Gestire lo spazio senza sforzo: riassunto del Product Scoop deskbird

Noi di deskbird stiamo costruendo un ecosistema di gestione dello spazio di nuova generazione.

L'evento Product Scoop di questa settimana era incentrato su un unico tema: rendere più facile la gestione dello spazio. Dal nostro grande evento Reveal di qualche mese fa, ci siamo dati da fare per lanciare nuovi aggiornamenti e per migliorare le funzionalità esistenti.

Prenotazioni di scrivanie dimenticate e sale riunioni occupate, visitatori che si perdono completamente alla reception e dirigenti che si interrogano se sia il caso di ridimensionare l'ufficio... Abbiamo passato in rassegna tutti i problemi quotidiani che affrontano gli uffici ibridi e che hanno ispirato i nostri ultimi aggiornamenti di prodotto e abbiamo mostrato come deskbird li stia risolvendo con soluzioni più intelligenti.

Non hai potuto partecipare all'evento? Non preoccuparti! Ti abbiamo preparato un riassunto completo. Vediamo subito gli aspetti più importanti.

Prenotazioni più semplici grazie a funzionalità nuove o rivisitate

Per rendere più semplice l'orientamento nel proprio luogo di lavoro, non c'è niente di meglio che creare un'esperienza di prenotazione fluida. Gli utenti cominciano a usare gli strumenti di prenotazione solo quando questi sembrano facili da adottare. E una maggiore adozione significa meno attriti quotidiani, una migliore collaborazione e dati più precisi per prendere decisioni. Per questo motivo abbiamo rilasciato e annunciato una serie di aggiornamenti che rendono la prenotazione delle scrivanie e delle sale riunioni più veloce e intelligente che mai.

Miglioramento: la dashboard per le prenotazioni

L'avete chiesto in molti, abbiamo ascoltato. Una delle cose che sentiamo dire più spesso dai nostri clienti è che la prenotazione deve essere semplice e intuitiva. Ecco perché abbiamo apportato delle modifiche al modo in cui si possono prenotare delle risorse in deskbird. Ecco le novità:

• Pianta dell'tu come visualizzazione predefinita: ora è possibile vedere subito la disposizione dell'ufficio, invece di scorrere gli elenchi di scrivanie, stanze e risorse. Inoltre, è ancora più facile vedere dove sono seduti i colleghi e prenotare accanto a loro.
• Nuovo widget laterale per un accesso rapido e check-in facile: grazie al nostro nuovo widget laterale per le prenotazioni, hai a portata di mano tutte le tue risorse preferite da prenotare con un clic, ma non solo, puoi anche fare check-in appena arrivi in ufficio per tutte le tue prenotazioni.
• Navigazione semplificata ed esperienza più visiva: non sarà più necessario accedere ai vari menù. Dalla planimetria interattiva puoi vedere subito lo spazio così com'è e individuare rapidamente dove sono seduti i colleghi.
  

‍

Insieme, questi aggiornamenti rendono l' esperienza di prenotazione più rapida, visiva e senza attriti. E vuoi sapere la buona notizia? Questi aggiornamenti sono già disponibili, puoi già metterli alla prova.

Novità: la panoramica di Piani e spazi

E non abbiamo solo semplificato la prenotazione per gli utenti, ma anche per gli amministratori. Come? Riprogettando completamente la sezione Piani e spazi di deskbird. Non sarà più necessario saltare da una schermata all'altra solo per fare due azioni da niente.

La nuova panoramica mostra subito tutti i piani, con la possibilità di espandere o chiudere ciascuno di essi. In questo modo, puoi vedere immediatamente ogni area, quante scrivanie o risorse contiene e il rispettivo stato. 

Inoltre, le azioni più comuni, come la modifica di un'area o il cambio di chi ha accesso, sono ora disponibili direttamente da questa singola schermata. Devi aggiungere una nuova area? Nessun problema, il flusso adesso è più semplice, abbiamo eliminato degli step di conferma che non servivano a niente.

