Los costos ocultos de una mala gestión de las visitas y cómo evitarlos

Es sólo una mala experiencia para el visitante, ¿verdad? Bueno, ¿y si no lo es? Imagínate a un visitante de alto nivel de una empresa con la que quieres hacer negocios esperando en el vestíbulo durante 20 minutos porque nadie atiende en recepción y no se avisa al anfitrión de que ha llegado su invitado. No es un buen comienzo para una relación comercial.

Una mala gestión de las visitas puede costarte a tu empresa mucho más que un simple comentario de descontento de un visitante. Desde la pérdida de tiempo a los riesgos de seguridad y cumplimiento normativo, pasando por las oportunidades perdidas, el impacto en tu empresa es real.

¿Cómo pueden los sistemas manuales de registro de visitantes perjudicar la seguridad y la productividad en el lugar de trabajo? ¿Cómo afecta una mala gestión de las visitas a la experiencia de los visitantes y a la reputación de tu marca? ¿Qué papel desempeña la gestión de visitas en la preparación y respuesta ante emergencias? En esta entrada de blog, desvelaremos los costos ocultos de una gestión de visitantes obsoleta yexploraremos cómo una solución digital moderna puede resolverlos.

¿Cuáles son los inconvenientes de una mala gestión de los visitantes?

1. Pérdida de tiempo y productividad: minutos perdidos que se suman

El 31% de las organizaciones aún confía en los libros de recepción en papel u otros procesos manuales para la gestión de visitantes^.1 El problema es que los registros manuales, los procesos no estandarizados y la repetición de instrucciones o indicaciones hacen perder un tiempo valioso. Si los responsables de oficinas e instalaciones están ocupados atendiendo a los visitantes, no tienen tiempo para centrarse en tareas más importantes, como mantener el cumplimiento de las normas y la seguridad.

Pero, ¿cuánto tiempo se pierde al día con una gestión ineficiente de las visitas? Considere lo siguiente: si una empresa recibe sólo 12 visitantes al día y cada registro tarda 10 minutos -cubriendo el papeleo, la notificación al anfitrión y la incorporación básica-, son dos horas perdidas cada día por un proceso manual.

2. Riesgos de seguridad planteados por visitantes desconocidos y accesos no controlados

Permitir que los visitantes entren y salgan de tu edificio de oficinas sin control crea graves vulnerabilidades de cumplimiento y seguridad, y el 63% de las organizaciones cree que los visitantes representan una amenaza para sus datos^.2 Por desgracia, una mala gestión de los visitantes no mitiga este problema, sino que lo agrava.

Entonces, ¿por qué la gestión de visitas es fundamental para la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa? Sin ella, se arriesga a perder registros en papel, a no tener visibilidad en tiempo real de quién está en el edificio y a que se cuelen personas no autorizadas. Eso no es sólo una responsabilidad: es una puerta abierta a la filtración de datos, a las infracciones normativas e incluso al espionaje industrial. No quiere que haya extraños deambulando por su oficina, colándose en su departamento de I+D o accediendo a información confidencial. Las consecuencias pueden incluir el robo de propiedad intelectual, multas por GDPR y graves daños a su negocio.

3. Riesgos para la seguridad en situaciones de emergencia: cuando cada segundo cuenta

En una situación de emergencia, ya sea un incendio, una fuga de gas o una amenaza para la seguridad, es fundamental saber exactamente quién se encuentra en el edificio. Sin registros completos y actualizados de todo el personal y los visitantes en el lugar, los esfuerzos de evacuación se vuelven caóticos.

Si tu organización confía en la memoria, en hojas de registro incompletas o en sistemas anticuados, existe un riesgo real de que alguien se quede atrás. Los retrasos en la localización de personas desaparecidas no sólo ponen en peligro vidas humanas, sino que también pueden acarrear consecuencias legales y daños a la reputación. No realizar un seguimiento adecuado de los visitantes no es sólo una deficiencia operativa, sino un riesgo para la seguridad.

4. Una mala primera impresión que carcome silenciosamente la reputación de su empresa.

Una cosa es segura: nunca se tiene una segunda oportunidad para causar una primera impresión. Ni sobre el reclutador en una entrevista de trabajo ni sobre el visitante que acude a su oficina para una reunión de negocios. ¿Pueden las malas experiencias de los visitantes dañar la reputación de su empresa? Pues sí.

