Cómo reducir el espacio de oficina con éxito

La mayoría de las oficinas híbridas operan con una ocupación del 40-60% en un día cualquiera, lo que significa que las empresas están pagando por un espacio que permanece vacío más de la mitad del tiempo. La reducción del espacio de oficina ya no se trata de recortar costos en una crisis. Se trata de alinear tus bienes raíces con la forma en que los empleados realmente utilizan la oficina. Esta guía cubre cómo calcular tus necesidades reales de espacio utilizando datos de ocupación. Aprenderás a rediseñar tu distribución para fomentar la colaboración. También explicamos cómo implementar herramientas de reserva de escritorios que evitan el caos cuando los escritorios son limitados.

TL;DR

La reducción del espacio de oficina ayuda a las empresas híbridas a reducir los costos inmobiliarios al alinear el espacio físico con los patrones de uso reales. El éxito depende de decisiones basadas en datos, no de conjeturas.

Por qué las empresas están reduciendo el espacio de oficina

En el pasado, las empresas veían la disminución del tamaño del espacio de trabajo como una señal negativa. Problemas financieros u otras dificultades solían impulsar estas decisiones. Hoy, la reducción del espacio de oficina es una medida habitual que resulta de nuestras nuevas formas de trabajar.

El cambio es significativo. Las tendencias recientes del trabajo híbrido muestran que muchas empresas han reducido o planean reducir su huella de oficina desde 2020. Los impulsores son claros:

El trabajo híbrido cambió cómo los empleados usan la oficina

Los acuerdos de trabajo flexible son ahora estándar para las organizaciones que promueven un enfoque centrado en el empleado y atraen talento. Esto les permite contratar a nivel mundial y seguir creciendo sin buscar nuevos espacios de oficina.

La utilización del espacio de trabajo a nivel mundial se estima en alrededor del 40%. La mayoría de las oficinas híbridas ven tasas de ocupación promedio entre el 40-60% en un día determinado. Los días pico, típicamente de martes a jueves, alcanzan el 70-80%. Los lunes y viernes a menudo caen por debajo del 30%. Las empresas están pagando por un espacio que permanece vacío la mayor parte del tiempo.

Los no-shows empeoran el problema. Incluso cuando los empleados reservan escritorios, el 15-25% no se presenta. Sin sistemas de check-in, no puedes ver la diferencia entre el espacio reservado y el espacio realmente utilizado.

El ahorro de costos impulsa las decisiones estratégicas

Los gerentes de CRE (Corporate Real Estate) se enfocan en hacer más eficientes los costos inmobiliarios. Reducir el tamaño de la oficina es uno de los enfoques más efectivos. Las organizaciones pueden gastar menos dinero en alquiler al analizar el uso de la oficina y reducir el tamaño de las instalaciones. Sus gastos en equipos de oficina, servicios públicos y otros costos relacionados con albergar a todos los trabajadores en el sitio diariamente también disminuyen.

Y los ahorros son sustanciales. Las empresas que optimizan el tamaño de sus oficinas a menudo reducen significativamente los costos inmobiliarios. En promedio, las empresas pueden ahorrar $11,000 por empleado anualmente al optimizar su espacio de trabajo híbrido.

Esto crea una oportunidad de reinversión. El dinero ahorrado puede financiar un desarrollo de la fuerza laboral más sólido, mejor tecnología o mejores servicios en el lugar de trabajo. Una mala ejecución de la reducción del espacio de oficina puede debilitar la cultura corporativa positiva. Cuando lo ejecutas bien, puede aumentar tu presupuesto para ideas de cohesión de equipo o iniciativas de bienestar en el lugar de trabajo. Para más ideas de reducción de costos de oficina, la clave es tratar la reducción de espacio como una inversión estratégica, no solo como un recorte de gastos.

Cómo calcular tus necesidades reales de espacio

Antes de reducir el tamaño, necesitas saber cuánto espacio utilizas realmente. Adivinar lleva a oficinas abarrotadas que frustran a los empleados. O terminas con espacios sobredimensionados que desperdician dinero. Los datos eliminan las conjeturas.

Puedes calcular tus costos reales de espacio de oficina utilizando un enfoque estructurado. El proceso lleva de 4 a 8 semanas de recopilación de datos. Vale la pena la inversión.

Métricas clave a seguir antes de reducir el tamaño

Comienza midiendo lo que importa. Estas métricas te dan la base para una decisión de reducción de tamaño defendible:

La función de análisis de deskbird te muestra quién trabaja desde dónde y qué partes de tu espacio de trabajo se utilizan más para reducir los costos de oficina. Los datos en tiempo real siempre superan las suposiciones.

Utilizando analíticas para justificar tu decisión

Obtener la aceptación interna es uno de los mayores desafíos en la reducción de espacio. Finanzas quiere pruebas. La dirección quiere confianza. Los empleados quieren tranquilidad.

