La gestione dei dati dei dipendenti nel lavoro ibrido per una migliore produttività ed essere a norma

La gestione dei dati dei dipendenti è essenziale per il successo del lavoro ibrido. Raccogliendo, centralizzando e analizzando in modo sicuro le informazioni sui dipendenti, le organizzazioni possono migliorare il coordinamento, la produttività e la compliance. Se gestiti in modo efficace, i dati diventano una risorsa strategica che guida decisioni più intelligenti, rafforza la sicurezza e migliora l'esperienza dei dipendenti tra i team remoti e in sede.

Punti chiave:

• Centralizzare e automatizzare i dati: consolida i dati dei dipendenti in sistemi unificati basati sul cloud e automatizza i report di routine per ridurre gli errori, risparmia tempo e mantieni di dati accurati anche in tempo reale.
• Dare priorità alla sicurezza e alla compliance: proteggi i dati sensibili con la crittografia, i controlli di accesso e l'adesione alle leggi sulla privacy come GDPR o CCPA per creare fiducia e ridurre i rischi.
• Trasforma le intuizioni in azioni: utilizza gli analytics provenienti da HRIS e strumenti per l'ambiente di lavoro per identificare modelli, migliorare le policy per l'ufficio ibrido e aumentare la produttività.

Cos'è la gestione dei dati dei dipendenti e perché è importante nel lavoro ibrido?

La gestione dei dati dei dipendenti si riferisce al processo di raccolta, archiviazione e analisi sicura delle informazioni sui dipendenti per migliorare le operazioni sul luogo di lavoro e l'esperienza dei dipendenti. Negli ambienti di lavoro ibridi, un'efficace gestione dei dati è essenziale perché:

• Ottimizza l'uso dello spazio di lavoro: aiuta a comprendere i modelli di presenza e a pianificare in modo efficiente la capacità dell'ufficio.
• Migliora l'esperienza dei dipendenti: consente una flessibilità personalizzata allineando la disponibilità dello spazio di lavoro alle preferenze dei dipendenti.
• Migliora la comunicazione e il coordinamento: garantisce che i team rimangano connessi attraverso una pianificazione accurata e la visibilità delle risorse.
• Contribuisce a decisioni basate sui dati: fornisce informazioni utili per perfezionare le policy di lavoro ibrido, la progettazione degli spazi e l'efficienza dei costi.
• ‍Garantisce sicurezza e conformità: protegge i dati sensibili dei dipendenti nel rispetto degli standard legali e di privacy nelle diverse regioni.

Quali sono le principali sfide della gestione dei dati dei dipendenti nel lavoro ibrido?

La gestione dei dati dei dipendenti in ambienti di lavoro ibridi è più complessa rispetto a una configurazione di lavoro tradizionale. Con team distribuiti in più sedi e dispositivi, le organizzazioni devono affrontare maggiori rischi legati a frammentazione dei dati, sicurezza, conformità e controllo degli accessi.

Frammentazione dei dati

Quando si combinano team da remoto e in ufficio, possono sorgere preoccupazioni per l'archiviazione dei dati in più luoghi, per esempio in cloud e in sede. Ognuno di essi ha i propri problemi di sicurezza. Inoltre, possono verificarsi problemi di sincronizzazione dei dati tra le piattaforme da remoto e quelle in ufficio, oppure l'inserimento o l'aggiornamento incoerente dei dati tra i due sistemi. In definitiva, c'è un rischio maggiore di ridondanza dei dati e di potenziale perdita di informazioni critiche. 

Rischi per la sicurezza e problemi di conformità

Le configurazioni ibride aumentano l'esposizione alle minacce informatiche come phishing, accessi non autorizzati e malware. Allo stesso tempo, le aziende devono rispettare le normative regionali sulla protezione dei dati come il GDPR nell'UE e il CCPA in California. La protezione dei dati dei dipendenti richiede una forte crittografia, controlli di accesso rigorosi, VPN sicure e audit regolari per mantenere la conformità e prevenire le violazioni.

