciones con herramientas como Outlook, MS Teams o Slack mantienen todo conectado, mientras que el acceso móvil facilita las reservas. 

En resumen, no es sólo un sustituto de Excel, esuna actualización de una forma más inteligente y basada en datos de gestionar su oficina.

¿Qué buscar en un programa de reserva de mesas?

La plataforma adecuada para reservar escritorios debe facilitar a los empleados la reserva de un espacio de trabajo y, al mismo tiempo, ofrecerte una visibilidad completa del uso de los escritorios, aulas de reuniones y las zonas de oficina. En otras palabras, debe adaptarse tanto al flujo de trabajo diario de tu equipo como a tu estrategia de espacio a largo plazo.

Entonces, ¿qué criterios hay que buscar en un sistema de reserva de mesas? 

• Análisis detallados. Procure disponer de cuadros de mando robustos que muestren las tasas de ocupación, las tendencias de las reservas y los días punta de las oficinas para poder optimizar la distribución y reducir el espacio infrautilizado.
• Escalabilidad. A medida que su empresa crece, la plataforma debe gestionar más usuarios y ubicaciones y ofrecer al mismo tiempo una incorporación y una asistencia técnica fiables.
• Interfaz de usuario intuitiva. Elija una plataforma por la que sea fácil navegar, con un diseño limpio y elementos visuales claros que faciliten a todo el mundo la reserva y gestión de espacios. Se trata de reducir al máximo la fricción que supone para el usuario la introducción de una nueva herramienta.
• Integraciones. El mejor software conecta el ecosistema de su oficina. Conectarse fácilmente con Outlook, Google Calendar, MS Teams o Slack para alinear las reservas de escritorios con los horarios de reuniones es clave para evitar cualquier tipo de caos en las reservas.
• Disponibilidad en tiempo real. Los empleados deben ver al instante qué mesas están libres, reservadas u ocupadas, lo que reduce la confusión y evita las reservas dobles.
• Normas y permisos flexibles. Una plataforma flexible se adapta mejor a tus patrones de trabajo. Busca la posibilidad de establecer políticas de reserva, áreas de equipo o acceso prioritario para alinear el uso de los puestos de trabajo con las políticas de trabajo híbrido.

Descarga este catálogo de requisitos del software de desk sharing para obtener más información.

“deskbird es increíblemente fácil de usar e intuitivo, lo que facilita a nuestro equipo reservar escritorios y salas de reunión de manera eficiente. La función de disponibilidad en tiempo real garantiza que siempre tengamos la información más reciente, lo que reduce las posibilidades de reservas dobles.”
Reseña de deskbird en G2

El mejor software de reserva de escritorios (que no es una hoja de cálculo)

1. deskbird 

En comparación con las hojas de cálculo, deskbird ofrece una solución completa y automatizada diseñada para las realidades del trabajo híbrido. En lugar de realizar un seguimiento manual del uso de los puestos y actualizar las cuadrículas estáticas, deskbird proporciona una interfaz intuitiva que se sincroniza con tus herramientas de calendario y se actualiza en tiempo real. Combina análisis inteligentes del espacio de trabajo, aplicación de políticas híbridas e integraciones profundas con sistemas como MS Teams y Outlook, lo que proporciona a las empresas visibilidad y control que las hojas de cálculo simplemente no pueden ofrecer.

La principal ventaja de deskbird es transformar los datos de la oficina en información clara que ayuda a optimizar la distribución, reducir el espacio no utilizado y mejorar la planificación. La plataforma se creó para gestionar estas complejidades, ayudando a los equipos a coordinar su presencia, cumplir con las políticas de la empresa y reducir el espacio desperdiciado, ofreciendo tanto a los empleados como a los visitantes una experiencia en el lugar de trabajo más eficiente de lo que podría ofrecer cualquier hoja de cálculo.

Precios de deskbird

deskbird ofrece precios transparentes para que los equipos solo paguen por las funciones que necesitan y que se ajusten a su fase de crecimiento. Los planes de pago empiezan en 2,50 €/usuario/mes y pueden complementarse con add-ons para la reserva de salas, visitantes y la gestión de usuarios.

2. Skedda

Skedda es una plataforma de programación diseñada principalmente para reservas de espacios, incluyendo espacios de coworking, estudios e instalaciones deportivas. Sus puntos fuertes residen en la reserva de escritorios y salas en autoservicio, calendarios integrables y flujos de trabajo de programación de cara al público. Para las organizaciones que gestionan el acceso externo o las reservas de espacio sencillas, ofrece una experiencia ágil.

3. Envoy

Envoy es principalmente conocido por su gestión de visitas y herramientas de recepción, ofreciendo funcionalidades como la impresión de credenciales, listas de vigilancia, alertas de emergencia y reserva básica de escritorios y salas. Destaca en la gestión de accesos externos y en la mejora del flujo y la seguridad en la oficina a través de check-ins y analíticas. Sin embargo, en lo que respecta a la coordinación del espacio de trabajo híbrido, algunos pueden considerar que carece de funcionalidades más avanzadas, como políticas híbridas configurables, controles de privacidad de datos más profundos que cumplan con los estándares de la UE y la flexibilidad para adaptarse a diferentes estructuras de equipo o necesidades regionales.

