Come scegliere e attuare una pianificazione ibrida che funziona davvero

Cosa sono gli orari di lavoro ibridi?

Gli orari di lavoro ibridi definiscono il quadro che permette ai dipendenti di sapere quando lavorano in sede e quando lavorano da remoto. Possono essere fissi, flessibili, assegnati dall'azienda, scelti dai dipendenti o personalizzati in base al reparto, purché siano in linea con le esigenze del team, gli obiettivi aziendali e lo spazio disponibile in ufficio. L'idea alla base di un orario ibrido è quella di unire i vantaggi della collaborazione in ufficio e dell'interazione sociale alla comodità di una configurazione remota. In questo modo si favorisce la produttività, l'equilibrio tra vita privata e lavoroe il rafforzamento dei legami di squadra.

Orario di lavoro ibrido, modello o policy?

I programmi di lavoro ibridi, i modelli di lavoro ibridi e le politiche di lavoro ibride sono espressioni spesso usate in modo intercambiabile, ma ognuna di esse ha un significato diverso.

• Modello di lavoro ibrido = la struttura a grandi linee (ad esempio, fisso, flessibile, office-first, remote-first).
• Orario di lavoro ibrido = i giorni e gli orari specifici in cui i dipendenti o i team sono in remoto o in sede.
• Policy di lavoro ibrido = regole e aspettative ufficiali dell'azienda in materia di lavoro ibrido.

Perché è importante impostare un orario di lavoro ibrido?

Gli orari di lavoro ibridi sono  essenziali per il coordinamento e l'allineamento dei team , perché determinano quando e dove i dipendenti sono disponibili per la collaborazione in tempo reale, la comunicazione e la sincronizzazione dei progetti. Una programmazione ibrida ben coordinata è fondamentale per il successo del lavoro ibrido perché:

• semplifica la collaborazione,
• aiuta i manager a evitare situazioni in cui è presente solo una parte del team,
• sfrutta al meglio il tempo di squadra,
• costruisce connessioni più forti e
• rende le cose chiare per tutti.

Tipi di planning ibridi ed esempi

I tipi di orari di lavoro ibridi più comuni sono quelli completamente flessibili, quelli fissi o guidati dall'azienda, le settimane ibride 3-2, gli orari basati sul team, le rotazioni del personale e gli orari di ufficio scaglionati. Ogni tipo di orario offre diversi gradi di flessibilità, struttura e collaborazione.

Orario ibrido completamente flessibile

Un orario ibrido flessibile consente ai dipendenti di scegliere quando e dove lavorare in base alle loro preferenze personali, alle esigenze del team o alle richieste del progetto. Ad esempio, un dipendente potrebbe venire solo per le riunioni chiave o per collaborare con un collega una volta alla settimana. Se da un lato questo approccio offre ai dipendenti la massima flessibilità, dall'altro rende difficile il coordinamento e la gestione. Solo l'8% delle aziende in tutto il mondo ha una policy di lavoro completamente flessibile.

Quando scegliere questo orario di lavoro ibrido?

• Quando la fiducia e l'autonomia sono elementi fondamentali della cultura aziendale.
• Se i dipendenti hanno esigenze personali, spostamenti o stili di lavoro diversi.
• Per i ruoli che non richiedono una costante collaborazione di persona e per le attività ad alta intensità di conoscenza in cui i dipendenti possono gestire la propria produttività.

Planning ibrido fisso o planning ibrido guidato dall'azienda

Un orario ibrido fisso (noto anche come orario guidato dall'azienda) definisce giorni specifici per il lavoro in ufficio e a distanza. Seguendo l'approccio top-down, l'azienda stabilisce le regole per indicare quando i dipendenti devono essere in ufficio e con quale frequenza. Ad esempio, a tutti i dipendenti potrebbe essere richiesto di essere in sede dal lunedì al mercoledì e in remoto il giovedì e il venerdì. Come dimostrato da un recente studio di Cisco, il 37% delle aziende impone dei giorni di presenza in ufficio, con il lunedì e il mercoledì come scelta più comune.

