Cómo automatizar la gestión de visitantes en 5 sencillos pasos

Las hojas de registro manual de visitantes crean brechas de seguridad, ralentizan el trabajo de su equipo de recepción y le dejan con la incertidumbre de quién se encuentra realmente en el edificio durante una emergencia. Esta guía le muestra los cinco pasos para automatizar su proceso de gestión de visitantes, desde el prerregistro y el check-in digital hasta las notificaciones en tiempo real al anfitrión y los registros que cumplen con la normativa y que funcionan a la perfección en oficinas híbridas.

¿Qué es la gestión automatizada de visitantes?

La gestión automatizada de visitantes es un sistema digital que sustituye las hojas de registro manuales y los registros en papel por un software que gestiona las llegadas de los invitados. Esto significa que los visitantes se registran a través de una tableta o su teléfono en lugar de escribir su nombre en un portapapeles.

El sistema gestiona toda la visita de principio a fin. Envía correos electrónicos de invitación antes de que llegue el invitado, registra su entrada cuando cruza la puerta, notifica al anfitrión al instante y mantiene un registro digital de quiénes han estado en las instalaciones. Los métodos tradicionales dependen de recepcionistas que tienen que hacer malabarismos con llamadas telefónicas, registros escritos a mano y notas adhesivas. La automatización de la oficina elimina por completo esa fricción.

¿Por qué automatizar la gestión de visitantes en una oficina híbrida?

Con un 53,1 % de los empleados con capacidad para trabajar a distancia desempeñando ahora funciones híbridas, las oficinas se enfrentan a patrones de asistencia impredecibles que dificultan la coordinación de las visitas. Es posible que su recepcionista no sepa qué empleados trabajan desde casa el martes. Los anfitriones olvidan que han programado una reunión con un cliente. Los visitantes llegan y se encuentran con escritorios vacíos y confusión.

Los procesos manuales se interrumpen cuando no se puede predecir quién estará en la oficina. Llega un visitante, pero el anfitrión está en Zoom desde su casa. La recepcionista llama por teléfono para intentar encontrar a alguien que sepa algo sobre la reunión. El visitante espera en el vestíbulo durante 15 minutos. Esa no es la primera impresión que se quiere dar.

La automatización resuelve este problema conectando las llegadas de visitantes con los datos de la oficina en tiempo real.

El sistema sabe quién ha reservado un escritorio ese día. Envía recordatorios a los anfitriones antes de la reunión. Les avisa en el momento en que su invitado se registra, ya sea en su escritorio o en una sala de reunión.

Las ventajas prácticas que notará de inmediato:

• Menos trabajo para el personal de recepción: se acabó el intercambio de llamadas con los anfitriones o el seguimiento manual de quién entra y sale.
• Experiencia más rápida en el vestíbulo: los visitantes tardan solo unos segundos en registrarse, en lugar de tener que rellenar formularios.
• Primera impresión profesional: los huéspedes ven un proceso moderno y organizado que da una buena imagen de su empresa.
• Visibilidad en tiempo real: Sabrá exactamente quién se encuentra en el edificio en cada momento, lo que le proporcionará mayor seguridad.
• Registros precisos: los registros digitales eliminan la escritura ilegible y la pérdida de documentos.

Cómo funciona un flujo de trabajo automatizado para la gestión de visitantes

El flujo de trabajo sigue 5 pasos claros que crean una experiencia consistente para cada huésped que entra en su edificio.

Paso 1: Configurar la reserva de invitados y la preinscripción

El proceso comienza antes de que llegue el visitante. Usted o un miembro de su equipo registra al invitado en el sistema con antelación. Introduce su nombre, correo electrónico, empresa y el motivo de su visita.

Este paso de preinscripción te permite preparar todo lo que el visitante necesita. Puedes reservar una sala de reunión la cita, reservar una aparcamiento si tu aparcamiento se llena rápidamente o incluso organizar el catering si la reunión se prolonga hasta la hora del almuerzo. La complejidad surge cuando los sistemas no se comunican entre sí: registras al visitante una vez, luego reservas manualmente su escritorio y, a continuación, reservas manualmente aparcamiento. Una persona, tres entradas, tres sistemas.

Plataformas como deskbird te deskbird gestionar todo esto desde un solo lugar. Cuando registras a un visitante a través del gestor de visitas deskbird, puedes reservar simultáneamente el escritorio que utilizará, la sala de conferencias para tu presentación y la aparcamiento cerca de la entrada. Todo está conectado, por lo que no tendrás que estar saltando entre diferentes herramientas.

Paso 2: Enviar correos electrónicos automáticos a los visitantes con instrucciones para la llegada.

Una vez que registras al invitado, el sistema le envía automáticamente un correo electrónico de invitación profesional. Este correo electrónico le proporciona toda la información necesaria para que llegue preparado.

