Software para el trabajo híbrido: cómo elegir las herramientas adecuadas para tu equipo

Cómo las soluciones de trabajo híbrido resuelven los desafíos típicos de los espacios de trabajo híbridos

Las soluciones de trabajo híbrido facilitan la coordinación de equipos en diferentes ubicaciones, simplifican la reserva de escritorios y Room Booking, optimizan la utilización de recursos y aumentan el engagement tanto en la oficina como en entornos remotos al abordar desafíos comunes como:

• Caos de reservas: La disponibilidad de escritorios y salas en tiempo real, las confirmaciones automáticas y la integración con el calendario evitan las reservas duplicadas.
• Uso ineficiente del espacio: Los análisis de ocupación revelan patrones de uso para ajustar la distribución de la oficina y la capacidad.
• Coordinación: El Desk Booking garantiza que los equipos puedan reservar espacios y colaborar eficazmente los días que trabajan en la oficina.
• Pérdida de tiempo: Las plataformas unificadas centralizan la reserva, la comunicación y el uso compartido de documentos.
• Disminuye la productividad: La automatización, los calendarios sincronizados y los recordatorios mantienen los flujos de trabajo en orden.

¿Cuáles son las herramientas esenciales para el trabajo híbrido?

Un trabajo híbrido eficaz requiere la combinación adecuada de herramientas, incluyendo un software de hot desking, soluciones de gestión de proyectos, plataformas de comunicación y herramientas de Hybrid Scheduling.

• Los sistemas de Desk Booking: Permiten a los empleados reservar escritorios con antelación y ver dónde están sentados sus compañeros, a la vez que evitan las reservas dobles.
• Gestión de salas de reunión: Gestiona las reservas de salas, supervisa la capacidad y garantiza que el equipo adecuado esté preparado para reuniones presenciales o híbridas.
• Gestión de visitas: Realiza un seguimiento de los registros de entrada de los visitantes, envía instrucciones previas a la visita y ayuda a gestionar la seguridad in situ con registros de visitantes claros.
• Plataformas de experiencia del empleado: Te permiten realizar encuestas rápidas, celebrar los éxitos del equipo y crear momentos que mantengan a las personas conectadas e involucradas.
• Herramientas de colaboración híbrida: Permiten a los equipos trabajar juntos a través de videollamadas, chat, documentos compartidos y pizarras virtuales.
• Analítica del espacio de trabajo: Descubre cómo se están utilizando los espacios de oficina, lo que ayuda a los líderes a tomar decisiones más inteligentes sobre la distribución.
• Herramientas de Hybrid Scheduling: Ayudan a los equipos a coordinar los días de oficina para que las personas adecuadas estén en el mismo lugar al mismo tiempo.
• Gestión de proyectos y tareas: Mantén el trabajo visible con plazos claros, responsabilidades asignadas y seguimiento del progreso.

¿Qué buscar en un software de trabajo híbrido?

Cuando estés seleccionando un software de trabajo híbrido para tu oficina, busca herramientas que realmente Make Hybrid Work más fácil, eficiente y agradable para tu equipo. Las mejores soluciones logran un buen equilibrio entre usabilidad, funcionalidad, soporte, flexibilidad y costo.

• Experiencia de usuario (UX) y facilidad de uso: El 82% de los empleados afirma que la tecnología en el trabajo influye significativamente en su felicidad y compromiso en el lugar de trabajo (Fuente: Business.com). Asegúrate de que tu software sea intuitivo y fácil de usar para que los empleados puedan adoptarlo rápidamente sin curvas de aprendizaje pronunciadas.
• Funcionalidades principales: Elige una solución que cubra las necesidades críticas de trabajo híbrido de tu organización, como la programación, la reserva de escritorios y Room Booking, y que se alinee con tu estrategia y objetivos empresariales.
• Soporte y formación en TI: Un estudio de PwC revela que solo el 50% de los empleados y el 64% de los directivos están satisfechos con los recursos disponibles para aprender y utilizar nuevas tecnologías en el lugar de trabajo. Por lo tanto, elige una plataforma que cuente con un sólido soporte del proveedor y materiales de formación.
• Escalabilidad y flexibilidad: El software debe adaptarse a medida que evoluciona tu estrategia híbrida, ya sea que añadas más ubicaciones, empleados o nuevas modalidades de trabajo híbrido.
• Costo y ROI: Los precios deben ser transparentes y estar en consonancia con el valor que aportan en términos de eficiencia, productividad y experiencia del empleado.

