Die größten Pain Points im Arbeitsplatzmanagement für deutsche Unternehmen 2025

Hybrides Arbeiten ist in deutschen Unternehmen längst Standard – im Schnitt sind die meisten Mitarbeitenden laut dem State of Hybrid Work Report von Owl Labs nur noch zwei bis drei Tage pro Woche im Büro. Doch genau diese Flexibilität verschärft zentrale Herausforderungen im Arbeitsplatzmanagement.

Aus Gesprächen mit Hunderten Unternehmen in der DACH-Region sehen wir immer wieder dieselben Probleme: chaotische Raumbuchungen, fehlende Integrationen, unübersichtliche Gebäudepläne, manuelle Prozesse und zu wenig Daten für fundierte Entscheidungen. Hier sind die größten Pain Points im Arbeitsplatzmanagement 2025 – und wie moderne Plattformen wie deskbird euch helfen, sie endlich zu lösen.

Das Wichtigste in Kürze:

• Die größten Pain Points wiederholen sich überall: Mehr als die Hälfte der Unternehmen kämpfen mit Problemen bei Raumbuchung, Integrationen oder fehlender Flexibilität für die Umsetzung ihrer Hybrid-Work-Konzepte.
• Workplace Management scheitert in erster Linie an den Tools: Veraltete Systeme, fehlende Automatisierung und Tool-Wechsel bremsen Teams in der Praxis aus.
• Mit einer integrierten Plattform wird Arbeitsplatzmanagement einfacher: Wenn Räume, Arbeitsplätze, Besucher:innen, Parkplätze, Daten und Prozesse zentral zusammenlaufen, entsteht ein Arbeitsplatz, der flexibel und transparent ist und für alle funktioniert.

1. Schwierigkeiten bei der Raumbuchung

Räume für Meetings zu buchen ist in vielen Unternehmen nach wie vor kompliziert. Tatsächlich hören wir von Unternehmen häufig, dass sie Probleme bei der Raumbuchung haben. Doppelbuchungen und vergessenen Stornierungen sorgen für Reibungs- und Zeitverluste. Es fehlen Infos zur Raumausstattung und Mitarbeitende können beim Buchen nur schwer erkennen, wo ihr gebuchter Raum überhaupt ist. Digitale Displays vor den Meetingräumen sind in vielen Unternehmen nach wie vor nicht vorhanden und das Einplanen von Pufferzeiten, um Räume vorzubereiten oder wieder herzurichten, sorgt für Herausforderungen.

Die Lösung:

Mit einer Raumbuchungssoftware wie deskbird seht ihr sofort, welche Räume frei sind und welche Ausstattung sie bieten. Bucht Meetings in Sekunden, verschiebt sie per Drag and Drop und lasst euch freie Alternativen vorschlagen, wenn etwas dazwischenkommt. Digitale Raumdisplays zeigen live an, ob ein Raum belegt ist oder spontan reserviert werden kann, während automatische Check-ins, Stornierungen und Pufferzeiten Doppelbuchungen verhindern und für reibungslose Abläufe sorgen.

2. Fehlende oder eingeschränkte Integration mit Microsoft Teams & Outlook

Viele Unternehmen arbeiten mit der Microsoft Suite – auch der Großteil unserer Kunden. Das Problem: Ihre Buchungstools tun das nicht. Häufig hören wir von Unternehmen, dass ihnen eine gut funktionierende Integration mit MS Teams und Outlook fehlt, was die Buchung selbst und auch die Übersicht über bestehende Buchungen erschwert. Wenn Outlook nicht synchronisiert oder Teams nicht richtig eingebunden ist, kommt es zu Inkonsistenzen, fehlender Synchronisierung und Tool-Wechseln, die Prozesse verlangsamen.

Die Lösung:

Mit einer Workplace-Management-Plattform wie deskbird entfällt genau dieses Hin- und Herspringen zwischen Tools. Mit der nahtlosen Einbindung in MS Teams sowie der Echtzeit-Synchronisierung mit Outlook, Google Calendar, HRIS-Systemen und vielen weiteren Tools entfällt das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Plattformen. So behaltet ihr jederzeit den Überblick, reduziert Fehler und euer Team kann in den Tools arbeiten, die es ohnehin schon nutzt.

3. Unzureichende Unterstützung für hybrides Arbeiten

Was wir in Gesprächen mit Kunden immer wieder sehen: Viele Unternehmen wollen hybrid arbeiten, aber ihnen fehlt die Flexibilität, um Homeoffice-Regelungen und wechselnde Anwesenheiten ihrer Teams im Büro organisatorisch abzubilden. Sie haben keinen Überblick, wer wann im Homeoffice oder vor Ort ist, und haben Schwierigkeiten, ihre Mitarbeitenden ins Büro zu bringen, zumal im Büro nicht genug Platz für alle ist und viele Beschäftigte gegen Desk Sharing sind.

