Software zum Tracken der Mitarbeiterproduktivität: Vor- und Nachteile

Eine Software zum Verfolgen der Arbeitsaktivitäten hilft Unternehmen, die Produktivität zu verfolgen, Daten zu sichern und hybride Teams oder Remote Teams effektiver zu verwalten. Auch wenn diese Tools die Effizienz, die Verantwortlichkeit und das Engagement steigern können, müssen Unternehmen ein Gleichgewicht zwischen Kontrolle und Transparenz bzw. ethischen Überlegungen schaffen, um das Vertrauen und die Moral der Mitarbeitenden zu erhalten.‍

Das Wichtigste in Kürze:

• Steigert die Leistung und Sicherheit: Monitoring Tools zeigen Ineffizienzen auf, reduzieren den Datenmissbrauch und helfen den Teams vor Ort und im Homeoffice, produktiv zu bleiben und Verantwortung zu übernehmen.
• Bringt ethische Herausforderungen mit sich: Ein zu tiefgreifendes Tracking kann der Moral schaden, Datenschutzbedenken wecken und das Vertrauen untergraben, wenn es nicht transparent gehandhabt wird.
• Erfordert einen ausgewogenen Ansatz: Beim Einsatz von Software für Mitarbeiter-Monitoring sollte der Fokus auf Ergebnissen liegen. Unnötige Datenerhebungen sollten eingeschränkt und eine offene Kommunikation gefördert werden.

Mitarbeiter-Monitoring im Überblick

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Die Pandemie löste eine erste Welle der Arbeitsaktivitätsüberwachung aus. Im Laufe der Zeit und mit der Einführung von Remote- und hybriden Arbeitsmodellen wurde die Überwachung von Arbeitsabläufen immer alltäglicher. Tatsächlich verfolgen 60 % der Unternehmen mit Remote Teams die Arbeitsaktivitäten digital.   

In den Bereichen Werbung und Marketing, Finanzen und Einzelhandel gewinnt Software zur Produktivitätsüberwachung, auch bekannt als "Brassware" oder "Tattler", immer mehr an Bedeutung. Der E-Commerce-Titan Amazon nutzt zum Beispiel die Smartphone-App Mentor, um die Effizienz und das Verhalten seiner Lieferfahrer auf der Straße zu bewerten. JPMorgan, der weltweit führende Finanzdienstleister, überwacht alles, von den Zoom-Anrufen und E-Mails seiner Mitarbeitenden bis hin zur Anwesenheit im Büro.

Warum nutzen Unternehmen Software zum Tracken der Mitarbeiterproduktivität?   

Unternehmen nutzen verschiedene Instrumente und Verfahren, um Daten darüber zu sammeln, was ihre Mitarbeitenden während der Arbeitszeit tun. Die wichtigsten Gründe für die Anwendung dieser Lösungen sind:

• Engpässe und Ineffizienzen im Arbeitsablauf aufdecken. Mit den nötigen Daten können Unternehmen analysieren, wie ihre Beschäftigten ihre Zeit verbringen, und langsame oder umständliche Prozesse aufspüren, die die Produktivität behindern.

• Ermutigung der Beschäftigten, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren. Einige Monitoring-Tools können den Zugriff auf bestimmte Websites und Anwendungen während der Arbeitszeit sperren, damit die Teammitglieder nicht abgelenkt werden.

• Verhinderung von Datenschutzverletzungen und des Missbrauchs von Unternehmensressourcen. Überwachungssysteme bieten eine zusätzliche Sicherheitsebene, da sie fragwürdiges Verhalten in Echtzeit erkennen und die zuständige Abteilung alarmieren können, um sofortige Maßnahmen zu ergreifen.

• Feststellung der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien. Das Tracken der Internetnutzung der Beschäftigten und der E-Mail-Kommunikation stellt sicher, dass sie sich an die festgelegten Richtlinien halten und nicht in irgendetwas involviert werden, was die Sicherheit oder den Ruf des Unternehmens gefährden könnten.  

Arten von Tools zur Verfolgung der Mitarbeiterproduktivität

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Der digitale Markt ist überschwemmt von verschiedenen Softwareprogrammen, die die Produktivität verfolgen und die Leistung steigern sollen. Wir gehen auf einige der beliebtesten Arten ein:

• Computer-Monitoring-Software überwacht alle Aktivitäten, die die Beschäftigten auf den Computern des Unternehmens durchführen. Zu den Funktionen gehören die Protokollierung von Tastatureingaben, die Erstellung von Screenshots und die Verfolgung der Internet- und Anwendungsnutzung.

• Zeiterfassungstools verfolgen, wie viele Stunden Mitarbeitende im Büro oder im Homeoffice für bestimmte Aufgaben aufwenden.

• Mit E-Mail-Überwachungssystemen könnt ihr die Korrespondenz zwischen Beschäftigten im Blick behalten, und zwar eingehende, ausgehende, gelöschte und archivierte Nachrichten.

• GPS- und Standortverfolgungssoftware hilft Unternehmen, den Aufenthaltsort ihrer Mitarbeitenden zu tracken.