Quando scegliere questo orario di lavoro ibrido?

• Quando la direzione vuole una presenza in ufficio prevedibile e coerente in tutta l'organizzazione e mantenere il controllo sulle operazioni sul posto di lavoro.
• Per le organizzazioni che privilegiano la presenza di persona per motivi di produttività, sicurezza, collaborazione o altro.
• In ambienti in cui l'allineamento di tutti i team su una pianificazione unificata è necessario per l'efficienza o la cultura aziendale.

Planning settimanale ibrido 3‑2 (fisso o flessibile)

La settimana ibrida 3-2 è un modello popolare in cui i dipendenti trascorrono tre giorni in ufficio e due giorni in lavoro da remoto, o viceversa, a seconda delle preferenze personali o delle politiche aziendali. Si presenta in due diverse configurazioni:

• Fisso: i giorni specifici in ufficio sono stabiliti per tutti (ad esempio, da martedì a giovedì in ufficio, lunedì e venerdì da remoto).
• Flessibile: la suddivisione 3-2 è mantenuta, ma i dipendenti possono scegliere quando andare in ufficio entro le linee guida concordate.

Quando scegliere questo orario di lavoro ibrido?

• Quando è indispensabile trovare un equilibrio tra la collaborazione di persona con la flessibilità da remoto.
• Se la direzione vuole ottenere un ritmo ibrido strutturato senza microgestione dei planning quotidiani.
• Per le aziende che desiderano una cultura coerente sfruttando al contempo i vantaggi del lavoro da casa.

Se le aziende impongono 2,5 o 3 giorni in ufficio o progettano il loro ufficio solo per questo modello (ad esempio, desk sharing per tutti con uno spazio per i team), ciò non soddisfa i desideri del 69% della loro forza lavoro.
— Prof. Johanna Bath, esperta di lavoro ibrido, autrice, relatrice e LinkedIn Top Voice

Planning ibrido basato sul team

Un programma ibrido basato sul team offre ai singoli reparti o team la libertà di determinare il proprio modello di lavoro ibrido in base alle loro esigenze specifiche. Ad esempio, il team di vendita potrebbe incontrarsi in ufficio ogni mercoledì e venerdì, mentre l'IT potrebbe preferire avere solo il giovedì in ufficio e lavorare da remoto per il resto della settimana. Questo approccio dal basso verso l'alto aiuta ogni team a progettare un programma che si adatti al proprio flusso di lavoro e ai modelli di collaborazione.

Quando scegliere questo orario di lavoro ibrido?

• Aziende con una varietà di ruoli diversi ed esigenze del team.
• Organizzazioni che valorizzano l'autonomia e la fiducia del team.
• Team con ritmi di collaborazione diversi o problemi di fuso orario.

Rotazione del personale per il lavoro ibrido

 I dipendenti vengono suddivisi in "coorti" (cioè, un gruppo di individui che condividono una caratteristica comune) che hanno un programma predefinito per il lavoro in ufficio e da remoto. Ad esempio, la Coorte A potrebbe lavorare in sede il lunedì e il martedì e la Coorte B il giovedì e il venerdì. È un approccio dall'alto verso il basso poiché i programmi sono stabiliti dal management.

Quando scegliere questo orario di lavoro ibrido?

• In team o reparti più grandi dove lo spazio ufficio è limitato.
• Quando c'è la necessità di ridurre al minimo la sovrapposizione tra i gruppi per motivi di salute o logistici.
• Per progetti che richiedono una stretta collaborazione all'interno di team più piccoli.

Planning d'ufficio scaglionato

Un programma ufficio scaglionato distribuisce gli orari di presenza in ufficio dei dipendenti durante la giornata per evitare che l'ufficio diventi troppo affollato. Invece di far arrivare e partire tutti dall'ufficio allo stesso orario, i dipendenti iniziano e terminano la loro giornata lavorativa in orari diversi. Ad esempio, alcune persone potrebbero iniziare presto la mattina e andarsene a metà pomeriggio, mentre altre arrivano più tardi e rimangono fino a sera.