Die Lösung:

Eine Hybrid-Work-Plattform wie deskbird hilft, genau diese Punkte zu lösen. Dank Teamübersicht seht ihr auf einen Blick, welche Teammitglieder wann vor Ort sein werden. Mit den interaktiven Gebäudeplänen können Mitarbeitende sehen, wo ihre Kolleg:innen sitzen, und Arbeitsplätze direkt in der Nähe buchen. Organisiert und teilt Workplace Events direkt in deskbird und schafft zusätzliche Anreize, ins Büro zu kommen. Unsere intuitive mobile App erleichtert euren Teams die Nutzung und hilft dabei, Widerstände gegen Desk Sharing abzubauen.

4. Komplizierte Nutzerverwaltung

Aufwendige Rechtevergabe, Probleme bei der Benutzersynchronisierung zwischen verschiedenen Systemen und inaktive User, die unnötige Kosten verursachen – diese Pain Points bei der Benutzerverwaltung begegnen uns bei Unternehmen imme wieder. Die Rechtevergabe ist unübersichtlich, die Gruppenverwaltung ist komplex und läuft manuell, und Benutzer:innen werden nicht automatisch entfernt, wenn sie das Unternehmen verlassen.

Die Lösung:

Eine moderne Workplace-Plattform wie deskbird erleichtert euch die Benutzerverwaltung. Dank Integrationen mit Microsoft Entra ID, SCIM, Okta, Personio und weiteren HRIS- und Benutzermanagement-Tools bleiben eure Daten immer aktuell. Die Rollen- und Rechtevergabe erfolgt klar und flexibel, sodass ihr auch komplexe Organisationsstrukturen problemlos abbilden könnt. Admins können Buchungen im Namen anderer vornehmen und User mühelos verwalten. Und mit SSO sorgt ihr dafür, dass sich eure Mitarbeitenden sicher und ohne zusätzliche Logins im System bewegen können.

5. Schlechte Benutzerfreundlichkeit

Viele Arbeitsplatzmanagement-Tools wirken wie aus einer anderen Zeit. Zu komplex, zu langsam, zu verschachtelt.. Mitarbeitende verlieren schnell den Überblick oder brauchen Schulungen, nur um einen Arbeitsplatz zu buchen. Die mobile App fühlt sich eher wie ein Kompromiss an, nicht wie ein Tool, das den Alltag wirklich erleichtert. Lange Ladezeiten, unübersichtliche UI-Updates und versteckte Funktionen tun ihr Übriges – die Akzeptanz sinkt, und das System wird irgendwann einfach umgangen. Das ist nach wie vor die Realität in vielen deutschen Unternehmen.

Die Lösung:

Ein Tool, das ihr intuitiv bedienen könnt – ohne lange Trainings. Mit deskbird habt ihr eine einfache, benutzerfreundliche App, über die eure Mitarbeitenden Schreibtische, Meetingräume und andere Büroressourcen buchen und ihre Woche planen können. Die klare, übersichtliche UI sorgt dafür, dass es kein langwieriges Onboarding braucht und eure Teams direkt mit der Buchung loslegen können. Und Updates zu neuen Funktionen und UI-Änderungen erhaltet ihr seit Neuestem transparent direkt über einen praktischen In-App Feed.

6. Fehlende Analytics & Reporting

Welche Räume sind überlastet? Welche kaum genutzt? Wie sieht die tatsächliche Büroauslastung aus? Genau diese Fragen können Unternehmen häufig nicht zuverlässig beantworten. Es fehlen Daten zur Raumnutzung, zur Platzbelegung, zu No-Shows oder dazu, wer überhaupt wann im Büro ist. Ohne solide Datengrundlage lassen sich Büroflächen jedoch weder optimieren noch zuverlässig planen. Und selbst in den Fällen, in denen ein Reporting verfügbar ist, reichen die Daten für Investitionsentscheidungen meist nicht aus.

Die Lösung:

Workplace Analytics, wie sie in deskbird integriert sind, liefern präzise Daten zur Büro- und Raumauslastung, zu No-Shows, Peak-Zeiten oder bevorzugten Arbeitsplätzen. Ihr seht, welche Bereiche wenig oder stark genutzt werden und wie viele Plätze ihr für euer hybrides Arbeitsmodell wirklich braucht. Die Reports sind so aufbereitet, dass Facility, HR und Management direkt damit arbeiten können. So trefft ihr Entscheidungen fundiert – und gestaltet eure Flächen effizienter, statt auf Verdacht zu planen. Unser praktischer Büro-Planungs-Rechner hilft euch, die optimale Anzahl an Schreibtischen und die passende Bürofläche für euer Team zu bestimmen und so eure Kosten zu senken.

7. Fehlende Automatisierung

Eine Aussage, die wir von Unternehmen immer wieder hören, ist, dass ihr Arbeitsplatzmanagement nach wie vor größtenteils manuell läuft: Excel-Listen, händische Check-ins, Buchungen, die nicht automatisch freigegeben werden, und Nutzerprofile, die manuell gepflegt werden müssen. Das kostet Zeit – vor allem in IT und Office Management – und führt zu Fehlern, die sich leicht vermeiden ließen.

