Cómo elegir e implementar un modelo de trabajo híbrido exitoso

¿Qué son los horarios de trabajo híbridos?

Los horarios de trabajo híbridos son los marcos que definen cuándo los empleados trabajan en la oficina y cuándo lo hacen de forma remota. Pueden ser fijos, flexibles, asignados por la empresa, elegidos por el empleado o adaptados por departamento, siempre que se ajusten a las necesidades de tu equipo, los objetivos de tu empresa y el espacio de oficina disponible. La idea detrás de un horario híbrido es crear un plan integrado que te ofrezca lo mejor de ambos mundos: la colaboración en la oficina y la interacción social combinadas con la comodidad de una configuración remota, lo que favorece la productividad, el equilibrio entre la vida laboral y personal y unas conexiones de equipo más sólidas.

Horario de trabajo híbrido vs. modelo vs. política

Los términos horario de trabajo híbrido, modelo de trabajo híbrido y política de trabajo híbrido a menudo se usan indistintamente, pero cada uno significa algo diferente.

• El modelo de trabajo híbrido = la estructura general (por ejemplo, fijo, flexible, priorizando la oficina, priorizando el teletrabajo).
• El horario de trabajo híbrido = los días y horas concretos en los que los empleados o equipos trabajan de forma remota o presencial.
• La política de trabajo híbrido = las normas y expectativas oficiales de la organización en torno al trabajo híbrido.

¿Por qué es importante establecer un horario de trabajo híbrido?

Los horarios de trabajo híbridos desempeñan un papel crucial en la coordinación y la alineación del equipo, ya que determinan cuándo y dónde están disponibles los empleados para la colaboración en tiempo real, la comunicación y la sincronización de proyectos. Una planificación híbrida bien coordinada es clave para el éxito del trabajo híbrido porque:

• facilita la colaboración,
• ayuda a los managers a evitar situaciones en las que solo una parte del equipo está presente,
• aprovecha al máximo el tiempo del equipo,
• fomenta conexiones más fuertes, y
• mantiene las cosas claras para todos.

Tipos y ejemplos de horarios híbridos

Los tipos comunes de horarios de trabajo híbrido incluyen los totalmente flexibles, los fijos o impulsados por la empresa, las semanas híbridas de 3-2, los horarios basados en equipos, las rotaciones de cohortes y los horarios de oficina escalonados. Cada tipo de horario ofrece diferentes grados de flexibilidad, estructura y colaboración.

Horario híbrido totalmente flexible

Un horario híbrido flexible permite a los empleados elegir cuándo y dónde trabajan en función de sus preferencias personales, las necesidades del equipo o las exigencias del proyecto. Por ejemplo, un empleado podría venir solo para reuniones clave o para colaborar con un compañero de equipo una vez a la semana. Si bien este enfoque ofrece a los empleados la máxima flexibilidad, dificulta la coordinación y la gestión. Solo el 8% de las organizaciones en todo el mundo tienen una política de trabajo totalmente flexible.

¿Cuándo elegir este horario de trabajo híbrido?

• Cuando la confianza y la autonomía son elementos centrales de la cultura de tu empresa.
• Si los empleados tienen necesidades personales diversas, diferentes desplazamientos o estilos de trabajo.
• Para puestos que no requieren una colaboración presencial constante y para tareas que requieren un uso intensivo del conocimiento, donde los empleados pueden gestionar su propia productividad.

Horario híbrido fijo u horario híbrido impulsado por la empresa

Un horario híbrido fijo (también conocido como horario impulsado por la empresa) define días específicos para el trabajo en la oficina y el trabajo remoto. Siguiendo el enfoque de arriba hacia abajo, la empresa establece las reglas sobre cuándo los empleados deben estar en la oficina y con qué frecuencia. Por ejemplo, se podría exigir a todos los empleados que estén en la oficina de lunes a miércoles y de forma remota los jueves y viernes. Como muestra un reciente estudio de Cisco, el 37% de las organizaciones exigen días fijos en la oficina, siendo de lunes a miércoles la opción más común.

¿Cuándo elegir este horario de trabajo híbrido?

• Cuando el liderazgo busca una presencia predecible y consistente en la oficina en toda la organización y mantener el control sobre las operaciones del espacio de trabajo.
• Para organizaciones que priorizan la presencia física para la productividad, la seguridad, la colaboración u otro motivo.
• En entornos donde alinear a todos los equipos en un horario unificado es necesario para la eficiencia o la cultura de la empresa.

Horario de semana híbrida 3‑2 (fijo o flexible)

La semana híbrida 3-2 es un modelo popular en el que los empleados pasan tres días en la oficina y dos días trabajando a distancia, o al revés, dependiendo de las preferencias personales o de la política de la empresa. Se presenta en dos configuraciones diferentes:

• Solución: Se establecen días específicos de oficina para todos (por ejemplo, de martes a jueves en la oficina, lunes y viernes en remoto).
• Flexible: Se mantiene la división 3-2, pero los empleados pueden elegir sus propios días de oficina dentro de las directrices acordadas.

