Análisis del lugar de trabajo: una guía práctica para equipos híbridos

El análisis del espacio de trabajo te proporciona datos concretos sobre cómo se utiliza realmente tu espacio de oficina para que puedas tomar decisiones más inteligentes sobre bienes raíces, políticas híbridas y planificación de capacidad. Esta guía explica qué rastrea el análisis del espacio de trabajo, cómo funciona y cómo usarlo para reducir costos y mejorar tu espacio de trabajo híbrido sin conjeturas.

¿Qué es la analítica del puesto de trabajo?

La analítica del espacio de trabajo es la práctica de recopilar y analizar datos sobre cómo los empleados utilizan los espacios de oficina, las herramientas digitales y el tiempo. Esto significa que obtienes respuestas concretas sobre lo que realmente sucede en tu oficina, en lugar de depender de conjeturas o de rápidas inspecciones visuales.

Los datos proceden de sistemas de reservas, calendarios, sensores y plataformas de recursos humanos. Estas fuentes alimentan un software de análisis del lugar de trabajo que muestra patrones que no se pueden ver a simple vista. Por ejemplo, es posible que descubras que una sala de reunión siempre estaba ocupada en realidad permanece vacía la mayoría de las tardes, o que los viernes la asistencia es la mitad que los martes.

Esta información le ayuda a tomar mejores decisiones sobre inmuebles, políticas híbridas y distribución de oficinas. En lugar de preguntarse «¿Tenemos suficiente espacio?», puede responder «Utilizamos el 60 % de nuestros escritorios en los días de mayor actividad y el 25 % los viernes».

¿Qué datos registra el análisis del lugar de trabajo?

El análisis del lugar de trabajo recopila cuatro tipos principales de información. Cada categoría responde a diferentes preguntas sobre el funcionamiento de su oficina.

• El uso del espacio rastrea cómo se utilizan los recursos físicos a lo largo del día. Esto incluye la ocupación de escritorios, reservas de salas de reunión, tráfico de visitantes y horas pico. Aprendes si tienes demasiados escritorios, muy pocos o los suficientes para tus necesidades reales.
• Los patrones de colaboración miden cómo interactúan los equipos entre sí. El sistema analiza la frecuencia y la duración de las reuniones, las listas de asistentes y qué departamentos trabajan juntos con mayor frecuencia. Esto revela si la distribución de su oficina favorece la forma en que las personas colaboran realmente o si crea fricciones innecesarias.
• La distribución del tiempo muestra cómo los empleados dividen su workday diferentes actividades. Distingue entre tiempo dedicado a reuniones, trabajo concentrado y otras tareas. Esto le ayuda a detectar posibles riesgos de agotamiento o a identificar si las personas dedican demasiado tiempo a reuniones improductivas.‍
• Tendencias de asistencia Controle quién acude a la oficina, cuándo llega y con qué frecuencia lo hace. Puede desglosar esta información por equipo, departamento o ubicación para saber si se está siguiendo o ignorando su política de trabajo híbrido.

La diferencia clave con respecto a las herramientas de vigilancia es que el análisis de datos del lugar de trabajo utiliza información agregada y anónima. El sistema muestra el comportamiento del grupo y las tendencias de toda la oficina, no el seguimiento individual de los empleados.

¿Cómo funciona la analítica del espacio de trabajo?

La analítica del espacio de trabajo sigue un ciclo de 3 pasos que transforma las entradas de datos brutos en insights visuales. Este proceso se ejecuta continuamente en segundo plano sin necesidad de introducir datos manualmente.

1. ‍La recopilación de datos extrae información de tu huella digital existente. El sistema se conecta a calendarios como Outlook y Google Calendar, plataformas de reserva de escritorios, lectores de tarjetas de acceso, redes Wi-Fi, sensores IoT y herramientas HRIS. Cada vez que alguien reserva un escritorio o accede al edificio, esa acción se convierte en un punto de datos.‍
2. El análisis utiliza algoritmos para procesar esta información e identificar patrones. El software busca tendencias como qué días registran la mayor asistencia, qué zonas permanecen vacías y cómo cambia el comportamiento de reserva con el tiempo. El machine learning ayuda a detectar anomalías que podrían indicar un problema, como una caída repentina en el uso de las salas de reunión.‍
3. Los informes generan dashboards y visualizaciones que cualquiera puede entender. Verás las tasas de utilización, los días de mayor afluencia, las zonas más concurridas y la demanda de recursos en tablas y gráficos. Esto facilita compartir insights con la dirección o los equipos de facilities sin necesidad de tener un título en ciencia de datos.

