Interview mit Prof. Dr. Florian Kunze: Wie wird hybrides Arbeiten zum Erfolgsmodell für Unternehmen?

Interview mit Prof. Dr. Florian Kunze

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Mit seinem neuen Buch „Schluss mit dem Büro! Oder doch nicht?“ wirft Prof. Florian Kunze einen frischen, wissenschaftlich fundierten Blick auf die Zukunft der Arbeitswelt. Kaum ein Thema bewegt Unternehmen derzeit so stark wie die Frage nach dem richtigen Mix aus Homeoffice, mobilem Arbeiten und Büropräsenz. Prof. Kunze räumt dabei mit Mythen auf, ordnet die Debatte ein und zeigt anhand aktueller Forschung, welche Chancen und Risiken flexible Arbeitsmodelle tatsächlich bergen.

Im Gespräch mit ihm wollen wir klären: Wie produktiv ist Homeoffice wirklich? Brauchen wir für Innovationen wieder mehr Präsenz? Was bedeutet Flexibilität für Gesundheit, Karriere und Führung? Und welche Rolle spielen Entwicklungen wie Workplace Management Plattformen, Künstliche Intelligenz und virtuelle Realitäten für die Organisationen von morgen?

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Was zeigen deine Daten insgesamt – ist Arbeiten von zuhause grundsätzlich eine gute Idee?

dass Beschäftigte gerne von zu Hause arbeiten wollen, am liebsten drei Tage im Durchschnitt. Hybride Lösungen, die Präsenzarbeit und mobile Arbeit kombinieren, sind also generell für Mitarbeitende eine gute Idee. Und auch Unternehmen können hybride Arbeitsmodelle gewinnbringend einsetzen, wenn diese richtig gestaltet werden.

Ist mobiles bzw. hybrides Arbeiten aus deiner Sicht für Unternehmen grundsätzlich sinnvoll?

Ja, auch für Unternehmen ist es sinnvoll, auf hybride Arbeitsmodelle zu setzen, in Hinblick auf verschiedene Dimensionen. Da ist zum einen die Arbeitgeberattraktivität - mehr als 70 Prozent der von uns befragten Beschäftigten wünschen sich hybrides Arbeiten, wenn sie einen neuen Job suchen. Zusätzlich steigt auch das Engagement der Mitarbeitenden, wenn sie flexibel arbeiten. Schließlich zeigen einige Studien, dass bei individuellen Tätigkeiten, wie Call-Center-Jobs, sogar die Produktivität um 13 Prozent steigen kann.

Wenn starre Präsenzquoten wenig bringen, warum entscheiden sich dennoch immer mehr Unternehmen dafür?

In der Breite der Unternehmen ist das gar nicht der Fall. So berichten in diesem Jahr nur knapp 20 Prozent der 1.000 Befragten in unserer Konstanzer Homeoffice-Studie, dass in ihrem Unternehmen wieder eine verstärkte Präsenzpflicht eingeführt wird. Wenn dies stattfindet, liegt das zum Teil daran, dass besonders leitende Führungskräfte die Wahrnehmung haben, dass Prozesse, Kommunikationsfluss und auch die Identifikation der Mitarbeitende leiden. Des Weiteren gibt es auch gerade bei deutschen Großkonzernen die Tendenz, die amerikanischen Technologiekonzerne zu kopieren, die teilweise wieder eine stärkere Präsenzpflicht eingeführt haben.

Warum unterscheiden sich die Wahrnehmungen von Führungskräften und Mitarbeitenden in Bezug auf hybrides Arbeiten so stark?

Als Führungskraft hat man natürlich eine andere Perspektive auf flexibles Arbeiten als die normalen Mitarbeitenden, die vornehmlich Vorteile in der gewonnenen Autonomie und Work-Life-Balance sehen. Führungskräfte sehen eher, dass der Koordinationsaufwand steigt, einen Kontrollverlust wahrnehmen und dass mögliche Innovationsrisiken bestehen. Zusätzlich wurden die meisten in einer Arbeitswelt sozialisiert, in der Präsenz im Büro mit Leistung gleichgesetzt wurde, und das bekommt man nicht so einfach aus den Köpfen raus.

Ist es nicht nachvollziehbar, dass Führungskräfte mehr Kontrolle wünschen?

