5 alternatieven voor bureauboekingen in Excel

Introductie

Het beheren van bureaus met Excel werkt misschien voor een klein team, maar zodra je gaat uitbreiden, wordt het een oorzaak van dagelijkse hoofdpijn: traag, foutgevoelig en losgekoppeld van hoe mensen vandaag de dag echt werken. Moderne tools voor het boeken van bureaus automatiseren alles wat Excel niet kan: live beschikbaarheid, gebruikerstoegang, analyses en integraties.
‍‍
In deze gids nemen we je mee door hot desk boekingsoftware om je Excel-spreadsheets te vervangen: op welke functies je moet letten, de beste alternatieven die er zijn en hoe je ze in je organisatie kunt implementeren.

Waarom het misschien tijd is om Excel te vervangen voor bureaureserveringen

Excel - of een ander op spreadsheet gebaseerd product - lijkt misschien een gemakkelijke oplossing voor bureauregistraties, maar het verandert al snel in een tijdrovende klus als je team groter wordt. Beheerders zijn uren bezig met het handmatig bijwerken van sheets, het controleren van bevestigingen en het opschonen van dubbele of gemiste boekingen. Zonder automatisering blokkeren no-shows waardevolle bureaus die ongebruikt blijven, terwijl anderen moeite hebben om een plek te vinden, waardoor ze zowel tijd als ruimte verspillen.

Naast de dagelijkse chaos geeft Excel je geen inzicht in hoe je kantoor daadwerkelijk wordt gebruikt. Je kunt geen aanwezigheidspatronen, ruimtegebruik of bezettingstrends bijhouden, wat betekent dat elke beslissing over je werkplek gebaseerd is op giswerk. Het resultaat is productiviteitsverlies, inefficiënte toewijzing van ruimte en groeiende frustratie bij werknemers. 

Het vervangen van spreadsheets door een modern platform voor het boeken van bureaus draait niet alleen om gemak, het gaat om het ontsluiten van ROI op de langere termijn door middel van automatisering, slimmere ruimteplanning en het geven van een algehele betere ervaring aan je werknemers.

Waarom overstappen op een speciaal bureauboekingssysteem?

Moderne werkplekken hebben meer nodig dan statische planningen en handmatige updates. Excel kan misschien wel bijhouden wie er komt, maar het kan de snel veranderende aard van hybride werk niet bijhouden. Een speciaal platform voor het boeken van bureaus geeft teams flexibiliteit, zichtbaarheid en controle door boekingen direct bij te werken, dubbele reserveringen te voorkomen en de beschikbaarheid van bureaus in realtime te tonen.

Naast automatisering hebben deze platforms ook de mogelijkheid om inzichten en structuur te bieden die spreadsheets missen. Werkplekanalyses laten zien welke ruimtes het meest worden gebruikt, welke dagen het drukst zijn en waar ruimte verloren gaat, zodat je je kantoor kunt aanpassen en de ervaring van je werknemers kunt verbeteren. Integraties met tools zoals Outlook, MS Teams of Slack zorgen ervoor dat alles met elkaar verbonden blijft, terwijl mobiele toegang het boeken moeiteloos maakt. 

Kortom, het is niet alleen een vervanging voor Excel,het is een upgrade naar een slimmere, gegevensgestuurde manier om je kantoor te beheren.

Waar moet je op letten bij software voor bureauboekingen?

Het juiste platform voor het boeken van bureaus moet het voor medewerkers makkelijk maken om een werkplek te boeken en moet tegelijkertijd een volledig inzicht geven in hoe bureaus, vergaderruimtes en kantoorzones worden gebruikt. Met andere woorden, het moet passen bij zowel de dagelijkse workflow van je team, als je ruimtestrategie voor op lange termijn.

Dus, welke criteria moet je zoeken in een bureauboekingssysteem? 

• Gedetailleerde analyses. Streef naar robuuste dashboards die bezettingsgraden, boekingstrends en piekkantoordagen laten zien, zodat je de lay-out kunt optimaliseren en onderbenutte ruimte kunt beperken.
• Schaalbaarheid. Als je bedrijf groeit, moet het platform meer gebruikers en locaties aankunnen terwijl het een betrouwbare onboarding en technische hulp biedt.
• Intuïtieve gebruikersinterface. Kies een platform dat eenvoudig te navigeren is, met een strakke lay-out en duidelijke visuals die het boeken en beheren van ruimtes voor iedereen moeiteloos maken. Je wilt de frictie voor de gebruiker bij het introduceren van een nieuwe tool zoveel mogelijk beperken.
• Integraties. De beste software verbindt het ecosysteem van je kantoor. Een gemakkelijke verbinding met Outlook, Google Agenda, MS Teams of Slack om bureaureserveringen af te stemmen op vergaderroosters is essentieel om elke vorm van boekingschaos te vermijden.
• Beschikbaarheid in realtime. Medewerkers moeten direct kunnen zien welke bureaus vrij, geboekt of bezet zijn, zodat er minder verwarring ontstaat en dubbele boekingen worden voorkomen.
• Flexibele regels en rechten. Een flexibel platform past zich beter aan jouw werkpatronen aan. Zoek naar de mogelijkheid om boekingsregels, teamgebieden of prioritaire toegang in te stellen om het gebruik van bureaus af te stemmen op het hybride werkbeleid.

