Hoe je de beste hotdesking-software kiest

Waarom je een hotdesking-tool nodig hebt die niet Excel is

Het beheren van hot desks in Excel kan werken voor kleine teams, maar wordt al snel traag, foutgevoelig en moeilijk te onderhouden naarmate jouw organisatie groeit. Spreadsheets zijn afhankelijk van handmatige updates, wat leidt tot dubbele boekingen, no-shows en geen inzicht in hoe jouw kantoor daadwerkelijk wordt gebruikt. Elke wijziging kost administratietijd en elke beslissing is gebaseerd op pure gissingen.

Hotdesking-software neemt al die wrijving weg, waardoor het een veel beter alternatief is voor het boeken van bureaus in Excel. Een speciale softwaretool voor hotdesking lost niet alleen de uitdagingen van handmatige bureaucoördinatie via spreadsheets op, maar biedt ook extra voordelen, zoals:

• Automatisering die administratief werk overbodig maakt door handmatige bewerkingen en afhandeling van check-ins, annuleringen en no-shows te vervangen.
• Geen dubbele boekingen of menselijke fouten meer dankzij duidelijke boekingsregels en realtime updates die ervoor zorgen dat bureaus niet overboekt kunnen raken.
• Werkplekanalyses die inzicht geven in bezettingsgraden, drukste dagen en aanwezigheidspatronen.
• Verbeterde werknemerservaring dankzij duidelijk inzicht in wie er op kantoor is en eenvoudige boeking via desktop of mobiel.
• Positieve impact op het rendement dankzij lagere kantoorkosten, hogere medewerkerstevredenheid en betere beschikbaarheid van ruimte.

Voor welke kernfunctionaliteiten moet je zoeken in een hotdesking-oplossing?

De beste hotdesking-tools maken het boeken voor werknemers eenvoudig en geven werkplekteams de gegevens die ze nodig hebben om slimmer te plannen. Richt je bij het evalueren van opties op mogelijkheden die de dagelijkse werkzaamheden stroomlijnen, aansluiten op jouw bestaande tools en gemakkelijk kunnen worden geschaald naarmate je organisatie groeit.

• Realtime beschikbaarheid van bureaus: Medewerkers moeten direct kunnen zien welke bureaus vrij, bezet of niet beschikbaar zijn, zodat ze met een gerust hart kunnen boeken.
• Interactieve plattegronden: een interactieve kaart helpt mensen bij het kiezen van de juiste plek en geeft direct inzicht in de indeling van het kantoor.
• Slimme check-inopties: geautomatiseerde of getimede check-ins voorkomen spookboekingen en zorgen ervoor dat ongebruikte bureaus snel worden vrijgegeven.
• Duidelijke boekingsregels en -limieten: zoek naar een oplossing die configureerbare boekingsbeleidsregels biedt, zoals boekingsvoorlooptijden, teamzones of prioritaire toegang, ter ondersteuning van jouw hybride werkmodel.
• Analyses: Krachtige werkplekanalyses die trends, piekdagen en onderbenutte ruimtes in kaart brengen, helpen je jouw kantoorruimte te optimaliseren en onnodige vastgoedkosten te vermijden.
• Schaalbaarheid: zorg ervoor dat de oplossing geschikt is voor meerdere locaties, meer gebruikers en extra functies zonder dat dit ten koste gaat van de prestaties, en dat de prijsstelling transparant blijft en aansluit bij jouw groei.
• Eenvoudige, gebruiksvriendelijke interface: een strak, intuïtief ontwerp vermindert wrijving en stimuleert de acceptatie van software binnen jouw teams.
• Integraties: naadloze koppelingen met agenda's en communicatieplatforms zorgen ervoor dat boekingen worden afgestemd op vergaderingen en workflows.

Welke integraties zijn belangrijk bij het kiezen van hotdesking-software?

Jouw hotdesking-software werkt het beste wanneer deze is gekoppeld aan je bestaande toolstack, zodat jouw teams bureaus en middelen kunnen boeken via de tools waarmee ze al vertrouwd zijn. Integraties met andere werkplektechnologieën en hybride werktools zorgen ervoor dat gegevens automatisch worden doorgegeven, reserveringen up-to-date blijven en medewerkers bureaus kunnen boeken zonder dat ze nog een andere software hoeven te leren gebruiken. Kortom, een geïntegreerde set-up vermindert wrijving, verbetert de acceptatie door medewerkers en houdt jouw werkplekgegevens consistent in agenda's, communicatietools en interne systemen.