Los procesos torpes y anticuados, los anfitriones que no aparecen para recibir a sus invitados y la falta de información sobre las visitas programadas sugieren desorganización y pueden llevar a los visitantes a cuestionar su profesionalidad a los pocos segundos de llegar al edificio. Peor aún es cuando los huéspedes tienen que deletrear torpemente su nombre en la recepción porque nadie sabe que vienen, una experiencia que resulta poco profesional y frustrante. Aunque el impacto puede ser tan inofensivo como un ligero disgusto que desaparece rápidamente, también puede influir en el resultado de una reunión y hacer que se pierdan oportunidades de negocio.

Imagínate esta situación: Un inversor potencial llega a una reunión de presentación programada, sólo para esperar diez minutos en un vestíbulo desatendido porque el anfitrión no fue notificado, seguido de otros diez minutos de rellenar un formulario de papel arrugado. Para cuando empieza la reunión, su percepción de la empresa ya está teñida, y ese estado de ánimo se traslada a la conversación, influyendo potencialmente en su decisión de invertir o no en tu empresa.

5. Las constantes distracciones causan frustración entre el personal

Los sistemas anticuados de gestión de visitas no sólo perjudican la eficiencia, sino que frustran a los empleados y bajan la moral. Cuando los responsables de oficinas o instalaciones tienen que hacer malabarismos manuales para registrar a los visitantes, hacer un seguimiento de las llegadas con post-its y hojas de cálculo, y perseguir a los anfitriones, se produce un cambio constante de contexto, agotamiento y pérdida de detalles. El resultado es un efecto dominó de interrupciones, lagunas de seguridad y creciente tensión emocional que, en última instancia, reduce la productividad general.

6. No hay oportunidades de obtener información para mejorar

Una mala gestión de las visitas puede dar lugar a malas primeras impresiones, distracciones y frustraciones constantes, riesgos de seguridad y pérdida de productividad. Pero lo que es aún peor cuando se trata de procesos manuales basados en papel es que no ofrecen los datos necesarios para mejorar.‍

Es como estar atrapado en una rueda de hámster y querer escapar, pero no disponer de los medios necesarios para lograrlo. ¿Cómo se pueden mejorar los procesos si no se sabe dónde están los problemas y cuál es su impacto? No hay forma de optimizar el flujo de visitantes o detectar ineficiencias si no se dispone de datos que indiquen dónde está la raíz del problema.

Por ejemplo, puede haber un pico regular de entradas de visitantes entre las nueve y las diez de la mañana, pero como utiliza hojas de registro en papel, nadie se da cuenta. Como resultado, el responsable de la oficina suele estar desbordado durante ese periodo, los visitantes esperan más tiempo y los anfitriones no siempre reciben las notificaciones oportunas. Con el tiempo, esto provoca retrasos, reuniones perdidas y una experiencia deficiente para los visitantes, pero nadie sabe muy bien por qué.

¿Cómo pueden los modernos sistemas de gestión de visitantes reducir los costes operativos?

1. Los sistemas de gestión de visitas ahorran tiempo gracias a la automatización

Los sistemas de gestión de visitas (VMS) pueden automatizar procesos como el registro de entrada, las notificaciones a los anfitriones, el registro de visitantes y mucho más. Esto libera a los gestores de oficinas e instalaciones de tareas repetitivas como el registro manual y la engorrosa coordinación de invitados, y reduce el tiempo dedicado a buscar anfitriones o gestionar registros en papel.

Los quioscos móviles o de autoservicio pueden manejar grandes volúmenes de visitantes de manera eficiente, reduciendo la carga de trabajo general y acelerando los procesos en general. Y las cifras están ahí para demostrarlo: el 94 % de los usuarios de sistemas de gestión de visitantes encuestados en 2019 informaron de una mejora de la eficiencia tanto para los anfitriones como para los huéspedes^.3

☝️ Unos procesos de facturación fluidos no sólo ahorran tiempo, sino que también son fundamentales para mejorar la experiencia general del visitante. Más información sobre los cinco imprescindibles para una buena experiencia del visitante en esta entrada del blog.

