Cómo gestionar el hot desking: mejores prácticas y consejos

Preocupaciones comunes sobre el uso compartido de escritorios y cómo superarlas

El hot desking funciona mejor cuando tu equipo tiene la seguridad de que encontrará el espacio de trabajo adecuado y cuando puede coordinarse fácilmente con sus compañeros. La forma más eficaz de lograrlo es anticipar los puntos de fricción habituales y abordarlos con un enfoque claro y orientado a las soluciones, que aproveche tanto las soluciones organizativas como las características clave de tu software de hot desking.

1. Mesas no disponibles

Una preocupación habitual entre los empleados con respecto al hot desking es no encontrar un espacio de trabajo adecuado cuando lo necesitan. Herramientas como deskbird ofrecen disponibilidad en tiempo real y admiten reglas de reserva claras para que los empleados puedan conseguir rápidamente un escritorio que se adapte a sus necesidades, mientras que funciones como los planos interactivos y los espacios favoritos o asignados facilitan aún más la reserva de espacios de trabajo.

2. Interfaz de usuario confusa

Si una aplicación para reservar escritorios resulta confusa, la gente no la utilizará. Un proceso de reserva sencillo y guiado, con opciones de reserva rápida y breves tutoriales internos, contribuye en gran medida a generar confianza. Elegir un software diseñado en torno a una experiencia de usuario intuitiva facilita su adopción desde el primer día. deskbird, por ejemplo, está diseñado para ser tan fácil de usar que no requiere ninguna formación.

3. Dificultad para sentarse juntos como equipo.

Los equipos suelen preocuparse por no poder sentarse juntos. Facilita la coordinación haciendo que sea fácil ver dónde compañeros reservado compañeros y reserva mesas cercanas. La visibilidad de los horarios de sus compañeros de equipo ayuda a todos a planificar los días en la oficina de forma más eficaz. Con deskbird, también puedes diseñar zonas específicas para equipos, lo que facilita aún más que tus equipos se sienten juntos.

4. Incertidumbre sobre el acceso a servicios como aparcamiento

aparcamiento otros recursos y servicios de oficina pueden ser tan importantes como el propio espacio de trabajo. Permitir a los empleados reservar servicios como aparcamiento hace que la workday sea workday fluida. Las aplicaciones de escritorios compartidos, como deskbird, permiten reservar estos recursos junto con los escritorios, lo que facilita el desplazamiento de los empleados y reduce las sorpresas matutinas.

5. Dificultad para encontrar un espacio de trabajo adecuado

No todos los escritorios se adaptan a todas las tareas, lo que da lugar a preocupaciones como «No encuentro el espacio adecuado para mi trabajo». Etiquetar los espacios de trabajo por tipo, como zonas tranquilas, áreas de colaboración, escritorios de altura ajustable o configuraciones de equipos específicos, ayuda a las personas a encontrar el lugar adecuado para el trabajo que están realizando. Los filtros de equipos inteligentes facilitan a los empleados la elección de un espacio de trabajo que realmente se adapte a su jornada laboral.

6. Estrés causado por cambios de última hora.

Los planes cambian, y tu sistema de escritorios compartidos debe adaptarse fácilmente para que los empleados no sientan que gestionar sus reservas es una molestia. La fácil cancelación de reservas, las opciones de cambio rápido de reserva, el acceso móvil y los útiles recordatorios evitan que los escritorios sin usar queden bloqueados y mantienen todo funcionando sin problemas. deskbird cancelaciones con un solo clic y liberaciones automáticas inteligentes en caso de que no se realice el check-in, lo que facilita a los equipos ajustar sus planes.

