Hoe je de beste hotdesking-software kiest

Het kiezen van de juiste hotdesking-software is essentieel voor het runnen van een efficiënte, datagestuurde hybride werkplek. Een speciale hotdesking-tool maakt een einde aan handmatig administratief werk, voorkomt dubbele en spookboekingen, verbetert de werknemerservaring en maakt gebruik van ingebouwde analyses om slimmere beslissingen over vastgoed te ondersteunen.

Waarom je een hotdesking-tool nodig hebt die niet Excel is

Het beheren van flexibele werkplekken in Excel kan voor kleine teams werken, maar naarmate je organisatie groeit, wordt het al snel traag, foutgevoelig en moeilijk bij te houden. Spreadsheets zijn afhankelijk van handmatige updates, wat leidt tot dubbele boekingen, afwezigheid en geen enkel inzicht in hoe je kantoor daadwerkelijk wordt gebruikt. Elke wijziging kost de beheerder tijd, en elke beslissing is puur giswerk.

Hotdesking-software neemt al die wrijving weg, waardoor het een veel beter alternatief is voor het boeken van bureaus in Excel. Een speciale softwaretool voor hotdesking lost niet alleen de uitdagingen van handmatige bureaucoördinatie via spreadsheets op, maar biedt ook extra voordelen, zoals:

• Automatisering die administratief werk overbodig maakt door handmatige bewerkingen en afhandeling van check-ins, annuleringen en no-shows te vervangen.
• Geen dubbele boekingen of menselijke fouten meer dankzij duidelijke boekingsregels en realtime updates die ervoor zorgen dat bureaus niet overboekt kunnen raken.
• Werkplekanalyses die inzicht geven in bezettingsgraden, drukste dagen en aanwezigheidspatronen.
• Een betere werknemerservaring dankzij duidelijk inzicht in wie er op kantoor is en eenvoudige boekingen via de computer of mobiel.
• Positieve impact op het rendement dankzij lagere kantoorkosten, hogere medewerkerstevredenheid en betere beschikbaarheid van ruimte.

Voor welke kernfunctionaliteiten moet je zoeken in een hotdesking-oplossing?

De belangrijkste functies waaraan prioriteit moet worden gegeven, zijn realtime beschikbaarheid van bureaus, interactieve plattegronden, slim inchecken, aanpasbare boekingsregels, analyses, schaalbaarheid en integraties met jouw bestaande toolset.

Let bij het afwegen van de mogelijkheden vooral op functies die de dagelijkse werkzaamheden ondersteunen, aansluiten op jouw bestaande tools en moeiteloos mee kunnen groeien met jouw organisatie:

• Realtime beschikbaarheid van bureaus: Medewerkers moeten direct kunnen zien welke bureaus vrij, bezet of niet beschikbaar zijn, zodat ze met een gerust hart kunnen boeken.
• Interactieve plattegronden: een interactieve kaart helpt mensen bij het kiezen van de juiste plek en geeft direct inzicht in de indeling van het kantoor.
• Slimme check-inopties: geautomatiseerde of getimede check-ins voorkomen spookboekingen en zorgen ervoor dat ongebruikte bureaus snel worden vrijgegeven.
• Duidelijke boekingsregels en -limieten: zoek naar een oplossing die configureerbare boekingsbeleidsregels biedt, zoals boekingsvoorlooptijden, teamzones of prioritaire toegang, ter ondersteuning van jouw hybride werkmodel.
• Analyses: Krachtige werkplekanalyses die trends, piekdagen en onderbenutte ruimtes in kaart brengen, helpen je jouw kantoorruimte te optimaliseren en onnodige vastgoedkosten te vermijden.
• Schaalbaarheid: zorg ervoor dat de oplossing geschikt is voor meerdere locaties, meer gebruikers en extra functies zonder dat dit ten koste gaat van de prestaties, en dat de prijsstelling transparant blijft en aansluit bij jouw groei.
• Eenvoudige, gebruiksvriendelijke interface: een strak, intuïtief ontwerp vermindert wrijving en stimuleert de acceptatie van software binnen jouw teams.
• Integraties: Dankzij koppelingen met agenda’s en communicatieplatformen blijven boekingen synchroon lopen met vergaderingen en werkprocessen.

Welke integraties zijn belangrijk bij het kiezen van hotdesking-software?