La invitación incluye la fecha y hora de la reunión, la dirección de su oficina con un enlace al mapa y las instrucciones específicas para registrarse cuando lleguen. Muchos sistemas incluyen un código QR único que el visitante puede escanear en el quiosco. El correo electrónico también proporciona detalles sobre la conexión Wi-Fi, aparcamiento y su información de contacto en caso de que lleguen tarde.

El sistema envía un correo electrónico recordatorio el día antes de la visita. Esto reduce el número de ausencias y garantiza que el huésped tenga la información a mano justo cuando la necesita. No es necesario recordar enviar correos electrónicos de seguimiento manualmente.

Paso 3: Realice el registro in situ con el modo quiosco o el registro de recepción.

Cuando el visitante entra en su vestíbulo, se encuentra con el paso de registro. Modo quiosco.

El sistema puede capturar una foto del visitante e imprimir automáticamente una tarjeta de identificación. La tarjeta muestra su nombre, a quién visita y la fecha. Esto facilita a sus empleados la identificación de los visitantes cuando se desplazan por la oficina.

Si prefiere un toque personal, su recepcionista puede registrar a los visitantes con un solo clic en su panel de control. Esto funciona bien para invitados VIP o reuniones ejecutivas en las que se desea un saludo humano. La automatización del backend sigue funcionando, pero la experiencia resulta más acogedora.

Paso 4: Notificar a los anfitriones en Microsoft Teams sobrecargar de notificaciones

En el momento en que el huésped completa el registro, el sistema envía una alerta instantánea al anfitrión. Aquí es donde la integración con herramientas como Microsoft Teams una verdadera diferencia.

Es posible que tu anfitrión se encuentre en una sala de reunión otra planta. Quizás esté en su escritorio con los auriculares puestos. Una llamada telefónica a recepción no obtendría respuesta. Sin embargo, un mensaje directo en Teams le llegará de inmediato.

Microsoft Teams deskbird Microsoft Teams envía la notificación exactamente al lugar donde ya trabajan tus empleados. El anfitrión ve «Tu invitada Sarah Chen ha llegado» en su chat de Teams. Puede dirigirse inmediatamente al vestíbulo sin que la recepcionista tenga que localizarlo.

Esto evita la sobrecarga de notificaciones en la recepción. El recepcionista no tiene que atender llamadas ni mensajes sobre cada llegada. El sistema envía cada notificación a la persona adecuada de forma automática.

Paso 5: Mantenga un registro de visitantes en tiempo real con las horas de entrada y salida.

El último paso consiste en mantener un registro preciso de la visita. El sistema registra la hora exacta en la que el huésped se ha registrado. Cuando se marchan, pueden realizar el check-out en el mismo quiosco, o su recepcionista puede marcar su salida con un solo clic.

Algunos sistemas registran automáticamente la salida de todos los visitantes al final de la jornada laboral. Esto garantiza que su registro se mantenga actualizado, incluso si alguien olvida registrar su salida manualmente.

Por qué es importante llevar registros precisos en tu oficina:

• Evacuaciones de emergencia: los responsables de seguridad necesitan una lista en tiempo real de todas las personas que se encuentran en el edificio durante una alarma de incendio u otra emergencia.
• Auditorías de cumplimiento: Muchas industrias exigen registros detallados de quién accedió a sus instalaciones y cuándo.
• Revisiones de seguridad: su equipo de seguridad puede investigar incidentes revisando quién estaba presente en el lugar en momentos específicos.

Funciones de reserva de huéspedes y preinscripción de visitantes para automatizar

Más allá del flujo de trabajo básico, los sistemas modernos de gestión de visitantes ofrecen funciones específicas que refuerzan la seguridad y reducen el trabajo administrativo.

Las invitaciones a los visitantes envían correos electrónicos con la marca y los detalles de la llegada para crear una primera impresión profesional antes de que lleguen los invitados, mientras que la firma de documentos recopila los acuerdos de confidencialidad o las declaraciones de salud de forma digital antes de la llegada para evitar atascos en la recepción y garantizar el cumplimiento de la normativa. Los flujos de trabajo de aprobación envían las solicitudes sensibles de los visitantes a los responsables o a los equipos de seguridad para mayor protección, y la selección de la lista de vigilancia marca automáticamente a las personas restringidas para alertar a la seguridad si intentan registrarse. En el caso de los invitados habituales, el sistema guarda los datos de los consultores y contratistas para eliminar la introducción repetitiva de datos en futuras visitas.