¿Cuándo elegir este horario de trabajo híbrido?

• Cuando equilibrar la colaboración presencial con la flexibilidad remota es un objetivo clave.
• Si el liderazgo quiere un ritmo híbrido estructurado sin microgestionar los horarios diarios.
• Para empresas que desean una cultura coherente al tiempo que aprovechan las ventajas del teletrabajo.

Si las empresas prescriben 2,5 o 3 días en la oficina o solo diseñan su oficina para este modelo (es decir, desk sharing para todos con una zona de inicio), esto no satisface los deseos del 69% de su plantilla.
— Prof. Johanna Bath, Experta en trabajo híbrido, Autora, Oradora y Top Voice de LinkedIn

Horario híbrido por equipos

Un horario híbrido basado en equipos ofrece a departamentos o equipos individuales la libertad de determinar su propio patrón de trabajo híbrido en función de sus necesidades específicas. Por ejemplo, el equipo de ventas podría reunirse en la oficina todos los miércoles y viernes, mientras que el departamento de TI podría preferir tener oficina solo los jueves y trabajar a distancia el resto de la semana. Este enfoque ascendente ayuda a cada equipo a diseñar un horario que se ajuste a su flujo de trabajo y a sus patrones de colaboración.

¿Cuándo elegir este horario de trabajo híbrido?

• Empresas con una variedad de diferentes roles y necesidades de equipo.
• Organizaciones que valoran la autonomía y la confianza del equipo.
• Equipos diversos con diferentes ritmos de colaboración o problemas con las zonas horarias.

Programa de cohortes para el trabajo híbrido

El sistema de cohortes agrupa a los empleados en "cohortes" (es decir, un grupo de personas que comparten una característica común) que tienen un horario predefinido para el trabajo en la oficina y a distancia. Por ejemplo, la cohorte A podría trabajar in situ los lunes y martes, y la cohorte B los jueves y viernes. Es un enfoque de arriba abajo, ya que los horarios los establece la dirección.

¿Cuándo elegir este horario de trabajo híbrido?

• En equipos o departamentos más grandes donde el espacio de oficina es limitado.
• Cuando es necesario minimizar la superposición entre grupos por motivos de salud o logísticos.
• Para proyectos que requieren una estrecha colaboración dentro de equipos más pequeños.

Horario de oficina escalonado

Un horario de oficina escalonado distribuye las horas de presencia de los empleados a lo largo del día para evitar que la oficina se sature. En lugar de que todos lleguen y salgan de la oficina al mismo tiempo, los empleados comienzan y terminan su Workday a diferentes horas. Por ejemplo, algunas personas pueden empezar temprano por la mañana e irse a media tarde, mientras que otras llegan más tarde y se quedan hasta la noche.

¿Cuándo elegir este horario de trabajo híbrido?

• Cuando la capacidad de la oficina o los protocolos sanitarios requieren grupos más pequeños y dispersos.
• Para dar cabida a los empleados con diferentes horarios de desplazamiento o de cuidado de personas.
• Para empresas que operan en diferentes zonas horarias o que necesitan una cobertura extendida durante todo el día.

10 prácticas recomendadas para la planificación de horarios híbridos que te prepararán para el éxito

Implementar un modelo de trabajo híbrido requiere estar alineado con las necesidades de la organización, comprender las preferencias de los empleados, ajustar la distribución de tu oficina y definir políticas y expectativas claras.

1. Alinea tu horario híbrido con las necesidades de la organización

Analiza y comprende los diversos roles y estilos de trabajo de tu equipo. Recopila información de diferentes departamentos, equipos y stakeholders para identificar cuándo la presencia en la oficina añade el máximo valor.

2. Comprende las preferencias de flexibilidad de tus empleados

Utiliza encuestas o conversaciones abiertas para saber qué es lo más importante para tus empleados, y aprovecha esa información para diseñar una política flexible e inclusiva que apoye los diferentes estilos de trabajo y mantenga a los empleados comprometidos. Algunos pueden preferir más días de teletrabajo, mientras que otros prosperan en la oficina.

3. Coordina los días de oficina para maximizar la interacción

Alinea los horarios para convertir las horas de oficina en momentos de gran valor para la conexión, la resolución de problemas y la creatividad. Al hacer que la superposición intencionada forme parte de tu ritmo híbrido, te aseguras de que la oficina esté llena de energía y colaboración, y no solo de asientos ocupados.

4. Rediseña tu oficina para que se adapte a las necesidades híbridas

Ofrece una combinación de hot desks, zonas tranquilas y áreas de colaboración e integra tecnología compatible con el modelo híbrido, como sistemas de Room Booking y herramientas de videoconferencia. Cuando tu oficina se adapta para dar soporte tanto al trabajo remoto como al presencial, tu equipo se siente más incluido, empoderado y preparado para colaborar.

