Analisi del posto di lavoro: come ottimizzare il tuo ufficio con i dati

L'analisi dell'ambiente di lavoro cattura ciò che accade realmente in ufficio: raccoglie dati dai sistemi di prenotazione, dai badge, dai calendari e dai sensori spaziali per rivelare come lavorano le persone e come viene utilizzato l'ufficio. Questa guida illustra i tipi di analisi, le metriche importanti e come bilanciare le informazioni raccolte con la privacy dei dipendenti.

Che cosa sono le analisi sul posto di lavoro?

L'analisi dell'ambiente di lavoro consiste nella raccolta e nell'analisi dei dati relativi all'utilizzo degli spazi e degli strumenti dell'ufficio da parte dei dipendenti, al fine di prendere decisioni basate su dati concreti che migliorino la produttività, l'utilizzo dello spazio e l'esperienza dei dipendenti. Sfrutta i dati grezzi, l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per decodificare i comportamenti dei dipendenti, l'utilizzo dello spazio dell'ufficio e i modelli di collaborazione, fornendo ai team ibridi informazioni utili per ottenere la massima produttività e ottimizzare le risorse.

Funziona raccogliendo dati sulle prestazioni dei dipendenti, sull'utilizzo dello spazio e sull'efficienza tramite strumenti quali calendari, sistemi di prenotazione e piattaforme di feedback. L'analisi avanzata, che sempre più spesso utilizza l'intelligenza artificiale predittiva e l'apprendimento automatico, rivela quindi modelli, colli di bottiglia e tendenze che guidano decisioni basate su dati concreti.

Quali sono i vantaggi dell'analisi dei dati sul posto di lavoro?

A differenza delle decisioni basate su supposizioni, l'analisi dei dati sul posto di lavoro fornisce metriche precise sulle tendenze di presenza, sull'occupazione delle scrivanie, sulle ore di picco delle prestazioni e sui livelli di coinvolgimento, consentendo ai responsabili delle risorse umane e delle operazioni di ridurre gli sprechi, allineare gli orari e promuovere il benessere senza compromettere la privacy o la fiducia.

L'obiettivo dell'utilizzo dell'analisi dei dati in ufficio è quello di arrivare a decisioni basate sui dati. Quando si può vedere esattamente come viene utilizzato lo spazio, non è più necessario fare ipotesi sul rinnovo dei contratti di locazione. Quando si comprendono i modelli di presenza, è possibile creare politiche che funzionano davvero per i propri team. Quando si tiene traccia del comportamento di prenotazione, è possibile eliminare la frustrazione delle prenotazioni fantasma e delle sale perennemente "non disponibili".

Vantaggi dell'analisi dei dati sul posto di lavoro

• Gestione ottimizzata dello spazio. Una buona piattaforma di analisi mostra quali scrivanie, stanze e zone vengono effettivamente utilizzate rispetto a quelle prenotate. Potresti scoprire che l'ala est rimane vuota ogni venerdì , mentre gli spazi collaborativi sono sovraffollati il martedì. Questo tipo di informazioni ti consente di riorganizzare gli spazi e allocare le risorse in base a modelli reali, non a supposizioni o reclami.

• Riduzione dei costi immobiliari e operativi. I dati sull'utilizzo aiutano le organizzazioni a dimensionare correttamente lo spazio occupato dai propri uffici, migliorando l'efficienza sul posto di lavoro. Molte aziende hanno ridotto in modo significativo i costi di locazione lasciando che fossero le analisi a guidare le loro decisioni immobiliari, invece di rinnovare i contratti di locazione in modo automatico.

• Migliore esperienza dei dipendenti. Comprendendo i momenti di picco, gli spazi preferiti e i modelli di collaborazione, è possibile creare un ambiente di lavoro che si adatti alle reali esigenze dei dipendenti. I dipendenti che riescono a trovare facilmente scrivanie disponibili e a individuare i propri colleghi tendono a considerare l'ufficio come una destinazione che vale la pena raggiungere.

• Processo decisionale basato sui dati. L'analisi sostituisce le ipotesi con prove concrete e consente alle aziende di prendere decisioni informate e fondate sulla realtà. Anziché discutere se aggiungere altre sale riunioni, è possibile vedere esattamente come funzionano quelle attuali. Ciò dà ai responsabili del luogo di lavoro la sicurezza necessaria quando modificano le politiche, riprogettano gli spazi o cambiano la capienza degli uffici.