Las plataformas que priorizan la privacidad establecen tamaños de grupo mínimos antes de mostrar cualquier dato. La mayoría requiere al menos 5 personas en un grupo antes de mostrar resultados. Esto evita que se identifique el comportamiento individual en los informes.

Métricas clave de análisis del espacio de trabajo para medir

El seguimiento de las métricas adecuadas te dice lo que realmente está sucediendo en comparación con lo que asumes que está sucediendo. Estas mediciones constituyen la base de cualquier estrategia de analítica del espacio de trabajo.

• Tasa de utilización del espacio: El porcentaje de escritorios o aulas disponibles realmente utilizados durante un período específico
• Días de ocupación máxima: Los días con mayor asistencia (normalmente de martes a jueves en oficinas híbridas)
• Tasa de no-show: Cuántos escritorios o aulas reservados quedan sin usar después de que alguien los reserve
• Ratio escritorio-empleado: Cuántos escritorios necesitas en comparación con tu plantilla total
• Demanda de salas de reunión: Qué aulas están constantemente sobreocupadas frente a las que permanecen vacías
• Asistencia media: Con qué frecuencia los empleados acuden a la oficina por semana o mes

La tasa de utilización del espacio es a menudo la métrica más reveladora para las empresas nuevas en el análisis del espacio de trabajo. Muchas organizaciones descubren que están pagando por mucho más espacio del que realmente necesitan. Una tasa de utilización inferior al 50% sugiere que podrías reducir el tamaño de tu oficina sin afectar la experiencia del empleado. El Índice de Utilización del Espacio de Trabajo de XY Sense muestra que la utilización global de oficinas actualmente promedia el 43%.

Los días de máxima ocupación te ayudan a planificar la capacidad. Si de martes a jueves se alcanza constantemente el 80 % de la capacidad, mientras que los lunes y viernes ronda el 30 %, sabrás exactamente cuándo necesitas disponer del máximo de recursos.

La proporción entre escritorios y empleados ha cambiado drásticamente con el trabajo híbrido. Las oficinas tradicionales mantenían una proporción de 1:1, lo que daba a cada empleado su propio escritorio exclusivo, aunque los datos de CBRE muestran que solo el 40 % de las empresas siguen manteniendo esta proporción. Las oficinas híbridas suelen funcionar de manera eficiente con proporciones más cercanas a 0,6:1 o 0,7:1, lo que significa que hay entre 6 y 7 escritorios por cada 10 empleados.

Ventajas del análisis del lugar de trabajo para equipos híbridos

El análisis del lugar de trabajo elimina las fricciones en la gestión de los acuerdos de trabajo flexible. Los datos proporcionan claridad, lo que facilita las operaciones híbridas para todos los involucrados.

• La reducción costos inmobiliarios se consigue identificando los espacios infrautilizados. Cuando los análisis muestran que solo se necesita el 60 % de la oficina actual en los días de mayor actividad, se puede reducir el tamaño del alquiler. Esto supone un ahorro en alquiler, servicios públicos, limpieza y mantenimiento, sin obligar a nadie a trabajar desde casa en contra de su voluntad.
• ‍Mejora de la de la planificación del espacio se consigue cuando se diseñan distribuciones basadas en el uso real en lugar de en suposiciones. Si los datos muestran que los empleados tienen dificultades para encontrar zonas tranquilas en las que concentrarse, se pueden convertir las zonas sociales infrautilizadas en aulas tranquilas específicas. Si determinados equipos siempre reservan escritorios cercanos entre sí, se pueden crear zonas de vecindad que favorezcan su colaboración.‍
• Mejor política híbrida surgen cuando se ve qué normas funcionan y cuáles crean problemas. Los análisis revelan si los días de oficina obligatorios fomentan la asistencia o si los empleados prefieren acudir en días específicos para colaborar de forma orgánica. Se pueden ajustar las políticas basándose en pruebas, en lugar de en opiniones ejecutivas.‍
• La mejora de la experiencia de los empleados se consigue al proporcionar a los equipos visibilidad sobre cuándo compañeros en la oficina. Esta claridad ayuda a las personas a planificar su semana en torno a una colaboración presencial significativa, en lugar de desplazarse para realizar un trabajo individual que podrían hacer desde casa.‍
• La elaboración de presupuestos basada en datos sustituye las conjeturas a la hora de planificar las inversiones en la oficina. Tanto si se trata de comprar mobiliario nuevo, actualizar la tecnología o rediseñar una planta, los análisis garantizan que el dinero se invierta donde más valor añade.