5. Documenta y comparte una política de trabajo híbrido clara

Tu política de trabajo híbrido debe definir las expectativas en torno a la disponibilidad, la comunicación, la programación, el equipamiento y el rendimiento. Mantén la política transparente, accesible y actualizada periódicamente para reflejar las necesidades cambiantes y fomentar la confianza y la claridad en todos los ámbitos.

6. Convierte la colaboración y la comunicación en la base.

Utiliza herramientas y rituales consistentes para mantenerte conectado, ya sea a través de llamadas semanales en equipo, actualizaciones asíncronas o plataformas de proyectos compartidas. Prioriza el diálogo abierto y haz que el feedback sea una parte habitual de las interacciones del equipo para crear una cultura de conexión que se extienda por todas las ubicaciones y mantenga a todos alineados.

7. Capacita a los managers para el liderazgo híbrido

Proporciona a los responsables formación centrada en el liderazgo inclusivo, la gestión flexible del rendimiento y una comunicación remota eficaz. Enséñales a fomentar la confianza, potenciar la autonomía y apoyar a los miembros del equipo, independientemente de dónde trabajen.

8. Revisa y mejora tu configuración híbrida con regularidad

Recopila feedback sobre lo que funciona, lo que no y dónde se necesitan ajustes, y utilízalo para realizar mejoras significativas. Un enfoque flexible y en evolución garantiza que tu modelo híbrido siga aportando valor con el tiempo.

9. Reevalúa tu stack tecnológico para la compatibilidad híbrida

Reevalúa si tus plataformas de comunicación, herramientas de gestión de proyectos y dispositivos son compatibles con la flexibilidad y la seguridad. Asegúrate de que todo el mundo tenga un acceso fiable a los sistemas centrales, independientemente de dónde trabaje.

10. Prueba y perfecciona tu horario híbrido antes de la implementación completa

Comienza con una encuesta para comprender las necesidades y expectativas de los empleados, luego lanza un plan piloto a pequeña escala para ver cómo funciona el horario en la práctica. Un plan de implementación de trabajo híbrido te ayuda a mantener el rumbo y garantizar el éxito del despliegue.

Cómo deskbird simplifica el Hybrid Scheduling

deskbird proporciona a los equipos híbridos una plataforma fácil de usar que combina funciones de programación, reserva, gestión del espacio y análisis y resuelve los principales retos del trabajo híbrido: dificultad para coordinar los días en la oficina, hacinamiento en los días más populares, cohesión de equipo debilitada y falta de visibilidad sobre quién estará en la oficina y cuándo.

Reserva de escritorios y Room Booking sencilla

Las funciones de reserva de escritorios y Room Booking de deskbird ayudan a los empleados a reservar puestos de trabajo, salas de reunión o espacios de colaboración con antelación, evitando reservas dobles y permitiendo transiciones fluidas entre los días de teletrabajo y los días en la oficina.

Programación y coordinación de equipos mejoradas

Con deskbird, los empleados saben quién estará en la oficina y cuándo, para que puedan planificar reuniones o sesiones grupales. Funciones como las plantas interactivas, las vistas generales de la planificación semanal y la fácil planificación de eventos en la oficina facilitan la coordinación y la colaboración.

Integración con herramientas de colaboración

deskbird está disponible en MS Teams y Slack y se sincroniza en tiempo real con Outlook, Google Calendar y tu HRIS. Las integraciones entre tu herramienta de Hybrid Scheduling y otras herramientas de gestión de la plantilla y la oficina simplifican la planificación diaria, mejoran la colaboración y reducen la fricción en la programación. Sincronizar los horarios de los empleados en calendarios y herramientas es crucial para gestionar con éxito los horarios híbridos.

Mejor gestión de la capacidad y el espacio

El análisis de la oficina en deskbird proporciona información sobre el uso real de la oficina, lo que ayuda a las empresas a ajustar la distribución de sus oficinas y a reducir los gastos generales pagando solo por el espacio que realmente necesitan. Disponer de datos sobre el espacio de la oficina y la utilización de los recursos ayuda además a alinear tu horario híbrido con tu espacio físico de oficina. Prueba nuestra calculadora de espacio de oficina para configurar tu espacio de trabajo y determinar cuánto podrías ahorrar cada mes utilizando deskbird.

En resumen: para que los horarios de trabajo híbridos tengan éxito, se requiere coordinación e iteración.

El horario de trabajo híbrido adecuado para tu organización depende de tu gente, tu cultura y tus objetivos. A medida que cambian las necesidades del equipo y las prioridades de la empresa, el horario híbrido que elijas también debe ajustarse, lo que convierte la iteración continua en un requisito clave. Comienza con un plan, mide cómo funciona, recopila comentarios y prepárate para realizar ajustes a lo largo del camino.

Pero establecer un horario de trabajo híbrido es solo una parte de la implementación exitosa del trabajo híbrido en tu organización. En los próximos capítulos, exploraremos cómo crear una política de trabajo híbrido que dé a todos claridad sobre lo que se espera, cómo liderar equipos híbridos, cómo elegir el software de trabajo híbrido adecuado y mucho más.