Was Arbeitsplatzmanagement-Software können muss: Die 5 Must-haves für hybride Unternehmen in der DACH-Region

Hybrides Arbeiten ist in vielen Unternehmen mittlerweile Standard und der ständige Wechsel zwischen Büro und Homeoffice ist für die Mehrheit der Mitarbeitenden längst Teil des ganz normalen Arbeitsalltags. Tatsächlich zeigt der Office Report 2025 von teamgnesda, dass 99,4 % der Unternehmen grundsätzlich Homeoffice ermöglichen, wobei die Norm bei zwei bis drei Tagen Homeoffice pro Woche liegt.

Gleichzeitig zeigt sich jedoch immer deutlicher: Ohne moderne Arbeitsplatzmanagement-Software bleiben viele Prozesse rund um Büroorganisation, Zusammenarbeit und Flächennutzung unnötig komplex und ineffizient. In Gesprächen mit Unternehmen aus der DACH-Region stellen wir immer wieder fest, dass hybride Arbeitsmodelle häufig auf historisch gewachsene Tool-Landschaften, manuelle Excel-Prozesse und Systeme treffen, die bei Weitem nicht reibungslos zusammenarbeiten. Das erschwert nicht nur den Arbeitsalltag für Mitarbeitende, sondern bindet auch wertvolle Ressourcen in Office-, IT- und Facility-Teams.

Das Wichtigste in Kürze:

• Hybrides Arbeiten stellt hohe Anforderungen an Arbeitsplatzmanagement-Software. Ohne zentrale, integrierte Lösungen bleiben Buchung, Zusammenarbeit und Flächennutzung unnötig komplex.
• Viele Unternehmen kämpfen mit denselben Kernproblemen – von Raumbuchung und Integrationen über hybride Planung bis hin zu Nutzerverwaltung und Benutzerfreundlichkeit.
• Moderne Workplace-Management-Plattformen müssen fünf zentrale Must-haves erfüllen, um Prozesse zu vereinfachen, Akzeptanz zu schaffen und hybrides Arbeiten wirklich zu unterstützen.

Der Status Quo: Herausforderungen beim Arbeitsplatzmanagement in deutschen Unternehmen

Im direkten Dialog mit Hunderten Unternehmen aus der DACH-Region zeigt sich immer wieder ein ähnliches Bild: Zentrale Workplace-Prozesse sind fragmentiert, wenig automatisiert und schwer skalierbar. Besonders häufig hören wir von Herausforderungen in fünf Bereichen:

• Schwierigkeiten bei der Raumbuchung, darunter umständliche Prozesse, Doppelbuchungen und fehlende Informationen zu Ausstattung und Lage
• Mangelnde oder fehlerhafte Integration mit mit MS Teams und Outlook, die Buchungen und Übersicht erschwert
• Fehlende Flexibilität, um Homeoffice-Regelungen und wechselnde Anwesenheiten abzubilden und hybrides Arbeiten effektiv zu unterstützen
• Komplizierte Nutzerverwaltung mit aufwendiger Rechtevergabe, Synchronisationsproblemen und inaktiven Nutzern, die unnötige Kosten verursachen
• Fehlende Benutzerfreundlichkeit, weil Systeme unübersichtlich und kompliziert sind und einen hohen Schulungsaufwand erfordern

Diese Punkte machen deutlich: Die Anforderungen an Arbeitsplatzmanagement-Software sind hoch – und sie haben direkten Einfluss auf die Produktivität, die Flächeneffizienz und nicht zuletzt die Mitarbeiterzufriedenheit. Bei der Auswahl einer passenden Lösung sollten Unternehmen daher unbedingt auf die folgenden fünf Must-haves achten.

1. Intelligente Raum- und Arbeitsplatzbuchung ohne Tool-Wechsel

Eine der zentralen Anforderungen an moderne Arbeitsplatzmanagement-Software ist eine zuverlässige, intuitive Buchung von Räumen und Arbeitsplätzen. In vielen Unternehmen erleben wir nach wie vor chaotische Raumbuchungsprozesse: Doppelbuchungen, unnötig komplizierte Stornierungen und keine Übersicht darüber, welche Räume verfügbar sind, welche Ausstattung sie haben oder wo im Gebäude sie überhaupt liegen.

