Proporzione dipendenti e scrivanie: come calcolarlo per i team ibridi

Con l'aumento della popolarità dei modelli di lavoro ibrido, è cresciuto anche il concetto di desk sharing. In ogni momento, solo alcuni dipendenti sono quotidianamente in ufficio e utilizzano le postazioni di lavoro. Invece di assegnare a ogni persona una scrivania che rimarrebbe vuota quando quella persona è assente dall'ufficio, il desk sharing garantisce che la scrivania sia occupata per sfruttare appieno lo spazio ufficio disponibile.

Il rapporto di desk sharing aiuta le organizzazioni a capire come allocare al meglio le risorse e ottimizzare i layout degli uffici in base alla presenza e al comportamento reali. Ottenere il numero corretto determina se il tuo ufficio risulta flessibile e comodo o sovraffollato e frustrante. Questa guida illustra come calcolare il tuo rapporto, quali fattori lo influenzano e come trovare l'equilibrio che funziona per la tua organizzazione.

Punti di forza

• Il rapporto di desk sharing misura quanti dipendenti condividono ogni postazione di lavoro, calcolato come il numero totale di dipendenti diviso per le scrivanie disponibili.
• La maggior parte delle aziende punta a una proporzione 1,2 e 1,8 dipendenti per scrivania, le aziende ibride raggiungono fino a 2,0
• Soluzioni tecnologiche come i sistemi di prenotazione delle scrivanie sono essenziali per garantire un equilibrio ottimale tra risparmio sui costi e soddisfazione dei dipendenti.

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Cos'è una proporzione di desk sharing? 

Il rapporto di desk sharing (noto anche come rapporto scrivania-dipendente o hot-desking ratio) è una metrica che confronta il numero di dipendenti con il numero di postazioni di lavoro disponibili. In altre parole, indica quante persone utilizzano una scrivania. 

Cosa significa questo in pratica? Se due persone utilizzano la stessa scrivania in momenti diversi durante la settimana, questo rapporto sarebbe 2:1 (o 0,5). Un rapporto di 1,5:1 significa che tre dipendenti condividono due scrivanie. Più alto è il primo numero, più persone condividono ogni spazio di lavoro.

Come calcolare il rapporto di condivisione delle scrivanie

La formula è semplice: Proporzione di scrivanie condivise = Numero totale di dipendenti ÷ Numero totale di scrivanie disponibili.‍

Se hai 120 dipendenti e 80 scrivanie, il tuo rapporto di desk sharing è 1,5:1. Ciò significa che, in media, ogni scrivania è condivisa da 1,5 dipendenti, o circa tre dipendenti condividono ogni due scrivanie. Un rapporto maggiore di 1 indica che ci sono più dipendenti che postazioni di lavoro, il che è comune negli ambienti di desk sharing, mentre un rapporto inferiore a 1 suggerisce una capacità in eccesso o uno spazio sottoutilizzato.

Trovare il giusto rapporto di desk sharing è fondamentale per raggiungere un equilibrio tra efficienza dello spazio e comfort dei dipendenti.

• Un rapporto basso, 1:1 o superiore, può portare a sprechi di spazio e costi più elevati.
• Un rapporto molto elevato, come 4:1 o 5:1, può generare frustrazione quando le scrivanie non sono disponibili.

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Questa è la risposta breve, tuttavia. Trovare il giusto rapporto di desk sharing è fondamentale per raggiungere un equilibrio tra efficienza dello spazio e comfort dei dipendenti, e arrivare al numero corretto richiede molto più che inserire cifre in una formula. Un approccio sistematico che considera dati più ampi produce risultati migliori.

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Comprendere il tuo rapporto di desk sharing

In che modo i manager possono determinare qual è il rapporto di desk sharing appropriato? Quante scrivanie sono effettivamente necessarie? E qual è il numero minimo di scrivanie che possono essere rese disponibili contemporaneamente senza impedire ai dipendenti di venire in ufficio e collaborare? Innanzitutto, alcuni benchmark.

Proporzioni di desk sharing in base ai modelli di lavoro

La maggior parte delle organizzazioni ora mira a un rapporto di desk sharing tra 1,01 e 2,0 dipendenti per scrivania, ma in realtà diverse intensità di lavoro ibrido richiedono diversi rapporti di scrivanie.

