Modelos de trabajo híbridos: cómo elegir el que mejor se adapta a tu organización

¿Qué son los modelos de trabajo híbridos?

Los modelos de trabajo híbrido son acuerdos de trabajo flexibles que combinan el trabajo a distancia con la presencia en la oficina. Se pueden adaptar a las necesidades de la organización y a las preferencias del equipo para lograr un equilibrio entre el apoyo a la productividad, la flexibilidad y el bienestar de los empleados, así como el cumplimiento de los objetivos empresariales. Dado que el trabajo híbrido es algo más que una tendencia, los modelos de trabajo híbrido se han convertido en la opción del futuro. Están diseñados para la fuerza de trabajo multigeneracional actual, apoyan el equilibrio entre la vida laboral y personal a través de horarios flexibles y ayudan a las empresas a atraer y retener a los mejores talentos.

¿En qué se diferencian los modelos de trabajo híbridos de las configuraciones tradicionales?

Situado entre los modelos totalmente remotos y los totalmente presenciales, el trabajo híbrido ofrece un punto intermedio, permitiendo a los empleados trabajar desde diferentes lugares para maximizar la productividad. Esto podría significar ir a la oficina para colaborar o asistir a reuniones y trabajar desde casa cuando se necesita una concentración profunda. Algunas empresas asignan días específicos en la oficina, mientras que otras dan a los empleados la libertad de elegir cuándo quieren ir. Sin embargo, este nuevo nivel de libertad y flexibilidad crea nuevos requisitos para la gestión de equipos, las habilidades de liderazgo, la confianza y el compromiso de los empleados.

Para un modelo de trabajo híbrido, los valores de la confianza y la fiabilidad son particularmente importantes. Necesito tener la certeza de que mis empleados trabajarán de forma fiable en casa, aunque no esté justo detrás de ellos vigilándolos.
– Nicole Kopp, fundadora de GoBeyond

¿Cuáles son los diferentes tipos de modelos de trabajo híbrido?

Existen cuatro modelos principales de trabajo híbrido entre los que las organizaciones pueden elegir: modelo híbrido flexible, modelo híbrido fijo, modelo híbrido que prioriza el trabajo remoto y modelo híbrido que prioriza la oficina.

Modelo híbrido flexible

También conocido como “híbrido a voluntad”, este modelo ofrece a los empleados la libertad de elegir cuándo y dónde trabajan: en casa, en la oficina o en cualquier otro lugar. Es la opción que más se centra en el empleado y permite una verdadera personalización del Workday, que a menudo incluye horario flexible.

Pros

• Fomenta la autonomía, la confianza y la flexibilidad.
• Se adapta fácilmente a diferentes estilos de vida y formas de trabajar.
• Aumenta la productividad al alinearse con los momentos de máximo rendimiento individual.
  

Contras

• Puede dificultar la coordinación del equipo y la programación.
• Puede reducir la cohesión y la colaboración informal.
• Requiere una infraestructura digital sólida y una gestión proactiva.

Modelo híbrido fijo

El modelo híbrido fijo asigna días específicos de oficina para los empleados, normalmente en función de las necesidades de la empresa, la dinámica del equipo o los ciclos del proyecto. Es más estructurado y garantiza tiempo presencial regular.

Pros

• Fomenta el trabajo en equipo mediante una colaboración presencial predecible.
• Simplifica la programación y la planificación del espacio.
• Refuerza una rutina y un ritmo de trabajo constantes.
  

Contras

• Ofrece menos flexibilidad, lo que podría no adaptarse a todos los empleados.
• Las obligaciones de desplazamiento pueden generar estrés o insatisfacción.
• Limita el grupo de talentos a aquellos que se encuentran a una distancia razonable.

Modelo híbrido que prioriza el trabajo remoto

En el modelo híbrido que prioriza el trabajo remoto, el teletrabajo es la opción predeterminada, con visitas ocasionales a la oficina. Es ideal para empresas que adoptan equipos distribuidos y operaciones que priorizan lo digital.

Pros

• Reduce los costos en espacio de oficina y servicios.
• Amplía la contratación a un grupo de talentos más amplio y diverso.
• Ofrece a los empleados mayor control sobre su entorno y horario.
  

Contras

• Puede obstaculizar la colaboración espontánea y la cohesión del equipo.
• Hace que mantener la cultura de empresa sea más complicado.
• Puede reducir el acceso a recursos o equipos internos.

Modelo híbrido que prioriza la oficina

El modelo híbrido de priorización de la oficina establece la oficina como el lugar de trabajo principal, con cierta flexibilidad para los días en remoto. Este modelo lo suelen utilizar empresas en las que muchos empleados desempeñan funciones que se benefician de las interacciones directas y los recursos in situ.

Pros

• Refuerza la dinámica de equipo y la cultura del espacio de trabajo.
• Simplifica la gestión del rendimiento.
• Proporciona un acceso fácil a herramientas, recursos y compañeros.
  

