Ratio de desk sharing: cómo calcularlo para equipos híbridos
A medida que los modelos de trabajo híbridos ganan popularidad, también lo hace el concepto de compartir escritorios. En cada momento, solo algunos empleados acuden a la oficina a diario y utilizan las estaciones de trabajo. En lugar de asignar un escritorio a cada persona y dejarlo vacío cuando esa persona no está en la oficina, compartir escritorios garantiza que el escritorio esté ocupado para aprovechar al máximo el espacio disponible en la oficina.
La proporción de uso compartido de escritorios ayuda a las organizaciones a comprender cómo asignar mejor los recursos y optimizar la distribución de sus oficinas en función de la asistencia y el comportamiento reales. Calcular correctamente esta cifra determina si su oficina resulta cómodamente flexible o frustrantemente abarrotada. Esta guía explica cómo calcular su proporción, qué factores influyen en ella y cómo encontrar el equilibrio que mejor se adapta a su organización.
Principales conclusiones
- La proporción de escritorios compartidos mide cuántos empleados comparten cada estación de trabajo, y se calcula dividiendo el número total de empleados entre el número de escritorios disponibles.
- La mayoría de las organizaciones apuntan a ratios de entre 1,2 y 1,8 empleados por escritorio, mientras que las empresas híbridas alcanzan hasta 2,0.
- Las soluciones tecnológicas, como los sistemas de reserva de escritorios, son esenciales para garantizar un equilibrio óptimo entre costo y la satisfacción de los empleados.
¿Qué es un ratio de desk sharing?
La ratio de uso compartido de escritorios (también conocida como ratio de escritorios por empleado o ratio de escritorios compartidos)es una métrica que compara el número de empleados con el número de puestos de trabajo disponibles. En otras palabras, indica cuántas personas utilizan un mismo escritorio.
¿Qué significa esto en la práctica? Si dos personas utilizan el mismo escritorio en diferentes momentos a lo largo de la semana, esta proporción sería de 2:1 (o 0,5). Una proporción de 1,5:1 significa que tres empleados comparten dos escritorios. Cuanto mayor sea el primer número, más personas comparten cada espacio de trabajo.
Cómo calcular la proporción de uso compartido de escritorios
La fórmula es sencilla: Ratio de Desk Sharing = Número total de empleados ÷ Número total de escritorios disponibles.
Si tiene 120 empleados y 80 escritorios, su ratio de uso compartido de escritorios es de 1,5:1. Esto significa que, de media, cada escritorio es compartido por 1,5 empleados, o que aproximadamente tres empleados comparten cada dos escritorios. Un ratio superior a 1 indica que hay más empleados que puestos de trabajo, lo cual es habitual en entornos de uso compartido de escritorios, mientras que un ratio inferior a 1 sugiere un exceso de capacidad o un espacio infrautilizado.
Encontrar la proporción adecuada de escritorios compartidos es clave para lograr un equilibrio entre la eficiencia del espacio y la comodidad de los empleados.
- Una proporción baja, 1:1 o superior, puede provocar un desperdicio de espacio y un aumento costos.
- Una proporción muy alta, como 4:1 o 5:1, puede generar frustración cuando no hay escritorios disponibles.
Sin embargo, esta es la respuesta breve. Encontrar la proporción adecuada de escritorios compartidos es clave para lograr un equilibrio entre la eficiencia del espacio y la comodidad de los empleados, y llegar al número adecuado implica algo más que introducir cifras en una fórmula. Un enfoque sistemático que tenga en cuenta datos más amplios da mejores resultados.
Comprender su ratio de uso compartido de escritorios
¿Cómo pueden los líderes empresariales determinar cuál es la proporción adecuada de escritorios compartidos? ¿Cuántos escritorios se necesitan realmente? Y, ¿cuál es el número mínimo de escritorios que se pueden poner a disposición sin impedir que los empleados acudan a la oficina y colaboren? En primer lugar, algunos puntos de referencia.
Ratios comunes de desk sharing según el modelo de trabajo
La mayoría de las organizaciones se fijan ahora como objetivo una ratio de uso compartido de escritorios de entre 1,01 y 2,0 empleados por escritorio, pero en realidad las diferentes intensidades híbridas requieren diferentes ratios de escritorios.
- Ratio 1:1. Asientos asignados tradicionales. Ideal para equipos que requieren presencia diaria en la oficina (4-5 días a la semana)
- Ratio de 1,3:1 a 1,7:1. Híbrido moderado. Ideal para equipos que trabajan 2-3 días por semana en la oficina.
- Ratio de 2:1 a 3:1. Entornos flexibles/hoteling. Ideal para equipos con mucho trabajo remoto y menor asistencia a la oficina (1 día por semana o menos).