Por qué necesitas una política de escritorios compartidos para garantizar el buen funcionamiento diario

Una política clara sobre el uso compartido de escritorios es esencial para gestionar el trabajo híbrido en el día a día. Establece expectativas, proporciona estructura y garantiza que todo el mundo comprenda cómo utilizar los espacios compartidos de forma equitativa. Al definir cómo se reservan los escritorios, cómo se coordinan los equipos en cuanto a la asistencia y cómo se deben tratar los entornos compartidos, la política se convierte en la base para una experiencia fluida de uso compartido de escritorios. Esto es lo que debe incluir:

• Aclara el propósito del hot desking: explica por qué tu organización ha implantado el hot desking en la oficina y cómo contribuye a la flexibilidad, la eficiencia del espacio y los objetivos de trabajo híbrido.
• Establezca objetivos claros para un uso justo: establezca directrices que garanticen la igualdad de acceso y promuevan la transparencia en torno a la disponibilidad de escritorios.
• Defina las normas y procedimientos de reserva: describa cómo deben reservar los empleados sus escritorios, incluyendo los plazos de reserva, las cancelaciones y las normas en caso de no presentarse.
• Integra las expectativas de asistencia híbrida: vincula la reserva de escritorios a tu modelo de trabajo híbrido, aclara las expectativas in situ y crea vínculos cruzados entre tu política de escritorios compartidos y tu política de trabajo híbrido.
• Abordar las cuestiones relacionadas con la privacidad y los datos: comunicar qué información de las reservas es visible, cómo se gestionan los datos y cómo gestionar el trabajo confidencial en espacios compartidos.
• Establezca expectativas para un lugar de trabajo ordenado: promueva un entorno de trabajo limpio para que los espacios de trabajo estén listos para la siguiente persona e incluya una etiqueta práctica para el uso compartido de escritorios.

Cómo hacer que el hot desking funcione mediante una gestión eficaz del personal y del cambio

Una gestión eficaz del personal antes, durante y después de la implementación del hot desking desempeña un papel fundamental a la hora de generar confianza, reducir fricciones y garantizar que los empleados se sientan respaldados durante la transición a un espacio de oficina flexible. Una comunicación clara, una incorporación sencilla, una orientación continua y una retroalimentación constante ayudan a los equipos a comprender el sistema, adaptar sus rutinas diarias y mantenerse comprometidos con las operaciones diarias.

Antes del lanzamiento

Establezca las bases con una comunicación clara y una alineación previa. Explique por qué se está introduciendo el sistema de escritorios compartidos, qué va a cambiar y cómo se va a apoyar a los empleados. Cree un espacio para preguntas sobre la disponibilidad de escritorios, la distribución de los equipos y el equipamiento, para que las personas comprendan qué pueden esperar. La transparencia desde el principio genera confianza, reduce la incertidumbre y garantiza que todos afronten la transición con confianza.

Durante la implementación

Céntrate en una incorporación sencilla y práctica, y en un refuerzo constante. Ofrece demostraciones breves o tutoriales guiados para mostrar a los empleados cómo reservar, cancelar o ajustar reservas en sus rutinas diarias. Comparte consejos rápidos y anima a los gerentes a que den ejemplo con las mejores prácticas en sus propias rutinas para aumentar la adopción del software de reservas de escritorio. Los recordatorios breves y constantes ayudan a normalizar el nuevo flujo de trabajo y a que los empleados tengan siempre presente el sistema.

Después del lanzamiento

Utiliza encuestas breves o sondeos para recabar opiniones y demostrar que los comentarios de los empleados contribuyen activamente a introducir mejoras. La retroalimentación periódica no solo permite detectar a tiempo los puntos de fricción, sino que también refuerza el compromiso de los empleados durante y después de la implementación. Adapta tus políticas de escritorios compartidos, la distribución de la oficina o la comunicación a medida que surjan patrones tras la implementación, para seguir respondiendo a las necesidades cambiantes. Ofrece canales claros para resolver problemas y responder rápidamente a las preguntas más frecuentes, de modo que los empleados se sientan respaldados mucho tiempo después de la implementación.

¿Cómo puede mejorar el análisis de los escritorios compartidos las operaciones diarias?

El uso de datos para realizar un seguimiento de la ocupación, las ausencias y el comportamiento de reserva es una de las formas más eficaces de mantener el buen funcionamiento y mejorar la configuración de la oficina con puestos de trabajo compartidos a lo largo del tiempo. Los análisis de los puestos de trabajo compartidos le ayudan a comprender cómo utilizan realmente las personas su espacio de oficina, ponen de relieve dónde faltan recursos y orientan la toma de decisiones informadas sobre cambios en la distribución, normas de reserva o ajustes de políticas. Con los KPI adecuados, puede pasar de las conjeturas a un enfoque predecible y basado en datos para la gestión de los puestos de trabajo compartidos.