Die Lösung:

Mit deskbird laufen wiederkehrende Aufgaben im Workplace Management von selbst: automatische Check-ins per Geo-Standort, Wochenpräferenzen für eine automatisierte Wochenplanung, Serienbuchungen für Räume und automatisierte Freigaben, wenn niemand eingecheckt hat. Auch die Benutzerverwaltung wird schlanker – dank SAML, SCIM-Provisioning und HRIS-Integration. So gewinnt ihr Zeit zurück und müsst euch weniger um Routineaufgaben kümmern – und mehr um das, was wirklich zählt.

8. Ineffizientes Besuchermanagement

Eine beachtliche Zahl an Unternehmen sieht Probleme bei der Verwaltung von externen Besucher:innen. Ihre bestehenden Prozesse sind manuell, ineffizient, unprofessionell, komplex und nicht digitalisiert. Viele arbeiten noch mit Papierlisten oder Excel – ohne Überblick, wer sich im Gebäude aufhält. Kein Self-Check-in, keine Badge-Erstellung und auch keine automatische Benachrichtigung der Gastgeber:innen.

Die Lösung:

Smartes, digitales Besuchermanagement, das sich nahtlos in eure bestehenden Workplace-Prozesse einfügt. Mit deskbird melden sich Gäste vorab an, können vor Ort per Tablet oder Kiosk einchecken und Gastgeber:innen werden automatisch informiert. Reserviert für eure Gäste vorab Schreibtische, Parkplätze, Meetingräume und mehr und behaltet immer den Überblick, wer gerade zu Besuch ist. Alles DSGVO-konform, zentral verwaltet und vollständig integriert in eure Tools.

9. Unklare Gebäudepläne

Ein Pain Point, der in Gesprächen mit Unternehmen ebenfalls häufig genannt wird, ist, dass sie mit Floorplans arbeiten, die eher verwirren als helfen: unübersichtlich, überladen, nicht aktuell und viel zu kompliziert. Räume sind falsch oder gar nicht beschriftet, Arbeitsplätze fehlen komplett, und die Darstellung von Gebäudeplänen in der genutzten App ist weder intuitiv noch klar. Etagenpläne hochzuladen ist zeitintensiv oder funktioniert gar nicht. Das Hauptproblem: Fehlende oder ungenaue Gebäudepläne erschweren die Orientierung und Platzfindung und kosten Mitarbeitende wertvolle Zeit.

Die Lösung:

Klare, interaktive Gebäudepläne, die alle sofort verstehen. Mit deskbird könnt ihr eure Gebäudepläne hochladen, Arbeitsplätze und Bereiche sauber platzieren und eine intuitive Übersicht veröffentlichen, die Orientierung leicht macht. So finden Mitarbeitende im Büro schneller den passenden Arbeitsplatz – ohne Umwege und ohne Frust. Die kompakte Stockwerks- und Raumübersicht für Admins sorgt für schnellere Navigation, macht wichtige Informationen auf einen Blick erkennbar und erleichtert die Anpassung von Layouts.

10. Ineffizientes Parkplatzmanagement

Parkplätze sind in vielen Unternehmen ein täglicher Engpass. Die Vergabe läuft über Excel oder sogar WhatsApp, Berechtigungen sind unklar, reservierte Plätze bleiben ungenutzt – und das Chaos ist perfekt. Ohne digitale Struktur fehlt die Kontrolle, wer welchen Parkplatz nutzen darf, Wartelisten existieren nicht und E-Ladestationen oder Kennzeichen müssen manuell verwaltet werden.

Die Lösung:

Einfaches Parkplatzmanagement, das genauso intuitiv funktioniert wie die Arbeitsplatzbuchung. Mit deskbird könnt ihr Parkplätze direkt im interaktiven Gebäudeplan buchen, Lieblingsplätze speichern, Parkplätze für bestimmte Personen reservieren und per automatischem Check-in sicherstellen, dass ungenutzte Reservierungen wieder freigegeben werden. So behalten Teams den Überblick, Engpässe werden reduziert und ihr sorgt für eine faire und transparente Nutzung der begrenzten Stellplätze.

Fazit: Modernes Arbeitsplatzmanagement braucht ein leistungsstarkes Tool

Die zahlreichen Pain Points zeigen deutlich: Workplace Management ist heute komplexer denn je. Doch mit den richtigen Lösungen wird es nicht nur beherrschbar, sondern auch richtig effizient. Wenn eure Tools miteinander sprechen, Prozesse automatisiert laufen und Mitarbeitende intuitiv buchen können, entsteht ein Arbeitsumfeld, das hybrides Arbeiten wirklich unterstützt.

Eine Plattform wie deskbird bündelt genau das: Räume, Arbeitsplätze, Besucher:innen, Parkplätze, nahtlose Integrationen, klare Daten, smarte Automatisierungen und ein Design, das Teams gerne nutzen. So entsteht ein Arbeitsplatz, der transparent, flexibel und intelligent funktioniert – und sich endlich so anfühlt, wie modernes Arbeiten gedacht ist. Bucht euch eine kostenlose Demo und überzeugt euch selbst.