Contras

• Reduce el atractivo para los candidatos que buscan más libertad.
• Aumenta los costos operativos y de las instalaciones.
• Riesgo de insatisfacción de los empleados si se limita la flexibilidad.

Ejemplos y variaciones de modelos de trabajo híbrido

Más allá de los cuatro tipos principales, las organizaciones a menudo adaptan las configuraciones híbridas a variaciones individuales que se ajustan a su cultura, flujos de trabajo y limitaciones de espacio. Variaciones como el modelo rotacional o los horarios designados por equipo muestran cómo el trabajo híbrido se puede personalizar para equilibrar la flexibilidad, la colaboración y la eficiencia de los recursos.

Modelo híbrido rotacional

En el modelo híbrido rotacional, los empleados alternan entre el trabajo remoto y la oficina semanal o quincenalmente, mientras que todos tienen el mismo acceso a los beneficios de ambos modelos de trabajo.

Pros

• Distribuye equitativamente el tiempo en la oficina y las ventajas del trabajo remoto.
• Se adapta bien a los plazos del proyecto o a las necesidades del grupo.
• Actualiza el entorno de trabajo con regularidad.
  

Contras

• Los cambios frecuentes pueden interrumpir los flujos de trabajo y la concentración.
• Requiere una planificación y coordinación minuciosas.
• Puede generar fricciones en la asignación de recursos y la logística.

Modelo híbrido designado por el equipo

También denominado “días de oficina para equipos”, este modelo asigna días (o semanas) específicos en la oficina a equipos o departamentos enteros. Por ejemplo, el equipo de marketing viene los martes y los jueves.

Pros

• Garantiza que los equipos estén sincronizados y puedan colaborar en persona.
• Fomenta la creación de cultura a través de la presencia grupal.
• Permite una programación más sencilla a nivel de equipo.
  

Contras

• Menos flexibilidad para las preferencias individuales.
• La oficina puede estar infrautilizada o sobrecargada, dependiendo de los horarios de los diferentes equipos.
• Puede ser complejo coordinar equipos interfuncionales.

Una semana al mes de forma presencial

Esta configuración requiere que todos los empleados trabajen en la oficina durante una semana completa al mes, mientras que las semanas restantes son en remoto o flexibles. La semana designada suele ser la misma cada mes (por ejemplo, la primera o la última semana), lo que ayuda a establecer una consistencia.

Pros

• Fomenta la colaboración en persona y fortalece las relaciones del equipo.
• Ayuda a mantener la cultura de la empresa mediante un tiempo de oficina regular y programado.
• Ofrece a los empleados previsibilidad, al tiempo que les permite trabajar de forma remota tres semanas al mes.
  

Contras

• Puede que el espacio de oficina permanezca sin utilizar la mayor parte del mes.
• Riesgo de hacinamiento durante la semana designada en la oficina si no se gestiona bien.
• Menos flexible que algunos modelos para empleados con restricciones de horario personal.

Sistema de media jornada

Este modelo divide la Workday entre casa y oficina. La mitad del día se pasa in situ, la otra mitad de forma remota, en un intento de combinar la interacción diaria en persona con la flexibilidad personal.

Pros

• Ayuda a gestionar las tareas y responsabilidades personales.
• Ofrece un poco de ambos entornos en un solo día.
• Mantiene el compromiso del equipo a través de puntos de contacto regulares.
  

Contras

• La transición entre ubicaciones puede interrumpir los flujos de trabajo.
• Programar reuniones se vuelve más complejo.
• El espacio de la oficina puede estar en gran parte sin utilizar durante algunas horas del día.

Modelo híbrido 50:50

Los empleados dividen su tiempo a partes iguales entre el trabajo a distancia y el presencial, normalmente trabajando la mitad de la semana en la oficina y la otra mitad de forma remota.

Pros

• Ofrece las mismas oportunidades para la colaboración y el trabajo remoto enfocado.
• Ayuda a reducir la fatiga de los desplazamientos sin sacrificar la interacción en persona.
• Fomenta un uso dinámico y eficiente del espacio de oficina.

Contras

• Puede generar dificultades a la hora de alinear los horarios individuales.
• Requiere una planificación sólida para evitar ineficiencias.
• No es ideal para aquellos que prefieren trabajar completamente en la oficina o de forma totalmente remota.

¿Cómo elijo el modelo híbrido adecuado?

La selección de un modelo híbrido para tu organización debe seguir un proceso estructurado y claro, paso a paso. Necesitas examinar tu preparación para el trabajo híbrido, incorporar a las personas adecuadas en el proceso de toma de decisiones, identificar lo que más importa en una configuración híbrida y comparar sistemáticamente tus opciones para tomar una decisión informada.