Más allá de la proporción: factores que influyen en tu estrategia de uso compartido de escritorios
Más allá de los puntos de referencia, hay varias variables que determinan qué cifra tiene sentido para tu situación específica, y estas interactúan entre sí de formas que no siempre son evidentes a primera vista. Los elementos más importantes a tener en cuenta son el tamaño de tu equipo, sus funciones, la frecuencia con la que pasan tiempo en la oficina y el crecimiento previsto de este equipo.
Políticas de trabajo remoto e híbrido
La frecuencia con la que los empleados trabajan desde casa influye directamente en el número de escritorios que realmente se necesitan. Un equipo que trabaja a distancia tres días a la semana puede compartir escritorios de forma mucho más agresiva que uno que acude cuatro días. La política formal establece la base, aunque el comportamiento real a veces difiere de lo que está escrito.
Patrones de asistencia máxima
La mayoría de las oficinas tienen patrones de tráfico predecibles. De martes a jueves suele haber más gente que los lunes o los viernes. Su ratio debe adaptarse a los días más concurridos, no solo a la asistencia media. Si planifica en función de la media, se quedará corto precisamente cuando más lo necesite.
Ejemplo
Veamos un ejemplo real. Imaginemos una empresa con 150 empleados y 100 escritorios. Si dividimos 150 entre 100, obtenemos una ratio de uso compartido de escritorios de 1,5:1, es decir, 1,5 empleados por escritorio. Ahora bien, que esta proporción funcione depende totalmente de los patrones de asistencia reales. Si aproximadamente el 60 % de los empleados acude habitualmente al trabajo cualquier día, 100 escritorios son suficientes para acomodar cómodamente a las 90 personas que se presentan. Por otro lado, si el 80 % acude los martes, hay un problema.
Requisitos para la colaboración en equipo
Algunos equipos prosperan con una interacción presencial constante, mientras que otros trabajan de forma independiente la mayor parte del tiempo. Los equipos de ingeniería que depuran juntos o los equipos creativos que hacen lluvias de ideas pueden beneficiarse de ratios más bajos o zonas dedicadas. Por su parte, los equipos que realizan trabajos individuales concentrados pueden compartir de forma más flexible sin muchas interrupciones.
Planes de crecimiento organizacional
Una proporción que funciona perfectamente hoy en día podría provocar una escasez de escritorios tras tu próxima campaña de contratación. Incorporar una capacidad de reserva —normalmente entre un 10 y un 15 % adicional— evita tener que improvisar cuando aumenta la plantilla. Este enfoque con visión de futuro ahorra la molestia de tener que recalcular constantemente cada vez que se incorpora alguien nuevo.
Mejores prácticas para encontrar tu ratio de uso compartido de escritorios
- Tenga en cuenta los días punta y las variaciones estacionales. Recopile datos históricos sobre la asistencia diaria a la oficina y busque patrones de asistencia. ¿Cuántas personas acuden realmente los lunes en comparación con los miércoles? ¿Cómo se compara la época crítica del cuarto trimestre con los meses punta del verano? Planifique para los periodos de alta asistencia, no solo para los promedios. El software de reserva de escritorios es capaz de realizar un seguimiento automático de esta información.
- Realiza una encuesta sobre las preferencias laborales de los empleados. Pregunta a tu equipo con qué frecuencia tienen previsto acudir a la oficina y qué les animaría a hacerlo con más frecuencia. Sus preferencias te permitirán elaborar una planificación realista y detectar posibles puntos de fricción.
- Prueba y ajusta en función del uso real. Considera tu ratio inicial como una hipótesis y no como una respuesta definitiva. Supervisa la utilización real tras la implementación, recaba opiniones de los empleados y perfecciona con el tiempo. Las mejores ratios surgen de la iteración, no solo del cálculo.
- Repita siempre el proceso. Revise trimestralmente la proporción de escritorios compartidos, especialmente después de cambios en la política o contrataciones importantes. Lo que funcionaba hace seis meses puede que ya no se ajuste a la realidad actual.
Ventajas de optimizar la proporción de uso compartido de escritorios
El uso compartido de escritorios, también conocido como «hot desking», puede ayudar a su empresa costos ahorrar costos reducir el espacio de trabajo sin reducir el tamaño de su equipo. Optimice el espacio y los recursos mediante la implementación de un modelo flexible que proporcione a los empleados el espacio que necesitan en los días en que más lo necesitan. Con un sistema de uso compartido de escritorios bien coordinado, puede aumentar la productividad y la satisfacción de los empleados.
Además, una investigación independiente realizada por deskbird demostrado que un trabajo híbrido bien coordinado puede aportar a sus empleados hasta un día de productividad adicional cada semana, al tiempo que mejora su satisfacción. La misma investigación también demuestra que los empleados se sienten más felices cuando saben quién más está en la oficina cuando llegan.
Cuando se calibra correctamente, optimizar la proporción de escritorios compartidos en su oficina favorece:
- costo mediante la reducción de inmuebles, energía y recursos innecesarios.