Integraciones comunes de software para el trabajo híbrido

Las integraciones de software para el trabajo híbrido te ayudan a gestionar los recursos de la oficina y a coordinar los equipos híbridos de forma más eficaz, a la vez que reducen la fricción en los flujos de trabajo diarios y mejoran la productividad. Las integraciones clave incluyen:

• Aplicaciones de calendario: Sincroniza los horarios de las salas de reunión y los Desk Booking en tus herramientas de trabajo híbrido y calendarios (por ejemplo, Google Calendar, Microsoft 365).
• Aplicaciones de comunicación: Accede a funciones como el Desk Booking directamente en herramientas de uso diario como Slack o MS Teams.
• HRIS: Gestiona los datos de los empleados y sincroniza automáticamente las actualizaciones, como las ausencias.
• Herramientas de gestión de usuarios: Agiliza el aprovisionamiento, el desaprovisionamiento y las cargas masivas de usuarios.
• Sistemas de control de acceso: Permiten el check-in automático en los puestos de trabajo mediante tarjetas de acceso; la integración de deskbird con Salto es un gran ejemplo de ello.
• Sistemas de gestión de visitantes: Mejora la seguridad in situ y coordina el acceso de los invitados sin problemas.

Consideraciones de seguridad al seleccionar un software de trabajo híbrido

La seguridad es fundamental al seleccionar un software de trabajo híbrido. Los equipos híbridos necesitan acceder a herramientas y datos desde diferentes ubicaciones, lo que crea riesgos adicionales de ciberseguridad en comparación con los entornos de oficina tradicionales. Unos estándares de seguridad sólidos garantizan la confianza de los empleados, protegen las operaciones empresariales y mantienen a la organización en cumplimiento de las leyes de protección de datos. Opta por un software de trabajo híbrido que incluya funciones como:

• Inicio de sesión único (SSO): Permite a los empleados acceder a todas las herramientas con un solo inicio de sesión, lo que reduce la fatiga de contraseñas y refuerza la autenticación.
• Protección de datos y cifrado: Mantiene la privacidad de los archivos y las comunicaciones confidenciales.
• Certificaciones de seguridad y cumplimiento: Certificaciones como SOC 2 o ISO 27001 y el cumplimiento de las leyes de protección de datos como el RGPD garantizan el cumplimiento legal, evitan sanciones y demuestran un manejo responsable de los datos.
• Gestión de acceso y permisos: Restringe el acceso a los datos en función de los roles, las ubicaciones o los dispositivos para evitar fugas o usos indebidos.
• Auditorías de seguridad periódicas: Identifica y corrige las vulnerabilidades de forma temprana para reducir los riesgos de seguridad.
• Multi-tenancy: Mantiene los datos de diferentes equipos u organizaciones separados de forma segura dentro de la misma plataforma.

Tecnología y hardware para el trabajo híbrido que impulsarán tu oficina flexible

Un espacio de trabajo híbrido productivo necesita tecnología y hardware de oficina inteligentes, como pantallas de quiosco, sensores y sistemas de acceso que se integren con el software de trabajo híbrido. Estas soluciones optimizan el uso de la oficina, mejoran la colaboración y aumentan la comodidad y la seguridad de los empleados.