Hier zijn enkele belangrijke integraties waar je prioriteit aan moet geven bij het kiezen van een hotdesking-software.

• Outlook & Microsoft Teams: Dankzij een tweerichtingssynchronisatie met MS Teams en Outlook worden bureauboekingen direct weergegeven in de agenda's van medewerkers en worden ze in realtime bijgewerkt, waardoor overlappingen tussen boekingen worden voorkomen.
• Google Agenda: dankzij de integratie met GCal kunnen werknemers werkruimtes boeken en beheren vanuit de agenda die ze al gebruiken.
• Slack: Door de tool te integreren met Slack kan er snel geboekt worden, kan je pushmeldingen en herinneringen instellen, en dit allemaal vanuit de tool die je elke dag gebruikt. Zo hoef je niet meer tussen apps te schakelen.
• Single Sign-On (SSO): SSO SSO biedt naadloze toegang en verhoogt de veiligheid door werknemers in staat te stellen in te loggen met hun bestaande bedrijfsgegevens.
• HRIS-integratie: een integratie met jouw HR-systeem synchroniseert automatisch werknemersgegevens, machtigingen en afwezigheden, zodat het systeem altijd weergeeft wie er wanneer een bureau kan reserveren.
• Gebruikersbeheer: Door jouw hotdesking-software te integreren met gebruikersbeheersystemen kan je eenvoudig gebruikers op grote schaal toevoegen en verwijderen, terwijl toegang, functies en informatie zonder handmatig werk up-to-date blijven.

Waarom jouw hotdesking-software een geweldige ervaring moet bieden voor zowel gebruikers als IT-beheerders

Uit een onderzoek van Gartner blijkt dat nieuwe software voor 60% van de werknemers een bron van frustratie is en dat 40% van de gebruikers software niet meer gebruikt na een slechte ervaring. Een soepele gebruikerservaring is daarom van cruciaal belang om de acceptatie bij zowel werknemers als beheerders te bevorderen. Werknemers omarmen hotdeskingtools alleen als ze intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn. Hetzelfde geldt voor IT- en werkplekbeheerders. Hoe eenvoudiger het systeem is om in te stellen, te onderhouden en te schalen, hoe sneller jouw organisatie het verwachte rendement op de investering zal realiseren. Kies daarom voor een hotdeskingoplossing met een intuïtieve interface, een sterke mobiele app-ervaring, eenvoudige installatie en schaalbaarheid, en duidelijke machtigingscontroles die het beheer eenvoudig houden en in lijn met jouw hybride werkbeleid.

Hoe ingebouwde analyses de waarde van jouw hotdesking-oplossing verhogen

Gedetailleerde analyses zijn een van de krachtigste functies van hotdesking-software. Met ingebouwde analysedashboards kunnen werkplek- en faciliteitsbeheerders het gebruik van bureaus bijhouden en inzicht krijgen in de benutting van de ruimte. Deze gegevensinzichten maken een einde aan giswerk en maken slimmere beslissingen over onroerend goed mogelijk. Met duidelijk inzicht in bezettingsgraad, vraag en gedragspatronen kunnen organisaties hun kantoorruimte optimaliseren, onderbenutte ruimtes herinrichten en met vertrouwen toekomstige kantoorinvesteringen plannen.

Dus, op welke analyses moet je letten bij het kiezen van hotdesking-software?

• Met dagelijkse en wekelijkse bezettingstrends kan je zien hoe vol het kantoor in de loop van de tijd is en piekdagen identificeren.
• De vraag naar bureaus en zones helpt je te begrijpen welke ruimtes het populairst en het minst populair zijn, zodat je de indeling kunt optimaliseren of de ruimte een nieuwe bestemming kunt geven.
• Aan de hand van de check-in- en no-showpercentages kan je ongebruikte boekingen opsporen en het werkelijke gebruik kwantificeren.
• De aanwezigheidspatronen van werknemers laten hybride werkritmes zien op team- en/of afdelingsniveau.
• Ruimtegebruik per type asset laat zien hoe verschillende categorieën werkruimtes (bureaus, vergaderruimtes, focusruimtes, samenwerkingszones) presteren.
• Capaciteit versus daadwerkelijk gebruik laat zien of jouw huidige kantoorruimte overeenkomt met de werkelijke vraag.