Los datos de utilización del espacio te brindan las tres cosas. Demuestra que tu oficina tiene una ocupación promedio del 45% y picos del 65%. El argumento para reducir el espacio se vuelve obvio. Demuestra que el 20% de las salas de reunión representan el 80% de las reservas. Entonces sabes exactamente qué espacios conservar.

Construye tu caso de negocio con datos específicos: costo actual por empleado, costo proyectado después de la reducción de espacio, cronograma de ahorros esperado y planes de reinversión. ILF Consulting Engineers Austria se enfrentó a este mismo desafío cuando el rápido crecimiento limitó el espacio de oficina mientras los empleados trabajaban en un modelo híbrido. Al implementar deskbird para gestionar alrededor de 800 puestos de trabajo, utilizaron datos de uso detallados para identificar las necesidades reales de cada departamento. El resultado: la dirección ya no tuvo que mediar en disputas por el espacio, y la empresa descubrió que podía seguir creciendo sin problemas de espacio.

Ya no hay más discusiones y, a través de todos los análisis, también nos hemos dado cuenta de que en realidad tenemos suficiente espacio. De hecho, podríamos seguir creciendo, y los escritorios probablemente seguirían sin escasear. Pero solo pudimos hacer esa afirmación después de usar deskbird para revisar de cerca la ocupación de los escritorios y evaluar todo en detalle.

Josef P. Mayr, Director General en ILF Consulting Engineers Austria

Pasos para optimizar tu espacio de oficina

Con los datos en la mano, estás listo para ejecutar. Sigue estos pasos para reducir el tamaño sin interrumpir las operaciones o la cultura.

Analiza el uso actual de tu espacio de trabajo

El primer paso al reducir el tamaño de tus instalaciones es analizar su uso actual. Los análisis del espacio de trabajo revelan esta información y los hábitos de trabajo de tu personal.

Haz un seguimiento específico de las ausencias y del cumplimiento del check-in. Si los empleados reservan escritorios pero no se presentan, tus datos de reserva sobreestiman la demanda real. Implementa requisitos de check-in para obtener cifras precisas.

Utiliza herramientas como la planta interactiva de deskbird para ver qué áreas tienen más tráfico. Podrías descubrir que una planta está constantemente llena mientras otra permanece medio vacía. Esa es información procesable.

Recopila la opinión de los empleados sobre las necesidades de espacio

Los datos de la oficina son clave. Pero no es el único aspecto a considerar. Incluir a tus compañeros en este proceso es fundamental. Asegura una transición fluida a una oficina más pequeña. Realiza encuestas, organiza debates presenciales y analiza sus necesidades e ideas.

¿Necesitas mantener algunos escritorios dedicados? ¿Están utilizando los espacios de coworking? ¿Qué equipo o elementos de la oficina impulsan su productividad? Recopilar esta información te ayuda a tomar decisiones inteligentes sobre el nuevo diseño.

El objetivo es la comprensión, no el consenso. No complacerás a todos. Los empleados que se sienten escuchados son más propensos a apoyar el cambio.

Rediseña tu distribución para el trabajo híbrido

Cuando reduzcas el tamaño, crea un espacio de trabajo que se adapte a las necesidades de tu empresa y de tu fuerza laboral. No debería generar estrés ni frustración.

Considera tu enfoque hacia las estaciones de trabajo. El hot desking significa asientos totalmente flexibles sin puestos asignados. Funciona bien para empresas con baja asistencia diaria. El desk sharingasigna a los empleados vecindarios o zonas. Se adapta a equipos que necesitan sentarse juntos ciertos días. Muchas empresas utilizan un enfoque híbrido. Mantienen algunos escritorios dedicados para los roles que los necesitan y escritorios compartidos para todos los demás.

Equilibra los tipos de espacio basándote en tus datos de utilización. Si las salas de reunión están sobreocupadas, añade más. Si las áreas de concentración están vacías, conviértelas. Crea un entorno de trabajo compartido que impulse la felicidad y la productividad de los empleados.

Gestiona equipos y documentos

Menos espacio de oficina significa menos espacio para muebles, equipos, papeleo y otras pertenencias de la empresa. Puedes digitalizar tus documentos físicos, lo que te permite ahorrar espacio y reducir los residuos electrónicos. En cuanto a muebles y equipos tecnológicos, tienes varias opciones:

Qué considerar antes de reducir el espacio

El trabajo híbrido llegó para quedarse

Algunas empresas aún dudan sobre el futuro del trabajo híbrido. Creen que esta tendencia se ralentizará. Las estadísticas dicen lo contrario. En una fuerza laboral multigeneracional, casi 3 de cada 10 empleados rechazarían una nueva oportunidad profesional. Se niegan si implica volver a un modelo de trabajo totalmente presencial.

Los Millennials y la Generación Z no ven los acuerdos de trabajo flexible como una opción "agradable de tener". La flexibilidad se encuentra entre sus principales prioridades al examinar una oportunidad de trabajo. Sin la libertad de trabajar desde cualquier lugar, a menudo dejan la empresa o practican el quiet quit.