Tipi di analisi del posto di lavoro e metriche chiave

Le organizzazioni utilizzano in genere quattro approcci analitici per trasformare i dati grezzi in qualcosa di utile. Ciascuno di essi si basa su quello precedente.

Tipi di analisi sul posto di lavoro

• Analisi descrittiva Risponde alla domanda "cosa è successo". Si tratta di dati storici che mostrano l'utilizzo passato, le tendenze di affluenza e l'utilizzo delle sale riunioni in un determinato periodo. Ad esempio, l'analisi descrittiva potrebbe indicare che la sala riunioni A è stata prenotata per l'80% del tempo nell'ultimo trimestre.

• Analisi diagnostica. Questa analisi approfondisce il "perché è successo". Se alcune sale sono costantemente sovraffollate mentre altre sono inutilizzate, l'analisi diagnostica aiuta a scoprirne i motivi. Forse le sale più popolari dispongono di attrezzature audiovisive migliori. Oppure sono semplicemente più vicine alla macchina del caffè.

• Analisi predittiva. Prevede "ciò che potrebbe accadere". Utilizzando modelli basati su dati storici, l'analisi predittiva anticipa la domanda futura di spazio, i picchi di affluenza o le carenze di risorse. È particolarmente utile per pianificare i cambiamenti stagionali o la crescita dell'azienda.

• Analisi prescrittiva. Questa raccomanda "cosa fare al riguardo". Combinando modelli predittivi con suggerimenti specifici sulle azioni da intraprendere, l'analisi prescrittiva potrebbe proporre di riassegnare le scrivanie, modificare le politiche di prenotazione o convertire le sale conferenze sottoutilizzate in spazi di concentrazione.

Quali metriche monitorare nell'analisi del posto di lavoro?

Monitorare le metriche giuste trasforma i numeri grezzi in qualcosa di significativo. Ecco alcune delle metriche più importanti per le organizzazioni moderne.

• Prenotazioni vs. presenze effettive. Questo dato mette a confronto le scrivanie o le sale prenotate con i check-in effettivi, in altre parole misura il divario tra ciò che le persone intendono fare e ciò che fanno realmente. Un altro modo di considerare questo dato è misurare le prenotazioni fantasma, ovvero quelle prenotazioni che non vengono utilizzate senza essere state cancellate, una delle maggiori fonti di inefficienza sul posto di lavoro.

• Tasso di utilizzo dello spazio. Misura la percentuale di spazio disponibile effettivamente utilizzato durante l'orario di lavoro. Un tasso di utilizzo inferiore al 50% indica in genere un eccesso di capacità, mentre tassi superiori all'80% potrebbero indicare la necessità di un ampliamento o di modifiche alle politiche aziendali.

• Modelli di occupazione di picco. Sapere quando il tuo ufficio raggiunge la massima affluenza ti aiuta a pianificare la capacità e a prendere decisioni politiche. Potresti scoprire che il mercoledì alle 10:00 l'occupazione raggiunge costantemente il 90%, mentre il venerdì supera a malapena il 30%.

• Utilizzo delle sale riunioni. Questo dato esamina la frequenza con cui vengono prenotate le sale riunioni, la durata effettiva rispetto al tempo prenotato e i tassi di mancata presentazione. Molte organizzazioni riscontrano che le loro sale riunioni sono "prenotate" molto più spesso di quanto siano effettivamente occupate: un classico caso di accumulo di appuntamenti nel calendario.

Perché hai bisogno di una piattaforma di analisi del posto di lavoro?

Senza una piattaforma unificata, sei costretto a collegare manualmente i vari elementi tra il tuo strumento di gestione dello spazio, il tuo software di collaborazione e qualsiasi foglio di calcolo che qualcuno sta mantenendo. L'adozione di una piattaforma dedicata all'analisi dell'ambiente di lavoro è importante perché centralizza i tuoi flussi di dati(sistemi di prenotazione, accesso con badge, integrazioni di calendari, sensori) in un unico quadro coerente, invece di costringerti a fare l'investigatore su cinque diverse dashboard.