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Mancanza di visibilità e responsabilità

Quando i dati sono frammentati tra diversi reparti e strumenti, diventa difficile tracciare chi ha accesso e come vengono utilizzati. Senza una visibilità adeguata, si rischia l'accesso non autorizzato o l'errore umano che porta a fughe di dati. Implementa autorizzazioni basate sui ruoli, stabilisci una chiara proprietà dei dati e utilizza strumenti di monitoraggio per mantenere la piena trasparenza e responsabilità.

Problemi di integrazione e scalabilità

Man mano che i team ibridi adottano più strumenti digitali, l'integrazione di nuove piattaforme con i sistemi esistenti può presentare difficoltà. I dati frammentati rallentano i flussi di lavoro e riducono la precisione delle analisi.
Per evitarlo, scegli un software scalabile che si integri perfettamente con i tuoi strumenti HR, IT e di gestione degli spazi, così da mantenere le informazioni coerenti e facilmente accessibili in tutta l’organizzazione.

Quali sono le migliori strategie per un'efficace gestione dei dati dei dipendenti nel lavoro ibrido?

Per gestire efficacemente le informazioni sui dipendenti, è necessario una solida governance dei dati, una tecnologia sicura e pratiche coerenti che mantengano le informazioni accurate e protette su tutte le piattaforme.

1. Centralizza i tuoi sistemi di dati

Quando i dati vengono consolidati in un'unica piattaforma, tutti i membri del team, da remoto o in ufficio, possono accedere alle informazioni. La centralizzazione di tutte le informazioni in un'unica posizione aiuta a ridurre la frammentazione dei dati e a minimizzare le incongruenze. 

Con un software basato sul cloud, è possibile accedere ai dati da qualsiasi luogo. Inoltre, vengono aggiornati automaticamente e sincronizzati in tempo reale, riducendo l'impatto di informazioni duplicate o non aggiornate. 

2. Automatizza la raccolta e la reportistica dei dati

Le attività di routine, come l'inserimento dei dati, il monitoraggio e la creazione di report, possono essere automatizzate. In questo modo si liberano risorse amministrative e umane. L'automazione migliora anche l'accuratezza, riducendo gli errori umani. 

Alcuni esempi di strumenti utili per i team HR remoti sono i software di gestione delle prestazioni, le applicazioni per il rilevamento del tempo e le piattaforme per le buste paga. Qualunque sia lo strumento utilizzato, la cosa più importante è creare pipeline di dati efficienti che ottimizzino il flusso di informazioni da varie fonti. 

3. Rafforza la sicurezza dei dati e la gestione della privacy

Il lavoro ibrido aumenta l'esposizione a potenziali violazioni dei dati, quindi l'organizzazione deve adottare protocolli di sicurezza rigorosi. Limitare l'accesso in base ai ruoli dei dipendenti, crittografare i dati sensibili sia in transito che a riposo e implementare l'autenticazione a più fattori. Audit di sicurezza regolari e la formazione dei dipendenti riducono ulteriormente i rischi e rafforzano la compliance.

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4. Aderire alle normative pertinenti sulla protezione dei dati

A seconda dell'ubicazione e del raggio d'azione, le aziende devono rivedere regolarmente le proprie politiche sui dati per assicurarsi che siano conformi alle normative sulla protezione dei dati applicabili, come GDPR, CCPA e HIPAA. Ciò significa anche assicurarsi che il personale conosca i propri ruoli e le proprie funzioni in linea con la politica aziendale. Conformità significa proteggere i dati e la privacy ed evitare sanzioni legali e finanziarie.

5. Definire una chiara policy sul lavoro ibrido

Il lavoro ibrido è un concetto relativamente nuovo. Ciò significa che le politiche in alcune aree possono essere carenti. Una politica chiara sul lavoro ibrido può aiutare a definire le linee guida per quanto riguarda la sicurezza dei dati e i protocolli di accesso. In questo modo si garantirà la conformità sia da remoto che in ufficio.