Estas funciones se combinan para crear un sistema completo, ampliando su aplicación a operaciones más amplias en el lugar de trabajo. La reserva de servicios permite reservar escritorios, aulas de reuniones, aparcamiento o catering dentro del mismo flujo de trabajo de visitantes, lo que garantiza que las necesidades operativas se gestionen en un solo lugar en lugar de en múltiples herramientas. Esta integración es lo que diferencia el enfoque deskbirdde las herramientas independientes para visitantes: cuando se registra a un contratista semanal, el sistema no solo agiliza sus futuros registros, sino que también coordina su espacio de trabajo, sala de reunión y la notificación al anfitrión en toda la plataforma. Si necesitan firmar un acuerdo de confidencialidad, el sistema lo envía automáticamente antes de su primera visita y recuerda que ya lo han firmado para futuras visitas.

deskbird la gestión de visitantes con sala de reunión y el uso compartido de escritorios, para que puedas gestionar el espacio y la logística de los invitados en la misma plataforma. Esto es importante en las oficinas híbridas, donde es necesario coordinar quién viene, dónde se sentará y qué aulas disponibles.

Modo quiosco y opciones de registro de visitantes sin contacto

La experiencia del registro físico es la primera interacción que tiene un visitante con la tecnología de su oficina. Una buena experiencia para los visitantes depende de que esto se haga correctamente. Tiene tres opciones principales que se adaptan a diferentes estilos de oficina y volúmenes de visitantes.

• El quiosco de tabletas para el auto check-in funciona en vestíbulos con gran afluencia de público u oficinas sin personal de recepción a tiempo completo. Se monta una tableta iPad o Android en un soporte en la recepción. Los visitantes se acercan, tocan la pantalla, introducen su nombre y completan el check-in en menos de 30 segundos. El quiosco se puede conectar a una impresora inalámbrica para producir tarjetas de identificación automáticamente.
• El registro móvil con códigos QR ofrece una experiencia totalmente sin contacto. El visitante recibe un código QR único en el correo electrónico de invitación. Cuando llega, escanea este código en la cámara del quiosco o se lo muestra al recepcionista. El sistema reconoce su reserva y le registra al instante. Esto reduce la congestión en el vestíbulo durante las horas punta de la mañana, cuando llegan varios huéspedes a la vez.
• El registro con un solo clic por parte de la recepcionista mantiene una bienvenida personalizada al tiempo que automatiza el backend. La recepcionista saluda al huésped por su nombre y hace clic en «Check-in» en su pantalla. Esto activa las mismas automatizaciones, como la notificación al anfitrión y la impresión de la tarjeta de identificación, pero el huésped disfruta de una hospitalidad humana en lugar de un quiosco de autoservicio. Este enfoque funciona bien para centros de reuniones ejecutivas u oficinas de atención al cliente, donde el servicio personalizado es importante.

Registros de visitantes e informes para auditorías, seguridad y RGPD.

Un sistema digital de seguimiento de visitantes crea un registro de datos seguro que los registros en papel no pueden igualar. Esto es importante para la seguridad, el cumplimiento normativo y la privacidad.

Los registros en papel exponen el nombre de cada visitante a todas las personas que se registran después de ellos. Cualquiera que pase por la recepción puede hojear las páginas y ver quién visitó su oficina la semana pasada. Un sistema digital protege esta información mediante controles de acceso.

En una evacuación de emergencia, un libro de registro en papel no sirve de nada si se deja en la recepción. Un sistema basado en la nube proporciona a los responsables de seguridad una lista en tiempo real de todas las personas que se encuentran en el edificio desde su teléfono. Pueden contabilizar a todos los visitantes al instante durante un pase de lista.

Las auditorías de cumplimiento suelen requerir pruebas de quién ha accedido a sus instalaciones. Los sistemas digitales le permiten exportar registros detallados que muestran los nombres de los visitantes, los anfitriones, las horas de entrada y salida, y los documentos legales firmados. Puede filtrar por rango de fechas, departamento o tipo de visitante para responder a preguntas específicas de la auditoría.

Según la encuesta de DLA Piper de 2025, los reguladores del RGPD han impuesto multas por un total de 5880 millones de euros desde 2018, lo que hace que la soberanía de los datos sea fundamental. Es necesario saber dónde se almacenan los datos de los visitantes y durante cuánto tiempo se conservan. deskbird diseñado con una infraestructura que da prioridad a la privacidad, incluida la certificación ISO 27001 y un alojamiento con sede en la UE. Esto garantiza que los datos de los visitantes se procesen de acuerdo con las leyes europeas de privacidad, lo cual es importante si tiene oficinas en la UE o trabaja con clientes europeos.

Integraciones de gestión de visitantes con Microsoft Teams, Outlook y Google Calendar.

