Cómo elegir el mejor software de escritorios compartidos

Por qué necesitas una herramienta de hot desking que no sea Excel

La gestión de escritorios compartidos en Excel puede funcionar para equipos pequeños, pero rápidamente se vuelve lenta, propensa a errores y difícil de mantener a medida que crece su organización. Las hojas de cálculo dependen de actualizaciones manuales, lo que da lugar a reservas duplicadas, ausencias y una visibilidad nula del uso real de su oficina. Cada cambio requiere tiempo de administración y cada decisión se basa en puras conjeturas.

El software de hot desking elimina toda esa fricción, lo que lo convierte en una alternativa mucho mejor que la reserva de escritorios en Excel. Una herramienta de software dedicada al hot desking no solo resuelve los retos de la coordinación manual de escritorios mediante hojas de cálculo, sino que también ofrece ventajas adicionales, como:

• Automatización que elimina el trabajo administrativo al sustituir la edición manual y la gestión de registros, cancelaciones y ausencias.
• Se acabaron las reservas duplicadas y los errores humanos gracias a unas normas de reserva claras y a las actualizaciones en tiempo real, que garantizan que los escritorios no se sobreocupen.
• Análisis del lugar de trabajo que proporcionan información sobre las tasas de ocupación, los días más concurridos y los patrones de asistencia.
• Experiencia mejorada de los empleados gracias a una visibilidad clara de quién está en la oficina y a la facilidad para reservar desde el ordenador o el móvil.
• Impacto positivo en el retorno de la inversión gracias a la reducción de costos de oficina, una mayor satisfacción de los empleados y una mejor disponibilidad del espacio.

¿Qué funcionalidades básicas hay que buscar en una solución de escritorios compartidos?

Las mejores herramientas de hot desking facilitan la reserva a los empleados y proporcionan a los equipos de trabajo los datos que necesitan para planificar de forma más inteligente. A la hora de evaluar las opciones, céntrate en las funciones que agilizan las operaciones diarias, se conectan con tus herramientas actuales y se adaptan fácilmente al crecimiento de tu organización.

• Disponibilidad de escritorios en tiempo real: los empleados deben ver inmediatamente qué escritorios están libres, ocupados o no disponibles para poder reservarlos con confianza.
• Planos interactivos: un mapa interactivo ayuda a las personas a elegir el lugar adecuado y comprender al instante la distribución de la oficina.
• Opciones de registro inteligente: los registros automáticos o programados evitan las reservas fantasma y garantizan que las mesas sin usar se liberen rápidamente.
• Normas y límites de reserva claros: busca una solución que ofrezca políticas de reserva configurables, como plazos de reserva, zonas de equipo o acceso prioritario, para respaldar tu modelo de trabajo híbrido.
• Análisis: Un análisis exhaustivo del lugar de trabajo que destaque las tendencias, los días de mayor actividad y las áreas infrautilizadas le ayudará a optimizar el espacio de su oficina y evitar costos inmobiliarios innecesarios.
• Escalabilidad: asegúrese de que la solución pueda gestionar múltiples ubicaciones, más usuarios y funciones añadidas sin comprometer el rendimiento, y que los precios sigan siendo transparentes y se ajusten a su crecimiento.
• Interfaz sencilla y fácil de usar: un diseño limpio e intuitivo reduce la fricción y fomenta la adopción del software entre sus equipos.
• Integraciones: las conexiones fluidas con calendarios y plataformas de comunicación mantienen las reservas alineadas con las reuniones y los flujos de trabajo.

¿Qué integraciones son importantes a la hora de elegir un software de hot desking?

Tu software de hot desking funcionará mejor cuando esté conectado a tu conjunto de herramientas existente, de modo que tus equipos puedan reservar escritorios y recursos a través de las herramientas con las que ya están familiarizados. Las integraciones con otras tecnologías del lugar de trabajo y herramientas de trabajo híbridas garantizan que los datos fluyan automáticamente, que las reservas se mantengan actualizadas y que los empleados puedan reservar escritorios sin tener que aprender a utilizar otro software más. En resumen, una configuración integrada reduce las fricciones, mejora la adopción por parte de los empleados y mantiene la coherencia de los datos de su lugar de trabajo en los calendarios, las herramientas de comunicación y los sistemas internos.