• Proporzione 1:1. Assegnazione tradizionale del posto. Ideale per i team per cui è richiesta una presenza quotidiana in ufficio (4-5 giorni a settimana)
• Proporzione da 1.3:1 a 1.7:1. Ibrido moderato. Ideale per i team che lavorano 2-3 giorni a settimana in ufficio
• Proporzione da 2:1 a 3:1. Ambienti flessibili/hoteling. Ideale per i team con molto lavoro da remoto e una minore presenza in ufficio (1 giorno a settimana o meno)

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Oltre le proporzioni: fattori che influenzano la tua strategia di desk sharing

Oltre ai benchmark, diverse variabili determinano quale numero abbia senso per la tua situazione specifica, e interagiscono tra loro in modi che non sono sempre ovvi all'inizio. Gli elementi più essenziali da considerare sono la dimensione del team, i loro ruoli, la frequenza con cui trascorrono il tempo in ufficio e la crescita prevista di questo team. 

Policy di lavoro remoto e ibrido

La frequenza con cui i dipendenti lavorano da casa influisce direttamente sul numero di scrivanie di cui hai effettivamente bisogno. Un team che lavora da remoto tre giorni alla settimana può condividere più facilmente le scrivanie rispetto a uno che viene in ufficio quattro giorni. La tua politica formale stabilisce la base, anche se il comportamento effettivo a volte differisce da quanto stabilito.

Modelli di affluenza di picco

La maggior parte degli uffici presenta modelli di traffico prevedibili. Dal martedì al giovedì ci sono di solito più persone rispetto al lunedì o al venerdì. Il tuo rapporto deve tenere conto dei giorni più affollati, non solo della partecipazione media. Pianificare per la media ti lascia scoperto proprio quando è più importante.

Esempio

Prendiamo un esempio. Immagina un'azienda con 150 dipendenti e 100 scrivanie. Dividendo 150 per 100 si ottiene un rapporto di desk sharing di 1,5:1, ovvero 1,5 dipendenti per scrivania. Ora, se questo rapporto funzioni dipende interamente dai modelli di partecipazione effettivi. Se circa il 60% dei dipendenti si presenta di solito in un dato giorno, 100 scrivanie possono accogliere comodamente le 90 persone che si presentano. D'altra parte, se l'80% si presenta sempre il martedì, emerge un problema.

Requisiti per la collaborazione in team

Alcuni team stanno bene quando mantengono un'interazione costante di persona, mentre altri lavorano in modo indipendente per la maggior parte del tempo. Per team di ingegneri che fanno debugging insieme o i team creativi che fanno brainstorming è meglio prevedere una proporzione più bassa o di zone dedicate. Diversamente, i team che svolgono un lavoro individuale di concentrazione possono condividere in modo più flessibile senza molte interruzioni.

Piani di crescita organizzativa

Una proporzione che funziona perfettamente oggi potrebbe causare carenze di postazioni dopo la prossima ondata di assunzioni. L'integrazione di una capacità di riserva, tipicamente intorno al 10-15% in più, evita di correre ai ripari quando il personale aumenta. Questo approccio lungimirante elimina il fastidio di dover ricalcolare ogni volta che si aggiunge una nuova risorsa.

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Le migliori pratiche per trovare il tuo rapporto di desk sharing

1. Considera i giorni di punta e le variazioni stagionali. Raccogli dati storici sulla presenza giornaliera in ufficio e individua schemi di partecipazione. Quante persone si presentano effettivamente il lunedì rispetto al mercoledì? Come si confronta il periodo di punta del Q4 con i mesi estivi di maggiore affluenza? Pianifica per i periodi di alta affluenza, non solo per le medie. Il software di prenotazione scrivanie è in grado di tracciare automaticamente queste informazioni. 
2. Tieni conto delle preferenze di lavoro dei dipendenti. Chiedi al tuo team quanto spesso intendono venire in ufficio e cosa li spingerebbe a venire più frequentemente. Le loro preferenze si traducono in una pianificazione realistica e fanno emergere potenziali punti di attrito.
3. Sottoponi a test e adatta in base all'utilizzo reale. Tratta il tuo rapporto iniziale come un'ipotesi piuttosto che una risposta definitiva. Monitora l'utilizzo effettivo dopo l'implementazione, raccogli feedback dai dipendenti e affina nel tempo. I migliori rapporti emergono dall'iterazione, non solo dal calcolo.
4. Itera sempre. Rivedi il tuo rapporto di desk sharing ogni trimestre, specialmente dopo cambiamenti di policy o assunzioni significative. Ciò che funzionava sei mesi fa potrebbe non corrispondere più alla realtà attuale.