Natürlich. Viele Führungskräfte fühlen sich generell dauerhaft überlastet. Da ist es verständlich, dass man Komplexität reduzieren möchte, indem auf klassische Führungsmodelle zurückgegriffen wird, mit denen Führungskräfte vertraut sind. Nur funktioniert klassische Kontrolle in einer hybriden Arbeitswelt nicht mehr. Erfolgreiche hybride Führung basiert auf Vertrauen, klaren Ergebnissen und guter Kommunikation, nicht auf Präsenzkontrolle. Das ist längerfristig auch eine Art der Führung, die die Ressourcen von Führungskräften schont.

Führen strengere Präsenzpflichten tatsächlich zu mehr Bindung oder eher zu Kündigungen?

Hier ist die Evidenz eindeutig: strengere Präsenzpflichten führen dazu, dass die Flukutation in Unternehmen steigt und gerade Top-Talent weg gehen.

Worauf sollten Unternehmen setzen, um hybride Arbeit effektiv zu organisieren?

Aus meiner Sicht sollte es einen Rahmen für alle, zum Beispiel als eine Betriebsvereinbarung, geben, in der geregelt wird, in welchem Umfang mobiles Arbeiten sinnvoll ist. Hier sollten jedoch keine starren Regelungen für die ganze Organisation, sondern nur ein Korridor beschrieben werden. Die genaue Ausgestaltung sollte den Teams und Führungskräften überlassen werden. Damit dies gelingt, sollte jedoch eine systematische Organisations- und Führungskräfteentwicklung umgesetzt werden, die das Unternehmen für eine hybride Arbeitswelt fit macht. Das findet nur in den wenigsten Organisationen statt.

Sollten Unternehmen mobile Arbeit grundsätzlich ermöglichen?

Ja, wenn die Tätigkeitsprofile es zulassen, würde ich das klar empfehlen.

Was müssen Führungskräfte konkret tun, damit hybride Modelle in der Praxis funktionieren?

Führungskräfte sollten versuchen, eine gute Vertrauensbeziehung mit ihren Mitarbeitenden zu etablieren und dann über Output und nicht über Präsenszwang zu führen. Zusätzlich sollten sie dafür sorgen, dass die Präsenzzeiten gut koordiniert und genutzt werden. Dazu gehören die Organisation von gemeinsamen Präsenztagen – mindestens einer pro Woche – sowie die Nutzung dieser gemeinsamen Präsenz für wirkliche soziale Interaktion.

Steigt die Produktivität messbar, wenn hybride Arbeit gut umgesetzt wird?

Ja, wenn Tätigkeiten und Prozesse in einem hybriden Setting richtig koordiniert werden, steigt die Produktivität.

Welche Rolle spielen moderne Softwarelösungen für das Gelingen hybrider Arbeitsmodelle?

Die richtige IT-Infrastruktur ist essentiell für das Gelingen hybrider Arbeitsmodelle. Sowohl für die digitale Interaktion, als auch für die effektive Büronutzung sind digitale Tools sehr wichtig.

Was muss eine gute Workplace-Management-Software leisten, damit hybride Arbeit reibungslos funktioniert?

Eine gute Software unterstützt die effiziente Raumnutzung im Büro und fördert zudem die Interaktion in hybriden Teams.

Wie wichtig sind Tools für Arbeitsplatz- und Raumplanung, um Bürozeiten und Zusammenarbeit zu koordinieren?

Solche Tools können entscheidend dazu beitragen, dass Teamarbeit auch in der hybriden Arbeitswelt gelingt und die gemeinsame Präsenz im Büro optimal genutzt wird.

Welche Funktionen sollten Unternehmen unbedingt digitalisieren, um hybride Teams effizient zu steuern?

Die Digitalisierung von Arbeitsplatz- und Raumbuchungssystemen ist auf jeden Fall zu empfehlen. Auch Führungskräfte können in einer hybriden Arbeitswelt durch digitale Systeme unterstützt werden, indem zum Beispiel Feedback und Zielsysteme digital abgebildet und nachverfolgt werden.

Wie können Analyse- und Reporting-Funktionen helfen, Büroauslastung, Produktivität und Zufriedenheit besser zu verstehen?

Solche Analysesysteme sind wichtig, um eine evidenzbasierte Steuerung der hybriden Arbeitswelt sicherzustellen. Hier werden am besten objektive Daten zur Büroauslastung und Produktivität mit Befragungsdaten von Mitarbeitenden und Führungskräften verbunden.