A continuación, se indican algunas integraciones clave que debes priorizar al elegir un software de escritorios compartidos.

• Outlook y Microsoft Teams: la sincronización bidireccional con MS Teams y Outlook garantiza que las reservas de escritorios aparezcan directamente en los calendarios de los empleados y se mantengan actualizadas en tiempo real, lo que evita solapamientos entre reservas.
• Google Calendar: la integración con GCal permite a los empleados reservar y gestionar espacios de trabajo desde el calendario que ya utilizan habitualmente.
• Slack: La integración de la herramienta con Slack realizar reservas rápidas, enviar notificaciones push y recordatorios directamente desde la herramienta que se utiliza a diario, lo que reduce la necesidad de cambiar de aplicación.
• Inicio de sesión único (SSO): El SSO proporciona un acceso sin fricciones y aumenta la seguridad al permitir a los empleados iniciar sesión con sus credenciales corporativas existentes.
• Integración con HRIS: la integración con su sistema de recursos humanos sincroniza automáticamente los datos de los empleados, los permisos y las ausencias, de modo que el sistema siempre refleja quién puede reservar escritorios y cuándo.
• Gestión de usuarios: la integración de su software de escritorios compartidos con los sistemas de gestión de usuarios facilita la incorporación y eliminación de usuarios a gran escala, al tiempo que mantiene actualizados el acceso, las funciones y la información del directorio sin necesidad de realizar tareas manuales.

Por qué tu software de hot desking debería ofrecer una experiencia excelente tanto para los usuarios como para los administradores de TI

Una encuesta realizada por Gartner reveló que el nuevo software es una fuente de frustración para el 60 % de los empleados y que el 40 % de los usuarios evitan utilizarlo tras haber tenido una mala experiencia con él. Por lo tanto, una experiencia de usuario fluida es fundamental para impulsar su adopción tanto a nivel de empleados como de administradores. Los empleados solo aceptan las herramientas de hot desking si les parecen intuitivas y fáciles de usar. Lo mismo se aplica a los administradores de TI y del lugar de trabajo. Cuanto más fácil sea configurar, mantener y ampliar el sistema, más rápido obtendrá su organización el retorno de la inversión esperado. Por lo tanto, elija una solución de hot desking que ofrezca una interfaz intuitiva, una experiencia de aplicación móvil sólida, una configuración y ampliación sencillas, y controles de permisos claros que mantengan la gestión simple y alineada con sus políticas de trabajo híbrido.

Cómo los análisis integrados aumentan el valor de su solución de escritorios compartidos

Los análisis detallados son una de las funciones más potentes del software de escritorios compartidos. Los paneles de análisis integrados permiten a los responsables del lugar de trabajo y de las instalaciones realizar un seguimiento del uso de los escritorios y comprender la utilización del espacio. Estos datos eliminan las conjeturas y permiten tomar decisiones más inteligentes en materia inmobiliaria. Con una visión clara de la ocupación, la demanda y los patrones de comportamiento, las organizaciones pueden optimizar su espacio de oficina, rediseñar las áreas infrautilizadas y planificar con confianza las futuras inversiones en oficinas.

Entonces, ¿qué análisis debes buscar al elegir un software de escritorios compartidos?

