Análisis del lugar de trabajo: cómo optimizar tu oficina con datos

El análisis del lugar de trabajo captura lo que realmente ocurre en la oficina: recopila datos de los sistemas de reservas, los registros de acceso, los calendarios y los sensores espaciales para revelar cómo trabajan las personas y cómo se utiliza la oficina. Esta guía abarca los tipos de análisis, las métricas importantes y cómo equilibrar la información con la privacidad de los empleados.

¿Qué es la analítica del puesto de trabajo?

El análisis del lugar de trabajo consiste en recopilar y analizar datos sobre cómo utilizan las personas los espacios y las herramientas de la oficina para, a continuación, tomar decisiones basadas en pruebas que mejoren la productividad, la utilización del espacio y la experiencia de los empleados. Aprovecha los datos brutos, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para descifrar los comportamientos de los empleados, la utilización del espacio de la oficina y los patrones de colaboración, lo que permite a los equipos híbridos obtener información útil para alcanzar la máxima productividad y optimizar los recursos.

Funciona recopilando datos sobre el rendimiento de los empleados, la utilización del espacio y la eficiencia mediante herramientas como calendarios, sistemas de reservas y plataformas de retroalimentación. El análisis avanzado, que cada vez utiliza más la inteligencia artificial predictiva y el aprendizaje automático, descubre patrones, cuellos de botella y tendencias que impulsan decisiones basadas en pruebas.

¿Cuáles son las ventajas del análisis del lugar de trabajo?

A diferencia de las decisiones basadas en conjeturas, el análisis del lugar de trabajo proporciona métricas precisas sobre las tendencias de asistencia, la ocupación de los puestos de trabajo, las horas de máximo rendimiento y los niveles de compromiso, lo que permite a los responsables de RR. HH. y operaciones reducir el desperdicio, armonizar los horarios y fomentar el bienestar sin comprometer la privacidad ni la confianza.

Sin embargo, el objetivo de utilizar la analítica en la oficina es llegar a tomar decisiones basadas en datos. Cuando se puede ver exactamente cómo se utiliza el espacio, se deja de especular sobre las renovaciones de los contratos de alquiler. Cuando se comprenden los patrones de asistencia, se pueden crear políticas que realmente funcionen para los equipos. Cuando se realiza un seguimiento del comportamiento de las reservas, se puede eliminar la frustración de las reservas fantasma y aulas perpetuamente «no disponibles».

Ventajas del análisis del lugar de trabajo

• Gestión optimizada del espacio. Una buena plataforma de análisis muestra qué escritorios, aulas y zonas utilizan realmente las personas en comparación con lo que reservan. Es posible que descubras que el ala este permanece vacía todos los viernes, mientras que los espacios colaborativos se llenan los martes. Este tipo de información te permite reorganizar la distribución y asignar los recursos basándote en patrones reales, y no en suposiciones o quejas.

• Reducción de costos inmobiliarios y operativos. Los datos de utilización ayudan a las organizaciones a dimensionar adecuadamente el espacio de sus oficinas, mejorando la eficiencia del lugar de trabajo. Muchas empresas han recortado significativamente costos de alquiler costos dejar que los análisis guíen sus decisiones inmobiliarias en lugar de renovar los contratos de alquiler de forma automática.

• Mejora de la experiencia de los empleados. Cuando se conocen las horas punta, los espacios preferidos y los patrones de colaboración, se puede diseñar un lugar de trabajo que se adapte a cómo quieren trabajar realmente las personas. Los empleados que pueden encontrar fácilmente escritorios disponibles y localizar a sus compañeros de equipo tienden a considerar la oficina como un destino al que merece la pena desplazarse.

• Toma de decisiones basada en datos. El análisis sustituye las suposiciones por pruebas y permite a las empresas tomar decisiones informadas basadas en la realidad. En lugar de debatir si añadir más aulas de reuniones, puedes ver exactamente cómo aulas actuales. Esto da confianza a los responsables del lugar de trabajo a la hora de ajustar las políticas, rediseñar la distribución o cambiar la capacidad de la oficina.

