Cómo diseñar una política de trabajo híbrido exitosa

¿Qué es una política de trabajo híbrido?

Una política de trabajo híbrido es la política oficial de la empresa que rige el trabajo híbrido en una organización. Es el conjunto formalizado de directrices que definen cómo se organiza y gestiona el trabajo híbrido, abarcando desde las definiciones de trabajo híbrido hasta los criterios de elegibilidad, los días obligatorios en la oficina y la salud y la seguridad en el lugar de trabajo híbrido. Crear e implementar una política de oficina híbrida es crucial porque evita errores comunes con los acuerdos de trabajo flexible, incluyendo:

• Coherencia: Una política adecuada garantiza que todos los empleados y directivos sigan las mismas normas.
• Legalidad: Unas políticas híbridas claras ayudan a las organizaciones a cumplir con las leyes laborales, las normas de seguridad en el lugar de trabajo y los requisitos de seguridad de los datos.
• Igualdad: Las políticas estandarizadas promueven la equidad al garantizar que todos los empleados tengan el mismo acceso a oportunidades, recursos y flexibilidad.
• Claridad: Un marco de trabajo formalizado reduce los malentendidos y evita la confusión al establecer claramente las expectativas y los procedimientos.
• Responsabilidad: Unas normas claramente definidas facilitan la evaluación del cumplimiento y la resolución de problemas en caso de que no se siga la política.
• Confianza: Implementar una política que se aplique de forma coherente transmite transparencia y genera confianza en los empleados, demostrando que la política no se aplica de forma arbitraria.

Ejemplos de políticas de trabajo híbrido

Los acuerdos de trabajo híbrido para toda la empresa se presentan de muchas formas. Aquí tienes algunos ejemplos de políticas de trabajo híbrido que te servirán de guía.

• Dell Technologies: Dell Technologies permite a los empleados elegir su estilo de trabajo (remoto, en la oficina o híbrido) para fomentar la movilidad, la colaboración, la contratación, la sostenibilidad y la resiliencia empresarial. La política de trabajo híbrido de Dell describe los criterios de elegibilidad, las expectativas de comunicación y productividad, las disposiciones de soporte tecnológico y la orientación para los gerentes sobre la evaluación y aprobación de las solicitudes.
• Universidad de Cambridge: La Universidad de Cambridge ofrece un modelo híbrido opcional que combina el trabajo presencial y el trabajo en remoto desde el Reino Unido, cuya elegibilidad se basa en las tareas del puesto y las necesidades operativas. La política incluye procedimientos claros para acordar las condiciones, las normas de rendimiento y conducta, los requisitos de salud y seguridad para los entornos remotos y las garantías para asegurar la igualdad de acceso a las oportunidades, independientemente del lugar de trabajo.
• Fordham University: Fordham University ofrece trabajo híbrido (y, en raras ocasiones, totalmente remoto) a los administradores que cumplen los requisitos, haciendo hincapié en que la flexibilidad no debe comprometer la productividad ni la misión. La política incluye normas de elegibilidad claras, procedimientos de aprobación, medidas de seguridad tecnológicas y cláusulas de rescisión.

¿Qué incluir en una política de trabajo híbrido?

Las políticas de trabajo híbrido deben incluir ciertos elementos centrales, como los criterios de elegibilidad, el modelo y el horario de trabajo híbrido, las normas de comunicación y las reglas de ubicación del trabajo. Además, deben proporcionar definiciones de conceptos clave y directrices para aspectos como la salud, la seguridad, el bienestar y el cumplimiento normativo.

Finalidad y alcance de la política

La sección inicial de una política de trabajo híbrido debe aclarar aspectos como:

• Por qué tu organización ha adoptado un modelo de trabajo híbrido,
• Cómo la política se alinea con los valores y objetivos de tu empresa, y
• ¿Qué ubicaciones, departamentos, equipos o roles de la empresa están cubiertos por la política?