• Las tendencias de ocupación diaria y semanal te permiten ver el nivel de ocupación de la oficina a lo largo del tiempo e identificar los días de mayor actividad.
• La demanda de escritorios y zonas te ayuda a comprender qué áreas son más y menos populares para optimizar los diseños o reutilizar el espacio.
• Las tasas de registro frente a las de no presentación te permiten detectar las reservas no utilizadas y cuantificar la utilización real.
• Los patrones de asistencia de los empleados revelan ritmos de trabajo híbridos a nivel de equipo y/o departamento.
• La utilización del espacio por tipo de activo muestra el rendimiento de las diferentes categorías de espacios de trabajo (escritorios, aulas de reuniones, áreas de concentración, zonas de colaboración).
• La capacidad frente al uso real pone de relieve si el espacio actual de su oficina se ajusta a la demanda real.

deskbird: el mejor software de hot desking para tus equipos

deskbird más que un simple software de hot desking. Es tu aplicación imprescindible para gestionar el hot desking y trabajo híbrido. Diseñado con la simplicidad como eje central, deskbird la reserva de espacios de trabajo y proporciona a las organizaciones la información que necesitan para gestionar un lugar de trabajo de alto rendimiento y conforme a las normas. 

Los equipos se benefician de una mejor colaboración presencial gracias a funciones como planos interactivos y actualizaciones de presencia en tiempo real, mientras que la profunda integración con herramientas como Outlook, MS Teams, Slack y sistemas HRIS mantiene todo conectado y sin fricciones. La plataforma de escritorios compartidos deskbird ofrece una serie de funciones y ventajas que facilitan el uso de los escritorios compartidos, entre las que se incluyen:

• Reserva fácil de escritorios: los empleados pueden reservar rápidamente escritorios, aulas y recursos, lo que garantiza una utilización más fluida del espacio y un fácil acceso al espacio de trabajo que necesitan.
• Solución de trabajo híbrida: Diseñado para patrones de trabajo flexibles, deskbird tanto horarios remotos como presenciales para adaptarse a la realidad de los equipos híbridos.
• Interfaz fácil de usar: un diseño intuitivo y limpio facilita la navegación, minimiza el tiempo de formación y fomenta la adopción.
• Análisis avanzados: los análisis detallados del lugar de trabajo y los datos sobre el uso del espacio y el comportamiento de los empleados le ayudan a optimizar la distribución, reducir el desperdicio y tomar decisiones inmobiliarias más inteligentes.
• Capacidades de integración: Las integraciones perfectas con herramientas como calendarios, HRIS, MS Teams o Slack los flujos de trabajo y reducen el esfuerzo administrativo.
• Optimizacióncosto recursos: una gestión eficiente de las reservas y los recursos reduce costos operativos costos ayuda a eliminar gastos innecesarios en inmuebles o recursos.
• Flexibilidad y adaptabilidad: los ajustes y políticas personalizables permiten que la plataforma se adapte a sus flujos de trabajo, horarios y estructuras de equipo únicos.
• Soporte para la colaboración: Las funciones de reserva fácil y visibilidad ayudan a los equipos a coordinar los días de presencia en la oficina, fortalecer la interacción y mejorar la experiencia general en la oficina.
• Cumplimiento: Las organizaciones pueden garantizar el cumplimiento de la política de trabajo híbrido mediante el análisis de la plantilla y herramientas de flujo de trabajo integradas, como normas de reserva, aprobaciones y aplicación de políticas híbridas.

Qué hay que tener en cuenta al elegir un software de escritorios compartidos

Elegir el software adecuado para el hot desking consiste en seleccionar una herramienta diseñada específicamente para automatizar las reservas, simplificar el trabajo híbrido y proporcionarle los datos necesarios para planificar su espacio de trabajo de forma inteligente. Busque soluciones que combinen disponibilidad de escritorios en tiempo real, reservas móviles, una experiencia de usuario intuitiva, integraciones sólidas y análisis robustos, ya que estas características garantizan un funcionamiento diario fluido, una alta adopción por parte de los empleados y una optimización estratégica del espacio.

Aunque muchas plataformas ofrecen partes de este panorama general, deskbird lodeskbird todo en una solución fácil de usar y profundamente integrada, diseñada específicamente para el trabajo híbrido. Desde la implementación del hot desking hasta la gestión eficaz de tu oficina de hot desking, deskbird el apoyo a una plantilla híbrida y fomenta un entorno de trabajo flexible, eficiente y colaborativo.