El análisis del lugar de trabajo para entornos híbridos le ayuda a equilibrar la flexibilidad con las necesidades de colaboración. La oficina se convierte en un destino deliberado en lugar de una obligación obligatoria.

Casos de uso habituales del análisis del lugar de trabajo

Las organizaciones aplican análisis del lugar de trabajo para resolver retos operativos específicos. Estos escenarios muestran cómo los datos se traducen en mejores decisiones de gestión.

1. Traslado de oficinas o reducción de personal requiere proyecciones precisas del espacio. Antes de firmar un nuevo contrato de alquiler, puede utilizar análisis para determinar exactamente cuántos metros cuadrados necesita. Esto evita el costoso error de alquilar demasiado espacio para una plantilla híbrida que solo acude a la oficina 2 o 3 días a la semana.
2. La aplicación del trabajo híbrido ayuda a los equipos de RRHH a comprender si las políticas de asistencia se cumplen en la práctica. Si exiges 3 días a la semana en la oficina, pero los análisis muestran que la mayoría de los equipos solo asisten 1 o 2 días, sabes que la política necesita un ajuste o una mejor comunicación.
3. La planificación de la capacidad para el crecimiento utiliza datos actuales para predecir necesidades futuras. Las empresas de rápido crecimiento pueden ver si su espacio actual puede absorber nuevas contrataciones o si necesitan expandirse. Esto ayuda a evitar el hacinamiento en los días pico sin tener que adquirir inmediatamente nuevos inmuebles costosos.
4. sala de reunión Reasigna los espacios en función de la demanda real frente a la necesidad percibida:la investigación de Density muestra que sala de reunión media global sala de reunión es solo del 30 %. Si los análisis muestran que constantemente se celebran reuniones de 4 personas en aulas de conferencias para 10 personas, se pueden convertir algunas aulas grandes aulas espacios más pequeños. Esto crea más capacidad total sin añadir metros cuadrados.
5. SostenibilidadLos informes de sostenibilidad miden y reducen el desperdicio de energía al identificar pisos o zonas infrautilizadas. Cerrar áreas específicas en días de bajo tráfico como los viernes puede reducir significativamente los costos de calefacción, refrigeración e iluminación, al tiempo que apoya los objetivos ambientales.

Consideraciones éticas y de privacidad

La privacidad es el factor más importante a la hora de implementar análisis en el lugar de trabajo. Los empleados se preocupan por la vigilancia, por lo que se necesitan plataformas que prioricen la privacidad desde el diseño inicial.

Los umbrales de agregación garantizan que los datos solo se muestren cuando los grupos cumplen los requisitos mínimos de tamaño. La mayoría de los sistemas éticos requieren que haya al menos 5 personas en un grupo antes de mostrar cualquier información. Esto evita que alguien pueda aislar los hábitos de un individuo concreto de la tendencia del grupo.

La anonimización elimina las identidades individuales de todos los informes. El sistema procesa los datos para mostrar que «el equipo de marketing» está en la oficina, no que «Sarah, de marketing», está en el escritorio 42. Los nombres, los ID de los empleados y otros identificadores personales nunca aparecen en los paneles de análisis.

El RGPD y el cumplimiento normativo son importantes especialmente para las empresas europeas o aquellas con empleados europeos. Las plataformas que siguen estrictas normas de protección de datos garantizan que la información se aloje de forma segura y se procese de acuerdo con la normativa. Busque certificaciones como ISO 27001 y SOC2 que verifiquen las prácticas de seguridad.

La transparencia genera confianza en tu equipo. Los empleados deben saber exactamente qué se supervisa y por qué. Una comunicación clara sobre el objetivo —mejorar la experiencia en la oficina, no supervisar el rendimiento individual— evita la ansiedad y la resistencia.

La limitación del propósito significa que los datos solo deben servir para tomar decisiones sobre el espacio. Nunca deben utilizarse para evaluaciones de rendimiento, medidas disciplinarias o decisiones sobre ascensos. Cuando los empleados confían en que los análisis sirven para mejorar el lugar de trabajo y no para vigilarlos, se comprometen de forma más honesta con los sistemas de reservas.

El diseño centrado en la privacidad fomenta la adopción de herramientas de reserva y garantiza que los datos que recopiles sean precisos y útiles. Si los empleados temen ser supervisados, evitarán por completo el sistema, lo que te dejará con información incompleta.

