Rapporto di condivisione delle scrivanie: come calcolarlo per i team ibridi

Il modello di lavoro ibrido ha offerto alle aziende molte opportunità per ottimizzare i loro spazi d'ufficio. Le organizzazioni possono ridurre gli spazi di lavoro e il numero di risorse utilizzate, pur mantenendo la propria forza lavoro. Con un modello ibrido, solo metà del team deve recarsi in ufficio in un determinato momento, riducendo l'uso di spazio ed energia. Questo non solo contribuisce alla sostenibilità, ma consente anche di risparmiare sui costi. 

In questa guida verrà analizzato uno dei metodi più efficaci per ottimizzare lo spazio in ufficio: la condivisione delle scrivanie. Che cos'è la condivisione delle scrivanie, quali vantaggi può apportare alla tua azienda e come puoi implementarla con successo nel tuo ufficio? Continua a leggere per scoprirlo!

Che cos'è la condivisione delle scrivanie? 

Il termine "desk sharing" è piuttosto intuitivo. Conosciuto anche come"hot desking", questo concetto aiuta significa letteralmente la condivisione delle scrivanie sul posto di lavoro per aumentare l'efficienza in ambienti di lavoro flessibili. Tuttavia, ciò non implica che due persone siano sedute alla stessa scrivania contemporaneamente. Piuttosto, due dipendenti utilizzano la stessa scrivania in momenti diversi della giornata o della settimana. Si tratta di una pratica comune negli ambienti di lavoro ibridi, dove solo alcuni dipendenti si recano in ufficio ogni giorno. Invece di assegnare a ogni persona una scrivania che rimane vuota quando quella persona è assente dall'ufficio, il desk sharing garantisce che la scrivania sia occupata per sfruttare appieno lo spazio disponibile in ufficio. 

Con l'aumentare della popolaritàdei modelli di lavoro ibridi, è cresciuto anche il concetto di condivisione delle scrivanie. Ma come possono i leader aziendali determinare quale sia il giusto rapporto di condivisione delle scrivanie? Quante scrivanie sono effettivamente necessarie? E qual è il numero minimo di scrivanie che può essere messo a disposizione contemporaneamente senza impedire ai dipendenti di venire in ufficio e collaborare? Gli elementi più importanti da considerare sono le dimensioni del team, i ruoli dei membri, la frequenza con cui trascorrono il tempo in ufficio e la crescita prevista di questo team.
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Comprendere i rapporti di condivisione delle scrivanie

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Che cos'è il rapporto di condivisione delle scrivanie?

Il rapporto di condivisione delle scrivanie indica quante persone utilizzano una stessa scrivania. Ad esempio, se due persone utilizzano la stessa scrivania in momenti diversi della settimana, questo rapporto sarà di 2:1. Tradizionalmente, negli uffici in cui i dipendenti si recano ogni giorno, il rapporto è di 1:1. Tuttavia, con l'evoluzione del mondo del lavoro, che ha abbracciato modelli flessibili e di lavoro a distanza, questi rapporti sono naturalmente cambiati.

Come calcolare il tuo rapporto di condivisione della scrivania

La formula è semplice: Rapporto di condivisione delle scrivanie = Numero totale di dipendenti ÷ Numero totale di scrivanie disponibili.‍

Se avete 120 dipendenti e 80 scrivanie, il vostro rapporto di condivisione delle scrivanie è 1,5:1. Ciò significa che, in media, ogni scrivania è condivisa da 1,5 dipendenti, ovvero circa tre dipendenti condividono ogni due scrivanie. Un rapporto superiore a 1 indica che ci sono più dipendenti che postazioni di lavoro, cosa comune negli ambienti di condivisione delle scrivanie, mentre un rapporto inferiore a 1 suggerisce una capacità in eccesso o uno spazio sottoutilizzato.

Rapporti comuni di condivisione delle scrivanie per modello di lavoro

La maggior parte delle organizzazioni punta ora a un rapporto di condivisione delle scrivanie compreso tra 1,01 e 2,0 dipendenti per scrivania, ma intensità ibride diverse richiedono rapporti di condivisione diversi.