Tipos de análisis del lugar de trabajo y métricas clave

Las organizaciones suelen utilizar cuatro enfoques analíticos para convertir los datos brutos en algo útil. Cada uno se basa en el anterior.

Tipos de análisis del lugar de trabajo

• Análisis descriptivo Resp onde a la pregunta «¿qué ha ocurrido?». Se trata de datos históricos que muestran la utilización pasada, las tendencias de asistencia y sala de reunión durante un periodo determinado. Por ejemplo, el análisis descriptivo podría indicarle que sala de reunión se reservó el 80 % del tiempo durante el último trimestre.

• Análisis diagnóstico. Esto investiga «por qué ocurrió». Si algunas aulas constantemente sobreocupadas mientras que otras acumulan polvo, el análisis diagnóstico ayuda a descubrir las razones. Quizás las aulas más populares aulas un mejor equipo audiovisual. O simplemente están más cerca de la máquina de café.

• Análisis predictivo. Este pronostica «lo que podría suceder». Mediante el uso de patrones de datos históricos, el análisis predictivo anticipa la demanda futura de espacio, los picos de asistencia o los cuellos de botella en los recursos. Es especialmente útil para planificar en torno a los cambios estacionales o el crecimiento de la empresa.

• Análisis prescriptivo. Recomienda «qué hacer al respecto». Al combinar modelos predictivos con sugerencias de acciones específicas, el análisis prescriptivo puede proponer reasignar escritorios, ajustar las políticas de reserva o convertir aulas de conferencias infrautilizadas aulas espacios de concentración.

¿Qué métricas se deben seguir en el análisis del lugar de trabajo?

El seguimiento de las métricas adecuadas convierte las cifras brutas en algo significativo. Estas son algunas de las más importantes para las organizaciones modernas.

• Reservas frente a asistencia real. Compara los escritorios o aulas reservados aulas los registros reales, es decir, mide la diferencia entre lo que las personas pretenden hacer y lo que realmente hacen. Otra forma de verlo es medir las reservas fantasma, es decir, las reservas que no se utilizan y no se cancelan, una de las mayores fuentes de ineficiencia en el lugar de trabajo.

• Tasa de utilización del espacio. Mide el porcentaje de espacio disponible que se utiliza activamente durante las horas de trabajo. Una tasa de utilización inferior al 50 % suele indicar un exceso de capacidad, mientras que las tasas superiores al 80 % pueden indicar la necesidad de ampliar el espacio o modificar las políticas.

• Patrones de ocupación máxima. Saber cuándo tu oficina alcanza su máxima ocupación te ayuda a planificar la capacidad y tomar decisiones sobre políticas. Quizás descubras que los miércoles a las 10 de la mañana se alcanza sistemáticamente un 90 % de ocupación, mientras que los viernes apenas se supera el 30 %.

• sala de reunión . Se analiza la frecuencia con la que se reservan las salas de reuniones, la duración real frente al tiempo reservado y los índices de ausencias. Muchas organizaciones descubren que sus aulas reuniones aulas «reservadas» mucho más tiempo del que realmente están ocupadas, un caso clásico de acaparamiento de calendarios.

¿Por qué necesitas una plataforma de análisis del lugar de trabajo?

Sin una plataforma unificada, te ves obligado a conectar manualmente los puntos entre tu herramienta de gestión del espacio, tu software de colaboración y cualquier hoja de cálculo que alguien haya estado manteniendo. Adoptar una plataforma dedicada al análisis del lugar de trabajo es importante porque centraliza tus flujos de datos(sistemas de reservas, acceso con tarjetas de identificación, integraciones de calendarios, sensores) en una imagen coherente, en lugar de obligarte a jugar a ser detective en cinco paneles de control diferentes.

