Raumbuchung in Outlook war noch nie so einfach: Das neue deskbird Add-in ist da!

Wir haben großartige Neuigkeiten, die wir gern mit euch teilen möchten: Das deskbird Add-in für Microsoft Outlook ist jetzt verfügbar! Ab heute können eure Teams Meetingräume noch einfacher finden und buchen – und das mit einer besseren und visuelleren Experience in genau dem Tool, in dem sie ihren Tag planen.

Warum das neue deskbird Add-in?

Hier ist ein Szenario, das sich so jeden Tag tausende Male in Büros auf der ganzen Welt abspielt: Ein Mitarbeiter öffnet Outlook, um ein Meeting zu planen. Er fügt Teilnehmer:innen hinzu und legt eine Uhrzeit fest. Und dann kommt die eigentliche Challenge: den richtigen Raum finden. 

Was es für das geplante Meeting braucht, ist ein Besprechungsraum für acht Leute. Mit einem Projektor. Im dritten Stock. Das Problem: Der einfache Raumfinder in Outlook zeigt nur eine lange Liste von Raumnamen mit minimalen Details. Ungeklärt bleibt dabei: Wie sieht der Raum eigentlich aus? Und wo genau ist er?

Am Ende wird einfach ein Raum gebucht, der sich gut anhört – in der Hoffnung, dass es einfach passt. Manchmal funktioniert das, oft aber eben auch nicht. Selbst wenn die Buchung am selben Ort stattfindet wie die Meetingplanung, verschwenden Mitarbeitende immer noch Zeit und treffen schlechte Entscheidungen, wenn die Tool Experience umständlich ist und es an Kontext mangelt.

Wir haben das deskbird Add-in entwickelt, um genau diese beiden Probleme zu lösen: den Workflow einheitlich zu halten und das Buchungerlebnis gleichzeitig intuitiv, visuell und zuverlässig zu gestalten. Denn Raumbuchung sollte einfach sein. So einfach wie das Durchsuchen verschiedener Optionen, während man die passenden Infos direkt zur Hand hat. Kein Rätselraten, kein stilles Hoffen, sondern einfach nur genau den Raum finden, den ihr braucht.

So funktioniert's

1. Öffnet das Add-in, während ihr ein Meeting erstellt. Klickt dazu beim Planen eines Meetings auf das deskbird-Icon in eurer Outlook-Seitenleiste.
2. Schaut euch in Echtzeit an, was verfügbar ist. Seht euch alle verfügbaren Räume an allen Standorten an, gefiltert nach Datum und Uhrzeit eures Meetings.
3. Findet den passenden Raum. Filtert Räume nach Kapazität, Etage, Ausstattung und zusätzlichen Annehmlichkeiten, um sie an eure Meeting-Anforderungen anzupassen – egal, ob ihr einen Raum für ein kurzes Huddle oder einen Besprechungsraum mit Videokonferenzsystem für eine Kundenpräsentation benötigt.
4. Bucht mit einem Klick. Wählt euren Raum aus und er wird automatisch zu eurer Termineinladung hinzugefügt. Alles wird sofort zwischen Outlook und deskbird synchronisiert.
5. Automatische Synchronisierung: Alle im Outlook-Termin gebuchten Räume werden automatisch in die entsprechende deskbird-Buchung übernommen.

Keine separaten Logins. Keine doppelten Einträge. Keine Unsicherheit, ob der Raum tatsächlich verfügbar ist.

Für wen ist das neue deskbird Add-in gedacht?

Für Mitarbeitende: Findet den passenden Besprechungsraum, ohne euren Workflow zu unterbrechen. Bucht Räume an derselben Stelle, an der ihr auch eure Meetings plant. Schaut euch die Gebäudepläne an, damit ihr genau wisst, wo ihr hin müsst. Schluss mit Stress wegen Doppelbuchungen und der Suche nach freien Räumen in letzter Minute.

Für Workplace Admins: Erhaltet endlich genaue Nutzungsdaten, weil alle Buchungen über ein einziges System laufen. Reduziert Support-Anfragen rund um die Verfügbarkeit von Meetingräumen. Trefft bessere Entscheidungen bei der Raum- und Flächenzuweisung basierend auf echten Nutzungsmustern. Und sorgt dafür, dass Buchungsregeln automatisch eingehalten werden, ohne dass ihr das Ganze manuell kontrollieren müsst.

Für IT-Verantwortliche: Setzt eine Integration ein, für die keine Schulung nötig ist, weil sie in den Tools läuft, die die Mitarbeitenden bereits jeden Tag nutzen. Bietet sowohl Mac- als auch Windows-Nutzer:innen eine einheitliche Experience. Reduziert die Anzahl der Tools und verbessert gleichzeitig die Koordination am Arbeitsplatz.

Die Vorteile für euer Unternehmen

Wenn das Buchen von Besprechungsräumen reibungslos läuft, hat das viele Vorteile für euer Unternehmen. Dazu gehören:

Zeitersparnis im großen Stil: Wenn jeder Mitarbeitende nur 15 Minuten pro Tag beim Suchen und Buchen von Räumen spart, sind das über 60 Stunden pro Mitarbeitendem pro Jahr. Bei einem Unternehmen mit 500 Mitarbeitenden sind das 30.000 Stunden, die wieder für produktive Arbeit genutzt werden können.

Bessere Raumnutzung. Studien zeigen, dass Unternehmen normalerweise nur 40 bis 60 % ihrer Besprechungsraumkapazität nutzen. Mit genauen Echtzeit-Buchungsdaten könnt ihr ungenutzte Räume erkennen, eure Flächen optimieren und möglicherweise eure Immobilienkosten um 20 bis 30 % senken.

Bessere Mitarbeitererfahrung: Kleine Probleme können zu großen Frustrationen führen. Wenn eure Teams die benötigten Räume einfach und zuverlässig finden und buchen können, werden alltägliche Probleme beseitigt und das Vertrauen in eure Arbeitsplatzsysteme steigt.

Smartere Entscheidungen für euren Arbeitsplatz: Mit echten Nutzungsdaten könnt ihr besser verstehen, welche Ausstattung und Einrichtungen am wichtigsten sind, welche Standorte mehr Kapazität brauchen und wie ihr für Wachstum planen solltet – alles Entscheidungen, die sich direkt auf euren Umsatz und Gewinn auswirken.

Jetzt verfügbar

Das deskbird Outlook Add-in ist jetzt verfügbar. Eure Teams können es einfach nutzen, indem sie es aus dem Outlook-Marktplatz installieren. Kein komplizierter Setup. Keine langwierigen Trainigs. Nur nahtlose Raumbuchung integriert in den üblichen Workflow. Wir arbeiten weiter daran, die Integration basierend auf dem Feedback unserer Kund:innen noch besser zu machen. Mit geplanten Verbesserungen bei der Verwaltung von wiederkehrenden Meetings und erweiterten Bearbeitungsfunktionen. Coming soon! Also haltet die Augen offen.

Bereit, Meetingraum-Chaos ein Ende zu setzen? Die Lösung dafür liegt schon bereit in eurem Kalender!

Legt noch heute los!

Hier findet ihr das deskbird Add-in für Outlook: Outlook-Add-in installieren

Ihr braucht Hilfe bei der Einrichtung? Schaut euch diesen Artikel in unserem Help Center an.