• Rapporto 1:1. Posti a sedere assegnati in modo tradizionale. Ideale per i team che richiedono una presenza quotidiana in ufficio (4-5 giorni alla settimana).
• Rapporto da 1,3:1 a 1,7:1. Ibrido moderato. Ideale per team che lavorano in ufficio 2-3 giorni alla settimana.
• Rapporto 2:1 - 3:1. Ambienti flessibili/hoteling. Ideale per team con un elevato carico di lavoro da remoto e una presenza in ufficio ridotta (1 giorno alla settimana o meno).

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Vantaggi del desk sharing

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Aiuta la tua azienda a diventare più sostenibile 

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Uno dei tanti vantaggi del desk sharing è che può contribuire a creare un'azienda più sostenibile. Con tutto il discorso sul cambiamento climatico, le organizzazioni stanno diventando più consapevoli delle risorse e dell'energia che consumano. 

Se le scrivanie sono condivise, sono necessarie meno postazioni. Allo stesso tempo, meno scrivanie significa meno spazio in ufficio. Quindi, non solo si utilizzano meno risorse, ma ridurre lo spazio in ufficio significa anche consumare meno energia in generale. Un ufficio più piccolo consuma meno elettricità e acqua e richiede meno manutenzione. 

Inoltre, le generazioni più giovani, come i Millennials e la Gen Z, vogliono lavorare per aziende che siano in linea con i loro valori: la sostenibilità è un aspetto fondamentale per molti di questi giovani lavoratori. Per attirare i dipendenti, è fondamentale impegnarsi in pratiche più attente all'ambiente.

Risparmio sui costi aziendali 

Oltre a migliorare la sostenibilità, la condivisione delle scrivanie aiuta a risparmiare sui costi aziendali. Come si è detto nella sezione precedente, si consumano meno energia e risorse e si ha bisogno di meno spazio in ufficio. Con l'aumento dei costi degli affitti nella maggior parte delle grandi città, la possibilità di ridimensionare gli uffici avrà un impatto significativo sui profitti. Immagina di poter dimezzare o semplicemente ridurre di un quarto il prezzo degli uffici.

I risparmi sono probabilmente significativi. Con uffici più piccoli e meno risorse, le aziende possono risparmiare fino al 30% sui costi accessori, come acqua e riscaldamento.

➡️ Leggi il nostro articolo sul ridimensionamento degli uffici per conoscere questa strategia di risparmio.

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Consente l'implementazione delle modalità di lavoro ibrido 

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Un modello di lavoro in cui 2 o più dipendenti condividono le stesse scrivanie consente una maggiore flessibilità negli orari. Se la tua azienda promuove la condivisione delle scrivanie, non tutti devono recarsi in ufficio ogni giorno. In questo modo il team ha maggiore flessibilità e autonomia, aumentando la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti. 

Per esempio, la condivisione delle scrivanie si integra perfettamente con il modello di lavoro ibrido, che offre ai dipendenti la flessibilità di lavorare da casa alcuni giorni e dall'ufficio in altri. A sua volta, l'azienda può beneficiare dei vantaggi dl modello di lavoro ibrido, come una maggiore produttività aziendale e un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro.

La chiave è il coordinamento. I dirigenti e i dipendenti devono sapere chi arriva in ufficio e quando, in modo da poter programmare le postazioni di lavoro condivise di conseguenza. La sezione seguente approfondirà l'implementazione di successo della condivisione delle scrivanie con il lavoro ibrido coordinato. 

Come implementare la condivisione delle scrivanie 

Sviluppare un modello di lavoro ibrido

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Il primo passo per implementare la condivisione delle scrivanie è sviluppare un modello di lavoro ibrido per la tua azienda.

Il tipo di modello varia a seconda dell'azienda e delle esigenze del dipendente. È possibile scegliere tra un modello fisso o flessibile e un modello "remote-first" o " office-first".

- In un modello fisso i dipendenti devono essere presenti in ufficio in determinati giorni della settimana.

- Al contrario, con un modello flessibile gli individui possono scegliere i giorni in cui essere presenti.

- Inoltre, un modello "remote-first" prevede che la maggior parte delle giornate venga trascorsa in smart working, mentre un modello "office-first" suggerisce il contrario.