deskbird: de beste hotdesking-software voor jouw teams

deskbird is meer dan alleen software voor hotdesking. Het is jouw favoriete app voor het beheren van hotdesking en hybride werken. deskbird is ontworpen met eenvoud als uitgangspunt en het maakt het boeken van een werkplek moeiteloos, terwijl het organisaties de inzichten biedt die ze nodig hebben om een goed presterende, conforme werkplek te beheren. 

Teams profiteren van betere persoonlijke samenwerking dankzij functies zoals interactieve plattegrondplannen en realtime aanwezigheidsupdates, terwijl diepgaande integraties met tools zoals Outlook, MS Teams, Slack en HRIS-systemen ervoor zorgen dat alles verbonden en soepel verloopt. Het hotdeskingplatform deskbird biedt een reeks functies en voordelen die hotdesking een fluitje van een cent maken, waaronder:

• Eenvoudig bureauboeking: Medewerkers kunnen snel bureaus, vergaderruimtes en middelen reserveren, wat zorgt voor een soepeler ruimtegebruik en gemakkelijke toegang tot de werkruimte die ze nodig hebben.
• Hybride werkoplossing: deskbird is ontworpen voor flexibele werkpatronen en het ondersteund zowel externe als interne werkplanning, zodat het aansluit bij de realiteit van hybride teams.
• Gebruiksvriendelijke interface: een intuïtief, strak ontwerp maakt navigatie moeiteloos, waardoor de trainingstijd tot een minimum wordt beperkt en de acceptatie wordt gestimuleerd.
• Geavanceerde analyses: inzichtelijke analyses van de werkplek en gegevens over ruimtegebruik en gedrag van medewerkers helpen je om indelingen te optimaliseren, verspilling tegen te gaan en slimmere beslissingen te nemen op het gebied van vastgoed.
• Integratiemogelijkheden: Naadloze integraties met tools zoals agenda's, HRIS, MS Teams of Slack workflows en verminderen de administratieve rompslomp.
• Kosten- en middelenoptimalisatie: efficiënte boekingen -en middelenbeheer verlagen de operationele kosten en helpen onnodige uitgaven voor onroerend goed of middelen te elimineren.
• Flexibiliteit en aanpasbaarheid: dankzij aanpasbare instellingen en beleidsregels kan het platform worden afgestemd op jouw unieke workflows, planningen en teamstructuren.
• Ondersteuning voor samenwerking: eenvoudige boekings- en zichtbaarheidsfuncties helpen teams om dagen op locatie te coördineren, interactie te versterken en de algehele ervaring op kantoor te verbeteren.
• Naleving: Organisaties kunnen ervoor zorgen dat het hybride werkbeleid wordt nageleefd met behulp van personeelsanalyses en ingebouwde workflowtools, zoals boekingsregels, goedkeuringen en handhaving van het hybride beleid.

Waar moet je op moet letten bij het kiezen van hotdesking-software

Het kiezen van de juiste hotdesking-software komt neer op het selecteren van een speciaal ontwikkelde tool die boekingen automatiseert, hybride werken vereenvoudigt en je de gegevens geeft die je nodig hebt om jouw werkruimte op een intelligente manier in te richten. Zoek naar oplossingen die realtime beschikbaarheid van bureaus, mobiele boekingen, intuïtieve gebruikerservaring, sterke integraties en robuuste analyses combineren, aangezien deze functies zorgen voor een soepele dagelijkse werking, een hoge acceptatiegraad bij medewerkers en strategische ruimteoptimalisatie.

Hoewel veel platformen dit totaalplaatje bieden, biedt deskbird alles samen in één gebruiksvriendelijke, diep geïntegreerde oplossing die speciaal is ontwikkeld voor hybride werken. Van het implementeren van hotdesking tot het effectief beheren van jouw hotdesking-kantoor, deskbird maakt het eenvoudig om een hybride personeelsbestand te ondersteunen en een flexibele, efficiënte en collaboratieve werkomgeving te creëren.