Modelli di lavoro ibrido: come scegliere quello più adatto alla tua azienda

Cosa sono i modelli di lavoro ibridi?

I modelli di lavoro ibridi sono modalità di lavoro flessibili che combinano il lavoro a distanza con la presenza in ufficio. Possono essere adattati alle esigenze dell'organizzazione e alle preferenze dei team per trovare un equilibrio tra il sostegno alla produttività, alla flessibilità e al benessere dei dipendenti e il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Il lavoro ibrido non è solo una tendenza: i modelli di lavoro ibridi sono diventati la scelta del futuro. Sono stati progettati per la forza lavoro multigenerazionale di oggi, conciliano un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro attraverso la flessibilità degli orari e aiutano le aziende ad attrarre e trattenere i migliori professionisti.

Come si differenziano i modelli di lavoro ibridi da quelli tradizionali?

A metà tra i modelli full-remote e quelli completamente in ufficio, il lavoro ibrido è una via di mezzo che dà ai dipendenti la possibilità di lavorare da luoghi diversi per ottenere la massima produttività. Questo può significare venire in ufficio per le collaborazioni o le riunioni e lavorare da casa quando è ci si deve concentrare. Alcune aziende assegnano giorni specifici di presenza in ufficio, mentre altre lasciano ai dipendenti la libertà di scegliere quando venire. Tuttavia, questo nuovo livello di libertà e flessibilità richiede nuove capacità per la gestione del team, per la leadership, per instaurare un clima di fiducia e di coinvolgimento dei dipendenti.

Nel caso di un modello di lavoro ibrido, fiducia e affidabilità sono valori particolarmente importanti. Devo avere la certezza che i miei dipendenti lavoreranno in modo affidabile a casa, anche senza avere il fiato sul collo.
- Nicole Kopp, fondatrice di GoBeyond

Quali sono i diversi tipi di modelli di lavoro ibridi?

Le aziende hanno la scelta tra quattro modelli di lavoro ibridi : modello ibrido flessibile, modello ibrido fisso, modello ibrido a distanza e modello ibrido in ufficio.

Modello ibrido flessibile

Conosciuto anche come "at-will", questo modello dà ai dipendenti la libertà di scegliere quando e dove lavorare, a casa, in ufficio o in qualsiasi altro luogo. È l'opzione che mette più al centro i desideri dei dipendenti e consente una vera e propria personalizzazione della giornata di lavoro, che spesso include l'orario flessibile.

Pro

• Incoraggia l'autonomia, la fiducia e la flessibilità.
• Si adatta facilmente a diversi stili di vita e di lavoro.
• Aumenta la produttività allineandosi ai tempi di picco individuali.
  

Contro

• Può rendere più difficili il coordinamento del team e la pianificazione.
• Può ridurre la coesione e la collaborazione informale.
• Richiede una solida infrastruttura digitale e una gestione proattiva.

Modello ibrido fisso

Il modello ibrido fisso assegna giorni specifici in ufficio per i dipendenti, di solito in base alle esigenze dell'azienda, alle dinamiche del team o ai cicli di progetto. È più strutturato e garantisce un regolare tempo faccia a faccia.

Pro

• Consente il lavoro di squadra grazie ai momenti collaborazione in presenza prevedibili.
• Semplifica la pianificazione e la gestione degli spazi.
• Rafforza una routine e un ritmo di lavoro coerenti.
  

Contro

• Offre meno flessibilità, il che potrebbe non essere adatto a tutti i dipendenti.
• La necessità di fare avanti e indietro dal proprio domicilio può creare stress o insoddisfazione.
• Le assunzioni sono limitate a coloro che possono fare avanti e indietro da casa.

Modello ibrido remote-first

Nel modello ibrido remote-first, il lavoro da remoto è l'opzione predefinita, con visite occasionali in ufficio. È ideale per le aziende che scelgono di avere team distribuiti e operazioni digital-first.

Pro

• Riduce i costi per lo spazio ufficio e le utenze.
• È possibile assumere persone che vivono distanti dall'ufficio.
• Offre ai dipendenti un maggiore controllo sul proprio ambiente e orario.
  

Contro

• Può ostacolare la collaborazione spontanea e il team bonding.
• Rende più difficile il mantenimento della cultura aziendale.
• Può ridurre l'accesso alle risorse o alle attrezzature interne.

Modello ibrido office-first

Il modello ibrido office-first imposta l'ufficio come luogo di lavoro principale, con una certa flessibilità per i giorni da remoto. Questo modello è spesso utilizzato da aziende in cui molti dipendenti ricoprono ruoli che richiedono interazioni dirette e risorse in loco.

Pro

• Rafforza le dinamiche di squadra e la cultura del luogo di lavoro.
• Rende la gestione delle performance più semplice.
• Fornisce un facile accesso a strumenti, risorse e colleghi.
  