Was eine Arbeitsplatzmanagement-Software können muss:

• Echtzeit-Verfügbarkeiten für Meetingräume und Arbeitsplätze zur Vermeidung von Doppelbuchungen
• Kombination aus Raumbuchung und Desk-Sharing-Funktionen
• Automatische Pufferzeiten, Check-ins und No-Show-Handling
• Übersichtliche Gebäudepläne mit klarer Indikation der Raumlage und mobile Buchung
• Möglichkeit, Buchungen gezielt einzuschränken (z. B. Team- oder Besucherräume) und Buchungen einfach zu stornieren

Lösungen wie deskbird setzen hier auf eine zentrale Buchungslogik, die sich direkt in bestehende Arbeitsabläufe einfügt und Raum- sowie Arbeitsplatzbuchung konsistent zusammenführt in einer einfach zu bedienenden, intuitiven App.

2. Tiefe Integration in Microsoft Teams, Outlook & bestehende IT-Landschaften

Ein Pain Point, von dem uns viele Unternehmen berichten: Workplace Tools funktionieren isoliert von den Systemen, mit denen die Mitarbeitenden täglich arbeiten. Fehlende oder unzuverlässige Integrationen in Microsoft Teams oder Outlook führen zu häufigen Tool-Wechseln, die Zeit kosten, doppelter Arbeit bei der Datenpflege und erhöhtem Supportaufwand. Aber gerade im hybriden Arbeitsalltag ist es entscheidend, dass Buchungen, Kalender und Anwesenheiten sauber synchronisiert sind.

Was eine Arbeitsplatzmanagement-Software können muss:

• Bidirektionale Synchronisierung mit Outlook-Kalendern
• NativeIntegration von in Microsoft Teams für Buchung, Check-in und Benachrichtigungen
• Anbindung an HR-Systeme wie Personio
• Integrationen mit Tools für SSO, Benutzerverwaltung und Identitäts- und Zugriffsmanagement

Moderne Workplace-Management-Plattformen wie deskbird sind darauf ausgelegt, sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften einzubetten, statt neue Silos zu schaffen.

3. Optimale Unterstützung für hybride Arbeitsmodelle

Viele Unternehmen tun sich schwer damit, Homeoffice-Regelungen und wechselnde Anwesenheiten der Mitarbeitenden vor Ort im Büro organisatorisch abzubilden, weil ihnen die notwendige Flexibilität fehlt, um hybrides Arbeiten ausreichend zu unterstützen. Häufig fehlt die Transparenz darüber, wer wann im Büro ist, welche Arbeitsplätze verfügbar sind oder wie Desk Sharing sinnvoll geregelt werden kann. Ohne diese Transparenz wird die Zusammenarbeit kompliziert: Teamtage lassen sich schwer planen, spontane Meetings scheitern an fehlender Präsenzübersicht und das Büro bleibt oft unter- oder überlastet.

Was eine Arbeitsplatzmanagement-Software können muss:‍

• Wochenplanungsfunktion mit klaren Präsenz- und Remote-Statusanzeigen
• Übersicht, wer wann im Büro oder im Homeoffice arbeitet
• Intuitive Desk-Sharing-Lösung mit flexibel anpassbaren Buchungs- und Check-in-Regeln
• Teamübersichten für Führungskräfte und Projektteams mit der Möglichkeit, Teamtage zu organisieren
• Funktionen zur Unterstützung von Return-to-Office-Initiativen wie Workplace Events in deskbird

Workplace-Management-Lösungen wie deskbird helfen dabei, hybride Arbeit sichtbar, planbar und für alle Beteiligten verständlich zu machen. Die intuitive mobile App lässt sich problemlos ohne zusätzliche Trainings nutzen und hilft dadurch, Widerstände gegen Desk Sharing abzubauen.