Definiciones

La sección de “Definiciones” debe explicar el significado de los términos clave de la política, como trabajo híbrido, trabajo remoto, días en la oficina, horario principal, lugar de trabajo principal y días de “trabajo desde cualquier lugar” (si corresponde). También vale la pena aclarar las distinciones entre conceptos similares (por ejemplo, solo remoto frente a híbrido) para evitar malentendidos.

Modelo de trabajo híbrido y principios rectores

Describe el marco general en el que se basa la política y ofrece una breve descripción del modelo de trabajo híbrido de tu organización (por ejemplo, priorización del trabajo remoto, flexibilidad total o modelo híbrido fijo), así como los principios rectores que lo sustentan (por ejemplo, confianza, responsabilidad, inclusión, rendimiento por encima de la presencia).

Criterios de elegibilidad para el trabajo híbrido

Aclara los criterios que deben cumplir los empleados para optar al trabajo híbrido, como las funciones del puesto, la ubicación, la antigüedad o el rendimiento. Puedes enumerar los puestos que deben permanecer in situ o los que pueden trabajar a distancia. En cualquier caso, explica el proceso para solicitar un acuerdo híbrido con el fin de garantizar la transparencia y la coherencia.

Horario de trabajo híbrido y directrices de asistencia

Tu política debe definir claramente el horario de trabajo híbrido de tu empresa y las expectativas de presencia en la oficina. Dependiendo del modelo híbrido que elijas, esto puede incluir:

• Número requerido de días de trabajo en la oficina (p. ej., 2–3/semana),
• Horario laboral principal y flexibilidad en los horarios de inicio y fin,
• Directrices para semanas laborales comprimidas o flexibles, y
• División de días en la oficina/remoto y expectativas de programación.

Cláusulas de aprobación, revocación y revisión

Define claramente cómo se aprueban, revocan y revisan los acuerdos híbridos. Las cláusulas de aprobación especifican quién autoriza los horarios, cómo se presentan las solicitudes, los criterios de aprobación y los plazos de respuesta. Las cláusulas de revocación describen cuándo se puede retirar el estado híbrido (por ejemplo, debido a problemas de rendimiento), junto con los plazos de preaviso y los pasos de escalamiento. Las cláusulas de revisión establecen las expectativas sobre la frecuencia con la que se reevalúan los acuerdos y cómo se documentan los cambios para garantizar la transparencia.

Directrices de comunicación

Incluye expectativas claras de capacidad de respuesta (por ejemplo, responder a correos electrónicos urgentes en un plazo de cuatro horas) en tu política y especifica las herramientas necesarias, como el correo electrónico, Slack, MS Teams o el software de gestión de proyectos. Define también la etiqueta de las reuniones y los estándares de documentación para que la colaboración sea fluida.

Garantías de equidad y sesgo de presencia

Una política de trabajo híbrido eficaz debe incluir medidas de seguridad de equidad para evitar el sesgo de presencia y garantizar la igualdad de acceso a las oportunidades para los empleados remotos y los que trabajan en la oficina. Esto significa evaluar el rendimiento basándose en resultados medibles e indicadores clave de rendimiento (KPI) claros en lugar de la presencia física. Las principales medidas de seguridad incluyen la formación de los responsables en evaluaciones justas, auditorías periódicas de la participación en las reuniones y criterios de promoción transparentes.

Tecnología y equipamiento

Define qué tecnología y equipo proporciona tu empresa (por ejemplo, ordenadores portátiles y monitores) y qué se espera que los empleados aporten por sí mismos. Incluye los estándares mínimos de conectividad a Internet, los requisitos de seguridad (por ejemplo, el uso de VPN) y el proceso para solicitar soporte técnico. Si utilizas herramientas como deskbird para el Desk Booking o el Room Booking, menciónalas aquí para que los empleados puedan desenvolverse fácilmente en la logística del espacio de trabajo híbrido.