La implicación: puedes planificar con confianza un futuro híbrido. El espacio que necesitas hoy es probablemente el espacio que necesitarás en 3-5 años.

Fomenta la colaboración y el vínculo del equipo

Al reducir tus metros cuadrados, replantea cómo fomentar la colaboración y el vínculo del equipo. La mayoría de los empleados necesitan reunirse en persona. Esto les ayuda a mantener un sentido de pertenencia y a sentirse conectados con la empresa.

Con el auge del trabajo híbrido, el propósito del lugar de trabajo ha cambiado. Los trabajadores no solo van a la oficina para trabajar. También vienen al sitio para socializar y compartir momentos con compañeros. Pueden discutir un proyecto común en reuniones. O pueden hablar de asuntos personales durante su descanso.

Rediseña el diseño de tu oficina cuando crees un espacio de trabajo más pequeño. Un buen diseño impulsa las interacciones humanas, las relaciones genuinas y una cultura laboral positiva. Prioriza los espacios que unen a las personas: áreas de reunión cómodas, zonas sociales y espacios de trabajo colaborativos. Una oficina más pequeña con el diseño adecuado puede mejorar la conexión en el lugar de trabajo.

Apoya a los empleados durante la transición

El trabajo híbrido es el modelo más solicitado por los empleados. Pero algunas personas requieren más tiempo para adaptarse que otras. Reducir el espacio de oficina es otro paso. Algunos trabajadores pueden percibirlo como una señal negativa.

La comunicación es importante. Escucha activamente y mantente disponible para los miembros del equipo que tengan dificultades con este cambio. Escúchalos, discute cualquier temor o problema e intenta encontrar soluciones que hagan que esta transición sea fluida para todos.

Tecnología que facilita la reducción de espacio

Cambiar a un espacio de trabajo más pequeño requiere una organización sólida. No debería afectar el trabajo de tus empleados ni dificultar sus tareas. Cuando los puestos de trabajo son limitados, la tecnología adecuada se vuelve esencial.

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Sistemas de reserva de puestos de trabajo y salas

Cuando los puestos de trabajo son limitados, pueden surgir conflictos de programación. El uso de la tecnología de reserva de puestos de trabajo se ha vuelto indispensable. Soluciones como el software de reserva de puestos de trabajo ayudan a líderes y empleados a gestionar su tiempo en la oficina sin problemas.

La clave es evitar las «reservas fantasma», donde los puestos de trabajo parecen ocupados pero están vacíos. Sin requisitos de check-in, los empleados reservan puestos de trabajo «por si acaso» y luego trabajan desde casa. Esto crea una escasez artificial que frustra a los compañeros que quieren ir a la oficina.

Un buen sistema de reserva de escritorios libera automáticamente los escritorios desocupados. Si alguien no se registra en un plazo establecido, su reserva se libera para otros. Esto mantiene la disponibilidad precisa y maximiza tu espacio limitado.

Herramientas de planificación semanal y coordinación

Más allá de las reservas individuales de escritorios, los equipos necesitan visibilidad sobre quién va a la oficina y cuándo. Un sistema de planificación semanal ayuda a los empleados a coordinar sus días de oficina con compañeros.

Esto es más relevante en una oficina más pequeña. Cuando el espacio es limitado, quieres evitar situaciones en las que un equipo completo se presenta el mismo día. Necesitan sentarse juntos. Las herramientas de planificación permiten a los empleados ver los horarios de sus compañeros de equipo y alinear sus propios días de oficina en consecuencia.

Cómo deskbird apoya la reducción del espacio de oficina

deskbird ayuda a las empresas a reducir el tamaño de sus oficinas con confianza. La plataforma combina la reserva de escritorios, análisis y herramientas de coordinación para que los espacios más pequeños funcionen mejor.

Así es como deskbird aborda los desafíos clave de la reducción de tamaño:

El Instituto Athena de la Vrije Universiteit Amsterdam se enfrentó a un desafío significativo de espacio cuando necesitó reubicar a 120 empleados en un edificio con solo 65 escritorios flexibles. Al implementar deskbird, lograron una tasa de adopción por parte de los usuarios de más del 90%, y el personal encontró los análisis útiles para promover días menos concurridos y optimizar el uso del espacio durante los períodos de mayor afluencia. La transición no solo mejoró la colaboración, sino que también fortaleció los lazos del equipo más de lo previsto.

Nuestra exitosa transición con deskbird demuestra que, con las herramientas adecuadas, los departamentos e institutos dentro de las universidades pueden adaptarse a los nuevos entornos de trabajo, allanando el camino para un uso más eficiente y eficaz de sus espacios y fomentando una fuerza laboral más conectada y comprometida.

Lotte Snellenburg, Asistente de Dirección en el Instituto VU Athena de la Vrije Universiteit Amsterdam

La plataforma se integra con tu pila tecnológica de espacio de trabajo existente y escala con tu organización. Ya sea que gestiones una planta o varios edificios, deskbird te proporciona las capacidades de gestión del espacio de oficina que necesitas.