5 elementos imprescindibles para una gran experiencia del visitante

Imagínate esto. Eres un director de oficina que gestiona las operaciones diarias, garantiza el cumplimiento de la normativa y se asegura de que todos los visitantes -desde los candidatos hasta los contratistas- tengan una experiencia profesional y fluida. Pero sin un recepcionista dedicado y las herramientas adecuadas a mano, las cosas se complican rápidamente. La información de los visitantes está incompleta, las entradas están desorganizadas y nadie sabe adónde ir. Mientras tanto, otros visitantes deambulan por los pasillos con la mirada perdida y el vestíbulo está abarrotado de portapapeles, hojas de registro y confusión.

La primera impresión es importante, sobre todo en la recepción. Esto se debe a que la experiencia del visitante en la oficina es un reflejo directo de toda su organización. Es el primer punto de contacto que los clientes tienen con su empresa y en el que se basan para juzgar tu profesionalidad, eficacia y fiabilidad. Para los directores de oficinas e instalaciones, está en juego garantizar una experiencia segura y acogedora para los visitantes.

¿Tienes curiosidad por saber cómo crear una gran experiencia para los visitantes de tu oficina? Sigue leyendo y te mostraremos los 5 elementos imprescindibles para dejar una impresión positiva y duradera en tus visitantes, desde su llegada hasta su partida.

1. Proporcionar indicaciones y señalización claras

Puede que te muevas por tu edificio de oficinas con facilidad, pero ¿te has parado alguna vez a pensar cómo se sentiría alguien que entra por primera vez sin saberadónde ir ni a quién preguntar? Ése no es el tipo de experiencia que desea ofrecer a tus visitantes.

Una orientación clara y accesible es lo primero que hay que hacer para que el recorrido del visitante empiece con buen pie. Los visitantes deben sentirse seguros de estar en el lugar correcto antes incluso de cruzar la puerta. Además de la señalización externa, considere la posibilidad de colocar señales de orientación con su marca para simplificar la navegación en interiores y añadir un mapa en lugares clave que muestre a los visitantes exactamente dónde se encuentran en relación con el resto de la planta de la oficina.

Para facilitar aún más las cosas a sus huéspedes, puede utilizar una solución inteligente de gestión de visitas para enviar instrucciones automatizadas previas a la visita, como indicaciones para llegar, información sobre el aparcamiento e instrucciones para registrarse.

2. Facilitar la facturación

Si hay un modo infalible de dar un tono negativo a las visitas de los clientes, es recibirlos con largas colas, portapapeles y toneladas de papeleo que rellenar. El tiempo es oro, y a nadie le gusta esperar. La clave está en empezar a recopilar los datos de los visitantes por adelantado.

El uso de una solución de visitas para programar las visitas a la oficina le permite registrar los detalles clave por adelantado y evitar el papeleo innecesario. Además del registro previo de visitantes, puede utilizar quioscos o tabletas para permitir el registro de entrada autoservicio sin contacto mediante códigos QR. Los sistemas de gestión de visitas también pueden enviar alertas en tiempo real al anfitrión correspondiente de que sus invitados han llegado.

👉 La fluidez de los procesos de facturación no solo es clave para mejorar la experiencia de los visitantes, sino que también evita pérdidas de tiempo y productividad relacionadas con procesos anticuados basados en papel. Más información sobre los costos ocultos de una mala gestión de los visitantes en esta entrada del blog.

3. Dar una cálida bienvenida a los visitantes

Además de acelerar el proceso de registro y avisar automáticamente a los anfitriones, las soluciones de gestión de visitas también reducen la carga de trabajo de los responsables de oficinas e instalaciones que tienen que ocuparse de las llegadas de visitantes además de sus otras tareas. Esto libera tiempo para recibir a los visitantes de forma amable y profesional y dar a cada huésped la atención que se merece. Al fin y al cabo, la tecnología debe apoyar, pero no sustituir, la conexión humana.

Saludar a los visitantes por su nombre, establecer contacto visual y ofrecerles una cálida sonrisa (e incluso algún refrigerio) hará que se sientan bienvenidos desde el primer momento. Una simple sonrisa puede hacer que los demás sonrían también, disminuyendo sus niveles de estrés y elevando instantáneamente su estado de ánimo.

Asegúrate de tener a mano una cómoda zona de espera donde los invitados puedan sentarse si sus anfitriones se retrasan. Elige colores cálidos y alegres para crear un ambiente positivo y añade algunas plantas para aprovechar las ventajas del diseño biofílico de oficinas. Equipar el espacio con opciones de entretenimiento, WiFi para huéspedes, estaciones de carga de teléfonos y café gratis garantiza que cualquier tiempo de espera se pase volando.

4. Ofrecer a los visitantes una experiencia personalizada

Hacer preparativos por adelantado hace que los visitantes se sientan valorados cuando llegan a tu edificio de oficinas. Pero ofrecer una experiencia personalizada a los visitantes les hace sentirse aún más bienvenidos. Para personalizar la experiencia de los invitados, es esencial conocer su identidad, empresa y motivo de la visita. Por ejemplo, si sabes que alguien te visita para una entrevista de trabajo, desearle la mejor de las suertes creará al instante una relación positiva.