Inoltre, l'ascesa dell'intelligenza artificiale (AI) e dell'apprendimento automatico (ML) ha rivoluzionato l'analisi dei dati nell'ambito dell'analisi del posto di lavoro e le piattaforme sono ora in grado di elaborare grandi set di dati in modo rapido e accurato, scoprendo modelli e approfondimenti che potrebbero sfuggire all'analisi manuale. Sono anche in grado di prevedere le tendenze future e fornire consigli pertinenti per un processo decisionale proattivo, attraverso analisi predittive e prospettiche. Di conseguenza, le piattaforme di analisi del posto di lavoro sono ora più rilevanti e potenti che mai, pronte a generare un ritorno sull'investimento per la vostra organizzazione in tempi piuttosto rapidi.

Come scegliere una piattaforma di analisi del posto di lavoro

Quando si valutano le piattaforme di analisi del posto di lavoro, occorre considerare aspetti quali:

1. Capacità di integrazione. È in grado di connettersi allo stack già utilizzato dai dipendenti, come MS Teams, Slack, Outlook, Google Calendar? Qualsiasi strumento in grado di acquisire dati accurati senza richiedere a nessuno di modificare le proprie abitudini è vantaggioso: meno attrito significa migliore qualità dei dati.
2. Funzionalità relative alla privacy. Come gestisce l'anonimizzazione dei dati? Avere una mentalità orientata alla privacy crea la fiducia necessaria per un'adozione di successo nel lungo periodo.
3. Approfondimento dei report. Sono in grado di rispondere alle vostre domande specifiche? Pensate ai vostri obiettivi specifici e a quali dettagli dovete vedere nei dati per misurare il successo. Obiettivi diversi richiedono funzionalità analitiche e piattaforme diverse.
4. Facilità d'uso. I team non tecnici lo useranno davvero? È necessario uno strumento che il team trovi intuitivo e che utilizzi effettivamente.

Gestione delle analisi sul posto di lavoro con deskbird

deskbird è una piattaforma all-in-one per la gestione dell'ambiente di lavoro il cui approccio è quello di soddisfare le esigenze specifiche delle organizzazioni che adottano il modello di lavoro ibrido, compresa la raccolta di dati cruciali sull'ambiente di lavoro per ricavarne informazioni utili e prendere decisioni aziendali. Le soluzioni si concentrano sul miglioramento dell'esperienza dei dipendenti, sull'ottimizzazione dell'utilizzo dello spazio ufficio e sul miglioramento dell'efficienza organizzativa complessiva .

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Caratteristiche principali dell'analisi del posto di lavoro di deskbird:

• Integrazione con sistemi esistenti: deskbird si integra con i sistemi esistenti come i calendari di Google e Outlook, il software HRIS, Slack e MS Teams, fornendo una visione completa dei dati dell'area di lavoro senza la necessità di installare ulteriori sensori.
• Conformità al GDPR. deskbird la privacy e la sicurezza dei dati, in piena conformità con gli standard europei del GDPR, un aspetto essenziale considerando la sensibilità dei dati sul posto di lavoro.‍
• Supporto alla forza lavoro ibrida. deskbird sul miglioramento dell'esperienza dei dipendenti ibridi fornendo dati sui modelli di lavoro, aiutando a ottimizzare gli spazi dell'ufficio e adattando le politiche lavorative in linea con le preferenze dei dipendenti e i modelli di produttività.‍
• Processo decisionale e ottimizzazione degli spazi ufficio. Office Analytics fornisce informazioni dettagliate sull'utilizzo degli spazi ufficio, consentendo di prendere decisioni in merito alla gestione degli spazi, con potenziali risparmi sui costi e un uso più efficiente delle risorse.‍‍
• Coinvolgimento e soddisfazione dei dipendenti. Gli strumenti deskbirdsono in grado di misurare il coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti, comprese potenziali interruzioni nella collaborazione e nella comunicazione, fondamentali per mantenere una forza lavoro produttiva. Comprendere la soddisfazione dei dipendenti aiuta a identificare le aree di miglioramento in termini di carico di lavoro, ambiente di lavoro o retribuzione.