Céntrate en métricas de escritorios compartidos como:

• Tasa de utilización de escritorios: muestra la frecuencia con la que se utilizan los escritorios en comparación con los disponibles, lo que le ayuda a determinar si tiene demasiados o no suficientes.
• Ocupación máxima frente a ocupación media: revela patrones en la asistencia a la oficina para que puedas optimizar la dotación de personal, los servicios y la distribución en torno a los días o momentos de mayor demanda.
• Ocupación de escritorios compartidos: realiza un seguimiento de la proporción de escritorios flexibles en uso en un momento dado, lo que le ayuda a identificar las áreas con exceso de reservas o la capacidad no utilizada.
• Índice de ausencias: destaca cuántas reservas no se utilizan, lo que le permite ajustar las normas de cancelación, enviar recordatorios o habilitar funciones de liberación automática.
• Plazo de reserva: realiza un seguimiento de la antelación con la que los empleados reservan sus escritorios, lo que le ayuda a decidir si los plazos de reserva deben ser más cortos, más largos o más flexibles.
• Espacios de trabajo más y menos populares: identifica qué zonas o tipos de escritorios están sobreocupados o infrautilizados.

Gestiona tu oficina con escritorios compartidos con deskbird

deskbird como una plataforma todo en uno para gestionar tu lugar de trabajo híbrido, ayudándote a gestionar el hot desking sin problemas y ofreciendo a los empleados una forma sencilla y fiable de encontrar los espacios que necesitan. Su interfaz intuitiva y sus herramientas están diseñadas para adaptarse a la realidad cotidiana del trabajo híbrido. Las principales funciones del hot desking incluyen:

• Reserva fácil reserva de escritorios: Los empleados pueden reservar escritorios en cuestión de segundos, filtrar por equipamiento o zona y ver la disponibilidad en tiempo real.
• Visibilidad y coordinación del equipo: los planos interactivos muestran quién está en la oficina y dónde se encuentra, lo que facilita la colaboración entre los miembros del equipo.
• Reglas de reserva inteligentes: los plazos de reserva personalizables, las opciones de registro y las funciones de liberación automática ayudan a evitar las ausencias y a mantener un uso justo de los espacios compartidos.
• Experiencia fácil de usar: una interfaz limpia e intuitiva garantiza que cualquiera pueda reservar un espacio de trabajo sin necesidad de formación.
• Análisis del lugar de trabajo: La información sobre la ocupación, las ausencias, los patrones de demanda y las zonas más populares sirve de guía para la mejora continua de la distribución y las políticas de su oficina.
• Integraciones para flujos de trabajo más fluidos: conecta deskbird tus plataformas de comunicación, herramientas de calendario y sistemas internos para mantener todas las interacciones en el lugar de trabajo sin problemas.

Además del hot desking, deskbird ofrece reserva de salas, gestión de visitantes y gestión híbrida de la plantilla, lo que proporciona a las organizaciones una solución completa para gestionar una oficina moderna y flexible.

Resumen de las mejores prácticas para gestionar el uso compartido de escritorios

Una experiencia fluida con los escritorios compartidos depende de procesos claros, herramientas fáciles de usar, una comunicación sólida y las mejores prácticas que unen estos elementos. Los siguientes hábitos cotidianos garantizan que su sistema de escritorios compartidos siga siendo eficiente, justo y fácil de usar para todos.

• Mantenga las normas de reserva sencillas y transparentes.
• Proporcionar una visibilidad clara de la disponibilidad de escritorios y recursos.
• Haz que la incorporación sea rápida e intuitiva mediante tutoriales y demostraciones breves.
• Asegúrate de que los equipos puedan coordinarse fácilmente permitiendo ver quién está en la oficina y dónde se sienta.
• Mantenga una etiqueta coherente en el espacio de trabajo con respecto a las expectativas de configuración, limpieza y ruido.
• Utilice los datos para detectar patrones de forma temprana y orientar los ajustes necesarios.
• Ofrece canales de asistencia accesibles para que los empleados puedan obtener ayuda rápidamente.
• Recopile comentarios ligeros con regularidad y actúe en consecuencia.