Contro

• Riduce l'attrattiva per i candidati che cercano maggiore libertà.
• Aumenta i costi operativi e delle strutture.
• Può causare insoddisfazione nei dipendenti se la flessibilità è limitata.

Esempi e varianti di modelli di lavoro ibrido

Oltre ai quattro tipi principali, le aziende spesso adattano i modelli ibridi in varianti individuali che si adattano alla loro cultura, ai flussi di lavoro e ai vincoli di spazio. Variazioni come il modello a rotazione o le pianificazioni designate per team mostrano come il lavoro ibrido può essere personalizzato per bilanciare flessibilità, collaborazione ed efficienza delle risorse.

Modello ibrido a rotazione

Nel modello ibrido a rotazione, i dipendenti alternano il lavoro da remoto e in ufficio ogni settimana o ogni due settimane, mentre tutti hanno uguale accesso ai vantaggi di entrambi i modelli di lavoro.

Pro

• Distribuisce equamente il tempo in ufficio e i vantaggi del lavoro da remoto.
• Si adatta bene alle tempistiche dei progetti o alle esigenze del gruppo.
• Rinnova regolarmente l'ambiente di lavoro.
  

Contro

• Cambiamenti frequenti possono interrompere i flussi di lavoro e la concentrazione.
• Richiede un'attenta pianificazione e coordinamento.
• Possono esserci difficoltà nella distribuzione delle risorse e nella logistica.

Modello ibrido in base al team

Anche definito come “giorni in ufficio per i team”, questo modello assegna giorni (o settimane) specifici in ufficio a interi team o dipartimenti. Ad esempio, il team di marketing viene in ufficio il martedì e il giovedì.

Pro

• Garantisce che i team siano sincronizzati e possano collaborare di persona.
• Consente la creazione di una cultura aziendale attraverso la presenza di gruppo.
• Facilita la pianificazione a livello di team.
  

Contro

• Minore flessibilità per le preferenze individuali.
• L'ufficio potrebbe essere sottoutilizzato o sovraffollato a seconda degli orari dei diversi team.
• Può essere complesso coordinare team interfunzionali.

Una settimana al mese in sede

Questa configurazione richiede a tutti i dipendenti di lavorare in sede per un'intera settimana ogni mese, mentre le restanti settimane sono da remoto o flessibili. La settimana designata è solitamente la stessa ogni mese (ad esempio, la prima o l'ultima settimana), il che aiuta a stabilire una certa coerenza.

Pro

• Promuove la collaborazione di persona e rafforza le relazioni tra i team.
• Aiuta a mantenere la cultura aziendale attraverso tempi regolari e programmati in ufficio.
• I momenti in ufficio sono prevedibili e i dipendenti hanno comunque tre settimane di lavoro da remoto al mese.
  

Contro

• Lo spazio ufficio potrebbe rimanere inutilizzato per la maggior parte del mese.
• Rischio di sovraffollamento durante la settimana designata in ufficio se non ben gestita.
• Meno flessibile di alcuni modelli per i dipendenti con vincoli di orario personali.

Sistema di mezza giornata

Questo modello divide la giornata lavorativa tra casa e ufficio. Metà della giornata viene trascorsa in sede, l'altra metà da remoto nel tentativo di fondere l'interazione quotidiana di persona con la flessibilità personale.

Pro

• Aiuta a gestire compiti e responsabilità personali.
• Offre un po' di entrambi gli ambienti in un solo giorno.
• Mantiene alto il coinvolgimento del team attraverso momenti di incontro regolari.
  

Contro

• Il passaggio tra le sedi può interrompere i flussi di lavoro.
• La programmazione delle riunioni diventa più complessa.
• Lo spazio ufficio potrebbe essere in gran parte inutilizzato durante alcune parti della giornata.

Modello ibrido 50:50

I dipendenti dividono equamente il loro tempo tra lavoro da remoto e in sede, in genere lavorando metà settimana in ufficio e metà da remoto.

Pro

• Offre pari opportunità di collaborazione e lavoro da remoto focalizzato.
• Meno stanchezza causata dai tragitti casa/lavoro senza però rinunciare al coinvolgimento di persona.
• Incoraggia un utilizzo dinamico ed efficiente dello spazio ufficio.

Contro

• Può creare difficoltà nel coordinamento degli orari individuali.
• Richiede una pianificazione accurata per evitare inefficienze.
• Non è l'ideale per chi preferisce ruoli completamente in ufficio o completamente da remoto.

Come faccio a scegliere il modello ibrido giusto?

La selezione di un modello ibrido per la tua organizzazione dovrebbe seguire un processo graduale chiaramente strutturato. Devi valutare quanto sei pronto al lavoro ibrido, coinvolgere le persone giuste nel processo decisionale, identificare ciò che conta di più in una configurazione ibrida e confrontare sistematicamente le tue opzioni per prendere una decisione informata.