• Biometrische Systeme scannen Fingerabdrücke, Handflächen, Gesichter oder die Iris, um die Anwesenheit der Mitarbeitenden zu erfassen oder den Zugang zu sicheren Bereichen abzusichern.

• Videoüberwachungstechnologie zeichnet die Handlungen der Beschäftigten auf und liefert im Falle von Verstößen einen visuellen Beweis.

Wie wählt man eine Software zum Verfolgen der Mitarbeiterproduktivität aus?

Die Wahl der besten Software für Mitarbeiter-Monitoring kann angesichts der großen Vielfalt an Tools ziemlich überwältigend sein. Während jede Option eine bestimmte Aufgabe erfüllt, können Unternehmen mehrere davon kombinieren, um sie an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. Beispielsweise könnte sich ein Unternehmen mit Mitarbeitenden, die mobil arbeiten, für GPS-Tracking und biometrische Systeme entscheiden, um die Sicherheit und korrekte Anwesenheit zu gewährleisten. Eine bürobasierte Organisation kann unterdessen Software zur Erfassung der Arbeitszeiten und der Computeraktivität auswählen, um die Leistung der Mitarbeitenden zu bewerten.

Funktionen zur Überwachung der Mitarbeiterproduktivität sind bereits fester Bestandteil vieler moderner Customer-Relationship-Management-Systeme. Nehmen wir zum Beispiel Salesforce CRM. Diese robuste Plattform ermöglicht es Manager:innen, benutzerdefinierte Dashboards und Berichte mit wertvollen Einblicken in Mitarbeiteraktivitäten und Teamfortschritte zu erstellen. In den meisten Fällen benötigen Unternehmen die fachkundige Beratung einer zertifizierten Salesforce CRM-Beratungsagentur, um das volle Potenzial dieses leistungsstarken Tools auszuschöpfen.

Vorteile bei der Einführung einer Software zur Erfassung der Mitarbeiterproduktivität‍

Prozesse zum Tracken der Teamproduktivität einzurichten, hat Vorteile und Nachteile. Gitnux, eine unabhängige Marktforschungsplattform, stellt fest, dass Mitarbeitende 7 % effizienter arbeiten, wenn sie wissen, dass sie kontrolliert werden. Doch es gibt noch viel mehr Vorteile, die Unternehmen aus Monitoring-Tools ziehen können. Schauen wir uns diese im Detail an.

Verbessert die Leistung der Mitarbeitenden

Mithilfe von Systemen zur Überwachung der Mitarbeiterproduktivität können Führungskräfte erkennen, ob und welche Teammitglieder Probleme haben, ihre Workload zu bewältigen. Dadurch können sie die notwendigen Maßnahmen ergreifen, z. B. Aufgaben auf andere Teammitglieder verteilen und zusätzliche Schulungen organisieren, um Hürden im Arbeitsablauf zu verringern und die Gesamteffizienz zu steigern.

Minimiert die Risiken des Datenmissbrauchs

Mit einer Vielzahl von Überwachungsinstrumenten können Arbeitgeber alle Interaktionen mit Geschäftsdaten, einschließlich eingesehener Dokumente, gesendeter E-Mails, heruntergeladener Dateien und besuchter Websites, problemlos verfolgen. Ein solches Ausmaß der Überwachung ermöglicht es ihnen, verdächtige Aktivitäten zu erkennen und Cyberangriffe und Insider-Bedrohungen zu verhindern.

Verbessert das Engagement der Mitarbeitenden

Software zur Überwachung von Arbeitsabläufen und Aktivitäten hilft dabei, Teammitglieder zu erkennen, die viel Zeit mit nicht arbeitsbezogenen Aufgaben verbringen. Anhand dieser Informationen können Führungskräfte die Faktoren ermitteln, die zur Unzufriedenheit führen, und Wege finden, diese zu beseitigen. Schließlich sind es zufriedene und engagierte Mitarbeitende, die den Unternehmenserfolg vorantreiben. Sie sind in der Regel kreativer, produktiver und motivierter, mehr als nötig zu tun. 

Hilft beim Monitoring von Remote Teams

Remote Work ist für viele Unternehmen zum neuen Standard geworden. Durch den Einsatz von Monitoring Software können Unternehmen ihre Mitarbeitenden, die an verschiedenen Standorten arbeiten, im Auge behalten und sicherstellen, dass sie produktiv bleiben und einen sicheren Umgang mit Daten pflegen.

Fördert die Verantwortlichkeit der Mitarbeitenden

Wenn Remote- und Vor-Ort-Teams wissen, dass ihre Arbeit getrackt wird, konzentrieren sie sich eher auf die geschäftlichen Aufgaben und halten die Fristen ein. Der Einsatz einer guten Software zur Arbeitsaktivitätsüberwachung kann die Mitarbeitenden auch dazu ermutigen, ihre Zeit effizient zu nutzen.

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Nachteile bei der Einführung einer Software zur Erfassung der Mitarbeiterproduktivität

Die Arbeitsaktivitätsüberwachung kann zwar ein wertvolles Instrument sein, aber ihr Missbrauch kann auch negative Folgen haben. Werfen wir einen Blick auf die möglichen Risiken und Herausforderungen bei der Integration dieser Software in die Arbeitsabläufe eines Unternehmens.