- Mejor aprovechamiento del espacio en consonancia con los patrones reales de ocupación.
- Flexibilidad de los empleados gracias a los recursos compartidos y las zonas de trabajo dinámicas.
- Sostenibilidad evitando áreas de oficina infrautilizadas.
Lograr el equilibrio en el lugar de trabajo con la estrategia adecuada para compartir escritorios
La proporción óptima de uso compartido de escritorios equilibra costo con la experiencia de los empleados. Si es demasiado agresiva, la gente tendrá dificultades para encontrar asiento en los días de mayor actividad. Si es demasiado conservadora, estarás pagando por escritorios vacíos que nadie utiliza.
Cuando el uso compartido de escritorios funciona bien, la oficina se convierte en un destino que los empleados eligen activamente, en lugar de un lugar al que se ven obligados a acudir. Las personas acuden sabiendo que tendrán un espacio de trabajo, que podrán sentarse cerca de sus compañeros de equipo y que no perderán tiempo buscando un sitio. Esa confianza cambia la forma en que las personas se sienten al acudir a la oficina.
La clave está en tratar tu ratio como una métrica viva, en lugar de como un cálculo puntual. A medida que evolucionan los patrones de trabajo, cambian las políticas y crecen los equipos, la cifra adecuada también cambia. Una revisión periódica mantiene tu lugar de trabajo equilibrado y adaptado a la forma en que realmente trabajan las personas.
Cómo deskbird el uso compartido de escritorios
Compartir escritorios puede ayudar a su empresa costos ahorrar costos reducir el espacio de trabajo sin reducir el equipo. Optimice su espacio y sus recursos implementando un modelo flexible que proporcione a los empleados el espacio que necesitan los días en que más lo necesitan.
Sin embargo, gestionar manualmente el uso compartido de escritorios resulta poco práctico cuando hay más de un puñado de empleados. La tecnología marca la diferencia entre una experiencia fluida y el caos diario, especialmente a medida que las organizaciones crecen. Con un sistema de uso compartido de escritorios bien coordinado, puede aumentar la productividad y la satisfacción de los empleados.
Herramientas de análisis del lugar de trabajo como deskbird pueden eliminar gran parte de estas conjeturas e incluso automatizar este cálculo utilizando datos reales de reservas y asistencia en lugar de estimaciones. Las organizaciones suelen combinar las métricas de uso compartido de escritorios con la tasa media de utilización y los datos de ocupación máxima para obtener una visión completa de la eficiencia del lugar de trabajo. Reserve una demostración para ver cómo deskbird los equipos híbridos deskbird equilibrar el espacio, la asistencia y la flexibilidad con reservas en tiempo real y análisis del lugar de trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el ratio de desk sharing?
Un ratio de desk sharing es una métrica que muestra cuántos empleados comparten cada espacio de trabajo en una oficina. El ratio se expresa con un número seguido de ":1". Por ejemplo, un ratio de 2:1 significa que dos empleados utilizan el mismo escritorio en diferentes momentos.
¿Cómo calcular el ratio de desk sharing?
Calcula tu ratio de desk sharing dividiendo el total de empleados por el número de escritorios disponibles: Ratio de Desk Sharing = Total de Empleados ÷ Número de Escritorios. deskbird ofrece una calculadora de espacio de oficina gratuita que te ayuda a determinar la utilización adecuada del espacio de trabajo en función del tamaño de tu equipo, el horario y los patrones de asistencia.
¿Puedo utilizar diferentes ratios de desk sharing para diferentes departamentos?
Sí. Los equipos de ventas que viajan con frecuencia podrían funcionar bien con una proporción de 3:1, mientras que los equipos de ingeniería que colaboran 4 días a la semana pueden necesitar cerca de 1,2:1. Los equipos de finanzas que manejan documentos confidenciales podrían requerir asientos asignados por completo. La clave está en utilizar la analítica del espacio de trabajo para comprender el uso real de la oficina de cada departamento, y luego adaptar las proporciones a sus patrones específicos. Tu sistema de reserva de escritorios debe rastrear la utilización por equipo para que puedas optimizar cada departamento de forma independiente mientras gestionas la capacidad general del edificio.
¿Con qué frecuencia debo revisar y ajustar mi ratio de uso compartido del escritorio?
Las revisiones trimestrales funcionan bien para la mayoría de las organizaciones, con controles adicionales después de cambios en las políticas, contrataciones importantes o cambios notables en los patrones de asistencia. El objetivo es detectar los desajustes antes de que se conviertan en problemas cotidianos que afecten a la experiencia de los empleados.
¿Listo para optimizar tu estrategia de desk sharing?
Coordina los horarios híbridos, evita conflictos de reserva y haz un seguimiento de la utilización del espacio para que puedas dimensionar tu oficina con seguridad.
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