4. Leistungsstarke Nutzerverwaltung, Rechtekonzepte & Automatisierung

Ein weiterer Bereich, der in vielen Unternehmen für Frust sorgt, ist die Nutzerverwaltung. Manuelles Hinzufügen und Entfernen von Nutzern, komplizierte Rechtevergabe, Probleme bei der Synchronisierung und fehlende Automatisierung führen zu einem hohen Verwaltungsaufwand und inaktiven Nutzern, die unnötige Kosten verursachen. Gerade in größeren Organisationen oder Konzernstrukturen stoßen einfache Lösungen schnell an ihre Grenzen.

Was eine Arbeitsplatzmanagement-Software können muss:

• Automatisierte Benutzerbereitstellung über SCIM und HRIS-Integration (z. B. Personio)
• SAML-Authentifizierung mit Microsoft Entra ID für sicheres Single Sign-on (SSO)
• Benutzerdefinierte Rollen und Berechtigungen für komplexe Organisationsstrukturen
• Automatische Deprovisionierung von Nutzern
• Möglichkeit, Buchungen im Namen anderer vorzunehmen

deskbird unterstützt diese Anforderungen mit klaren Rollenmodellen und tiefen Integrationen in bestehende Identity- und HR-Systeme.

5. Hohe Benutzerfreundlichkeit für schnelle Akzeptanz im Arbeitsalltag

Ein Punkt, der in vielen Gesprächen immer wieder zur Sprache kommt, ist die mangelnde Benutzerfreundlichkeit bestehender Workplace Tools. Systeme werden als zu komplex, unübersichtlich oder wenig intuitiv wahrgenommen. Mitarbeitende benötigen Schulungen, um grundlegende Funktionen zu nutzen, während Admins viel Zeit in Konfiguration und Verwaltung investieren müssen. Besonders kritisch wird es, wenn die mobile Nutzung nicht überzeugt: Apps wirken wie ein Kompromiss zur Desktop-Version, Ladezeiten sind hoch und einfache Aufgaben wie Buchen oder Stornieren werden unnötig kompliziert.

Was eine Arbeitsplatzmanagement-Software können muss:

• Intuitive, selbsterklärende Benutzeroberfläche, die ohne Training nutzbar ist
• Mobile-first-Ansatz mit einer App, die alle Kernfunktionen einfach abbildet
• Zuverlässige Suchfunktion, um Räume, Arbeitsplätze oder Kolleg:innen schnell zu finden
• Einfache Konfiguration und Verwaltung für Admins ohne technische Hürden
• Niedrigschwellige Möglichkeit, Feedback oder Probleme zu melden

deskbird setzt bewusst auf ein intuitives, klares Design und eine mobile Nutzung, die sich nahtlos in den Arbeitsalltag einfügt. Das sorgt nicht nur für eine schnelle Einführung, sondern vor allem für hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden.

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Die Herausforderungen zeigen deutlich: Workplace Management ist im hybriden Arbeitsalltag komplexer denn je. Ohne klare Anforderungen und die passende Software bleiben Prozesse ineffizient, intransparent und fehleranfällig. Worauf es in hybriden Setups wirklich ankommt: zentrale und intuitive Buchung, nahtlose Integrationen in bestehende Tools, echte Unterstützung hybrider Arbeitsmodelle, automatisierte Nutzerverwaltung und eine hohe Benutzerfreundlichkeit für schnelle Akzeptanz.

deskbird vereint genau diese Anforderungen in einer All-in-One-Plattform für Workplace Management. Räume und Arbeitsplätze lassen sich einfach und transparent buchen, Integrationen mit Microsoft Teams, Outlook und HR-Systemen sorgen für konsistente Prozesse, hybride Anwesenheiten werden sichtbar und planbar, und die Nutzerverwaltung läuft mühelos im Hintergrund. Ergänzt wird das durch ein klares, mobiles Design, das ohne Schulungen funktioniert und von den Mitarbeitenden im Arbeitsalltag gerne genutzt wird.

So entsteht ein Workplace Setup, das nicht nur technisch überzeugt, sondern hybrides Arbeiten im Unternehmen nachhaltig erleichtert. Vereinbart eine kostenlose Demo und erlebt, wie modernes Workplace Management in der Praxis aussieht.