Smartes Besuchermanagement für moderne Büros

Verwalte Besucher:innen und Gäste im Büro einfach, effizient und strukturiert. Alles über dieselbe Plattform, die deine Teams bereits nutzen.

Mehr als 10.000 Büros in über 80 Ländern nutzen deskbird

Warum du eine smarte Lösung für Besuche brauchst

Deine Gäste fühlen sich nicht gut aufgehoben

Unstrukturierte Abläufe beim Empfang von Gästen werfen ein schlechtes Licht auf dein Unternehmen. Sorge dafür, dass das Besuchererlebnis deinem Anspruch gerecht wird.

Manuelle Koordination kostet zu viel Zeit

E-Mails einzeln aufsetzen und verwalten, Formulare ausdrucken, Anmeldebögen händisch ausfüllen... All das kostet dein Team wertvolle Zeit und und sorgt für Fehler.

Mehr Sicherheit für Besucher:innen (und für dich)

Ohne ein klares Besucherprotokoll ist es unmöglich nachzuvollziehen, wer sich gerade im Gebäude aufhält. Stelle sicher, dass du alle Vorschriften einhältst und auf mögliche Notfälle vorbereitet bist.

Bereite alles vor für ein perfektes Besuchererlebnis

Buche ganz einfach Services wie Catering oder frage zusätzliche IT-Ausstattung an.
Reserviere für deine Gäste vorab Schreibtische, Parkplätze, Meetingräume und mehr.

Verwalte Besuche einfach und reibungslos

Verabschiede dich von Besucherlisten und lass Gäste eigenständig einchecken - entweder per Tablet oder Kiosk.
Nie wieder lange Wartezeiten am Empfang. Benachrichtige Gastgeber:innen automatisch über Microsoft Teams, wenn ihr Besuch ankommt.

Sei vorbereitet auf Notfälle dank kompletter Besucherübersicht

Behalte den Überblick, wer gerade zu Besuch ist und wann Gäste ein- oder auschecken.
Stelle sicher, dass deine Gäste vorbereitet sind und alle Vorschriften kennen, und schicke ihnen Anleitungen und Sicherheitshinweise vorab.

100% DSGVO-konform und ISO:27001 zertifiziert

Made in Switzerland, gehostet in Deutschland. Unsere Cloud-Infrastruktur ist vollständig nach Unternehmensstandards zertifiziert, wie ISO27001 und SOC2. deskbird wurde von Anfang an nach der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entwickelt. Deine Daten werden ausschließlich in der EU verarbeitet und gehostet, basierend auf deinen Datenschutzpräferenzen.

Bist du bereit für einfaches Besuchermanagement?

Warum Office Manager auf deskbird Visitors setzen

Einheitliche Workflows

Schnelle Einführung und einfache Verwaltung. Es braucht keine separaten Tools oder verschachtelte Prozesse.

Sicherheit & Compliance

Du siehst immer, wer wann vor Ort ist, und kannst so Notfallprotokolle leichter einhalten. Integriertes Tracking sorgt für bessere Zugangskontrollen.

Vollständig integriert in deine Tools

deskbird fügt sich nahtlos in deinen bestehenden Setup ein. Für ein reibungsloses Erlebnis sowohl über die Web-Anwendung als auch in Microsoft Teams.

"Zuvor haben wir Besucher:innen in Excel-Tabellen erfasst. Unsere Rezeption war überfordert, die Besucher mussten teils eine halbe Stunde warten und die Mitarbeitenden am Empfang waren zu gestresst, um Gäste freundlich willkommen zu heißen."

Office Manager eines Unternehmens mit über 500 Mitarbeitenden

Fragen zu Besuchermanagement & deskbird

Wie vereinfacht deskbird den Check-in für Besucher:innen?

deskbird optimiert den Check-in, indem Empfangsmitarbeitende oder Kiosk-Geräte die Ankunft von Besucher:innen mit einem Klick erfassen können. Über das Besucher-Dashboard können Check-in und Check-out verwaltet, Besucherdaten bearbeitet und Gastgeber:innen benachrichtigt werden – alles über eine einzige Oberfläche.

Können sich Besucher:innen vorab registrieren, bevor sie im Büro ankommen?

Ja. Besucher:innen können im Voraus eingeladen werden, indem du ihren Namen / ihre E-Mail-Adresse und die Details zum Besuch eingibst. Sie erhalten automatische E-Mail-Einladungen, Erinnerungen und Anweisungen bzw. Hinweise für den Besuch vor Ort vor ihrer Ankunft.

Wie werden Gastgeber:innen benachrichtigt, wenn ihre Gäste ankommen?

Wenn ein Besucher eincheckt, erhält der Gastgeber eine sofortige Benachrichtigung über MS Teams. So wird sichergestellt, dass Mitarbeitende in Echtzeit benachrichtigt werden und ihre Gäste ohne Verzögerung begrüßen können. Benachrichtigungen können so konfiguriert werden, dass sie mit den Arbeitsabläufen des Unternehmens übereinstimmen, wodurch das Besuchererlebnis sowohl für Gastgeber:innen als auch für Gäste optimiert wird.

Wie werden Besucherdaten gespeichert und gesichert vor dem Hintergrund der geltenden DSGVO?

deskbird behandelt Besucherdaten mit den gleichen DSGVO-konformen Standards wie alle anderen Nutzerdaten. Besucherdaten werden in sicheren Systemen gespeichert und die Abläufe folgen strengen Datenschutzprotokollen. Angesichts der allgemeinen DSGVO-Konformität und der Datenschutzstandards von deskbird erstreckt sich das auch auf das Besuchermanagement-Modul.