Welche technischen Hürden bremsen Unternehmen bei hybridem Arbeiten aktuell noch aus und wie lassen sie sich lösen?

Eine beträchtliche Anzahl von Unternehmen hat ihre Mitarbeitenden noch nicht vollständig mit digitaler Software und Hardware zum Arbeiten von zu Hause ausgestattet. Auch die Digitalisierung von Prozessen und Dokumenten ist in vielen Unternehmen und öffentlichen Organisationen noch ausbaubar und natürlich eine zentrale Voraussetzung für das Gelingen von hybriden Arbeitsmodellen.

Wie kann Technologie dazu beitragen, dass Mitarbeitende sich trotz hybridem Arbeiten sozial vernetzt fühlen?

Auch über gute virtuelle Tools kann Vernetzung und Verbindung entstehen. Eventuell werden sich virtuelle Räume zukünftig auch so entwickeln, dass sie realer, physischer Interaktion ähneln. Noch sind wir aber nicht an diesem Punkt und die realen Begegnungen sind weiterhin die wichtigste Form, um Verbindungen am Arbeitsplatz aufzubauen.

Wie verändert KI das produktive Arbeiten im Homeoffice, etwa durch Automatisierung von Routineaufgaben?

Ja, KI kann viele Tätigkeiten, die im Homeoffice erledigt werden, bereits gut unterstützen. Mitarbeitende, die komplett von zu Hause arbeiten, sollten jedoch darauf achten, dass sie nicht nur Aufgaben verrichten, sondern auch Kompetenzen aufbauen, die längerfristig vollständig durch KI ersetzt werden. Auch hier lohnt es sich deshalb, dass Mitarbeitende eher hybride Arbeitssetings, als ein komplette Arbeit aus dem Homeoffice anstreben und somit Routinetätigkeiten und teambasiertes Arbeiten integrieren.

Brauchen Unternehmen eine zentrale Plattform, um hybride Arbeit zu steuern und warum?

Ob es nur eine einzige zentrale Plattform braucht, weiß ich nicht. Wichtig ist auf jeden Fall, dass es gut integrierte IT-Lösungen gibt, die für alle Mitarbeitenden intuitiv nutzbar sind. Bei meinen Kooperationen und Forschungsarbeiten mit Unternehmen sehe ich häufig, dass es für viele Prozesse verschiedene und zu komplexe Systeme gibt, die dann zu Frust und auch Stress bei den Beschäftigten führen. Das sollte bei Systemen, die für das hybride Arbeiten eingeführt werden, unbedingt vermieden werden.

Welche Rolle spielen Datenschutz und IT-Sicherheit, wenn verstärkt remote gearbeitet wird?

Das ist natürlich ein wichtiges Thema. Gerade wenn mit sensiblen Daten gearbeitet wird, sollte dies nach klaren Sicherheitsstandards erfolgen. Auch das Arbeiten auf privaten Computern, sollte hier absolut tabu sein:

Bonus-Frage: Wo arbeitest du selbst am liebsten – im Büro oder zu Hause und warum?

Ich war auch schon vor Corana ein großer Fan von hybriden Arbeitsmodellen. Aktuell arbeite ich meistens drei Tage von zu Hause und zwei Tage im Büro. Gerade für fokussiertes Lesen, Analysieren und Schreiben bevorzuge ich das Arbeiten im Homeoffice. Gleichzeitig ist es mir wichtig, mit meinem Team am Konstanzer Future of Work Lab auch regelmäßig persönlich im Austausch zu sein, was wir über einen gemeinsamen Präsenztag sicherstellen.

Vielen Dank für das Interview!

Prof. Dr. Florian Kunze ist Professor für Organizational Behavior und Leiter des Future of Work Labs an der Universität Konstanz. In seiner Forschung beschäftigt er sich insbesondere mit dem Management des demografischen Wandels in in Organisationen, der Gestaltung wirksamer Führungsverhaltensweisen für Individuen, Teams und Organisationen sowie der Digitalisierung der Arbeitswelt. Seine Arbeiten verbinden wissenschaftliche Erkenntnisse mit praktischen Ansätzen für moderne Organisations- und Führungsstrukturen.

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