6. Standardizzare l'inserimento dei dati e il controllo di qualità

Fai in modo che l'inserimento dei dati tra i diversi team avvenga seguendo formati standardizzati. La coerenza tra reparti e piattaforme semplifica la gestione dei dati. Per garantire che le procedure siano seguite, è importante condurre audit regolari. Ciò consente di identificare e correggere eventuali discrepanze nei dati.

7. Dare ai dipendenti l'accesso self-service ai dati

Dai ai tuoi dipendenti il pieno controllo dei propri dati personali attraverso portali self-service. Consentire loro di aggiornare le informazioni, consultare i documenti HR o correggere eventuali errori favorisce fiducia e coinvolgimento. Questo approccio migliora la qualità e l’accuratezza dei dati, promuovendo al tempo stesso trasparenza e responsabilità condivisa all’interno dell’organizzazione.

Come aumentare la produttività attraverso un'efficiente gestione dei dati dei dipendenti

Una gestione efficiente dei dati aiuta a migliorare la produttività in ufficio snellendo i processi, riducendo le attività amministrative e permettendo di prendere decisioni più rapide e consapevoli. Quando i dati sono centralizzati, automatizzati e utilizzati attivamente, i team collaborano meglio, i manager ottengono una visione in tempo reale e l’organizzazione trasforma le informazioni in un motore strategico di produttività.

1. Semplificare l'accesso e ridurre il lavoro amministrativo

Un accesso semplificato e chiaro alle informazioni riduce il lavoro amministrativo non necessario. Quando i dati sono ben organizzati e accessibili, i dipendenti dedicano meno tempo alla ricerca di informazioni e più tempo a compiti significativi. L'inserimento, la convalida e la sincronizzazione automatizzati dei dati riducono al minimo l'errore umano e la duplicazione. Questa efficienza lascia spazio ai team delle risorse umane e di gestione per concentrarsi su attività di alto valore come lo sviluppo delle prestazioni, il coinvolgimento e la pianificazione strategica.

2. Sfrutta gli insight in tempo reale e prendi decisioni più intelligenti

I dati centralizzati in tempo reale consentono alla direzione di prendere decisioni rapide e basate su dati oggettivi. Con una visibilità aggiornata sulle metriche di performance, sulla presenza o sulle tendenze del flusso di lavoro, è possibile individuare i problemi in anticipo, adeguare le strategie e monitorare i progressi verso gli obiettivi. Questa agilità garantisce che i team rimangano produttivi e allineati con le priorità aziendali.

3. Migliora la collaborazione con sistemi di dati centralizzati

Avere tutte le informazioni in un unico posto, dalle metriche HRIS ai dati di pianificazione, crea un'unica fonte di verità. In questo modo ci sono meno lacune nella comunicazione tra i team remoti e in ufficio e garantisce che tutti lavorino con le stesse informazioni. Meno incomprensioni e un accesso più rapido ai dati condivisi significano una collaborazione più fluida e una maggiore coesione del team.

4. Sfrutta i tuoi dati per un miglioramento continuo

Le tecniche di attivazione dei dati possono trasformare i dati grezzi dei dipendenti in informazioni utili. Ciò significa che le aziende possono essere proattive e prendere decisioni che aumentano la produttività. L'attivazione dei dati significa che i datori di lavoro possono identificare i modelli, individuare le aree di crescita e prendere provvedimenti per risolvere eventuali problemi prima che le prestazioni vacillino. Invece di essere semplicemente archiviati, i dati dei dipendenti possono essere utilizzati come risorsa per aumentare la produttività. 

Quali strumenti tecnologici utilizzare per ottimizzare la gestione dei dati dei dipendenti?

L'utilizzo della tecnologia più appropriata per la tua azienda è fondamentale per ottimizzare la gestione dei dati dei dipendenti. I sistemi di gestione dei dati delle risorse umane (HRMS) e altre soluzioni software specializzate aiutano le aziende a snellire i processi di gestione dei dati, a migliorare l'efficienza e a garantire la conformità. La trasformazione aziendale di Ardoq è un esempio di come le organizzazioni possano utilizzare in modo olistico un software specializzato per affrontare i dati dei dipendenti. 