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Vantaggi dell'ottimizzazione del rapporto di desk sharing

Il desk sharing, noto anche come hot desking, può aiutare la tua azienda a risparmiare sui costi riducendo lo spazio di lavoro senza ridurre il team. Ottimizza spazio e risorse implementando un modello flessibile che offra ai dipendenti lo spazio di cui hanno bisogno nei giorni in cui ne hanno più bisogno. Con un sistema di desk sharing ben coordinato, puoi aumentare la produttività e la soddisfazione dei dipendenti.

Inoltre, una ricerca indipendente di deskbird ha dimostrato che un lavoro ibrido ben coordinato può far guadagnare ai tuoi dipendenti fino a un giorno di produttività ogni settimana, migliorando al contempo la soddisfazione dei dipendenti. La stessa ricerca dimostra anche che i dipendenti sono più felici quando sanno chi altro è in ufficio quando arrivano. 

Se ben bilanciata, l'ottimizzazione del rapporto di desk sharing del tuo ufficio contribuisce a:

• Controllo dei costi grazie alla riduzione della superficie degli immobili, energia e risorse non necessari
• Migliore utilizzo dello spazio allineato con i modelli di occupazione reali.
• Flessibilità dei dipendenti grazie a risorse condivise e zone di lavoro dinamiche.
• Sostenibilità grazie alla riduzione delle aree ufficio sottoutilizzate.

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Raggiungere l'equilibrio nel luogo di lavoro con la giusta strategia di desk sharing

Il rapporto di desk sharing ottimale bilancia l'efficienza dei costi con l'esperienza dei dipendenti. Troppo aggressivo, e le persone faticano a trovare posti nei giorni di punta. Troppo prudente, e paghi per scrivanie vuote che nessuno usa.

Quando il desk sharing funziona bene, l'ufficio diventa una destinazione che i dipendenti scelgono attivamente piuttosto che un luogo in cui sono obbligati a essere. Le persone arrivano sapendo che avranno uno spazio di lavoro, potranno sedersi vicino ai loro colleghi e non perderanno tempo a cercare un posto. Questa fiducia cambia il modo in cui le persone si sentono riguardo al venire in ufficio.

La chiave è trattare il tuo rapporto come una metrica viva piuttosto che un calcolo una tantum. Man mano che i modelli di lavoro evolvono, le policy cambiano e i team crescono, anche il numero giusto cambia. Una revisione regolare mantiene il tuo luogo di lavoro equilibrato e reattivo al modo in cui le persone lavorano effettivamente.

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In che modo deskbird rende possibile il desk sharing

Il desk sharing può aiutare la tua azienda a risparmiare sui costi riducendo lo spazio di lavoro senza ridurre il tuo team. Ottimizza il tuo spazio e le tue risorse implementando un modello flessibile che offra ai dipendenti lo spazio di cui hanno bisogno nei giorni in cui ne hanno più bisogno.

Tuttavia, gestire il desk sharing manualmente diventa impraticabile, a meno che tu non abbia solo una manciata di dipendenti. La tecnologia fa la differenza tra un'esperienza fluida e il caos quotidiano, specialmente quando le aziende crescono. Con un sistema di desk sharing ben coordinato, puoi aumentare la produttività e la soddisfazione dei dipendenti.

Strumenti di workplace analytics come deskbird possono eliminare gran parte di queste congetture e persino automatizzare questo calcolo utilizzando dati reali di prenotazione e presenza piuttosto che stime. Le organizzazioni spesso combinano le metriche di desk sharing con il tasso di utilizzo medio e i dati di occupazione di punta per ottenere una visione completa dell'efficienza del luogo di lavoro. Prenota una demo per vedere in che modo deskbird aiuta i team ibridi a bilanciare spazio, presenza e flessibilità con prenotazioni in tempo reale e workplace analytics.