1. Valuta la tua preparazione al lavoro ibrido

Rivedi attentamente la tua infrastruttura, la tecnologia, le pratiche di gestione e il sentiment dei dipendenti. I fattori chiave da valutare includono:

• Tecnologia: i dipendenti hanno un accesso sicuro agli strumenti necessari e un solido supporto IT?
• Ruoli e compiti: quali ruoli sono adatti al lavoro da remoto rispetto a quello in ufficio?
• Cultura aziendale: fiducia, comunicazione e responsabilità sono dei capisaldi tra i valori aziendali?
• Politiche e conformità: esistono linee guida per il lavoro flessibile, la sicurezza dei dati e le considerazioni legali?
• Preferenze dei dipendenti: hai raccolto i feedback dei membri del team per conoscere le modalità di lavoro ideali?

2. Coinvolgi le parti coinvolte e stabilisci i ruoli decisionali

La decisione su quale modello di lavoro ibrido scegliere dovrebbe coinvolgere diversi stakeholder a vari livelli dell'organizzazione, tra cui:

• Leadership esecutiva: il team della direzione definisce la visione generale e le priorità strategiche.
• Team HR & People: i team People guidano la progettazione delle policy, la diversity e la compliance.
• Responsabili di dipartimento e team leader: i team leader e i responsabili di dipartimento possono fornire informazioni essenziali sui requisiti funzionali e sulle realtà quotidiane.
• Team IT: il dipartimento IT deve valutare e salvaguardare la preparazione tecnica per il lavoro ibrido.
• Facility e workplace manager: workplace e facility manager sono responsabili della pianificazione degli spazi e delle operazioni d'ufficio e determinano se lo spazio fisico disponibile in ufficio corrisponde ai requisiti legati al modello scelto.
• Rappresentanti dei dipendenti: il feedback dei dipendenti è fondamentale per garantire che il modello di lavoro ibrido corrisponda alle reali esigenze della forza lavoro e agevoli una forza lavoro produttiva, sana e felice.

3. Definisci e dai priorità ai tuoi criteri di selezione

Determina i fattori più importanti per la tua organizzazione quando scegli un modello ibrido e assegna un valore a ciascun fattore in base alla sua relativa importanza nel contesto organizzativo più ampio. Per esempio:

• Obiettivi organizzativi: definisci quali obiettivi sono più importanti (ad esempio, produttività, innovazione, efficienza dei costi) e dovrebbero essere sostenuti dal modello scelto.
• Dinamiche di team: esamina i diversi dipartimenti o funzioni e definisci quelli con esigenze di collaborazione specifiche.
• Requisiti del cliente: tieni conto di qualsiasi interazione in loco con il cliente prevista per determinati ruoli.
• Vincoli della struttura: considera aspetti come le dimensioni dell'ufficio, la posizione e la capacità per determinare se le tue strutture consentono orari a rotazione o flessibili o se è necessario un approccio più strutturato.
• Benessere e inclusione dei dipendenti: ogni dipendente ha le sue esigenze. Assicurati di soddisfare le esigenze di tutti i membri della tua forza lavoro, compresi i membri del team di diverse generazioni.

4. Utilizza una matrice decisionale per confrontare e valutare i modelli ibridi

Crea una tabella con diversi modelli di lavoro ibrido come righe e le considerazioni chiave (fattori) come colonne (o viceversa) prima di procedere con la valutazione vera e propria.

• Valuta diverse opzioni: crea una short list di modelli ibridi validi e specifica le caratteristiche in linea con i tuoi obiettivi, processi e valori organizzativi generali.
• Valuta e confronta i diversi modelli: assegna dei punteggi ai diversi modelli, aggrega i punteggi e ottieni un feedback qualitativo dai tuoi team sulle diverse opzioni.
• Analizza e scegli l'opzione migliore: esamina i risultati e analizza i punti di forza e di debolezza di ciascuna opzione per identificare il modello più in linea con gli obiettivi, i valori e le esigenze della tua organizzazione.

Conclusione: l'importanza di scegliere il modello di lavoro ibrido giusto

Esiste una moltitudine di diversi modelli di lavoro ibrido tra cui scegliere, che vanno dal remote-first al completamente flessibile ai giorni fissi in ufficio. Le aziende hanno bisogno di un processo di selezione strutturato che includa la valutazione della loro preparazione ibrida, il coinvolgimento delle giuste parti interessate, la definizione dei criteri di selezione e l'utilizzo di una matrice decisionale per valutare le diverse opzioni e, in definitiva, trovare la soluzione migliore.

Tuttavia, l'adozione do stile di lavoro ibrido che funziona bene non finisce con la scelta di un modello ibrido. Richiede anche l'impostazione di programmi e policy chiari, la preparazione dei responsabili perché sappiano gestire efficacemente i loro team in un ambiente ibrido e la consegna dei giusti strumenti per far funzionare tutto senza intoppi. Continua a leggere: approfondiremo ognuno di questi passaggi nei prossimi capitoli di questa guida.