• Sistemas de recepción digitales: Los quioscos con pantalla táctil o las aplicaciones móviles permiten realizar check-ins rápidos de forma autónoma, lo que alivia los cuellos de botella en la recepción y mejora la experiencia del visitante.
• Kioscos para salas de reunión: Paneles fuera de las aulas que muestran la disponibilidad en tiempo real y permiten reservar al momento (por ejemplo, el modo kiosco de deskbird).
• Sensores de ocupación: Realiza un seguimiento del uso de escritorios y salas, e introduce esos datos en el software del espacio de trabajo para optimizar la distribución y reducir el espacio infrautilizado.
• Sensores de calidad del aire y medioambientales: Vigila los niveles de CO2, la temperatura y la ventilación para que los empleados se sientan cómodos, ahorrar energía y apoyar la sostenibilidad.
• Hardware para videoconferencias: Las cámaras, los micrófonos y los sistemas de altavoces garantizan que las reuniones híbridas sean inclusivas, claras y productivas para todos.
• Sistemas de control de acceso: Las soluciones de identificación, móviles o biométricas regulan la entrada y, cuando se integran con un software híbrido, centralizan la gestión de accesos seguros.
• Lockers inteligentes y sistemas de almacenamiento: Proporciona almacenamiento temporal y seguro para los empleados en configuraciones de hot-desking.
• Tecnología de bienestar: Herramientas como estaciones de trabajo de altura regulable y controles de iluminación que fomentan la salud, la comodidad y la productividad de los empleados.

Cómo deskbird empodera a los equipos híbridos

deskbird es tu plataforma de gestión del espacio de trabajo todo en uno. Al combinar la reserva de escritorios y Room Booking, la gestión de la plantilla, la gestión de visitantes y la analítica del espacio de trabajo en una sola solución, deskbird ayuda a las organizaciones a reducir los costos, optimizar el espacio y mantener a los empleados conectados.

• Reserva de Desk Booking inteligente: Los empleados pueden reservar un Desk Booking o recurso con antelación, ver dónde están sentados sus compañeros y evitar la frustración de llegar sin tener un espacio de trabajo adecuado disponible. Menos espacio desperdiciado, mejor uso del equipo y menores costos de infraestructura.
• Room Booking simplificado: Gracias a la integración con el calendario y la disponibilidad en tiempo real, encontrar el espacio de reuniones adecuado lleva segundos. deskbird también permite realizar reservas in situ a través de pantallas de quiosco, lo que reduce el número de aulas no utilizadas.
• Gestión de la plantilla: Las oficinas híbridas pueden dar rápidamente sensación de vacío si la asistencia no se gestiona correctamente. La función de Hybrid Scheduling de deskbird muestra cuándo tienen previsto los compañeros estar en la oficina, lo que facilita la coordinación de los días de oficina, impulsa la interacción social y garantiza que las políticas de oficina híbrida sean claras para todos.
• Gestión de visitantes: Las primeras impresiones importan, y los registros de entrada torpes y desorganizados no ayudan. deskbird Visitors agiliza el acceso de los invitados con el pre-registro, los quioscos de auto-registro y las notificaciones instantáneas al anfitrión. Los invitados disfrutan de una experiencia fluida, mientras que tú haces un seguimiento de quién está en las instalaciones para mantener la seguridad en el lugar de trabajo.
• Análisis e información valiosa: En lugar de adivinar cómo se está utilizando el espacio de la oficina, los responsables de los espacios de trabajo y las instalaciones pueden confiar en datos concretos. deskbird realiza un seguimiento de los patrones de ocupación, el comportamiento de las reservas y el cumplimiento de las políticas de trabajo híbrido, lo que permite una planificación más inteligente, un ahorro de costos y diseños de oficina que se adaptan mejor a la forma en que tus equipos trabajan realmente.

