Das Buchen von Räumen in Outlook war noch nie so einfach: Hier kommt das deskbird

Wir freuen uns, euch mitteilen zu können, dass das deskbird jetzt in Microsoft Outlook verfügbar ist. Ab heute können eure Teams Meetingräume einer besseren, visuell ansprechenderen Benutzeroberfläche suchen und buchen. Und zwar genau dort, wo sie schon ihren Tag planen.

Warum wir das gemacht haben

Hier ist ein Szenario, das sich jeden Tag tausende Male in Büros auf der ganzen Welt abspielt: Ein Mitarbeiter öffnet Outlook, um ein Meeting zu planen. Er fügt Teilnehmer hinzu und legt die Zeit fest. Dann kommt die Herausforderung: den richtigen Raum finden. 

Sie brauchen einen Raum für acht Leute. Mit einem Projektor. Im dritten Stock. Aber der einfache Outlook-Raumfinder zeigt nur eine lange Liste von Raumnamen mit wenigen Details. Wie sieht der Raum eigentlich aus? Wo genau ist er?

Am Ende buchen sie was, das sich gut anhört, und hoffen, dass es klappt. Manchmal klappt's. Oft aber auch nicht. Selbst wenn die Buchung an einem Ort passiert, verschwenden die Leute immer noch Zeit und treffen schlechte Entscheidungen, wenn die Erfahrung umständlich ist und es an Kontext mangelt.

Wir haben das deskbird Add-In entwickelt, um beide Probleme zu lösen: den Arbeitsablauf einheitlich zu halten und gleichzeitig die Buchung intuitiv, visuell und sicher zu gestalten. Die Raumbuchung sollte so einfach sein wie das Durchsuchen von Optionen mit den richtigen Infos zur Hand: kein Rätselraten, kein Hoffen, sondern einfach genau das finden, was du brauchst.

Wie funktioniert es

1. Öffne das Add-in, während du ein Meeting erstellst. Klick beim Planen eines Meetings auf das deskbird in deiner Outlook-Seitenleiste.
2. Schau dir in Echtzeit an, was verfügbar ist. Sieh dir alle verfügbaren Räume an deinen Standorten an, gefiltert nach Datum und Uhrzeit deines Meetings.
3. Finde den passenden Raum. Filtere Räume nach Kapazität, Etage, Ausstattung und Geräten, um sie an deine Meeting-Anforderungen anzupassen – egal, ob du einen Raum für kurze Besprechungen oder einen Raum für Kundenpräsentationen mit Videokonferenzfunktion benötigst.
4. Buchen mit einem Klick. Wähl dein Zimmer aus und es wird automatisch zur Besprechungseinladung hinzugefügt. Alles wird sofort zwischen Outlook und deskbird synchronisiert.
5. Automatische Synchronisierung – Alle im Outlook-Termin gebuchten Räume werden automatisch in die entsprechende deskbird übernommen.

Keine separaten Anmeldungen. Keine doppelten Einträge. Keine Unsicherheit, ob dein Zimmer tatsächlich verfügbar ist.

Für wen das gedacht ist

Für Mitarbeitende: Finde den passenden Besprechungsraum, ohne deinen Arbeitsablauf zu unterbrechen. Buche Räume an derselben Stelle, an der du auch Besprechungen planst. Schau dir die Grundrisse an, damit du genau weißt, wo du hin musst. Schluss mit Stress wegen Doppelbuchungen und der Suche nach Räumen in letzter Minute.

Für Admins am Arbeitsplatz: Endlich genaue Nutzungsdaten, weil alle Buchungen über ein einziges System laufen. Weniger Support-Anfragen wegen der Verfügbarkeit von Räumen. Klügere Entscheidungen bei der Raumzuweisung, basierend auf echten Nutzungsmustern. Automatische Durchsetzung von Buchungsrichtlinien, ohne dass man manuell drauf achten muss.

Für IT-Verantwortliche: Setzt eine Integration ein, für die keine Schulung nötig ist, weil sie in den Tools läuft, die die Leute schon jeden Tag nutzen. Bietet sowohl Mac- als auch Windows-Nutzern eine einheitliche Erfahrung. Reduziert die Anzahl der Tools und verbessert gleichzeitig die Koordination am Arbeitsplatz.

Die Auswirkung

Wenn die Buchung von Besprechungsräumen reibungslos läuft, hat das viele Vorteile für dein Unternehmen:

Zeitersparnis im großen Stil. Wenn jeder Mitarbeiter nur 15 Minuten pro Tag beim Suchen und Buchen von Räumen spart, sind das über 60 Stunden pro Mitarbeiter im Jahr. Bei einem Unternehmen mit 500 Mitarbeitern sind das 30.000 Stunden, die wieder für produktive Arbeit genutzt werden können.

Bessere Raumnutzung. Studien zeigen, dass Firmen normalerweise nur 40 bis 60 % ihrer Besprechungsraumkapazität nutzen. Mit genauen Echtzeit-Buchungsdaten kannst du ungenutzte Räume erkennen, deine Fläche optimieren und möglicherweise die Immobilienkosten um 20 bis 30 % senken.

Bessere Mitarbeitererfahrung. Kleine Probleme können zu großen Frustrationen führen. Wenn deine Teams die benötigten Räume einfach und zuverlässig finden und buchen können, werden alltägliche Probleme beseitigt und das Vertrauen in deine Arbeitsplatzsysteme gestärkt.

Klügere Entscheidungen am Arbeitsplatz. Mit echten Nutzungsdaten kannst du besser verstehen, welche Einrichtungen am wichtigsten sind, welche Standorte mehr Kapazität brauchen und wie du für Wachstum planen solltest – Entscheidungen, die sich direkt auf deinen Gewinn auswirken.

Jetzt verfügbar

Das deskbird ist jetzt verfügbar. Deine Teams können es einfach nutzen, indem sie es aus dem Outlook-Marktplatz installieren. Keine komplizierte Einrichtung. Keine langwierigen Schulungen. Nur nahtlose Raumreservierungen im Arbeitsablauf. Wir arbeiten weiter daran, die Integration basierend auf Kundenfeedback zu verbessern. Bald gibt's Verbesserungen bei der Verwaltung wiederkehrender Besprechungen und erweiterte Bearbeitungsfunktionen.

Bist du bereit, das Chaos in den Besprechungsräumen zu beseitigen? Die Lösung findest du schon in deinem Kalender.

Leg noch heute los

Hier findest du das deskbird für Outlook: Installiere das Outlook-Add-In

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