A breve, potrai gestire completamente la gestione dei piani da un'unica panoramica intelligente, che dà agli amministratori la chiarezza e il controllo di cui hanno bisogno, senza inutili complicazioni. La nuova panoramica di Piani e spazi sarà disponibile nelle prossime settimane. Tieni gli occhi aperti!

Novità: visualizzazioni e filtri per le sale riunioni

Abbiamo anche modificato la visualizzazione della prenotazione delle sale in modo che il processo diventi ancora più semplice e veloce di prima. Nella nuova visualizzazione, puoi vedere le sale disponibili sotto forma di schede chiare e informative che mostrano a colpo d'occhio le informazioni essenziali.

Quando è il momento di prenotare la tua sala, il popup di prenotazione ti fa vedere tutto quello che ti serve in un unico posto: dettagli della sala, disponibilità, attrezzature e opzioni di prenotazione. Una volta confermata, verrai reindirizzato direttamente alle tue prenotazioni dove potrai ritrovare i dettagli della prenotazione visibili chiaramente.

Si tratta di un flusso più fluido dall'inizio alla fine, che riduce il tempo di prenotazione delle sale a pochi secondi, e che sarà presto disponibile!

Novità: drag & drop per le prenotazioni delle sale

Ripianificare le riunioni e cambiare le sale riunioni dovrebbe essere facile e veloce. Per questo motivo abbiamo creato una funzione drag & drop per le sale riunioni, per darti una flessibilità immediata senza problemi. Basta cliccare, trascinare e rilasciare. Nessun menu aggiuntivo, nessuna schermata di salvataggio, nessun ricaricamento, nessun processo macchinoso a più passaggi.

Che tu sia un dipendente che prenota il proprio spazio di lavoro quotidiano o un amministratore che gestisce l'intero ufficio, deskbird ora funziona proprio come te l'aspetti: a colpo d'occhio, efficace e intelligente. Ciò significa meno tempo speso a destreggiarsi tra i calendari e più tempo dedicato a far sì che le riunioni si svolgano senza intoppi.

Pronto per una buona notizia? La funzione drag & drop è già attiva. Quindi, se non l'hai ancora provata, prenota una sala e fai un test!

‍

👋 Dì addio ai mal di testa per la prenotazione delle sale e la pianificazione. Inizia la tua prova gratuita oppure prenota una demo oggi stesso e guarda deskbird Rooms in azione!

Preferenze settimanali e prenotazioni automatiche delle scrivanie

Pensi che il tuo strumento di prenotazione dovrebbe essere abbastanza intelligente da conoscere le tue abitudini? Anche noi la pensiamo così. Ecco perché abbiamo automatizzato il processo di prenotazione delle risorse in base ai tuoi modelli di lavoro ibrido tipici. Dai il benvenuto alle preferenze settimanali e alle prenotazioni automatizzate!

• Imposta la tua routine settimanale: scegli i giorni in cui prevedi di essere in ufficio e deskbird compilerà automaticamente il tuo programma per i due mesi successivi.
• Rimani flessibile: modifica il tuo stato ogni giorno quando hai bisogno di lavorare da casa, prenderti un giorno libero o adeguarti ai requisiti delle policy. I manager possono intervenire per le approvazioni, se necessario.
• Prenotazioni automatiche: una volta impostate le preferenze, deskbird prenota la tua scrivania, il tuo posto preferito o anche il parcheggio senza che tu debba muovere un dito.

‍

Il risultato? Meno stress, nessuna pianificazione ripetitiva e la tranquillità di sapere che c'è sempre uno spazio ad aspettarti quando arrivi. Sia le nostre preferenze settimanali che le funzionalità di prenotazione automatica sono già attive e disponibili.

Check-in e promemoria di MS Teams e plugin di Outlook per Rooms

La maggior parte dei nostri clienti trascorre la giornata lavorativa in Microsoft Teams perché è qui che si svolgono le riunioni, che si chiacchiera e si pianifica la settimana. Ecco perché abbiamo integrato deskbird direttamente in Teams, rendendo il check-in semplice come inviare un messaggio ai tuoi colleghi. 