La adopción es el mayor reto de cualquier nuevo software para el lugar de trabajo. Si los empleados tienen que iniciar sesión en un portal independiente para invitar a un visitante, volverán a enviar invitaciones por correo electrónico o mensajes de texto. El software de trabajo híbrido adecuado resuelve este problema integrando la gestión de visitantes en las herramientas que su equipo ya utiliza. Las integraciones resuelven este problema al integrar la gestión de visitantes en las herramientas que su equipo ya utiliza a diario.‍

• La sincronización del calendario crea automáticamente reservas de visitantes cuando añades un invitado externo a una invitación de reunión en Outlook o Google Calendar. Programas una reunión con un cliente para el jueves a las 2 de la tarde y añades su dirección de correo electrónico. El sistema detecta al asistente externo y te pide que lo registres como visitante. Lo confirmas con un solo clic y el correo electrónico de invitación se envía automáticamente.
• Las integraciones de comunicación envían notificaciones del host a las aplicaciones de chat en las que tus empleados ya están activos. En lugar de notificaciones por correo electrónico que quedan ocultas en las bandejas de entrada, la alerta aparece en Microsoft Teams Slack tu equipo la ve inmediatamente. deskbird con más de 50 herramientas para reunirse con tu equipo allí donde trabajan.‍
• La sincronización de directorios extrae los datos de los empleados de su sistema de RR. HH. o de Azure Active Directory. Esto garantiza que los visitantes se correspondan con empleados activos y direcciones de correo electrónico correctas. Cuando alguien abandona su empresa, desaparece automáticamente del menú desplegable del anfitrión. No es necesario actualizar manualmente las listas de usuarios.‍
• Las integraciones de control de acceso conceden acceso físico a puertas o torniquetes en función del estado válido del registro. Cuando un visitante se registra, el sistema puede enviar una señal al lector de tarjetas para concederle temporalmente acceso a plantas o aulas específicas. Esto elimina la necesidad de tarjetas físicas para visitantes en algunas oficinas.

Lista de verificación para la implementación de la gestión automatizada de visitantes

La implementación de un nuevo sistema requiere planificación para garantizar una transición fluida desde los procesos manuales.

1. Defina los tipos de visitantes: clientes, candidatos, contratistas, personal de reparto, personalidades importantes.
2. Planifica tu flujo de registro: quiosco de autoservicio, asistido por recepcionista o enfoque híbrido.
3. Elija el hardware: iPad o tableta Android, soporte de montaje seguro, impresora de tarjetas si es necesario.
4. Configurar integraciones: conectarse a Outlook/Google Calendar ySlack recibir notificaciones.
5. Configurar reglas de notificación: decidir quién recibe alertas para diferentes tipos de visitantes.
6. Crear políticas para visitantes: subir acuerdos de confidencialidad o declaraciones de salud que deben firmarse.
7. Prueba la experiencia completa: recorre el flujo como visitante antes del día del lanzamiento.
8. Recepción y anfitriones del tren: asegurarse de que el personal de recepción sepa cómo anular el sistema si es necesario.

Comience con un grupo piloto antes de implementarlo en toda la empresa. Elija un departamento o una oficina para probar el sistema durante dos semanas. Recopile comentarios de los recepcionistas, anfitriones y visitantes. Ajuste la configuración en función de lo que aprenda y, a continuación, amplíe el sistema al resto de la organización.

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Incorpore la automatización de visitantes a un lugar de trabajo más inteligente.

La automatización de la gestión de visitantes elimina los pasos manuales, mejora la seguridad y crea una mejor experiencia tanto para los invitados como para los anfitriones. La clave es cubrir todo el flujo de trabajo, desde la invitación hasta la salida, y conectar los datos de los visitantes con las operaciones generales de su lugar de trabajo.

En el caso de las oficinas híbridas, esto es aún más importante. El volumen de visitantes fluctúa según los patrones de asistencia. Los vestíbulos se llenan de gente en los días más concurridos. Y cuando la recepción no cuenta con personal, el registro automático permite que todo siga funcionando.

deskbird la gestión de visitantes en la misma plataforma que los equipos ya utilizan para reservar escritorios, salas y analizar el lugar de trabajo, tratándola como parte de la experiencia completa de la oficina híbrida. Los anfitriones pueden registrar a los invitados, reservar una sala de reunión y reservar una aparcamiento en un solo paso. Los visitantes se registran a través de una tableta o un quiosco, y los anfitriones reciben notificaciones instantáneas en Microsoft Teams.

Dado que los datos de los visitantes se almacenan junto con la asistencia y el uso del espacio, puede ver cómo el tráfico de visitantes afecta a sus días más concurridos y planificar en consecuencia. Todos los datos se alojan en la UE con certificación ISO 27001 y pleno cumplimiento del RGPD.

Para las organizaciones que priorizan la experiencia del usuario y la privacidad de los datos, deskbird una solución sencilla para los empleados y potente para los administradores. Véalo en acción: reserve una demostración de gestión de visitantes.