Cómo evaluar el ROI del software de trabajo híbrido

Evaluar el ROI del software de trabajo híbrido consiste en demostrar que las herramientas que has elegido ofrecen un valor medible más allá de su costo. Para ello, debes evaluar la alineación con los objetivos empresariales para asegurarte de que las inversiones apoyan tanto las necesidades inmediatas como la estrategia a largo plazo. Para obtener una visión completa de los beneficios tangibles e intangibles de tu inversión en herramientas, debes analizar tres aspectos diferentes: los criterios iniciales de selección del software, la medición del impacto y las métricas de adopción.

Criterios de evaluación a utilizar antes y durante la adopción

• Costo frente a valor: Compara los costos de licencias, hardware y formación con resultados medibles.
• Integración: ¿Se integra la herramienta correctamente con tu ecosistema de software de trabajo híbrido actual?
• Escalabilidad: ¿Puede la herramienta crecer con la organización o habrá que sustituirla a medida que aumenten las exigencias?
• Flexibilidad: ¿Se adapta la herramienta a una política de trabajo híbrido o modelo cambiante (por ejemplo, más días de teletrabajo, nuevas distribuciones de la oficina)?

Evaluar el impacto de la herramienta tras su adopción

• Eficiencia operativa: ¿Se están completando las tareas más rápido o con menos errores gracias a la herramienta?
• Colaboración y comunicación: ¿Ha mejorado la colaboración entre equipos o entre ubicaciones?
• Experiencia del empleado: ¿Están los empleados más comprometidos, menos frustrados y mejor respaldados en entornos híbridos?
• Utilización del espacio: ¿Se están utilizando de forma más eficaz los recursos de la oficina (puestos de trabajo, salas de reunión, etc.) gracias a la herramienta?

Mide la adopción por parte del usuario para obtener una visión completa

• Tasa de adopción: ¿Con qué rapidez y amplitud están utilizando la herramienta los empleados?
• Frecuencia de uso: ¿La gente lo usa a diario, semanalmente, o se está convirtiendo en “producto de estantería”?
• Índices de finalización de tareas: ¿Están los empleados utilizando la herramienta para completar las tareas para las que se adquirió?
• Satisfacción de los empleados: ¿Qué revelan las encuestas, las puntuaciones de feedback o el análisis de sentimiento con respecto a la facilidad de uso y la satisfacción?
• Tasas de abandono: ¿Están los usuarios abandonando la herramienta en favor de soluciones alternativas?

Analizando los beneficios tangibles e intangibles

Medir el ROI de las herramientas de trabajo híbrido abarca tanto las ganancias tangibles (por ejemplo, la reducción de los costos inmobiliarios o la disminución de los problemas informáticos) como los beneficios intangibles (por ejemplo, la mejora de la satisfacción de los empleados o el fortalecimiento de la cultura). Para asegurar la aceptación de las partes interesadas, combina métricas sólidas con una narrativa convincente basada en los comentarios o testimonios de los empleados. Compara los datos clave antes y después de la adopción y, en caso de duda, ejecuta programas piloto para probar el impacto a menor escala. Este doble enfoque en los números y la experiencia te ofrece una visión holística del valor aportado por tu inversión en software. Prueba nuestra calculadora de espacio de oficina para configurar tu espacio de trabajo y determinar cuánto podrías ahorrar cada mes utilizando deskbird.

Resumen: Por qué las soluciones inteligentes para el espacio de trabajo son cruciales para las configuraciones híbridas

El software de trabajo híbrido resuelve los retos diarios en los entornos de trabajo híbridos. También aporta visibilidad, eficiencia y una mejor experiencia digital para el empleado en entornos de trabajo flexibles. ¿La conclusión? Estas herramientas no son solo un complemento, sino que son la columna vertebral de tu configuración híbrida y garantizan que tu oficina funcione sin problemas, que los empleados se sientan respaldados y que los líderes tengan los datos que necesitan para tomar decisiones informadas.

En el próximo capítulo, profundizaremos en la puesta en marcha e implementación de tu estrategia híbrida. Aprenderás a crear un plan de implementación del trabajo híbrido claro y a incorporar a los empleados híbridos de forma eficaz.