Quando scegliere questo orario di lavoro ibrido?

• Quando la capacità dell'ufficio o i protocolli sanitari richiedono gruppi più piccoli e distribuiti.
• Per accogliere i dipendenti che hanno esigenze particolari per spostarsi verso l'ufficio o per assistere qualcuno.
• Per le aziende che operano su più fusi orari o che necessitano di una copertura estesa durante la giornata.

10 best practice per ottenere il massimo dalla pianificazione ibrida

Mettere in atto un modello di lavoro ibrido richiede che le esigenze organizzative, la comprensione delle preferenze dei dipendenti, l'adeguamento del layout dell'ufficio e la definizione di policy e aspettative chiare siano ben allineate.

1. Allinea il tuo modello ibrido alle esigenze organizzative

Analizza e comprendi i diversi ruoli e stili di lavoro del tuo team. Raccogli feedback da diversi dipartimenti, team e stakeholder per identificare quando la presenza in ufficio aggiunge il massimo valore.

2. Cerca di capire le preferenze di flessibilità dei tuoi dipendenti

Utilizza sondaggi o chiacchierate per capire cosa conta di più per i tuoi dipendenti e sfrutta questi input per progettare una policy flessibile e inclusiva che sostenga diversi stili di lavoro e mantenga alto il coinvolgimento dei dipendenti. Alcuni potrebbero preferire più giorni in remoto, mentre altri lavorano meglio in ufficio.

3. Coordina i giorni in ufficio per massimizzare l'interazione

Coordina gli orari per trasformare le ore in ufficio in momenti propizi alla connessione, alla risoluzione dei problemi e alla creatività. Se i momenti di incontro fanno parte del tuo ritmo ibrido, assicurati che l'ufficio un luogo pieno di energia e spazio per la collaborazione, non solo di posti occupati.

4. Riprogetta il tuo ufficio per sostenere le esigenze ibride

Predisponi un mix di hot desk, zone silenziose e aree di collaborazione e integra tecnologie adatte all'ibrido come i sistemi di prenotazione delle sale e gli strumenti di videoconferenza. Quando il tuo ufficio è adattato per conciliare sia il lavoro da remoto che in sede, il tuo team si sente più incluso, responsabilizzato e pronto a collaborare.

5. Documenta e condividi una policy chiara di lavoro ibrido

La tua politicy di lavoro ibrido dovrebbe definire le aspettative in merito a disponibilità, comunicazione, programmazione, attrezzature e prestazioni. Mantieni la politicy trasparente, accessibile e regolarmente aggiornata per adattarsi alle mutevoli esigenze e costruire fiducia e chiarezza su tutta la linea.

6. Dai priorità alla collaborazione e alla comunicazione

Utilizza strumenti e rituali coerenti per rimanere connesso, che si tratti di telefonate settimanali del team, aggiornamenti asincroni o piattaforme di progetto condivise. Dai la priorità al dialogo aperto e rendi il feedback una parte regolare delle interazioni del team per creare una cultura condivisa tra le sedi che faccia sentire tutti sulla stessa barca.

7. Forma i manager per la leadership ibrida

Fornisci ai manager una formazione incentrata sulla leadership inclusiva, sulla gestione flessibile delle prestazioni e sulla comunicazione remota efficace. Insegna loro come creare un clima di fiducia, promuovere l'autonomia e accompagnare i membri del team indipendentemente da dove lavorano.

8. Rivedi e fai evolvere regolarmente la tua configurazione ibrida

Raccogli feedback su ciò che funziona, ciò che non funziona e dove sono necessari aggiustamenti e utilizzalo per apportare miglioramenti significativi. Un approccio flessibile ed evolutivo fa sì che il tuo modello ibrido continui a fornire valore nel tempo.