1. Evalúa tu preparación para el trabajo híbrido

Revisa cuidadosamente tu infraestructura, tecnología, prácticas de gestión y la opinión de los empleados. Los factores clave a evaluar incluyen:

• Tecnología: ¿Tienen los empleados acceso seguro a las herramientas necesarias y un soporte informático sólido?
• Roles y tareas: ¿Qué roles son adecuados para el trabajo remoto frente al trabajo en la oficina?
• Cultura de empresa: ¿Están firmemente establecidos principios como la confianza, la comunicación y la responsabilidad?
• Políticas y cumplimiento: ¿Existen directrices para el trabajo flexible, la seguridad de los datos y las consideraciones legales?
• Preferencias de los empleados: Encuesta a los miembros del equipo para obtener información sobre las condiciones de trabajo ideales.

2. Involucra a las principales partes interesadas y establece las funciones de toma de decisiones

La decisión sobre qué modelo de trabajo híbrido elegir debe involucrar a múltiples partes interesadas en diferentes niveles de la organización, incluyendo:

• Liderazgo ejecutivo: El equipo de liderazgo establece la visión general y las prioridades estratégicas.
• Equipos de RR. HH. y personal: Los equipos de personal guían el diseño de políticas, la diversidad y el cumplimiento.
• Jefes de departamento y responsables de equipo: Los responsables de equipo y los jefes de departamento pueden aportar información esencial sobre los requisitos funcionales y las realidades cotidianas.
• Equipos de TI: El departamento de TI debe evaluar y salvaguardar la preparación técnica para el trabajo híbrido.
• Responsables de instalaciones y del espacio de trabajo: Los responsables de las instalaciones y del espacio de trabajo se encargan de la planificación del espacio y de las operaciones de la oficina, y determinan si el espacio físico disponible en la oficina se ajusta a los requisitos vinculados al modelo elegido.
• Representantes de los empleados: Los comentarios de los empleados son cruciales para garantizar que el modelo de trabajo híbrido se ajuste a las necesidades reales de la plantilla y contribuya a una fuerza laboral productiva, sana y feliz.

3. Define y prioriza tus criterios de selección

Determina los factores más importantes para tu organización a la hora de elegir un modelo híbrido y asigna pesos a cada factor en función de su importancia relativa dentro del contexto organizativo general. Esto podría ser:

• Objetivos de la organización: Define qué objetivos son más importantes (por ejemplo, productividad, innovación, eficiencia de costo) y deben ser respaldados por el modelo elegido.
• Dinámica de equipos: Analiza los diferentes departamentos o funciones y define aquellos con necesidades de colaboración únicas.
• Requisitos del cliente: Ten en cuenta cualquier interacción in situ con el cliente o consumidor que se espere de determinados puestos.
• Limitaciones de las instalaciones: Ten en cuenta aspectos como el tamaño de la oficina, la ubicación y la capacidad para determinar si tus instalaciones admiten horarios rotativos o flexibles, o si es necesario un enfoque más estructurado.
• Bienestar e inclusión de los empleados: Cada empleado tiene necesidades diferentes. Asegúrate de abordar las necesidades de todos los miembros de tu plantilla, incluidos los miembros del equipo de diferentes generaciones.

4. Utiliza una matriz de decisión para comparar y puntuar los modelos híbridos

Crea una tabla con diferentes modelos de trabajo híbrido como filas y las consideraciones clave (factores) como columnas (o viceversa) antes de realizar la evaluación real.

• Evalúa diferentes opciones: Crea una lista concisa de modelos híbridos viables y especifica las características que se alinean con los objetivos, procesos y valores generales de tu organización.
• Evalúa y compara los diferentes modelos: Asigna puntos a los diferentes modelos, agrega las puntuaciones y obtén comentarios cualitativos de tus equipos sobre las diferentes opciones.
• Analiza y elige tu mejor opción: Revisa los resultados y analiza los puntos fuertes y débiles de cada opción para identificar el modelo que mejor se alinee con los objetivos, valores y necesidades de tu organización.

Conclusión: Elegir el modelo de trabajo híbrido adecuado es clave

Existe una gran variedad de modelos de trabajo híbrido entre los que elegir, que van desde el modelo que prioriza el trabajo a distancia hasta el totalmente flexible, pasando por los días fijos en la oficina. Las empresas necesitan un proceso de selección estructurado que incluya la evaluación de tu preparación para el modelo híbrido, la participación de las partes interesadas adecuadas, la definición de tus criterios de selección y el uso de una matriz de decisión para evaluar las diferentes opciones y, en última instancia, encontrar la que mejor se adapte.

Sin embargo, la adopción exitosa del trabajo híbrido no termina con la elección de un modelo híbrido. También requiere establecer horarios y políticas claras, capacitar a los líderes para liderar eficazmente en un entorno híbrido e implementar las herramientas adecuadas para que todo funcione sin problemas. Sigue leyendo mientras exploramos estos pasos uno por uno en los próximos capítulos de esta guía.