SOC 2 Tipo 2: qué significa para el software de tu empresa

Cuando evalúe un software para el lugar de trabajo que gestione los horarios de los empleados, los registros de visitantes y los datos de acceso a las oficinas, su equipo de compras solicitará al proveedor un informe SOC 2 Tipo 2 antes de firmar ningún contrato. Este documento demuestra si los controles de seguridad de una empresa funcionan realmente en la práctica durante un periodo de auditoría prolongado, y no solo si quedan bien sobre el papel en un documento normativo. Los responsables de TI y de cumplimiento normativo deben comprender qué contiene este informe, en qué se diferencia de otros marcos de seguridad y qué aspectos deben tener en cuenta al revisarlo durante el proceso de selección de proveedores.

TL;DR

Un informe SOC 2 Tipo 2 es una auditoría independiente que demuestra que los controles de seguridad de un proveedor funcionan de manera constante durante un periodo de entre 6 y 12 meses, y no solo sobre el papel.

¿Qué es un informe SOC 2 Tipo 2?

Un informe SOC 2 Tipo 2 es una evaluación realizada por un auditor independiente que verifica que los controles de seguridad de una empresa funcionan correctamente durante un período prolongado. El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) creó este marco específicamente para las organizaciones de servicios que gestionan datos de clientes. A diferencia de una simple lista de verificación de seguridad, este informe demuestra que un proveedor cumple realmente con sus prácticas de seguridad día tras día.

El informe lo elabora una firma de contables públicos certificados (CPA) que supervisa la empresa durante varios meses. Durante ese tiempo, los auditores comprueban si los controles de seguridad funcionan en situaciones reales. Revisan los registros del sistema, entrevistan al personal y examinan cómo responde la empresa ante incidentes de seguridad. El documento final recoge la opinión profesional del auditor sobre si el proveedor protege los datos tal y como afirma.

Esto es importante porque cualquiera puede redactar una política de seguridad. Lo difícil es cumplirla de forma sistemática. Un informe SOC 2 Tipo 2 demuestra que el proveedor hace precisamente eso.

¿Cuál es la diferencia entre SOC 2 Tipo 1 y Tipo 2?

La diferencia fundamental radica en el tiempo. Un informe de tipo 1 analiza un momento concreto para comprobar si los controles de seguridad están diseñados correctamente. Un informe de tipo 2 supervisa el funcionamiento de esos mismos controles a lo largo de varios meses para demostrar que realmente funcionan.

Piénsalo de esta manera: el tipo 1 pregunta «¿Tienes cerrojo en la puerta?», mientras que el tipo 2 pregunta «¿Has cerrado con llave esa puerta todos los días durante el último año?».

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Los compradores corporativos prefieren claramente los informes de tipo 2, ya que demuestran unos hábitos de seguridad coherentes. Un informe de tipo 1 suele ser solo un paso previo para las empresas que se preparan para una auditoría completa.

Por qué la certificación SOC 2 Tipo 2 es importante para los compradores de software

Cuando evalúes un nuevo software, necesitas pruebas de que el proveedor protege tus datos. Un informe SOC 2 Tipo 2 ofrece esa garantía. Demuestra que un tercero independiente ha verificado las prácticas de seguridad del proveedor durante un periodo prolongado.

Para los equipos de TI, este informe reduce considerablemente el tiempo dedicado a los cuestionarios de seguridad. Los proveedores pueden presentar su informe SOC 2 como prueba, en lugar de responder a decenas de preguntas personalizadas de cada cliente potencial. Así, todo el proceso de adquisición se agiliza.

El informe también le ayuda a cumplir con sus propios requisitos de cumplimiento normativo. Si su organización debe cumplir con el RGPD, la HIPAA o normativas específicas del sector, trabajar con proveedores que cumplan con la norma SOC 2 le facilitará la tarea. Podrá demostrar a los auditores que ha elegido proveedores con prácticas de seguridad verificadas.

Hoy en día, muchos contratos empresariales exigen la certificación SOC 2 Tipo 2 como requisito mínimo. Los proveedores que no pueden presentar un informe actualizado suelen quedar descartados en las primeras fases del proceso de compra.