I modelli possono variare a seconda del settore e persino del team all'interno di una specifica organizzazione. Alcuni ruoli richiedono più lavoro pratico o collaborazione di persona rispetto ad altri, il che deve essere preso in considerazione. Assicurati di coinvolgere il tuo team nel processo di sviluppo e consentigli di fornire un feedback sul tipo di modello ibrido più adatto a loro. Effettua regolarmente dei sondaggi per capire meglio come vengono influenzate la loro salute mentale, la produttività e la soddisfazione generale. 

Implementare la tecnologia sul posto di lavoro 

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Come si è detto nella sezione precedente, la condivisione delle scrivanie richiede un coordinamento. Senza sapere quali scrivanie sono occupate e quando, la giusta quantità di spazi potrebbe non essere disponibile quando serve. Immagina di arrivare in ufficio con l'aspettativa di sederti alla tua scrivania e di trovare qualcun altro seduto lì. Sarebbe estremamente frustrante e ostacolerebbe notevolmente la produttività. Per garantire la soddisfazione e la felicità dei dipendenti, quindi, è necessario implementare la tecnologia sul posto di lavoro per aiutare a coordinare gli orari ibridi. 

Un software di pianificazione dei dipendenti, come deskbird, consente ai lavoratori di prenotare le scrivanie in anticipo e di avere una panoramica di dove ciascuno si siede ogni giorno. In questo modo non solo si evitano gli scontri, ma si garantisce che i membri del team possano incontrarsi di persona per collaborare quando necessario e che abbiano a disposizione uno spazio adeguato. Utilizzando le analytics, un sistema di gestione delle risorse umane darà anche ai datori di lavoro un'idea chiara di quali risorse vengono utilizzate e se lo spazio è realmente ottimizzato. Grazie a questa conoscenza, le aziende possono ridimensionare le proprie attività, se necessario, o riallocare le risorse e gli spazi per soddisfare le esigenze dei dipendenti. 

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‍Una ricerca di deskbird ha dimostrato che un lavoro ibrido ben coordinato può far guadagnare ai tuoi dipendenti fino a 1 giorno di produttività alla settimana! Inoltre, migliora la soddisfazione dei dipendenti. La stessa ricerca dimostra che i dipendenti sono più felici quando sanno chi c'è in ufficio quando arrivano. L'assenza di coordinamento del lavoro ibrido comporta un calo della felicità dei dipendenti fino al 40%. 

➡️ Leggi la nostra guida completa sulla felicità dei dipendenti per ottenere consigli su come mantenere la tua forza lavoro soddisfatta.

Determinare un rapporto per la condivisione delle scrivanie 

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È possibile iniziare a calcolare il rapporto di condivisione delle scrivanie per la propria azienda in base alle dimensioni del team, ai loro ruoli, alla frequenza di presenza in ufficio e alla crescita prevista del team.

Più grande è il team, più scrivanie sono necessarie. Sebbene questo sia ovvio, l'equazione si complica quando il team è molto distribuito.

Per esempio, è possibile che il tuo ufficio sia utilizzato da 500 dipendenti, ma che solo 200 di essi vi si rechino settimanalmente. In questo caso, sarebbe necessario lo stesso numero di scrivanie di un'azienda con 200 dipendenti che si recano al lavoro ogni giorno. Quindi, non solo bisogna considerare le dimensioni del team, ma anche la frequenza con cui ci si reca in ufficio. Inoltre, bisogna essere consapevoli dei loro ruoli e delle loro esigenze di collaborazione. Per esempio, chi fa parte di team più collaborativi o innovativi deve venire in ufficio più spesso. Infine, man mano che il team cresce, cresce anche la necessità di scrivanie. Quindi, quando sviluppi il tuo rapporto ideale di condivisione delle scrivanie, tieni presente la crescita prevista dell'azienda per assicurarti di poter accogliere i nuovi membri. 

La condivisione delle scrivanie può aiutare la tua azienda a risparmiare sui costi, ridimensionando lo spazio di lavoro senza ridurre il team. Ottimizza lo spazio e le risorse implementando un modello flessibile che offra ai dipendenti lo spazio di cui hanno bisogno nei giorni in cui gli serve di più. Con un'app per la prenotazione della postazione in ufficio ben coordinata, è possibile aumentare la produttività aziendale e la soddisfazione dei dipendenti!

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