5 elementos imprescindibles para una gran experiencia del visitante

Imagínate esto. Eres un director de oficina que gestiona las operaciones diarias, garantiza el cumplimiento de la normativa y se asegura de que todos los visitantes -desde los candidatos hasta los contratistas- tengan una experiencia profesional y fluida. Pero sin un recepcionista dedicado y las herramientas adecuadas a mano, las cosas se complican rápidamente. La información de los visitantes está incompleta, las entradas están desorganizadas y nadie sabe adónde ir. Mientras tanto, otros visitantes deambulan por los pasillos con la mirada perdida y el vestíbulo está abarrotado de portapapeles, hojas de registro y confusión.

Las primeras impresiones importan, especialmente en la recepción. Esto se debe a que la experiencia del visitante es un reflejo directo de toda tu organización. Es el primer punto de contacto que los invitados tienen con tu empresa, y en base a él juzgan tu profesionalidad, eficiencia y fiabilidad. Para los gestores de oficinas y de instalaciones, es crucial garantizar una experiencia segura y acogedora para los invitados.

¿Tienes curiosidad por saber cómo crear una excelente experiencia de visitante para los invitados de tu oficina? Sigue leyendo mientras te mostramos los elementos imprescindibles para dejar una impresión positiva y duradera en tus visitantes, desde su llegada hasta su partida.

1. Proporcionar indicaciones y señalización claras

Puede que te muevas por tu edificio de oficinas con facilidad, pero ¿te has parado alguna vez a pensar cómo se sentiría alguien que entra por primera vez sin saberadónde ir ni a quién preguntar? Ése no es el tipo de experiencia que desea ofrecer a tus visitantes.

Una orientación clara y accesible es lo primero que hay que hacer para que el recorrido del visitante empiece con buen pie. Los visitantes deben sentirse seguros de estar en el lugar correcto antes incluso de cruzar la puerta. Además de la señalización externa, considere la posibilidad de colocar señales de orientación con su marca para simplificar la navegación en interiores y añadir un mapa en lugares clave que muestre a los visitantes exactamente dónde se encuentran en relación con el resto de la planta de la oficina.

Para facilitar aún más las cosas a tus invitados, puedes utilizar una solución inteligente de gestión de visitantes para enviar instrucciones automatizadas previas a la visita, incluyendo indicaciones, información de aparcamiento e instrucciones de check-in.

2. Facilitar la facturación

Si hay una forma segura de establecer un tono negativo para las visitas de los invitados, es recibirlos con largas colas, portapapeles y montones de papeleo por rellenar. Pero unos procesos de registro fluidos no solo son clave para mejorar la experiencia del visitante, sino que también evitan la pérdida de tiempo y productividad relacionada con procesos obsoletos basados en papel. El tiempo es oro, y a nadie le gusta esperar. La clave es empezar a recopilar los datos del visitante con antelación.

Utilizar una solución para visitantes para programar visitas a la oficina te permite registrar los detalles clave con antelación y evitar papeleo innecesario. Además de la prerregistración de visitantes, puedes usar quioscos o tabletas para habilitar registros sin contacto de autoservicio mediante códigos QR. Los sistemas de gestión de visitantes también pueden enviar alertas en tiempo real al anfitrión correspondiente cuando sus invitados han llegado.

3. Dar una cálida bienvenida a los visitantes

Además de agilizar el proceso de registro y notificar automáticamente a los anfitriones, las soluciones de gestión de visitantes también reducen la carga de trabajo de los gestores de oficinas y de instalaciones que deben gestionar las llegadas de visitantes además de sus otras tareas. Esto libera tiempo para recibir a los visitantes de forma amable y profesional, y para dar a cada invitado la atención que merece. Al fin y al cabo, la tecnología debe apoyar, pero no reemplazar, la conexión humana.

Saludar a los visitantes por su nombre, establecer contacto visual y ofrecer una sonrisa cálida (e incluso algunos refrescos) hará que se sientan bienvenidos desde el principio. Una simple sonrisa puede hacer que otros también sonrían, disminuyendo sus niveles de estrés y mejorando instantáneamente su estado de ánimo.

