Noi di deskbird non ci limitiamo a creare funzionalità. Noi vogliamo rivoluzionare il funzionamento degli spazi di lavoro.

La scorsa settimana abbiamo condiviso l'ultimo capitolo del nostro "product journey". L'edizione 2025 del nostro evento live deskbird Reveal ci ha permesso di mostrare come stiamo mettendo in atto la nostra audace visione: ridefinire la gestione degli spazi e costruire l'ecosistema di nuova generazione per luoghi di lavoro moderni e flessibili.

Le vostre richieste? Le abbiamo ascoltate 

Rivedere i flussi di lavoro quotidiani, migliorare l'intera esperienza d'ufficio, ma anche rendere più approfondite le analisi e creare un'esperienza per i visitatori che sia finalmente a taglia umana: ci siamo impegnati molto per mettere a disposizione tutto ciò che può davvero essere utile in ufficio.

Non hai potuto partecipare all'evento? Nessun problema, ci abbiamo pensato noi. Ecco come sarà il posto di lavoro di domani:

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La novità di deskbird: "Visitors" rende migliore l'esperienza per i tuoi ospiti 

È l'ultimo arrivato della famiglia deskbird.

deskbird Visitors ci ha permesso di rivedere completamente l'esperienza degli ospiti sul posto di lavoro. 

È sempre la stessa storia: tante email, tanti dipendenti in copia, inviti che ci si dimentica di inviare e momenti imbarazzanti, per esempio quando un ospite arriva alla reception ma nessuno sa chi contattare per accoglierlo. I front-office manager tirano a indovinare, i dipendenti che hanno inviato l'invito non ricevono nessuna notifica. E gli ospiti cominciano a pensare di essere stati dimenticati.

Ma adesso, con deskbird Visitors si cambia musica per le visite:

• Invia inviti personalizzati e mobile-friendly in pochi secondi.
• Raccogli i dati degli ospiti in anticipo con moduli smart e personalizzabili.
• Permetti check-in rapidi e contactless tramite codice QR. Non serve nessuna app.
• Invia una notifica al dipendente che ha inviato l'invito appena il visitatore arriva, tramite MS Teams. Basta con i ritardi imbarazzanti.

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Molto meglio per gli ospiti, ma non solo. Il team della reception ha tutto sotto controllo da una dashboard completa che fornisce chiarezza e visibilità a ogni visita:

• Organizzazione impeccabile nella gestione di tutte le visite da un'unica piattaforma.
• Il ruolo di front-office manager può essere assegnato facilmente per delegare i compiti.
• L'attività degli ospiti può essere seguita anche in sedi diverse per migliorare la supervisione e il coordinamento.
• La conformità alle norme sulla privacy e il monitoraggio di tutte le visite è garantita.
• Il componente aggiuntivo di Outlook permette di creare e gestire le visite direttamente dal calendario. Non è necessario cambiare strumento.

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E non è tutto: deskbird Visitors è stato costruito per un'integrazione senza pari. Lavora gomito a gomito con deskbird Rooms, collegando ogni parte del flusso dell'ufficio, dalle riunioni ai servizi. E poiché fa tutto parte dell'ecosistema di deskbird, agli ospiti può essere assegnato tutto ciò di cui hanno bisogno per una giornata produttiva: una scrivania, un parcheggio, persino una sala riunioni, il tutto organizzato in anticipo e gestito in un'unica app. Niente passaggi di consegne, niente congetture, solo una visita piacevole dall'arrivo al check-out.

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Se vuoi incontrare un candidato, un cliente o ricevere visite esterne, deskbird Visitors fa sì che non si tratti solo di appuntamenti programmati, ma anche piacevolmente attesi.

Più professionale. Più personale. 

Ed è proprio così che l'esperienza del visitatore dovrebbe essere. 

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👋 Pronto a stupire ogni ospite? Prenota una demo di deskbird Visitors e prova tu stesso quanto può essere semplice la gestione dei visitatori!

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Sale riunioni: è ora di vederci più chiaro

È successo a tutti: un team cerca uno spazio per incontrarsi, ma non c'è niente di libero, o peggio

• Tutto sembra prenotato, ma in realtà le sale sono vuote.
• I calendari non si sincronizzano.
• I servizi cadono nel vuoto. 
• L'IT deve destreggiarsi tra strumenti che non sono mai stati pensati per lavorare insieme.

Ecco perché abbiamo creato un'esperienza completamente nuova che rende la gestione della sala evolutiva e intuitiva , dai meeting improvvisati alle riunioni strategiche più importanti.