¿Quién necesita un informe SOC 2 Tipo 2?

Cualquier empresa de servicios que almacene, procese o transmita datos de clientes debería plantearse cumplir con la norma SOC 2 Tipo 2. Los proveedores de servicios en la nube, los centros de datos y las empresas de SaaS de cualquier tamaño entran dentro de esta categoría.

Los compradores de sectores regulados, como el financiero, el sanitario y el educativo, exigen estrictamente este nivel de verificación de proveedores. Si vendes a clientes empresariales, es probable que te soliciten tu informe SOC 2 durante el proceso de contratación.

Las plataformas de gestión del lugar de trabajo entran directamente en esta categoría. Cuando se utiliza un software para gestionar la reserva de puestos de trabajo, controlar la asistencia a la oficina o gestionar el registro de visitantes, se están tratando datos confidenciales de los empleados. Se trata de nombres, horarios, datos de ubicación y, en ocasiones, credenciales de acceso. Es necesario tener la seguridad de que el proveedor protege esta información de forma sistemática, y no solo cuando alguien está mirando.

¿En qué consisten los criterios de los servicios de confianza de SOC 2?

Los auditores evalúan a las empresas basándose en cinco criterios específicos de los servicios de confianza. La seguridad es un requisito obligatorio en todas las auditorías SOC 2. Las empresas deciden incluir los otros cuatro criterios en función de los servicios que prestan.

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La mayoría de los proveedores de software para el ámbito laboral incluyen, como mínimo, funciones de seguridad y disponibilidad. 

¿Qué incluye el alcance de un informe SOC 2 Tipo 2?

El alcance define exactamente qué es lo que ha verificado el auditor. Las empresas deben definir claramente los límites de su sistema, incluyendo la infraestructura, el software, el personal y los procesos implicados en la prestación de su servicio.

Un alcance bien definido cubre el producto o servicio específico que estás adquiriendo. También incluye los centros de datos donde se almacena la información y cualquier proveedor externo en el que la empresa confíe. Estos terceros, denominados organizaciones de subservicio, incluyen proveedores de alojamiento en la nube como AWS, Azure o GCP.

Verifica que el alcance coincida con los servicios que planeas utilizar al revisar el informe de un proveedor. Si estás adquiriendo un sistema de gestión de visitantes, asegúrate de que ese producto específico fue probado durante la auditoría. Una empresa podría tener la conformidad SOC 2 para una línea de productos, pero no para otra.

Cómo prepararse para una auditoría SOC 2 Tipo 2

La preparación para una auditoría SOC 2 requiere una planificación cuidadosa. Las empresas suelen comenzar definiendo su alcance y seleccionando qué Trust Services Criteria se aplican a su negocio. Luego, comparan sus prácticas de seguridad actuales con los requisitos oficiales para identificar brechas.

El proceso de preparación sigue una secuencia clara. Primero, documenta tus controles y políticas existentes. Realiza un análisis de brechas para identificar lo que falta. Soluciona cualquier problema e implementa un monitoreo para recopilar evidencia de forma continua. Finalmente, contrata a una firma de CPA independiente para llevar a cabo la auditoría formal.

Muchas organizaciones utilizan plataformas de automatización de cumplimiento para acelerar este proceso. Estas herramientas se conectan a los sistemas existentes para recopilar evidencia automáticamente y monitorear los controles en tiempo real. El trabajo manual de recopilación de capturas de pantalla, registros y documentación para los auditores se reduce significativamente.

El período de observación en sí dura de 3 a 12 meses. Durante este tiempo, el auditor revisa periódicamente la evidencia y prueba los controles. Una vez finalizado el período de observación, necesitan varias semanas para redactar el informe final.

¿Cuánto costo una auditoría SOC 2 Tipo 2?

costo considerablemente en función del tamaño de la empresa, el alcance de la auditoría y el nivel actual de madurez en materia de seguridad, con estimaciones que oscilan entre los 30 000 y los 150 000 dólares para el cumplimiento total de la norma SOC 2 Tipo 2. Las empresas más pequeñas con sistemas sencillos pagan menos que las grandes empresas con una infraestructura compleja.