Además, el auge de la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) ha revolucionado el análisis de datos en el ámbito laboral, y ahora las plataformas pueden procesar grandes conjuntos de datos de forma rápida y precisa, descubriendo patrones y conocimientos que podrían pasarse por alto en un análisis manual. También son capaces de predecir tendencias futuras y ofrecer consejos relevantes para una toma de decisiones proactiva, mediante análisis predictivos y prospectivos. Como resultado, las plataformas de análisis laboral son ahora más relevantes y potentes que nunca, y están preparadas para impulsar el retorno de la inversión de su organización con bastante rapidez.

Cómo elegir una plataforma de análisis del lugar de trabajo

Al evaluar las plataformas de análisis del lugar de trabajo, tenga en cuenta aspectos como:

1. Capacidades de integración. ¿Se puede conectar a la pila que ya utilizan los empleados, como MS Teams, Slack, Outlook o Google Calendar? Cualquier herramienta capaz de capturar datos precisos sin pedir a nadie que cambie sus hábitos es una ventaja: menos fricciones significan mejor calidad de los datos.
2. Funciones de privacidad. ¿Cómo gestiona la anonimización de datos? Tener una mentalidad orientada a la privacidad genera la confianza necesaria para una adopción exitosa en el futuro.
3. Profundidad de los informes. ¿Puede responder a tus preguntas específicas? Piensa en tus objetivos concretos y en qué desglose necesitas ver en los datos para medir el éxito. Diferentes objetivos requieren diferentes funcionalidades analíticas y diferentes plataformas.
4. Facilidad de uso. ¿Los equipos sin conocimientos técnicos realmente lo utilizarán? Necesitas una herramienta que tu equipo considere intuitiva y que realmente utilice.

Gestión de análisis del lugar de trabajo con deskbird

deskbird es una plataforma integral de gestión del lugar de trabajo cuyo enfoque consiste en satisfacer las necesidades específicas de las organizaciones que adoptan el modelo de trabajo híbrido, lo que incluye recopilar datos cruciales sobre el lugar de trabajo para obtener información útil y tomar decisiones empresariales. Las soluciones se centran en mejorar la experiencia de los empleados, optimizar el uso del espacio de oficina y mejorar la eficiencia general de la organización.

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Principales características de deskbird's workplace analytics:

• Integración con sistemas existentes: deskbird se integra con sistemas existentes como calendarios de Google y Outlook, software HRIS, Slack y MS Teams, proporcionando una visión completa de los datos del espacio de trabajo sin necesidad de instalar sensores adicionales.
• Cumplimiento del RGPD. deskbird la privacidad y la seguridad de los datos, cumpliendo plenamente con las normas europeas del RGPD, un aspecto esencial teniendo en cuenta la sensibilidad de los datos del lugar de trabajo.‍
• Apoyo a la plantilla híbrida. deskbird en mejorar la experiencia de los empleados híbridos proporcionando datos sobre los patrones de trabajo, ayudando a optimizar el espacio de la oficina y adaptando las políticas laborales para alinearlas con las preferencias de los empleados y los patrones de productividad.‍
• Toma de decisiones y optimización del espacio de oficina. Office Analytics proporciona información sobre el uso del espacio de oficina, lo que permite tomar decisiones sobre la gestión del espacio, lo que puede traducirse en costo y un uso más eficiente de los recursos.‍‍
• Compromiso y satisfacción de los empleados. Las herramientas deskbirdpermiten medir el compromiso y la satisfacción de los empleados, incluyendo posibles fallos en la colaboración y la comunicación, lo cual es esencial para mantener una plantilla productiva. Comprender la satisfacción de los empleados ayuda a identificar áreas de mejora en la carga de trabajo, el entorno laboral o la remuneración.

Con deskbird, estamos bien equipados para que las personas comprueben las cifras de asistencia a la oficina a la hora de tomar decisiones sobre sus días de trabajo en la oficina o a distancia.
Giulia Pelia, directora de oficina en Dermaceutic Laboratoire

Tendencias y mejores prácticas en el análisis del lugar de trabajo

La implementación del análisis del lugar de trabajo requiere un enfoque holístico que abarque las innovaciones tecnológicas, se adapte a la demografía de la plantilla y dé prioridad al bienestar de los empleados y a la seguridad de los datos. Este cambio hacia un modelo de trabajo más integrado y flexible es fundamental para las organizaciones que desean prosperar en un entorno laboral en rápida evolución.

