La Vrije Universiteit Amsterdam (VU) è una rinomata università di ricerca fondata nel 1880. L'Athena Institute della Vrije Universiteit Amsterdam è noto per il suo approccio interdisciplinare e l'impegno per l'impatto sociale, e dispensa un'istruzione di alta qualità oltre a condurre ricerche di rilievo. Recentemente, l'Athena Institute ha capito che era giunto il momento di modernizzare le sue soluzioni per l'ambiente di lavoro, con l'obiettivo di creare un ambiente coinvolgente e collaborativo per tutti i suoi membri.

Come molte istituzioni, l'Athena Institute ha subito l'impatto della pandemia di COVID-19, che ha accelerato la transizione verso modelli di lavoro ibrido. Mentre la Vrije Universiteit Amsterdam veniva sottoposta a interventi di ristrutturazione e rinnovo del campus, la gestione degli spazi ufficio è diventata una vera sfida. 

Dopo il Dipartimento di Scienze della Salute e l'Istituto di Studi Ambientali nel 2023, è stato finalmente il turno dell'Athena Institute di trasferirsi nel 2025. Hanno dovuto trasferirsi nello storico edificio principale, il che si è rivelato una sfida: i dipendenti avevano meno spazio e dovevano iniziare a condividere le scrivanie. All'entusiasmo per la collaborazione si sono aggiunte le ansie per la coesione del team e il rompicapo logistico per sfruttare al meglio gli spazi limitati. 

Per gestire in modo efficiente i nuovi spazi ufficio limitati, abbiamo rapidamente realizzato la necessità di una robusta soluzione di prenotazione scrivania
Lotte Snellenburg, Assistente di Direzione presso il VU Athena Institute della Vrije Universiteit Amsterdam

Inizialmente, deskbird è stato introdotto dall'edificio MF – che ospita le scienze mediche, comportamentali, motorie e della salute della VU – nell'ottobre 2023. Si è rapidamente dimostrato valido, diventando il modello per l'Athena Institute quando questo ha dovuto trasferirsi nel gennaio 2025. Oggi, un totale di 640 dipendenti in tre dipartimenti utilizzano regolarmente deskbird per organizzare il proprio spazio di lavoro e prenotare le scrivanie, tra cui ora 120 dipendenti dell'Athena Institute. 

Il social feed di deskbird, facile da usare, consente ai dipendenti di vedere chi è in ufficio e di rimanere informati sugli eventi aziendali. Le planimetrie interattive offrono una visione completa delle postazioni disponibili e dell'ubicazione dei colleghi. Con pochi clic, i dipendenti possono prenotare scrivanie o posti auto, riducendo al minimo i problemi dell'ultimo minuto. Inoltre, possono usare dei filtri avanzati per trovare attrezzature specifiche, e dispongono di funzionalità per le prenotazioni per i visitatori e la prenotazione di spazi per team.

Con l'introduzione di deskbird, l'Athena Institute ha subito una vera ed eccitante trasformazione culturale. Le preoccupazioni iniziali sulla coesione del team si sono rivelate infondate: la piattaforma non solo ha rafforzato i legami, ma ha anche aperto le porte a una migliore partecipazione e collaborazione. 

Nonostante il processo di adeguamento in corso, il sentimento generale nei confronti di deskbird è stato positivo, con un tasso di adozione da parte degli utenti superiore al 90%. Inoltre, il personale ha trovato utili le analisi per promuovere giornate meno affollate e ottimizzare l'utilizzo degli spazi durante le ore di punta, il che è fondamentale dato che ci sono solo 65 scrivanie flessibili disponibili per 120 dipendenti.