Jeder Gast wird erwartet. Jede:r Gastgeber:in wird benachrichtigt. Jedes Dokument wird unterschrieben.
Besuchermanagement mit NDA-Unterzeichnung, revisionssicheren Aufzeichnungen und Echtzeit-Überblick – integriert in Outlook und Microsoft Teams.
Wenn Compliance auf einen guten ersten Eindruck trifft
Reibungslose Ankunft. Keine Compliance-Lücken.
Richte Besuchsvorlagen ein, sammle Unterschriften schon vor der Ankunft und lass Stammgäste am Kiosk einchecken. Die Rezeption konzentriert sich auf die Gastfreundschaft, nicht auf den Papierkram.
Der Besuch organisiert sich von selbst
Sobald Besucher:innen eingeladen werden, übernimmt deskbird den Rest: Besuchsanlage, Unterzeichnung von Dokumenten und Kommunikation mit dem Gast. Dein Team kümmert sich um eine Sache. deskbird übernimmt den Rest.
Standardmäßig prüfungssichere Besucheraufzeichnungen
Erfasse, wer wann und warum hereingekommen ist und was unterschrieben wurde. Durchsuchbare digitale Aufzeichnungen, die speziell für Compliance-Prüfungen und Sicherheitsaudits entwickelt wurden.
Das Besuchermanagement hat es uns ermöglicht, den Zugang zu unseren Büros besser zu kontrollieren und gleichzeitig einen reibungslosen und selbstständigen Ablauf beim Empfang von Besucher:innen zu gewährleisten. Durch die vollständige Integration in unsere Office 365-Kollaborationsplattformen sorgt es für zeitnahe Benachrichtigungen und einen reibungslosen, vernetzten Arbeitsablauf.
Lässt sich mit den Tools verbinden, die dein Team bereits nutzt
Besucherdaten werden mit Outlook, Microsoft Teams und Google Kalender synchronisiert. Benachrichtigungen für Gastgeber:innen landen dort, wo dein Team ohnehin schon arbeitet. Für Teams, die diese Tools nicht nutzen, läuft deskbird eigenständig.
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Teil der Workplace-Plattform, kein weiteres isoliertes Tool
Besuchermanagement verbindet sich mit Meetingräumen, Digital Signage und Parkplätzen, sodass das gesamte Ankunftserlebnis über eine einzige Plattform abgewickelt wird.
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deskbird zeichnet sich vor allem durch seine äußerst intuitive und leicht verständliche Benutzeroberfläche aus.
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Zertifiziert. Geprüft. Rechtskonform.
deskbird wurde entwickelt, um den strengsten Sicherheitsstandards für Unternehmen zu entsprechen. Das System ist nach ISO 27001 zertifiziert, SOC 2 Typ 2 geprüft und vollständig DSGVO-konform, wobei die Daten ausschließlich in der EU verarbeitet und gehostet werden. Es enthält SSO, SCIM und benutzerdefinierte Anonymisierungsfunktionen.
Fragen zu Besuchermanagement & deskbird
Wie vereinfacht deskbird den Check-in für Besucher:innen?
deskbird optimiert den Check-in, indem Empfangsmitarbeitende oder Kiosk-Geräte die Ankunft von Besucher:innen mit einem Klick erfassen können. Über das Besucher-Dashboard können Check-in und Check-out verwaltet, Besucherdaten bearbeitet und Gastgeber:innen benachrichtigt werden – alles über eine einzige Oberfläche.
Können sich Besucher:innen vorab registrieren, bevor sie im Büro ankommen?
Ja. Besucher:innen können im Voraus eingeladen werden, indem du Namen und E-Mail-Adresse und die Details zum Besuch eingibst. Sie erhalten automatische E-Mail-Einladungen, Erinnerungen und Anweisungen bzw. Hinweise für den Besuch vor Ort vor ihrer Ankunft.
Wie werden Gastgeber:innen benachrichtigt, wenn ihre Gäste ankommen?
Sobald Besucher:innen einchecken, erhalten die jeweiligen Gastgeber:innen eine sofortige Benachrichtigung über MS Teams. So wird sichergestellt, dass Mitarbeitende in Echtzeit benachrichtigt werden und ihre Gäste ohne Verzögerung begrüßen können. Benachrichtigungen können so konfiguriert werden, dass sie mit den Arbeitsabläufen des Unternehmens übereinstimmen, wodurch das Besuchererlebnis sowohl für Gastgeber:innen als auch für Gäste optimiert wird.
Wie werden Besucherdaten gespeichert und gesichert vor dem Hintergrund der geltenden DSGVO?
deskbird behandelt Besucherdaten mit den gleichen DSGVO-konformen Standards wie alle anderen Nutzerdaten. Besucherdaten werden in sicheren Systemen gespeichert und die Abläufe folgen strengen Datenschutzprotokollen. Angesichts der allgemeinen DSGVO-Konformität und der Datenschutzstandards von deskbird erstreckt sich das auch auf das Besuchermanagement-Modul.
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