De belangrijkste integraties voor hotdesking-software zijn Outlook, Microsoft Teams, Google Agenda, Slack, SSO en HRIS. Samen zorgen ze ervoor dat boekingen synchroon blijven lopen met bestaande workflows en dat medewerkersgegevens automatisch worden bijgewerkt.

Jouw hot-desking-software werkt het beste wanneer deze is gekoppeld aan je bestaande toolset, zodat je teams bureaus en middelen kunnen boeken via de tools waarmee ze al vertrouwd zijn. Integraties met andere werkplektechnologieën en tools voor hybride werken zorgen ervoor dat gegevens automatisch worden uitgewisseld, boekingen up-to-date blijven en medewerkers bureuas kunnen boeken zonder dat ze nog een nieuwe software hoeven te leren gebruiken.

• Outlook en Microsoft Teams: Dankzij een wederzijdse synchronisatie tussen Microsoft Teams en Outlook worden bureau-boekingen direct in de agenda’s van medewerkers weergegeven en in realtime bijgewerkt, waardoor overlappingen tussen reserveringen worden voorkomen.
• Google Agenda: dankzij de integratie met GCal kunnen werknemers werkruimtes boeken en beheren vanuit de agenda die ze al gebruiken.
• Slack: Door de tool te integreren met Slack kan er snel geboekt worden, kan je pushmeldingen en herinneringen instellen, en dit allemaal vanuit de tool die je elke dag gebruikt. Zo hoef je niet meer tussen apps te schakelen.
• Single Sign-On (SSO): SSO SSO biedt naadloze toegang en verhoogt de veiligheid door werknemers in staat te stellen in te loggen met hun bestaande bedrijfsgegevens.
• HRIS-integratie: een integratie met jouw HR-systeem synchroniseert automatisch werknemersgegevens, machtigingen en afwezigheden, zodat het systeem altijd weergeeft wie er wanneer een bureau kan reserveren.
• Gebruikersbeheer: Door jouw hotdesking-software te integreren met gebruikersbeheersystemen kan je eenvoudig gebruikers op grote schaal toevoegen en verwijderen, terwijl toegang, functies en informatie zonder handmatig werk up-to-date blijven.

Wat maakt het eenvoudig om hotdesking-software in gebruik te nemen?

Uit een onderzoek van Gartner blijkt dat nieuwe software voor 60% van de werknemers een bron van frustratie is en dat 40% van de gebruikers het gebruik ervan vermijdt na een slechte ervaring. Een soepele gebruikerservaring is daarom van cruciaal belang om het gebruik ervan te stimuleren, zowel bij werknemers als bij beheerders. Werknemers zullen tools voor hot desking alleen omarmen als deze intuïtief aanvoelen en gebruiksvriendelijk zijn.

Hetzelfde geldt voor IT- en werkplekbeheerders. Hoe eenvoudiger het systeem is om in te richten, te onderhouden en op te schalen, hoe sneller jouw organisatie het verwachte rendement op de investering zal realiseren. Kies daarom voor een hotdesking-oplossing met een intuïtieve interface, een uitstekende mobiele app, eenvoudige installatie en schaalbaarheid, en duidelijke machtigingsinstellingen die het beheer eenvoudig houden en aansluiten bij jouw beleid voor hybride werken.

Welke analysefuncties moet software voor hot desking bevatten?

Gedetailleerde analyses behoren tot de krachtigste functies van hotdesking-software. Dankzij de ingebouwde analysedashboards kunnen werkplek- en facilitair managers het gebruik van bureaus bijhouden en inzicht krijgen in de benutting van de ruimte. Deze gegevensinzichten maken een einde aan giswerk en maken slimmere beslissingen op het gebied van vastgoed mogelijk. Met duidelijk inzicht in bezettingsgraad, vraag en gedragspatronen kunnen organisaties hun kantoorruimte optimaliseren, onderbenutte ruimtes herinrichten en met vertrouwen toekomstige investeringen in kantoren plannen.

Naar welke statistieken moet je dan op zoek gaan?