Ubicaciones de trabajo y responsabilidad

Las reglas de ubicación de trabajo especifican entornos de trabajo aprobados, como oficinas en casa, espacios de coworking u otros terceros lugares de trabajo. Como parte de tu política híbrida, también deben describir el proceso para trabajar temporalmente desde una nueva ubicación y detallar cómo se gestiona la responsabilidad cuando los empleados trabajan fuera de la oficina.

Salud, seguridad, bienestar y cumplimiento

Establece reglas claras para espacios de trabajo seguros y ergonómicos, apoyo a la salud mental y protocolos de salud en la oficina. Cubre aspectos esenciales de cumplimiento como la protección de datos, la confidencialidad, las normas de salud y seguridad, las obligaciones en materia de equipos y cualquier requisito legal transfronterizo, como el cumplimiento de las políticas regionales de trabajo híbrido.

Reembolso de gastos

Tu política debe especificar qué gastos de trabajo híbrido cubrirá tu empresa (por ejemplo, internet en casa o material de oficina) y cómo pueden los empleados presentar reclamaciones para su aprobación. Si es relevante, aclara las normas sobre los costos de desplazamiento o el aparcamiento, y explica qué apoyo está disponible para la creación de un espacio de trabajo en casa productivo.

Inclusión, cultura y conexión de equipo

Para fomentar una cultura sólida e inclusiva, tu política debe destacar estrategias como dar voz a todos en las reuniones, combinar actividades de equipo virtuales y presenciales, y celebrar los éxitos en todas las ubicaciones. Estas prácticas ayudan a mantener fuertes las conexiones y evitar los silos entre el personal remoto y el de la oficina.

Revisión de políticas y comentarios

Deja claro con qué frecuencia se revisará la política (por ejemplo, una o dos veces al año) y cómo recopilarás las opiniones de los empleados, por ejemplo, a través de encuestas o canales específicos. Explica cómo se realizarán los cambios en respuesta a las cambiantes necesidades del negocio, las nuevas regulaciones o las expectativas cambiantes de los empleados, para que la política siga siendo relevante y eficaz.

¿Cómo crear y gestionar políticas de trabajo híbrido con deskbird?

Con deskbird, puedes crear y gestionar fácilmente políticas de trabajo híbrido y asegurarte de que tus equipos las cumplan. Gracias a las reglas flexibles, los flujos de trabajo de aprobación y las herramientas de informes, los responsables ahorran tiempo al tiempo que garantizan la equidad, el cumplimiento y la alineación del equipo.

• Crea y personaliza políticas: Define los días obligatorios en la oficina o de forma remota, establece rangos mínimos/máximos y fija los días de asistencia a la oficina.
• Asigna políticas fácilmente: Aplica reglas a nivel de toda la empresa, por equipo o de forma individual, con exenciones para usuarios específicos.
• Flujos de aprobación: Elige entre no tener flujo de aprobación, aprobación total del responsable o aprobaciones solo para los días de teletrabajo excedidos.
• Ajustes de estado personalizados: Decide cómo contabilizar actividades como formaciones o viajes de negocios (en la oficina o en remoto).
• Vista de administrador: Accede a una visión general completa del equipo, aprueba o rechaza horarios y supervisa el cumplimiento desde un único panel de control.

Consejos para la comunicación de políticas en el trabajo híbrido

Para comunicar y distribuir eficazmente tu política de trabajo híbrido, utiliza un plan de comunicación estructurado y diferentes canales, y capacita a los jefes de equipo y a los gerentes desde el principio para convertirlos en defensores de la política. Desde el primer anuncio hasta los recordatorios continuos, los empleados necesitan un acceso fácil y explicaciones claras.

1. Distribuye tu política de forma eficaz

• Lanzamiento de correo electrónico específico: Envía un anuncio a toda la empresa con un enlace directo a la política y un breve resumen de los aspectos clave.
• Múltiples formatos para un fácil acceso: Comparte la política digitalmente a través de tu intranet, portal de RR. HH. o sistema de gestión de documentos, e inclúyela en el manual del empleado.
• Centro oficial de versiones: Aloja la versión oficial y actual en una ubicación específica de fácil acceso.