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Notifiche di MS Teams per le sale riunioni

Le prenotazioni annullate e i "no-show" creano inutili attriti. Con l'integrazione di MS Teams, diventa molto più semplice informare e coinvolgere tutti.

• Invia riepiloghi interattivi e settimanali delle prenotazioni direttamente tramite Teams.
• Si può annullare una riunione con un solo clic per ridurre le prenotazioni inutilizzate.
• Invia promemoria per il check-in in tempo reale a cui i dipendenti possono rispondere subito, senza lasciare MS Teams.

È un modo semplice ma efficace per tenere aggiornate le prenotazioni e far funzionare l'ufficio senza intoppi. 

Questa integrazione è già disponibile nei piani Desks Business e Rooms Business.

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Add-In di Outlook per le sale riunioni

Migliora l'organizzazione delle riunioni, direttamente da Outlook.

• Cerca e prenota le sale disponibili già mentre crei l'invito alla riunione. 
• Aggiungi richieste di catering e servizi allo stesso tempo, in modo da gestire tutto in un unico flusso.
• Organizza riunioni, prenota spazi e coordina i servizi, senza mai uscire dal tuo calendario.

La programmazione più smart e integrata nei tuoi strumenti quotidiani sarà presto disponibile e sarà inclusa nei piani Desks Business e Rooms Business.

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Chiosco e segnaletica digitale

La visibilità è tutto, soprattutto in un ufficio affollato. Ecco perché abbiamo creato il Chiosco, che trasforma qualsiasi tablet, di qualsiasi dimensione, in un display in tempo reale:

• Verifica la disponibilità delle sale in tempo reale, in modo che i dipendenti possano trovare e prenotare rapidamente gli spazi liberi.
• Prenota e fai il check-in direttamente dal display con la prenotazione istantanea e un design che rispetta la privacy.
• Controlla gli indicatori di status a colpo d'occhio (disponibile / in attesa di check-in / prenotato).
• Usa un  qualsiasi tablet dotato di browser. Non è richiesto alcun hardware proprietario.
• Configuralo in pochi minuti grazie a una soluzione sicura e basata sul web che si integra perfettamente con la tua configurazione esistente.

Il Chiosco è già disponibile e la segnaletica digitale sarà presto disponibile: entrambi sono inclusi nel piano Rooms Professional per rendere la visibilità della sala semplice e il coordinamento delle riunioni più fluido che mai.

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Catering e servizi di qualità

Ti serve un servizio di catering? Con le nuove funzioni e la nuova dashboard di catering e servizi, gli amministratori possono:

• Assegnare servizi personalizzati per sala (dagli snack all'allestimento della sala).
• Stabilire un tempo buffer prima e dopo le riunioni per evitare ritardi.
• Gestire tutto da una dashboard semplice e da un'unica piattaforma.

È una funzionalità progettate per essere evolvere con la tua azienda, flessibile e facile da usare, perché sappiamo che le esigenze dell'ufficio possono cambiare rapidamente: è disponibile da subito e fa parte di Rooms Professional. 

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Drag-and-drop per le riunioni

Con la nuova interfaccia drag-and-drop , spostare una riunione è più facile che aggiornare il calendario:

• È sufficiente trascinare e rilasciare per spostare una riunione singola o ricorrente a un nuovo orario o a una nuova sala.
• Non è necessario cancellare, prenotare nuovamente o cercare altre sale disponibili. Basta aggiornare e il gioco è fatto.
• Si risparmia tempo e si riducono gli attriti sia per gli organizzatori che per i partecipanti.

Basta trascinarla e la riunione è di nuovo in agenda: presto disponibile per Rooms Professional. 

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Sincronizzazione multi-tenancy

Grandi novità per il reparto IT! Con la sincronizzazione del calendario multi-tenancy, la gestione di ambienti complessi è più facile che mai. Le operazioni globali sono più semplici, strutturate e chiare:

• Collega i calendari Microsoft e Google su più domini.
• Semplifica la distribuzione e riduci i conflitti di calendario.
• Mantieni l'infrastruttura pulita e migliora la visibilità tra le varie sedi.

Un'esperienza di prenotazione unificata, indipendentemente dal numero di strumenti o domini gestiti. 

Questa funzione è ora disponibile e inclusa in Rooms Enterprise. 

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👋 Basta grattacapi per le prenotazione delle sale. Inizia la tua prova gratuita o prenota una demo oggi stesso per vedere deskbird Rooms in azione!

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Desks e Workforce: pensati per come si lavora davvero

Troppo spesso quando si programma una settimana in ufficio sembra di giocare a tetris:

• Bisogna tenere conto delle preferenze del team.
• Bisogna ricordarsi di prenotare le scrivanie.
• Bisogna ricordarsi dei giorni festivi.
• E bisogna sperare che tutti siano al posto giusto al momento giusto.