Cómo elegir un software de análisis del lugar de trabajo

Seleccionar la plataforma adecuada asegura que obtengas insights accionables sin crear nuevos dolores de cabeza administrativos. El mejor software de análisis del espacio de trabajo equilibra datos completos con simplicidad.

La profundidad de integración determina la fluidez con la que el sistema se adapta a tu flujo de trabajo existente. Busca plataformas que se conecten directamente con MS Teams, Slack, Outlook, Google Calendar y herramientas HRIS como Personio o SAP. Cuando los datos fluyen automáticamente desde las herramientas que las personas ya utilizan, obtienes una mayor precisión sin necesidad de entrada manual.

Los estándares de privacidad no son negociables para proteger la información de los empleados. Verifica que las plataformas ofrezcan cumplimiento con GDPR, opciones de alojamiento en la UE y certificaciones como ISO 27001 y SOC2. Estas credenciales demuestran que el proveedor se toma la seguridad en serio y sigue las mejores prácticas de la industria.

La facilidad de uso es importante porque los líderes del espacio de trabajo deben acceder a los insights sin soporte de TI. La interfaz debe ser lo suficientemente intuitiva para que cualquiera pueda generar informes y ver paneles con solo unos pocos clics. Los sistemas complejos que requieren capacitación o conocimientos técnicos a menudo no se utilizan.

Los resultados accionables distinguen las plataformas útiles de aquellas que solo muestran números. Busca funciones que sugieran mejoras o automaticen la gestión de recursos basándose en las tendencias de uso. Por ejemplo, algunos sistemas pueden reducir automáticamente los escritorios reservables en días de baja asistencia para ahorrar costos de energía.

La escalabilidad asegura que la solución crezca con tu organización. Ya sea que tengas 50 o 5.000 empleados, los análisis deben seguir siendo rápidos y precisos. Pregunta a los proveedores sobre el rendimiento en diferentes tamaños de empresa antes de comprometerte.

Cómo deskbird apoya el análisis del espacio de trabajo

deskbird simplifica el trabajo híbrido para los empleados y lo hace transparente para la dirección. La plataforma va más allá de la reserva básica para proporcionar información profunda sobre cómo se utiliza realmente tu oficina.

Los paneles de análisis completos visualizan las tendencias de ocupación, utilización y asistencia en tiempo real. Ves exactamente qué días son los más concurridos y qué zonas están infrautilizadas. Estos datos te ayudan a tomar decisiones seguras sobre el ajuste del tamaño de tu cartera inmobiliaria.

Dynamic Spaces ajusta automáticamente los recursos reservables basándose en los patrones de demanda. Si los análisis muestran que los viernes hay poca asistencia, el sistema puede reducir la disponibilidad de escritorios o cerrar zonas específicas. Esto ahorra en costos de limpieza y energía sin requerir la intervención manual de los equipos de instalaciones.

Las integraciones profundas con MS Teams, Slack y sistemas HRIS como Personio y SAP garantizan altas tasas de adopción. Cuando la reserva se realiza dentro de las herramientas que las personas ya usan a diario, realmente lo hacen. Esto conduce a datos más precisos que reflejan el uso real de la oficina.

La seguridad compatible con GDPR y certificada ISO 27001 protege tus datos del espacio de trabajo. Dado que deskbird está construido y alojado en Europa, sigue estrictos estándares de privacidad que mantienen la información de los empleados segura y anónima.

Con deskbird, estamos bien equipados para que las personas comprueben las cifras de asistencia a la oficina a la hora de tomar decisiones sobre sus días de trabajo en la oficina o a distancia.
Giulia Pelia, directora de oficina en Dermaceutic Laboratoire

Transforma los datos del espacio de trabajo en decisiones de oficina más inteligentes

La analítica del espacio de trabajo elimina las conjeturas en la gestión de una oficina híbrida. Con datos precisos, puedes hacer tu oficina más eficiente, reducir costos innecesarios y crear un espacio de trabajo que la gente realmente quiera visitar.

La plataforma de analítica adecuada transforma tu oficina de un centro de costo estático en un activo flexible que se adapta a las necesidades de tu equipo. Dejas de pagar por escritorios vacíos y empiezas a invertir en espacios que fomentan la colaboración real.

deskbird te proporciona los insights que necesitas para gestionar un espacio de trabajo híbrido mejor. Al combinar herramientas de reserva intuitivas con potentes análisis, te ayudamos a construir una estrategia de espacio de trabajo basada en la realidad y no en suposiciones. Reserva una demo para ver cómo deskbird te ayuda a tomar decisiones respaldadas por datos para tu espacio de trabajo.