• Met dagelijkse en wekelijkse bezettingstrends kan je zien hoe vol het kantoor in de loop van de tijd is en piekdagen identificeren.
• De vraag naar bureaus en zones helpt je te begrijpen welke ruimtes het populairst en het minst populair zijn, zodat je de indeling kunt optimaliseren of de ruimte een nieuwe bestemming kunt geven.
• Aan de hand van de check-in- en no-showpercentages kan je ongebruikte boekingen opsporen en het werkelijke gebruik kwantificeren.
• De aanwezigheidspatronen van werknemers laten hybride werkritmes zien op team- en/of afdelingsniveau.
• Ruimtegebruik per type asset laat zien hoe verschillende categorieën werkruimtes (bureaus, vergaderruimtes, focusruimtes, samenwerkingszones) presteren.
• Capaciteit versus daadwerkelijk gebruik laat zien of jouw huidige kantoorruimte overeenkomt met de werkelijke vraag.

deskbird: de beste hotdesking-software voor jouw teams

deskbird is meer dan alleen software voor hotdesking. Het is jouw favoriete app voor het beheren van hotdesking en hybride werken. deskbird is ontworpen met eenvoud als uitgangspunt en het maakt het boeken van een werkplek moeiteloos, terwijl het organisaties de inzichten biedt die ze nodig hebben om een goed presterende, conforme werkplek te beheren.

Teams profiteren van een betere persoonlijke samenwerking dankzij functies zoals interactieve plattegronden en realtime aanwezigheidsupdates, terwijl naadloze integraties met tools als Outlook, MS Teams, Slack en HRIS-systemen ervoor zorgen dat alles naadloos op elkaar aansluit. Het hotdesking-platform deskbird biedt een scala aan functies en voordelen die hotdesking tot een succes maken, waaronder:

• Eenvoudig bureauboeking: Medewerkers kunnen snel bureaus, vergaderruimtes en middelen reserveren, wat zorgt voor een soepeler ruimtegebruik en gemakkelijke toegang tot de werkruimte die ze nodig hebben.
• Hybride werkoplossing: deskbird is ontworpen voor flexibele werkpatronen en het ondersteund zowel externe als interne werkplanning, zodat het aansluit bij de realiteit van hybride teams.
• Gebruiksvriendelijke interface: een intuïtief, strak ontwerp maakt navigatie moeiteloos, waardoor de trainingstijd tot een minimum wordt beperkt en de acceptatie wordt gestimuleerd.
• Geavanceerde analyses: inzichtelijke analyses van de werkplek en gegevens over ruimtegebruik en gedrag van medewerkers helpen je om indelingen te optimaliseren, verspilling tegen te gaan en slimmere beslissingen te nemen op het gebied van vastgoed.
• Integratiemogelijkheden: Dankzij diepgaande integraties met tools zoals agenda’s, HRIS, MS Teams of Slack stroomlijn je werkprocessen en wordt de administratieve rompslomp verminderd.
• Kosten- en middelenoptimalisatie: efficiënte boekingen -en middelenbeheer verlagen de operationele kosten en helpen onnodige uitgaven voor onroerend goed of middelen te elimineren.
• Flexibiliteit en aanpasbaarheid: dankzij aanpasbare instellingen en beleidsregels kan het platform worden afgestemd op jouw unieke workflows, planningen en teamstructuren.
• Ondersteuning voor samenwerking: eenvoudige boekings- en zichtbaarheidsfuncties helpen teams om dagen op locatie te coördineren, interactie te versterken en de algehele ervaring op kantoor te verbeteren.
• Naleving: Organisaties kunnen ervoor zorgen dat het beleid inzake hybride werken wordt nageleefd door middel van personeelsanalyses en ingebouwde workflowtools, zoals boekingsregels, goedkeuringsprocedures en het bijhouden van de aanwezigheid in het kader van het hybride beleid.

Waar moet je op moet letten bij het kiezen van hotdesking-software

De juiste hotdesking-software is een speciaal voor dit doel ontwikkelde tool, geen generieke planningsapp die is aangepast voor bureaus. De software moet de volledige cyclus ondersteunen: boeken, inchecken, vrijgeven en rapporteren. Ga uit van de daadwerkelijke knelpunten binnen jouw organisatie (dubbele boekingen, spookboekingen, gebrek aan inzicht) en beoordeel tools op basis van die specifieke behoeften in plaats van op basis van een lijst met functies.

Hoewel veel platformen hier afzonderlijke onderdelen van bieden,  brengt deskbird alles samen in één gebruiksvriendelijke, diep geïntegreerde oplossing die speciaal is ontwikkeld voor hybride werken. Van het invoeren van hot desking tot het effectief beheren van jouw hot desking-kantoor: deskbird maakt het eenvoudig om een hybride personeelsbestand te ondersteunen en een flexibele, efficiënte en op samenwerking gerichte werkomgeving te creëren.