Noi ci abbiamo visto un'opportunità. Mentre i team si sono adattati alle routine ibride, gli strumenti sono rimasti indietro.

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Preferenze settimanali e prenotazione automatica

Con i nuovi flussi di lavoro automatizzati di deskbird, i dipendenti possono semplicemente impostare le loro preferenze settimanali una volta per tutte. 

• Definisci le tue preferenze di lavoro settimanale una volta sola. 
• Sulla base di queste, la tua scrivania preferita viene prenotata automaticamente, ogni volta. Non serve toccare più niente.
• Aumenta l'accuratezza dei dati eliminando i giorni d'ufficio non pianificati e assicurando che ogni giorno d'ufficio abbia una prenotazione corrispondente.
• Elimina la necessità di una pianificazione giornaliera e goditi un'esperienza più intuitiva e facile da usare, adatta alle tue abitudini.

Non è solo conveniente, è una cosa in meno a cui pensare in una settimana di lavoro intenso. 

Sono ora disponibili le nostre preferenze settimanali e le funzioni di prenotazione automatica, entrambe incluse nel piano Desks Business .

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Nuovo flusso di prenotazione

Sarà più facile che mai spostarsi in ufficio e pianificare la giornata in base al contesto. Con la planimetria al centro dell'esperienza, gli utenti possono ora vedere quali sono gli spazi liberi e chi è in sede, da un'unica schermata:

• Al momento della prenotazione è possibile accedere direttamente alla planimetria aggiungendola come visualizzazione predefinita. 
• Si possono individuare le persone direttamente sulla mappa e vedere dove sono seduti i colleghi per raggiungerli. 
• Si possono usare dei filtri per cercare i colleghi, rendendo ancora più facile trovarli e pianificare in modo collaborativo.
• Si può passare facilmente da un piano all'altro, esplorare e prenotare su più livelli in un unico flusso. 

Si tratta di una prenotazione della scrivania che semplifica la tua giornata e che unisce il tuo team - presto disponibile per tutti i nostri clienti.

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Programmazione della mezza giornata

E per coloro che dividono le loro giornate tra casa e ufficio, la nuova funzione di pianificazione della mezza giornata consente di gestire senza problemi luoghi e stati diversi:

• Dividi la tua giornata di lavoro in due stati e scegli luoghi diversi (ad esempio, il mattino da remoto, il pomeriggio in ufficio) per una pianificazione più flessibile.
• Semplifica la vita dei tuoi team ibridi rendendo possibili modelli di lavoro reali e politiche flessibili.
• Aumenta la qualità dei dati e l'efficienza del posto di lavoro riflettendo in modo più accurato l'utilizzo effettivo dell'ufficio.

La programmazione di mezza giornata consente ai team ibridi di vedere esattamente chi è presente e per quanto tempo, per una collaborazione ancora migliore:ora è disponibile con il pacchetto Desks Professional .

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Migliore comunicazione per gli eventi

Dato che la cultura dell'ufficio gravita attorno ai momenti di condivisione, abbiamo migliorato i nostri strumenti per gli eventi. Ora chiunque può riunire tutti i colleghi senza sforzo, per fare brainstorming, per mangiare insieme o per un aperitivo dopo il lavoro:

• Invita facilmente le persone o i team giusti.
• Gli eventi si sincronizzano e appaiono immediatamente nel calendario di tutti.
• Ricevi una notifica via e-mail o MS Teams, al momento giusto.

Presto disponibile e incluso in Desks Professional, questo strumento aiuta i team a relazionarsi con meno sforzo e più risultati.

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Check-in automatici

Abbiamo fatto in modo che il tuo arrivo sia semplice, sin dal momento in cui metti piede in ufficio. Come? Abbiamo ringiovanito il processo di check-in! Con il check-in automatico tramite geolocalizzazione, basta entrare nell'edificio per confermare la prenotazione, il che significa che la tua presenza è confermata nel momento stesso in cui varchi la soglia, in modo semplice, silenzioso e sicuro. 

Questo aggiornamento è disponibile da subito e fa parte del pacchetto Desks Professional.

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Orari dei giorni festivi

Abbiamo anche eliminato ogni dubbio dai planning grazie al calendario dei giorni festivi integrato. Non capiterà più di prenotare per sbaglio una riunione un giorno di festa nazionale: il tuo calendario non te lo permetterà. Presto disponibile in Desks Professional. 