2. Los sistemas de gestión de visitantes refuerzan la seguridad y el cumplimiento de la normativa

Otra gran ventaja de las soluciones de gestión de visitantes es que registran todos los datos de los visitantes en tiempo real, con registros digitales y pistas de auditoría. Con procesos estrictamente definidos, garantizan que cada visitante reciba una tarjeta impresa y se registre previamente para mayor seguridad.

A diferencia de los documentos en papel, proporcionan un nivel mucho mayor de seguridad de los datos y mejoran el cumplimiento de normativas como la GDPR. Integrar el VMS con sistemas de control de acceso puede ayudar aún más a garantizar que solo los invitados autorizados puedan entrar en las instalaciones.

3. Los sistemas de gestión de visitantes mejoran la primera impresión y la profesionalidad

Agilizar el registro de entrada con un VMS evita que los visitantes tengan que esperar o se encuentren perdidos y confusos a su llegada. Con procesos automatizados, los responsables de oficinas e instalaciones se distraen menos con el trabajo administrativo y tienen más tiempo para centrarse en lo que realmente importa, que es dar a los visitantes una bienvenida amable y personal. El prerregistro digital garantiza que todo (incluidos los documentos necesarios) esté listo cuando lleguen los visitantes y que sean esperados y recibidos por sus anfitriones sin largas esperas.

Pero no se trata sólo de rapidez y eficacia. Los sistemas inteligentes de gestión de visitas también permiten a las empresas personalizar toda la experiencia del visitante. Las invitaciones personalizadas o las notificaciones de llegada a medida ayudan a que tus invitados se sientan valorados desde el primer momento. No es de extrañar que el 81% de las organizaciones informen de que han mejorado los comentarios de los visitantes tras implantar un VMS^.4

4. Los sistemas de gestión de visitantes preparan la recepción para el futuro

Las operaciones de recepción preparadas para el futuro son una parte integral de la mejora de la experiencia general del visitante y de la alineación de la gestión de visitantes con la transformación digital y la garantía de un funcionamiento diario sin problemas, inclusosin un recepcionista dedicado.

Estos sistemas permiten el registro sin contacto, el auto registro y una gestión sencilla de los registros, lo que facilita la escalabilidad sin esfuerzo con el crecimiento de la empresa y los cambios en los protocolos del lugar de trabajo. Al minimizar la dependencia de la infraestructura física y el papeleo, reducen los gastos generales y ayudan a cumplir los objetivos ESG con procesos de visitas responsables con el medio ambiente.

5. Los sistemas de gestión de visitantes ofrecen información práctica para una toma de decisiones más inteligente

Puede que no sea la ventaja más evidente, pero las soluciones de gestión de visitantes ofrecen la ventaja añadida de proporcionar información detallada sobre los datos. De hecho, el 97% de los usuarios de VMS afirman que su sistema de gestión de visitantes les proporciona datos^{importantes 5‍.}

Los VMS pueden realizar un seguimiento de métricas como los tiempos de espera, la frecuencia de visitantes, las horas punta y los tipos de visitantes , y ofrecer análisis e informes detallados sobre las actividades de los visitantes. A partir de esta información, las empresas pueden replantearse la asignación de recursos y los flujos de gestión de visitantes para optimizar los procesos, aumentar la eficiencia y mejorar la experiencia integral del visitante.

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Una mala gestión de las visitas puede costarle algo más que las quejas ocasionales de los clientes que se quedan esperando en el vestíbulo sin atención. Puede costarle tiempo y dinero, mermar la reputación de su empresa y minar la moral del personal, lo que en última instancia afecta a la productividad y al éxito a largo plazo. La buena noticia es que estos problemas pueden evitarse fácilmente con la ayuda de la tecnología.

Las soluciones de gestión de visitas reducen la carga de trabajo administrativo, mejoran la seguridad y el cumplimiento, y mejoran la experiencia del visitante. Con Visitors by deskbird, puede invitar y crear visitantes por adelantado, agilizar los registros de entrada y salida, notificar rápidamente a los anfitriones a través de MS Teams y enviar notificaciones por correo electrónico a los invitados para proporcionar actualizaciones sobre las próximas visitas.

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Fuentes:

• Informa sobre la gestión de visitantes de Traction Guest
• 6 maneras en que los sistemas inteligentes de gestión de visitantes están dando forma al futuro de la seguridad en la oficina | The American Reporter
• Cómo calcular el coste y la rentabilidad de un sistema de gestión de visitas

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