2. Capacita a los responsables para el uso de la política

• Enfoque de priorización de los managers: Implementa la política primero entre los managers antes del anuncio general, para que puedan responder a las preguntas de los empleados con confianza.
• Formación con ejemplos reales: Proporciona ejemplos reales para la aplicación de políticas (por ejemplo, cómo aprobar cambios de horario).
• Seguimiento del rendimiento: Muestra a los responsables cómo traducir las directrices políticas en gestión del rendimiento para reducir el riesgo de sesgo de presencia.

3. Define un plan de implementación claro

• Sesiones de inicio: Organiza sesiones informativas virtuales y presenciales donde los líderes expliquen el “por qué” de la política y sus beneficios.
• Comunicación escalonada: Refuerza el mensaje a través de múltiples puntos de contacto durante algunas semanas, incluyendo newsletters, reuniones de equipo y chats internos.
• Sesiones interactivas de preguntas y respuestas: Ofrece sesiones en directo o grabadas para que los empleados puedan aclarar sus dudas en tiempo real.

4. Establece puntos de contacto

• Embajadores de políticas designados: Asigna representantes de RR. HH. o gerentes capacitados como contactos de referencia para preguntas relacionadas con las políticas.
• Datos de contacto claros: Incluye los nombres, las funciones y las direcciones de correo electrónico de estas personas para que los empleados puedan dirigirse a ellas si necesitan alguna aclaración.
• Bucle de retroalimentación: Ofrece un canal sencillo (por ejemplo, una encuesta o un formulario anónimo) para que los empleados compartan sus experiencias y sugieran mejoras.

5. Mantén al día la información sobre las políticas

• Recordatorios continuos: Menciona los elementos clave de la política en las reuniones de equipo, las evaluaciones de rendimiento y durante las sesiones de incorporación para los nuevos empleados.
• Actualizaciones de la política: Cuando se produzcan cambios, comunícalos de forma tan clara y visible como la implementación original. No te limites a subir un nuevo PDF.
• Celebra la adopción: Comparte historias de éxito sobre cómo el modelo híbrido beneficia a equipos e individuos para crear una narrativa positiva en torno a él.

Necesitamos un enfoque más complejo y mucha más individualización. La aceptación aumenta significativamente porque los empleados sienten que su empleador está tratando de comprender y reflejar su situación.
– Prof. Johanna Bath, Experta en trabajo híbrido, autora, oradora y Top Voice de LinkedIn

Consigue tu plantilla gratuita de política de trabajo híbrido

Configurar una política de trabajo híbrido por primera vez puede ser una tarea desalentadora y que requiere mucho tiempo, especialmente porque debes asegurarte de que no se pase nada por alto. Tener una lista de verificación detallada a mano te ayuda a asegurarte de que tienes todo cubierto. Descarga nuestra lista de verificación gratuita de la política de trabajo híbrido para obtener una guía paso a paso para crear un acuerdo de trabajo híbrido exitoso.

Conclusión: Una política de trabajo híbrido exitosa se basa en la equidad, la claridad y la iteración.

Diseñar una política de trabajo híbrido consiste en construir un marco claro, justo y adaptable que funcione tanto para tu empresa como para tus empleados. Las políticas eficaces cubren lo esencial (propósito, alcance, elegibilidad, horarios, etc.) al tiempo que dejan espacio para revisiones y mejoras periódicas.

Los managers desempeñan un papel crucial para que las políticas de trabajo híbrido tengan éxito. Por eso, en el próximo capítulo, centraremos la atención en el liderazgo del trabajo híbrido. Sigue leyendo para aprender a establecer expectativas claras, fomentar la confianza y medir el éxito basándote en los resultados para que tu modelo híbrido prospere en las operaciones diarias.