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Approvazione del manager

Bilanciare la flessibilità con il controllo è una delle maggiori sfide del lavoro ibrido. Per questo motivo abbiamo introdotto delle regole di pianificazione e approvazioni dei manager che aiuteranno il tuo team:

• A rimanere flessibile e programmare, senza fare compromessi con le politiche aziendali.
• Ad applicare le politiche in modo uniforme tra i vari team, senza bisogno di una supervisione manuale.
• A risparmiare tempo con i flussi di lavoro automatici che eliminano il carico di lavoro amministrativo

E grazie agli avvisi in tempo reale e ai report automatici, la conformità non è più un'altra cosa da fare, ma avviene in background. 

Questi aggiornamenti sono già disponibili come parte di Desks Professional.

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👋  Benvenuto nel futuro del lavoro. Prenota una demo o inizia la tua prova gratuita e scopri quanto sia facile pianificare, prenotare e collaborare in un mondo ibrido.

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Aggiornamenti della piattaforma

Un luogo di lavoro moderno non si basa solo su scrivanie e sale, ma anche su dati, strutture e connessioni continue tra i sistemi. Ma troppo spesso gli strumenti della piattaforma sono frammentati:

• Gli approfondimenti sono sparsi nelle varie dashboard.
• I team e le strutture organizzative sono isolate.
• I flussi di lavoro personalizzati richiedono soluzioni manuali.

Con i nostri ultimi aggiornamenti, stiamo trasformando deskbird in un luogo di lavoro progettato per connettere, automatizzare e informare secondo le abitudini della tua azienda. 

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Advanced Analytics: l'intelligenza dietro ogni decisione

Un sistema di gestione degli spazi ha senso solo in base alle informazioni che fornisce. 

Ecco perché abbiamo creato Advanced Analytics. Un nuovo potente modo di tracciare e capire:

• Le presenza in ufficio e l'utilizzo degli spazi.
• Gli schemi di prenotazione della scrivania e delle sale.
• La conformità alle politiche e l'impegno ibrido.
• Tutti i dati per ufficio, in base al periodo e per team. 

Se vuoi sapere quale piano è sottoutilizzato, quale persona in ufficio è spesso assente o quali regole ibride vengono rispettate, avrai le risposte in un'unica dashboard, che ti consentirà di prendere decisioni più smart, di pianificare meglio gli spazi e di elaborare una strategia per l'ambiente di lavoro basata su dati reali, non su congetture. 

Le nostre analisi avanzate sono già disponibili come parte di Desks Enterprise.

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API pubblica

Vuoi personalizzare di più? Con l'API pubblica di deskbird, puoi andare oltre le funzioni standard e integrare i dati del tuo posto di lavoro in base a quello che ti serve. Strumenti interni, processi automatici o una migliore visibilità tra i sistemi: l'API serve a

• Collegare i dati delle prenotazione al libro paga.
• Gestire i varchi del controllo accessi.
• Visualizzare lo status dell'ufficio in tempo reale sull'intranet.
• Automatizzare i flussi di lavoro di programmazione e i check-in utilizzando i dati di controllo accessi

deskbird si adatta al tuo modo di lavorare, non il contrario.

Questo aggiornamento è già disponibile come parte del pacchetto Desks Enterprise o come componente aggiuntivo UDM. 

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Sincronizzazione di utenti e unità organizzative 

Puoi dire addio agli aggiornamenti manuali. La sincronizzazione della struttura organizzativa tramite HRIS ti consente di:

• Sincronizzare facilmente utenti, unità aziendali, reparti, team, centri di costo e relazioni manageriali.
• Sbloccare le funzioni di collaborazione più intelligenti, come le visualizzazioni basate sul team, le regole di prenotazione e i controlli dei criteri.
• (De)provisioning automatico degli utenti quando entrano o escono dall'azienda.
• Consentire inviti mirati agli eventi, approvazioni e accesso prioritario per team o reparto.

Il risultato? Meno lavoro manuale, dati più precisi e flussi di lavoro più fluidi per tutta l'organizzazione: disponibile e incluso nel piano Desks Enterprise o come componente aggiuntivo UDM. 

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E questo è solo l'inizio...

Dietro le quinte, il nostro team sta già lavorando alle prossime grandi novità: flussi di lavoro più semplici, approfondimenti migliori e nuove funzionalità per costruire l'ecosistema di nuova generazione per ambienti di lavoro moderni e flessibili.

Vuoi dare un'occhiata più da vicino alle prossime novità? Sei curioso di sapere cosa bolle in pentola?

Contattaci all'indirizzo support@deskbird.com o richiedi una demo gratuita per scoprire gli ultimi aggiornamenti e vedere come deskbird può migliorare il tuo posto di lavoro!

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Il futuro del lavoro non capita e basta. Lo stiamo costruendo insieme.