Análisis predictivo, basado en múltiples fuentes y centrado en la tecnología.

El análisis del lugar de trabajo está pasando de simples paneles de control a sistemas totalmente integrados y basados en inteligencia artificial que combinan datos de reservas, herramientas de colaboración y plataformas de recursos humanos en una única visión de cómo se desarrolla realmente el trabajo. La inteligencia artificial generativa, la hiperautomatización y los modelos predictivos se están utilizando para pronosticar la demanda de escritorios, aulas y personal, convirtiendo los informes pasivos en recomendaciones prescriptivas para el sector inmobiliario, los horarios y la contratación.

Enfoque centrado en el ser humano

Al adoptar el análisis del lugar de trabajo, se debe reforzar la confianza mediante una transparencia radical: explicando claramente qué se supervisa, por qué es importante, quién puede verlo, e involucrando a los empleados o a los comités de empresa en la elaboración de las políticas de supervisión y datos, para que las personas se sientan partícipes en lugar de sometidas a escrutinio.

Privacidad y cumplimiento normativo

Un análisis eficaz del lugar de trabajo comienza con una mentalidad que antepone la privacidad, equilibrando la información útil con un estricto cumplimiento normativo y unos límites claros entre las tendencias agregadas y el comportamiento individual. La atención debe centrarse en patrones anónimos a nivel de equipo (por ejemplo, que una planta está infrautilizada), y no en la vigilancia minuciosa de empleados concretos, lo que erosiona la confianza y a menudo viola los principios de proporcionalidad de las leyes.

Para las organizaciones globales, marcos normativos como el RGPD establecen estándares elevados sobre cómo se recopilan, almacenan y procesan los datos de los empleados, lo que hace que las plataformas alojadas en la UE y diseñadas de acuerdo con el RGPD sean especialmente valiosas para simplificar el cumplimiento normativo y aplicar las normas de anonimización en el análisis de datos.

Brechas en bienestar y preparación

En lugar de limitarse a supervisar la ocupación, cada vez se utilizan más los análisis para supervisar la carga de trabajo, el tiempo de concentración y la carga de reuniones, con el fin de evitar el agotamiento y fomentar formas de trabajo más saludables y sostenibles. Las organizaciones con un alto grado de madurez vinculan los análisis del lugar de trabajo directamente con los resultados empresariales, como la retención, la calidad de la colaboración y el bienestar, utilizando la información obtenida de los datos para ajustar las políticas híbridas, el diseño de las oficinas y las ventajas para seguir siendo competitivas a la hora de atraer y retener el talento.

Cómo el análisis del lugar de trabajo impulsa decisiones más inteligentes en la oficina

Los datos del lugar de trabajo ofrecen a las organizaciones una forma de tomar decisiones basadas en pruebas, en lugar de en corazonadas. Esto abarca desde realizar un seguimiento de la frecuencia con la que aulas utilizan aulas de reuniones hasta predecir qué equipos podrían estar sufriendo agotamiento. Básicamente, se obtiene una visión del comportamiento real de la oficina frente a lo que todo el mundo supone que está sucediendo. Cuando se reúne toda la información, se obtiene una imagen clara de cómo funciona realmente el lugar de trabajo día a día.

El análisis del lugar de trabajo es una herramienta fundamental para que las empresas sigan siendo competitivas y reactivas en un entorno laboral que cambia rápidamente. Las organizaciones que lo hacen bien consideran el análisis del lugar de trabajo como una práctica continua, no como un proyecto puntual. Revisan los datos con regularidad, realizan ajustes basándose en lo que aprenden y perfeccionan continuamente su enfoque. El lugar de trabajo sigue cambiando y el análisis se adapta a ello, transformando la oficina de un costo en un activo estratégico.

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