4. Robin

Robin es una herramienta de gestión del espacio de trabajo que ofrece reserva de escritorios y salas, seguimiento de visitantes y análisis básicos del espacio, junto con opciones como señalización digital y wayfinding. Está principalmente diseñada para ayudar a las empresas a supervisar cómo se utiliza su espacio de oficina y a agilizar la programación. Aunque Robin proporciona información y integraciones de datos útiles para empleados e invitados, su enfoque se inclina más hacia el seguimiento del espacio que hacia el apoyo a una coordinación más amplia del trabajo híbrido o la gestión flexible de políticas.

5. Kadence

Kadence se centra en automatizar la coordinación del trabajo híbrido con herramientas que ayudan a los equipos a gestionar la asistencia y el espacio de forma más eficiente. Incluye registros inteligentes, planos de planta visuales y un "agente Kadence" basado en IA que ayuda con las reservas y la programación. Los usuarios pueden crear "barrios" de oficinas para organizar equipos y ver actualizaciones en directo de quién está trabajando in situ.

ROI de cambiar a un sistema de reserva de escritorios

Cuando los equipos dejan de usar Excel y adoptan una plataforma específica de hot desking como deskbird, ganan eficiencia, claridad y visibilidad en tiempo real, algo que las hojas de cálculo no pueden igualar. Una hoja de cálculo puede ayudarte a enumerar quién se sienta dónde, pero no puede adaptarse a entornos de trabajo híbridos y dinámicos en los que los horarios de las personas cambian a diario. 

Cambiar a una herramienta de reserva de escritorios no es sólo una cuestión de comodidad, sino una mejora estratégica. Con los datos en tiempo real, podrá ver por fin cómo se utiliza su oficina: qué días están más ocupados, qué zonas están vacías y cómo cambian las tendencias de asistencia con el tiempo. Esta visibilidad convierte las conjeturas en decisiones inteligentes e informadas.

Los resultados típicos de ROI con deskbird incluyen:

• Hasta un 30% de reducción costos espacio de oficina identificando y reutilizando mesas o zonas infrautilizadas
• Aumento de hasta un 20% de la disponibilidad de sala de reunión gracias a la automatización de las reservas y la reducción de las ausencias
• Mayor satisfacción de los empleados y mayor asistencia a la oficina -hasta un 40%- cuando los equipos ganan flexibilidad y visibilidad sobre su forma de trabajar in situ.

Cómo migrar de hojas de cálculo a deskbird

Empiece por entender cómo utiliza realmente su equipo la oficina y prepárelos para un cambio de proceso. El éxito de un programa de uso compartido de escritorios requiere una planificación cuidadosa y tener en cuenta la logística y los factores humanos. 

Estos son los pasos clave para garantizar una transición fluida y una implementación eficaz.

1. Audite el sistema actual y defina los requisitos: analice la distribución de su oficina antes de lanzarse. ¿A cuántas personas puede dar cabida? Analice también cómo funciona, o no, el proceso actual de reserva de mesas. Identifique los puntos débiles, como las reservas dobles, la falta de visibilidad o la escasa adopción. A continuación, esboce lo que debe tener: ¿necesita visualización de planta , funciones de registro, integración con Outlook o Teams? Este paso sienta las bases para elegir la herramienta adecuada. 
2. Conseguir la participación del equipo. Incorpore a las partes interesadas desde el principio: TI, RRHH, jefes de oficina y jefes de equipo. Establezca normas y expectativas claras mediante una política que incluya protocolos de reserva y haga hincapié en la importancia de ordenar los espacios de trabajo. 
3. Probar: Realice una pequeña prueba piloto con un departamento o ubicación para ver cómo funciona la herramienta en el mundo real. Sus comentarios ayudarán a afinar el despliegue y a impulsar la adopción más adelante.
4. Lanzamiento y formación: Una vez finalizada la configuración, despliégala en toda la empresa con materiales de onboarding claros. Ofrece guías de inicio rápido, sesiones de formación cortas y canales de soporte para que todo el mundo se ponga en marcha. Cuanto más fluido sea el lanzamiento, más rápido verás los resultados.‍
5. Monitoriza y optimiza: Utiliza los análisis integrados para hacer un seguimiento del uso, identificar las ausencias y comprender la utilización del espacio. Ajusta las políticas, los permisos o los diseños según sea necesario. Una buena herramienta de reserva de escritorios no es algo que se configura y se olvida, sino un activo continuo para mejorar el funcionamiento de tu espacio de trabajo.

El futuro de la reserva de escritorios no necesita hojas de cálculo

Las hojas de cálculo no son escalables. Si tienes problemas con reservas duplicadas, ausencias o no sabes quién está en la oficina, es hora de cambiar. El trabajo híbrido ha llegado para quedarse, y gestionarlo con herramientas manuales genera fricción para todos, desde los empleados hasta los administradores de la oficina.

El futuro de la reserva de escritorios es inteligente, automatizado y se centra en datos en tiempo real. Herramientas como deskbird te ayudan a optimizar el espacio, aplicar políticas y brindar a los equipos una experiencia de reserva fluida. Tanto si estás creciendo rápidamente como si estás replanteando la configuración de tu oficina, pasar de Excel a un espacio de trabajo con decisiones inteligentes impulsadas por información práctica es un gran paso adelante.

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Aviso legal

El software que se enumera en este artículo, así como los precios y las funcionalidades correspondientes, se basan en información disponible públicamente a fecha de 17-11-2025 y en nuestra propia evaluación, y están sujetos a cambios. La información se proporciona sin garantía. Si algo está mal, por favor, contacta con nosotros aquí.