Quali sono le caratteristiche principali da ricercare negli strumenti di gestione dei dati dei dipendenti?

Quando scegli gli strumenti giusti per migliorare la gestione dei dati dei dipendenti, cerca le seguenti caratteristiche principali:

• Automazione: gli strumenti di automazione gestiscono attività ripetitive come l'inserimento dei dati dei dipendenti, l'iscrizione ai benefit e l'elaborazione delle buste paga per ridurre i costi amministrativi e gli errori umani.
• Reporting: grazie a report dettagliati su prestazioni, impegno, partecipazione e altro, è facile per l'organizzazione prendere decisioni. 
• Sicurezza: è un aspetto cruciale. Tutti gli strumenti utilizzati devono avere un controllo degli accessi basato sui ruoli, la crittografia dei dati e aggiornamenti regolari della sicurezza. 
• Integrazioni: l'integrazione del sistema HRMS con altri sistemi è fondamentale. Cerca un software che si integri con gli strumenti di payroll esistenti, con il sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e con i sistemi utilizzati per la gestione dei progetti.

Best practice per l'implementazione della gestione dei dati dei dipendenti nel lavoro ibrido

Il successo della gestione dei dati dei dipendenti in un ambiente di lavoro ibrido non si limita alla tecnologia giusta. È necessario un solido quadro di best practice per supportare l'accuratezza, la sicurezza e l'accessibilità dei dati. 

Formazione

Sia i team HR che i dipendenti devono ricevere una formazione adeguata sui protocolli di gestione dei dati. La formazione deve riguardare argomenti come la privacy dei dati, le pratiche di sicurezza e l'utilizzo degli strumenti di gestione dei dati. Quando i dipendenti sono dotati delle giuste conoscenze sulla protezione dei dati, contribuiscono a ridurre i rischi e si impegnano maggiormente nei sistemi di gestione dei dati.

Recensioni e aggiornamenti

Le politiche sui dati e sulla gestione devono essere riviste e aggiornate regolarmente. La periodicità dipende dall'organizzazione, ma è necessario che ci siano delle scadenze chiare, in modo che non vengano messe in fondo alla lista delle cose da fare quando ci sono lavori più urgenti.

Gli audit devono essere programmati regolarmente.

Politiche di governance dei dati a livello aziendale

Una politica chiara delinea le regole, le responsabilità e le procedure per la gestione dei dati dei dipendenti all'interno dell'organizzazione. Deve indicare chi può accedere, modificare, condividere ed eliminare i dati. Quando tutti seguono le stesse linee guida, si ottiene un ambiente di dati più sicuro e protetto, indipendentemente dalla sede del dipendente. La trasformazione dei processi aziendali è essenziale per le organizzazioni che vogliono standardizzare e ottimizzare le pratiche di gestione dei dati tra i team da remoto e in ufficio.

Trasparenza e comunicazione chiara

La trasparenza sulle pratiche di gestione dei dati promuove la fiducia dei dipendenti. Essere aperti su quali dati vengono raccolti, come vengono utilizzati e chi vi ha accesso può aiutare i dipendenti a capire cosa ci si aspetta. 

Perché un'efficace gestione dei dati dei dipendenti è fondamentale per il successo dell'hybrid workplace

In un ambiente di lavoro ibrido, un'efficiente gestione dei dati dei dipendenti è fondamentale per una collaborazione, una sicurezza e una performance senza interruzioni. Centralizzare le informazioni, automatizzare i flussi di lavoro e utilizzare gli strumenti giusti aiuta a trasformare i dati sparsi in insight fruibili che supportano decisioni più intelligenti e connessioni più forti tra team e reparti.

Oltre all'efficienza, un'efficace gestione dei dati responsabilizza i dipendenti e costruisce un'organizzazione più resiliente. Con informazioni accurate, accessibili e sicure, puoi ottimizzare la tua forza lavoro ibrida, aumentare la produttività e creare un ambiente di lavoro pronto per il futuro che riesce a ottenere sia flessibilità che fiducia.