Una solución para visitantes ayuda a recopilar los datos de los visitantes por adelantado para preparar saludos personalizados e imprimir tarjetas de identificación personalizadas para los visitantes. Estas soluciones también pueden marcar a los visitantes que vuelven y proporcionar a los anfitriones toda la información necesaria para parecer bien preparados y ofrecer a los visitantes la mejor experiencia posible.

5. Crear un entorno seguro

La seguridad y el cumplimiento de las normas son dos aspectos esenciales para el éxito de la gestión de visitantes. Los visitantes quieren saber que su seguridad física es una prioridad durante su visita y que su información se maneja de forma segura. Para los responsables de las oficinas, el reto consiste en mantener la seguridad y el cumplimiento de las normas y, al mismo tiempo, ofrecer una experiencia fluida a los visitantes.

La privacidad de los datos es una de las principales preocupaciones en la era digital y debe ser prioritaria en todos los flujos de trabajo de gestión de visitantes. Los sistemas digitales de gestión de visitantes ayudan a recopilar, almacenar y gestionar de forma segura los datos de los visitantes y a restringir el acceso al personal autorizado. Esto no sólo mejora la seguridad, sino que también fomenta la confianza entre sus visitantes.

Además, estos sistemas permiten a los visitantes firmar acuerdos de confidencialidad, acuerdos de seguridad u otros documentos legales digitalmente, en lugar de tener que lidiar con múltiples archivos en papel que podrían caer en manos equivocadas si la recepción está desatendida. De este modo, mejoran la experiencia del visitante mediante procesos fluidos y, al mismo tiempo, hacen más visibles los procesos de seguridad.

Desde el punto de vista del cumplimiento interno, ofrecen la ventaja añadida de reducir la responsabilidad al automatizar los flujos de trabajo de documentación y cumplimiento y proporcionar registros claros y trazables para auditorías internas o inspecciones externas. También facilitan a los gestores de las instalaciones el seguimiento de quién se encuentra en el edificio en todo momento, garantizando una respuesta rápida y precisa en caso de evacuación o emergencia.

Mejora la experiencia de tus visitantes con deskbird

Crear una gran experiencia para el visitante no consiste sólo en causar una buena impresión, sino también en generar confianza, agilizar las operaciones y garantizar la seguridad desde el momento en que los huéspedes entran en el edificio. Una orientación clara, un registro fluido, una cálida bienvenida, interacciones personalizadas y procesos seguros son esenciales para transformar cada visita en un encuentro profesional y memorable.

Poner en práctica estos cinco elementos imprescindibles no sólo mejora tu imagen de marca, sino que también reduce el estrés tanto de los visitantes como del personal y aumenta la eficacia operativa. ¿Y la buena noticia? No tienes que hacerlo solo. Con Visitors by deskbird, puedes preinscribir fácilmente a los huéspedes, simplificar el proceso de entrada y salida, notificar automáticamente a los anfitriones a través de MS Teams y mantener informados a los huéspedes con actualizaciones puntuales por correo electrónico sobre sus visitas programadas.

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Cómo crear una gran experiencia para el visitante - FAQ

¿Qué hace que la experiencia del visitante sea excelente?

Una buena experiencia para el visitante es profesional, acogedora y sin fisuras, desdeel momento en que llega hasta que se marcha. Combina una orientación clara, un registro fluido, saludos personalizados y una zona de descanso segura y cómoda donde los huéspedes pueden sentarse mientras esperan a sus anfitriones.

¿Cómo pueden las empresas mejorar el viaje de los huéspedes?

Las empresas pueden mejorar el viaje de los visitantes preparándose con antelación. El registro previo de los visitantes, la recopilación de todos los datos relevantes por adelantado, el envío de indicaciones claras, el uso de sistemas de registro automatizados y el equipamiento de las zonas de espera con herramientas de confort y conectividad ayudan a agilizar el viaje y reducir la fricción.

¿Qué tecnologías mejoran la satisfacción de los visitantes?

Los sistemas de gestión de visitantes (VMS ) desempeñan un papel clave en la mejora de la satisfacción de los visitantes. Permiten el registro de entrada sin contacto, las notificaciones automáticas a los anfitriones, el mantenimiento de registros digitales y la personalización de las tarjetas de identificación de los visitantes, al tiempo que garantizan la privacidad de los datos y el cumplimiento de la normativa.

¿Por qué es importante la personalización para la experiencia del huésped?

Los detalles personales, como saludar a los clientes por su nombre o mencionar el motivo de su visita, demuestranprofesionalidad y atención. La personalización hace que los clientes se sientan valorados y convierte las visitas rutinarias en experiencias memorables.

¿Qué características debe tener una experiencia de visita moderna?

Hay cinco características esenciales que destacan: una señalización y unas indicaciones claras, un registro digital sencillo, una cálida bienvenida humana, interacciones personalizadas con los huéspedes y una sólida seguridad respaldada por tecnología inteligente.

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