Untergräbt die Moral der Mitarbeitenden

Anstatt die Produktivität der Beschäftigten zu steigern, kann eine zu aufdringliche Überwachung nach hinten losgehen und die Arbeitszufriedenheit verringern. Die Vorstellung, ständig überwacht zu werden, erzeugt bei den Beschäftigten ein Gefühl der Angst und des Unbehagens, was zu einer hohen Fluktuation führen kann. Eine Umfrage von ExpressVPN hat ergeben, dass 59 % der Beschäftigten sich durch die Überwachung am Arbeitsplatz gestresst fühlen und 43 % glauben, dass dies einen Vertrauensbruch darstellt. 

Verursacht Bedenken hinsichtlich Datenschutz und rechtlicher Aspekte

Bei der Diskussion über verschiedene Arten von Produktivitätsüberwachungsinstrumenten werden zweifellos Fragen des Datenschutzes und der Rechtmäßigkeit aufkommen. Die Beschäftigten sollten wissen, welche Daten gesammelt werden, wie sie verwendet werden und wer darauf zugreifen kann. Indem Unternehmen auf offene Kommunikation und Transparenz setzen, können sie die Sorgen ihrer Teammitglieder lindern und das Vertrauen am Arbeitsplatz fördern.

Einen ethischen Ansatz beim Tracking der Mitarbeiterproduktivität verfolgen

Ist es ethisch vertretbar, die Produktivität eurer Mitarbeitenden zu überwachen? Diese Frage ist heute äußerst relevant, da immer mehr Unternehmen Software für das Monitoring ihrer Mitarbeitenden im Büro und im Homeoffice einsetzen. Arbeitgebende wollen genau wissen, mit welchen Aufgaben und Aktivitäten ihre Mitarbeitenden beschäftigt sind, und sicherstellen, dass sie ihre Zeit effizient einteilen.

Laut Gartner nutzen 60 % der großen Unternehmen seit der Pandemie Produktivitätsüberwachungssysteme, und diese Zahl wird bis 2025 voraussichtlich auf 70 % steigen. Trotz der wachsenden Beliebtheit solcher Tracking-Software ist es für Unternehmen wichtig, bei der Einführung ethische Aspekte und das Wohlergehen der Beschäftigten im Blick zu haben. Hier findet ihr eine Übersicht der besten Methoden, um das zu erreichen:

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• Haltet gesetzliche Bestimmungen ein. Unternehmen sollten die geltenden Datenschutz- und Überwachungsgesetze recherchieren oder sich bei Bedarf von einem Wirtschaftsjuristen beraten lassen. Andernfalls riskieren sie rechtliche Konsequenzen.

• Entwickelt klar definierte Richtlinien. Kommuniziert deutlich, welche Geräte und Bereiche überwacht werden.

• Setzt genaue Verträge auf. Lasst eure Mitarbeitenden eine Vereinbarung unterschreiben, in der sie bestätigen, dass sie diese Richtlinien verstehen.

• Minimiert die Datenerfassung. Verfolgt und sammelt nur Daten, die für euren Geschäftsbetrieb und eure Ziele relevant sind. Vermeidet eine aufdringliche Überwachung von persönlichen Aktivitäten.

• Legt Wert auf Datensicherheit. Setzt robuste Maßnahmen zum Schutz sensibler Informationen und der Privatsphäre der Beschäftigten um.

• Konzentriert euch auf Ergebnisse, nicht auf Mikromanagement. Nutzt Daten, um die Gesamtleistung des Teams zu bewerten und Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln. Konzentriert euch auf die erzielten Ergebnisse, anstatt jede Minute des Arbeitstages eines jeden Mitarbeitenden zu kontrollieren.

• Fördert eine Kultur der offenen Tür. Schafft ein Arbeitsumfeld, in dem die Beschäftigten ihre Bedenken oder Ideen zur Produktivitätsverfolgung gegenüber den Vorgesetzten frei äußern können.

Ein Gleichgewicht zwischen Überwachung und Vertrauen finden

Die Erfassung der Mitarbeiterproduktivität umfasst eine Vielzahl von Methoden und Tools, mit denen Manager:innen herausfinden können, wie viel Zeit ihre Mitarbeitenden für verschiedene Aufgaben aufwenden, was sie während der Arbeitszeit ablenkt und wer am meisten zum Erfolg des Teams beiträgt.

Die Integration solcher Programme in die Geschäftsprozesse erfordert jedoch eine sorgfältige Abwägung aller Vor- und Nachteile. Unternehmen sollten sich an ethische Richtlinien halten und den Zweck und die Vorteile des Einsatzes dieser Instrumente offen mit ihren Beschäftigten besprechen. Da es einen schmalen Grat zwischen notwendiger Kontrolle und invasiver Überwachung gibt, ist Transparenz entscheidend, um ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen und das gegenseitige Vertrauen zwischen Führung und Personal zu fördern.