Varios factores impulsan el costo total. Los honorarios del auditor constituyen la mayor parte. El número de Trust Services Criteria que incluyas afecta el precio, al igual que la complejidad de tus sistemas. Las empresas que requieren una remediación significativa antes de la auditoría gastan más en la preparación.

Una vez emitido, el informe es válido por 12 meses a partir de la fecha del informe. Las empresas deben presupuestar auditorías anuales para mantener su estado de cumplimiento. Algunos proveedores ofrecen bridge letters para cubrir las brechas entre los períodos de auditoría, pero los compradores generalmente esperan un informe actual.

SOC 2 Tipo 2 frente a la norma ISO 27001

Los compradores suelen comparar estos dos marcos a la hora de evaluar la seguridad de los proveedores. Ambos demuestran su compromiso con la protección de datos, pero funcionan de manera diferente.

El SOC 2 Tipo 2 es un informe de certificación. Un auditor emite su opinión profesional sobre si determinados controles han funcionado de manera eficaz. La norma ISO 27001 es una certificación. Un organismo acreditado determina si una empresa cumple o no los requisitos basándose en su sistema de gestión de la seguridad de la información.

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La certificación SOC 2 goza de gran popularidad en Norteamérica. La norma ISO 27001 es la norma reconocida a nivel internacional. Muchos proveedores de software a nivel mundial cuentan con ambas certificaciones para cumplir con los requisitos de seguridad de las empresas en todo el mundo. deskbird, por ejemplo, cuenta con las certificaciones SOC 2 Tipo 2 e ISO 27001, además de cumplir plenamente con el RGPD gracias al alojamiento de datos en la UE.

Qué buscar al evaluar el informe SOC 2 Tipo 2 de un proveedor

Recibir un informe SOC 2 de un proveedor es solo el primer paso. Debes leer el documento con atención para asegurarte de que el proveedor cumple realmente con tus normas de seguridad.

Empieza por comprobar la fecha del informe. La auditoría debe haberse realizado en los últimos 12 meses. Un informe más antiguo no refleja el estado actual de la seguridad del proveedor. A continuación, revisa la descripción del sistema para confirmar que el alcance abarca los servicios que tienes previsto utilizar.

Busque las excepciones señaladas por el auditor. Se trata de casos en los que los controles no funcionaron según lo previsto durante el período de auditoría. Es normal que se produzcan algunas excepciones de menor importancia. Las excepciones significativas o repetidas deben suscitar dudas.

Revisa en último lugar la sección sobre controles de entidades de usuario. En ella se enumeran las responsabilidades en materia de seguridad que te corresponden como cliente. Por ejemplo, podrías ser responsable de gestionar el acceso de los usuarios dentro de la plataforma o de configurar determinados ajustes de seguridad.

Cómo deskbird el trabajo híbrido seguro

Gestionar un entorno de trabajo híbrido implica manejar a diario información confidencial de los empleados. Los horarios de oficina, los registros de visitantes y los registros de acceso requieren protección. Necesitas una plataforma que facilite el trabajo híbrido a los empleados y, al mismo tiempo, garantice la seguridad de los datos.

deskbird cuenta con las certificaciones SOC 2 Tipo 2 e ISO 27001. Todos los datos se alojan en la UE, lo que garantiza el pleno cumplimiento del RGPD. Los equipos de TI pueden gestionar el acceso de los usuarios mediante integraciones con Microsoft Entra , Okta y las principales plataformas de HRIS utilizando SSO y SCIM.

Esta infraestructura te permite automatizar la activación y desactivación de usuarios sin necesidad de intervención manual. Obtienes visibilidad en tiempo real del uso del espacio y registros de cumplimiento automatizados listos para las auditorías. La plataforma se integra con las herramientas que tu equipo ya utiliza, como Microsoft Teams, Slack y Outlook.

Si quieres una plataforma preparada para SOC 2 Tipo 2 para el trabajo híbrido, solicita una demostración.