Asegúrate de tener una cómoda zona de espera a mano donde los invitados puedan sentarse si sus anfitriones están ocupados. Elige colores cálidos y alegres para establecer un tono positivo y añade algunas plantas para aprovechar los beneficios del diseño de oficinas biofílico. Equipar el espacio con opciones de entretenimiento, WiFi para invitados, estaciones de carga de teléfonos y café gratuito garantiza que cualquier tiempo de espera pasará volando.

4. Ofrecer a los visitantes una experiencia personalizada

Hacer preparativos por adelantado hace que los visitantes se sientan valorados cuando llegan a tu edificio de oficinas. Pero ofrecer una experiencia personalizada a los visitantes les hace sentirse aún más bienvenidos. Para personalizar la experiencia de los invitados, es esencial conocer su identidad, empresa y motivo de la visita. Por ejemplo, si sabes que alguien te visita para una entrevista de trabajo, desearle la mejor de las suertes creará al instante una relación positiva.

Una solución para visitantes ayuda a recopilar los datos de los visitantes por adelantado para preparar saludos personalizados e imprimir tarjetas de identificación personalizadas para los visitantes. Estas soluciones también pueden marcar a los visitantes que vuelven y proporcionar a los anfitriones toda la información necesaria para parecer bien preparados y ofrecer a los visitantes la mejor experiencia posible.

5. Crear un entorno seguro

La seguridad y el cumplimiento de las normas son dos aspectos esenciales para el éxito de la gestión de visitantes. Los visitantes quieren saber que su seguridad física es una prioridad durante su visita y que su información se maneja de forma segura. Para los responsables de las oficinas, el reto consiste en mantener la seguridad y el cumplimiento de las normas y, al mismo tiempo, ofrecer una experiencia fluida a los visitantes.

La privacidad de los datos es una de las principales preocupaciones en la era digital y debe ser prioritaria en todos los flujos de trabajo de gestión de visitantes. Los sistemas digitales de gestión de visitantes ayudan a recopilar, almacenar y gestionar de forma segura los datos de los visitantes y a restringir el acceso al personal autorizado. Esto no sólo mejora la seguridad, sino que también fomenta la confianza entre sus visitantes.

Además, estos sistemas permiten a los visitantes firmar acuerdos de confidencialidad, acuerdos de seguridad u otros documentos legales digitalmente, en lugar de tener que lidiar con múltiples archivos en papel que podrían caer en manos equivocadas si la recepción está desatendida. De este modo, mejoran la experiencia del visitante mediante procesos fluidos y, al mismo tiempo, hacen más visibles los procesos de seguridad.

Desde el punto de vista del cumplimiento interno, ofrecen la ventaja añadida de reducir la responsabilidad al automatizar los flujos de trabajo de documentación y cumplimiento y proporcionar registros claros y trazables para auditorías internas o inspecciones externas. También facilitan a los gestores de las instalaciones el seguimiento de quién se encuentra en el edificio en todo momento, garantizando una respuesta rápida y precisa en caso de evacuación o emergencia.

Mejora la experiencia de tus visitantes con deskbird

Crear una gran experiencia para el visitante no consiste sólo en causar una buena impresión, sino también en generar confianza, agilizar las operaciones y garantizar la seguridad desde el momento en que los huéspedes entran en el edificio. Una orientación clara, un registro fluido, una cálida bienvenida, interacciones personalizadas y procesos seguros son esenciales para transformar cada visita en un encuentro profesional y memorable.

Di adiós a las largas esperas, a las recepciones estresadas o a las interacciones desorganizadas que perjudican tu credibilidad y tus estándares de seguridad. Con Visitors by deskbird, puedes pre-registrar fácilmente a los invitados, simplificar el proceso de check-in y check-out, notificar automáticamente a los anfitriones a través de MS Teams y mantener a los invitados informados con actualizaciones oportunas por correo electrónico sobre sus visitas programadas.