Il giorno del check-in, gli utenti ricevono un promemoria e possono effettuare il check-in direttamente tramite MS Teams. Non serve aprire un'altra app e nemmeno un'altra tab. Inoltre, ogni utente decide se ricevere promemoria in Teams o continuare a ricevere notifiche su mobile o web.

Il prossimo in lista per una facile integrazione è Outlook. Presto, potrai trovare e prenotare sale riunioni senza mai uscire dal tuo calendario. Il nuovo plugin deskbird-Outlook renderà la ricerca della sala perfetta molto più facile e veloce di prima.

Entrambe le funzionalità saranno disponibili a breve.

Visibilità del posto di lavoro: funzionalità nuove e rivisitate

deskbird non è solo una soluzione per prenotare delle scrivanie. È una vera e propria panoramica completa del posto di lavoro, dei visitatori, delle policy di lavoro ibrido e del rispetto delle norme. Il tutto integrato e gestito senza aggiungere ulteriori strumenti o processi. Stiamo migliorando la visibilità del tuo luogo di lavoro. Come? Leggi qui.

Visitatori: modalità di gestione e chiosco

Probabilmente conosci già la nostra soluzione di visitor management. deskbird Visitors mantiene la guest experience semplice e senza intoppi: niente caos alla reception, niente cambi di tool. Al contrario ottieni una tracciabilità completa, dei check-in semplici e delle notifiche all'host direttamente via MS Teams. Gli ospiti si sentono bene accolti prima ancora di arrivare grazie agli inviti personalizzati, che permettono al contempo di raccogliere i dettagli necessari per una visita sicura e produttiva.

E non finisce qui, perché stiamo lavorando a una nuova funzionalità che pensiamo ti piacerà molto. La modalità Chiosco per i visitatori sarà disponibile nelle prossime settimane e ti permetterà di trasformare qualsiasi tablet in un chiosco self-service per il check-in. I visitatori senza invito potranno registrarsi autonomamente, gli ospiti invitati potranno effettuare il check-in e il check-out in autonomia e gli uffici più piccoli potranno gestire la reception senza personale a tempo pieno. Meno lavoro manuale, migliore prima impressione.

‍

👋 Pronto a fare una buona prima impressione duratura sui tuoi ospiti? Richiedi una demo di deskbird Visitors e scopri quanto può essere semplice la gestione dei visitatori!

Restrizioni di orario con l'approvazione del manager

La governance non dovrebbe sembrare un micro management. deskbird è in costante miglioramento per aiutare il tuo luogo di lavoro a operare senza intoppi, riducendo il carico amministrativo e mantenendo la flessibilità al centro. Il nostro nuovo flusso di approvazione per le policy per il lavoro ibrido fa proprio questo, tu e i tuoi dipendenti avrete maggiore controllo e trasparenza nella gestione delle richieste di giorni extra da remoto.

• Approvazione giorni extra: quando aggiungi o modifichi una policy, ora puoi consentire ai manager di approvare o rifiutare ulteriori giorni di lavoro da remoto al di fuori della quota di lavoro da remoto stabilita.
• Flusso di lavoro trasparente: i dipendenti visualizzano la loro solita dashboard degli orari. Se hanno bisogno di richiedere un'ulteriore giornata di smart working (o una mezza giornata), vengono guidati attraverso una procedura rapida e intuitiva per inviare la richiesta. Ricevono una conferma di avvenuto invio, senza bisogno di mandare altre email o sollecitare il proprio manager.
• Dashboard per i manager: i manager hanno una chiara panoramica settimanale dei programmi del loro team, chi è conforme e chi ha richiesto un giorno di lavoro da remoto aggiuntivo, e possono approvare o rifiutare i programmi direttamente nella dashboard.
  

‍

In breve, questo nuovo flusso di approvazione rende la governance ibrida semplice, veloce e trasparente, mantenendo al contempo l'equità delle politiche. I dipendenti ottengono flessibilità quando ne hanno bisogno, i manager ottengono chiarezza e controllo e tutti spendono meno tempo in amministrazione.

Il nuovo flusso di approvazione è già attivo e pronto per essere provato!