9. Rivaluta il tuo stack tecnologico per la compatibilità ibrida

Rivaluta se le tue piattaforme di comunicazione, gli strumenti di gestione dei progetti e i dispositivi sono adatti sia alla flessibilità che alla sicurezza. Assicurati che tutti abbiano un accesso affidabile ai sistemi principali, indipendentemente da dove lavorano.

10. Testa e perfeziona il tuo modello ibrido prima del lancio completo

Inizia con un sondaggio per capire le esigenze e le aspettative dei dipendenti, quindi lancia un progetto pilota su piccola scala per vedere come funziona il modello nella pratica. Un piano di implementazione del lavoro ibrido ti aiuta a rimanere in carreggiata e a garantire il successo del lancio.

In che modo deskbird semplifica la programmazione ibrida

deskbird fornisce ai team ibridi una piattaforma facile da usare che combina funzionalità di pianificazione, prenotazione, gestione degli spazi e analisi e risolve le principali sfide del lavoro ibrido: difficoltà di coordinamento dei giorni in ufficio, sovraffollamento nei giorni più gettonati, indebolimento della coesione del team e mancanza di visibilità su chi sarà in ufficio e quando.

Prenotazione facile di scrivanie e sale riunioni

Le funzionalità di condivisione delle scrivanie e prenotazione delle sale di deskbird aiutano i dipendenti a prenotare postazioni di lavoro, sale riunioni o spazi di collaborazione in anticipo, per evitare doppie prenotazioni e passare facilmente dal lavoro da casa a quello in ufficio.

Migliore pianificazione e coordinamento dei team

Con deskbird, i dipendenti sanno chi sarà in ufficio e quando, così possono pianificare riunioni o sessioni di gruppo. Funzionalità come le planimetrie interattive, le panoramiche settimanali e la facile pianificazione degli eventi in ufficio rendono il coordinamento e la collaborazione semplici.

Integrazione con strumenti di collaborazione

deskbird è disponibile in MS Teams e Slack e si sincronizza in tempo reale con Outlook, Google Calendar e il tuo HRIS. Le integrazioni tra il tuo strumento di Hybrid Scheduling e altri strumenti di gestione della forza lavoro e dell'ufficio semplificano la pianificazione quotidiana, migliorano la collaborazione e riducono i problemi di pianificazione. La sincronizzazione degli orari dei dipendenti tra calendari e strumenti è fondamentale per gestire con successo gli orari ibridi.

Migliore gestione della capacità e dello spazio

Gli analytics dell'ufficio di deskbird forniscono informazioni sull'utilizzo reale dell'ufficio, aiutando le aziende a modificare il layout dell'ufficio e a ridurre le spese generali pagando solo per lo spazio di cui hanno effettivamente bisogno. Avere dati sullo spazio ufficio e sull'utilizzo delle risorse aiuta ulteriormente ad allineare la tua pianificazione ibrida con il tuo spazio ufficio fisico. Prova il nostro calcolatore dello spazio ufficio per configurare il tuo spazio di lavoro e determinare quanto potresti risparmiare ogni mese utilizzando deskbird.

In sintesi: per una pianificazione ibrida che funziona davvero ci vogliono coordinamento e iterazione

Per decidere quale programma di lavoro ibrido fa il caso della tua azienda occorre valutare il tuo personale, la tua cultura e i tuoi obiettivi. Man mano che le esigenze del team e le priorità aziendali cambiano, anche la tua pianificazione ibrida deve essere modificata, il che rende l'iterazione continua un requisito fondamentale. Inizia con un piano, misura come funziona, raccogli feedback e preparati a apportare modifiche lungo il percorso.

Ma impostare una pianificazione ibrida è solo una parte dell'attuazione del lavoro ibrido nella tua azienda. Nei prossimi capitoli, vedremo come creare una policy di lavoro ibrido chiara per tutti, come guidare i team ibridi, come scegliere il giusto software per il lavoro ibrido e altro ancora.