Download deze catalogus met vereisten voor bureausoftware voor meer informatie.

"deskbird is ongelooflijk gebruiksvriendelijk en intuïtief, waardoor het voor ons team makkelijk is om efficiënt bureaus en vergaderruimtes te boeken. De realtime beschikbaarheidsfunctie zorgt ervoor dat we altijd de meest recente informatie hebben, waardoor de kans op dubbele boekingen afneemt.
deskbird's G2 review

Beste software voor bureauboekingen (die geen spreadsheet zijn)

1. deskbird 

Vergeleken met spreadsheets, is deskbird een complete, geautomatiseerde oplossing die is ontworpen voor de realiteit van hybride werk. In plaats van het handmatig bijhouden van bureaugebruik en het bijwerken van statische agenda`s, biedt deskbird een intuïtieve interface die synchroniseert met jouw agendatools en in realtime bijwerkt. Het combineert slimme werkplekanalyses, handhaving van hybride beleidsregels en diepgaande integraties met systemen zoals MS Teams en Outlook, waardoor bedrijven inzicht en controle krijgen die spreadsheets gewoonweg niet kunnen bieden.

Het belangrijkste voordeel van deskbird is het omzetten van kantoorgegevens in duidelijke inzichten die helpen bij het optimaliseren van lay-outs, het verminderen van ongebruikte ruimte en het verbeteren van de planning. Het platform is gebouwd om met deze complexiteiten om te gaan, om teams te helpen hun aanwezigheid te coördineren, te voldoen aan het bedrijfsbeleid en verspilde ruimte te verminderen, zodat zowel werknemers als bezoekers een efficiëntere werkplekervaring hebben dan een spreadsheet zou kunnen bieden.

deskbird Prijzen

deskbird biedt transparante prijzen zodat teams alleen betalen voor de functies die ze nodig hebben en die aansluiten bij hun groeistadium. Betaalde plannen beginnen bij €2,50/gebruiker/maand en kunnen worden aangevuld met add-ons voor vergaderruimte boekingen, bezoekers en gebruikersbeheer.

2. Skedda

Skedda is een planningsplatform dat voornamelijk is ontworpen voor boekingen in de stijl van locaties, waaronder coworking spaces, studio's en sportfaciliteiten. De kracht van Skedda ligt in de self-service vergaderruimte en bureauboeking, integreerbare kalenders en publieksgerichte planningsworkflows. Voor organisaties die externe toegang of eenvoudige ruimtereserveringen beheren, biedt het een lichtgewicht ervaring.

3. Envoy

Envoy staat vooral bekend om zijn bezoekersbeheer en frontdesktools, met functies als badgeprinten, controlelijsten, noodmeldingen en basisbureau- en vergaderruimteboeking. Het is sterk in het beheren van externe toegang en het verbeteren van de doorstroming en veiligheid op kantoor door middel van check-ins en analyses. Als het aankomt op de coördinatie van hybride werkomgevingen, missen sommigen echter meer geavanceerde functies, zoals configureerbaar hybride beleid, diepgaandere controle op gegevensprivacy die voldoet aan de EU-normen en de flexibiliteit om aan te passen aan verschillende teamstructuren of regionale behoeften.

4. Robin

Robin is een tool voor werkplekbeheer die het mogelijk maakt om bureaus en vergaderruimte te boeken, bezoekers te volgen en basisruimteanalyses te maken, samen met opties zoals digitale bewegwijzering en wayfinding. Robin is voornamelijk ontworpen om bedrijven te helpen bij het monitoren van het gebruik van hun kantoorruimte en het stroomlijnen van de planning. Hoewel Robin nuttige gegevensinzichten en integraties biedt voor werknemers en gasten, ligt de focus meer op het bijhouden van ruimtes dan op het ondersteunen van bredere hybride werkcoördinatie of flexibel beleidsbeheer.

5. Kadence

Kadence richt zich op het automatiseren van hybride werkcoördinatie met tools die teams helpen om aanwezigheid en ruimte efficiënter te beheren. Het omvat slimme check-ins, visuele plattegronden en een AI-gestuurde "Kadence Agent" die helpt met boekingen en planning. Gebruikers kunnen "kantoorwijken" opzetten om teams te organiseren en live updates bekijken van wie er op locatie werkt.