Tabella degli utenti ridisegnata

La nostra sezione di amministrazione utenti è stata completamente riprogettata, rendendo più facile per i workplace manager accedere, aggiornare ed esportare i dati. Il nuovo layout della tabella utenti indica tutti i dettagli chiave dell'utente in un foglio laterale semplificato, così non dovrai più cliccare qua e là per trovare le informazioni di cui hai bisogno.

Inoltre, una delle funzionalità più richieste è finalmente disponibile: l'esportazione CSV. Filtra gli utenti, esporta l'elenco, apporta modifiche in blocco e reimporta in deskbird.

Questo aggiornamento è già attivo in deskbird. Quindi vai alla sezione amministratore e dai un'occhiata!

Bloccare uno spazio

Attualmente, gli amministratori non hanno la possibilità di pianificare in anticipo, bloccare facilmente determinate aree o avvisare gli utenti. Inoltre, come ci hanno detto i nostri clienti, disattivare un intero piano o area per la prenotazione sembra eccessivo quando in realtà serve una soluzione più precisa. La nostra nuova funzionalità “Bloccare gli spazi” risolverà proprio questo problema.

Presto, potrai bloccare scrivanie, sale, aree o anche interi piani per un periodo di tempo specifico, che si tratti di ristrutturazioni, cicli di pulizia o riunioni VIP. A differenza della vecchia modalità “inattiva”, questa non è un semplice interruttore on/off. Puoi pianificare in anticipo, indicare motivazioni chiare e comunicarle ai tuoi team.

Ti preoccupa sapere cosa succede alle prenotazioni già effettuate? È molto semplice! Tutte le prenotazioni esistenti negli spazi interessati vengono automaticamente cancellate e gli utenti ricevono una notifica per riprenotare altrove. E poiché tutte le chiusure sono gestite da un unico punto, il processo è semplice e privo di interruzioni, rendendo la gestione degli spazi facile e bene organizzata.

La funzionalità "Bloccare uno spazio" sarà presto disponibile.

Advanced Analytics per sfruttare la potenza dei dati

Ogni prenotazione, scrivania, sala o visitatore è un dato. E poiché la tua strategia per l'ambiente di lavoro funziona meglio quando è guidata dai dati, non da supposizioni, ti offriamo una nuova suite di analisi che trasforma l'attività quotidiana in workplace intelligence, che comprende:

• Persone e presenza: monitora i modelli di presenza per ufficio, dipartimento o anche per singoli utenti. Controlla il rispetto delle policy, individua i giorni di minore affluenza e assicurati che i team siano bilanciati.
• Spazi e risorse: scopri quali scrivanie, sale riunioni e parcheggi sono più richiesti e quali rimangono inutilizzati. Utilizza queste informazioni per riassegnare, consolidare o persino ridurre le dimensioni con sicurezza.
• Sicurezza e conformità: assicurati che le persone giuste siano nel posto giusto al momento giusto, dagli addetti antincendio ai soccorritori e ad altri ruoli di emergenza. Perfetto per rispettare i requisiti di salute e sicurezza, gli audit interni e le normative future.
  

‍

Questi dati trasformano le prenotazioni quotidiane in informazioni utili, aiutando le organizzazioni a ridurre i costi, ottimizzare i layout e sviluppare strategie per l'ambiente di lavoro più intelligenti. Non vedi l'ora di provarlo? Prevediamo di lanciarlo nel corso dell'anno, quindi tieniti pronto!

E non finisce qui...

Con i nostri lanci recenti e futuri, ci stiamo impegnando per un'automazione semplice, una gestione proattiva e una business intelligence fruibile che ti aiutino a gestire il tuo ambiente di lavoro con sicurezza. Ma non ci fermiamo qui. Dietro le quinte, il nostro team sta già lavorando alle prossime grandi novità.

Vuoi dare un'occhiata più da vicino a ciò che è già attivo o sei curioso di sapere cosa arriverà presto? Prenota una demo gratuita oggi stesso e scopri come deskbird può migliorare il modo in cui i tuoi team ibridi lavorano.

‍