ROI van overstappen naar een bureauboekingssysteem

Wanneer teams overstappen van Excel naar een speciaal hotdeskplatform zoals deskbird, winnen ze aan efficiëntie, duidelijkheid en real-time zichtbaarheid waar spreadsheets niet aan kunnen tippen. Een spreadsheet kan je helpen een lijst te maken van wie waar zit, maar het kan zich niet aanpassen aan dynamische, hybride werkomgevingen waar de planningen van mensen dagelijks veranderen. 

Overschakelen op een speciaal bureauboekingssysteem is niet alleen een kwestie van gemak; het is een strategische upgrade. Met realtime gegevens kun je eindelijk zien hoe je kantoor wordt gebruikt: welke dagen het drukst zijn, welke zones leeg blijven en hoe aanwezigheidstrends in de loop van de tijd verschuiven. Deze zichtbaarheid verandert giswerk in slimme, weloverwogen beslissingen.

Typische ROI-resultaten met deskbird zijn onder andere:

• Tot 30% besparing op kosten voor kantoorruimte door onderbenutte bureaus of ruimtes te identificeren en hergebruiken
• Tot 20% meer vergaderruimte beschikbaar door automatisering van boekingen en vermindering van no-shows
• Hogere medewerkerstevredenheid en aanwezigheid op kantoor - tot wel 40% - wanneer teams flexibiliteit en zichtbaarheid krijgen over hoe ze op locatie werken

Hoe migreer ik van spreadsheets naar deskbird?

Begin met begrijpen hoe je team het kantoor gebruikt en bereid ze voor op een procesverandering. Een succesvolle software voor het delen van bureaus vereist zorgvuldige planning en aandacht voor logistiek en menselijke factoren. 

Hier volgen de belangrijkste stappen voor een soepele overgang en effectieve implementatie.

1. Controleer het huidige systeem en stel de vereisten vast: bekijk de indeling van jouw kantoor voordat je aan de slag gaat. Hoeveel mensen kunnen er werken? Breng ook in kaart hoe jouw huidige bureauboekingsproces werkt... of niet werkt. Identificeer pijnpunten zoals dubbele boekingen, gebrek aan zichtbaarheid of slechte adoptie. Schets vervolgens je must-haves: heb je visualisatie van de plattegrond nodig, incheckfuncties, integraties met Outlook of Teams? Deze stap legt de basis voor het kiezen van de juiste tool. 
2. Zorg dat het team meedoet. Schakel de belangrijkste belanghebbenden vroeg in: IT, HR, kantoormanagers en teamleiders. Stel duidelijke regels en verwachtingen op door middel van een beleid met boekingsprotocollen en benadruk het belang van het opruimen van werkplekken. 
3. Test: Doe een kleine pilot met één afdeling of locatie om te zien hoe de tool in de praktijk werkt. Hun feedback zal helpen om de uitrol te verfijnen en de adoptie later te stimuleren.
4. Lancering en training: Zodra de installatie is voltooid, rol je deze uit over het hele bedrijf met duidelijk inwerkmateriaal. Bied snelstartgidsen, korte trainingssessies en ondersteuningskanalen om iedereen op weg te helpen. Hoe vlotter de lancering, hoe sneller je resultaten zult zien.
5. Monitoren en optimaliseren: Gebruik de ingebouwde analyses om het gebruik bij te houden, no-shows te identificeren en inzicht te krijgen in het ruimtegebruik. Pas zo nodig het beleid, de machtigingen of de lay-out aan. Een goede tool voor het boeken van bureaus is niet een kwestie van instellen en vergeten, maar een middel om de werking van jouw werkplek voortdurend te verbeteren.

De toekomst van bureauboekingen is spreadsheet-vrij

Spreadsheets zijn niet schaalbaar. Als je te maken hebt met dubbele boekingen, no-shows of gissen wie er op kantoor is, is het tijd om over te stappen. Hybride werk is een blijvertje en het beheren ervan met handmatige tools zorgt voor wrijving bij iedereen, van werknemers tot kantoormanagers.

De toekomst van het boeken van bureaus is slim, geautomatiseerd en draait om realtime gegevens. Tools zoals deskbird helpen je om ruimte te optimaliseren, beleidsregels af te dwingen en teams een soepele boekingservaring te geven. Of je nu snel groeit of jouw kantoorinrichting heroverweegt, het overstappen van Excel naar een werkplek met slimme beslissingen op basis van bruikbare inzichten is een krachtige stap voorwaarts.

‍

Disclaimer

Software die in dit artikel wordt genoemd, en de bijbehorende prijzen en functionaliteiten, zijn gebaseerd op openbaar beschikbare informatie per 17-11-2025, onze eigen beoordeling en kunnen worden gewijzigd. Informatie verstreken zonder garantie. Als er iets onjuist in kaart is gebracht, neem dan contact met ons op hier.