Con deskbird, siamo ben attrezzati per consentire alle persone di controllare i dati relativi alle presenze in ufficio quando prendono decisioni sui giorni in cui lavorare in sede o da remoto.
Giulia Pelia, Office Manager presso Dermaceutic Laboratoire

Tendenze e best practice nell'analisi dei dati sul posto di lavoro

L'implementazione dell'analisi del posto di lavoro richiede un approccio olistico che abbracci le innovazioni tecnologiche, si adatti alla demografia della forza lavoro e dia priorità al benessere dei dipendenti e alla sicurezza dei dati. Questo passaggio verso un modello di lavoro più integrato e flessibile è fondamentale per le organizzazioni che mirano a prosperare in un ambiente di lavoro in rapida evoluzione.

Analisi tecnologica, predittiva e multi-fonte

L'analisi dell'ambiente di lavoro sta passando da semplici dashboard a sistemi completamente integrati e basati sull'intelligenza artificiale che combinano dati di prenotazione, strumenti di collaborazione e piattaforme HR in un'unica visione di come si svolge effettivamente il lavoro. L'intelligenza artificiale generativa, l'iper-automazione e i modelli predittivi vengono utilizzati per prevedere la domanda di scrivanie, sale e personale, trasformando i report passivi in raccomandazioni prescrittive per gli immobili, i programmi e le assunzioni.

Approccio incentrato sull'uomo

Quando si adottano strumenti di analisi sul posto di lavoro, è necessario rafforzare la fiducia attraverso una trasparenza radicale: spiegando chiaramente cosa viene monitorato, perché è importante, chi può vederlo e coinvolgendo i dipendenti o i comitati aziendali nella definizione delle politiche di monitoraggio e dei dati, in modo che le persone si sentano partecipi piuttosto che controllate.

Privacy e conformità

Un'analisi efficace dell'ambiente di lavoro inizia con un approccio che mette al primo posto la privacy, bilanciando informazioni utili con una rigorosa conformità e confini chiari tra tendenze aggregate e comportamenti individuali. L'attenzione dovrebbe concentrarsi su modelli anonimi a livello di team (ad esempio, il sottoutilizzo di un piano), non sulla sorveglianza granulare di specifici dipendenti, che mina la fiducia e spesso viola i principi di proporzionalità previsti dalla legge.

Per le organizzazioni globali, quadri normativi come il GDPR stabiliscono standard elevati per la raccolta, l'archiviazione e il trattamento dei dati dei dipendenti, rendendo le piattaforme ospitate nell'UE e progettate in conformità al GDPR particolarmente preziose per semplificare la conformità e applicare le regole di anonimizzazione nell'analisi dei dati.

Divario in termini di benessere e preparazione

Anziché limitarsi a monitorare l'occupazione, le analisi vengono sempre più utilizzate per monitorare il carico di lavoro, il tempo dedicato alla concentrazione e il carico di riunioni, al fine di prevenire il burnout e promuovere modalità di lavoro più sane e sostenibili. Le organizzazioni altamente mature collegano le analisi sul posto di lavoro direttamente ai risultati aziendali, quali la fidelizzazione, la qualità della collaborazione e il benessere, utilizzando le informazioni ricavate dai dati per mettere a punto politiche ibride, la progettazione degli uffici e i benefit, al fine di rimanere competitive nell'attrarre e trattenere i talenti.

Come l'analisi dei dati sul posto di lavoro favorisce decisioni più intelligenti in ufficio

I dati sul posto di lavoro offrono alle organizzazioni un modo per prendere decisioni basate su prove concrete anziché su sensazioni istintive. Ciò spazia dal monitoraggio della frequenza di utilizzo delle sale riunioni alla previsione dei team che potrebbero essere affetti da burnout. In sostanza, si ottiene una visione del comportamento reale dell'ufficio rispetto a ciò che tutti presumono stia accadendo. Quando tutti questi elementi vengono messi insieme, si ottiene un quadro chiaro di come funziona effettivamente il posto di lavoro giorno dopo giorno.

L'analisi del posto di lavoro rappresenta uno strumento fondamentale per le aziende che desiderano rimanere competitive e reattive in un panorama lavorativo in rapida evoluzione. Le organizzazioni che adottano questo approccio corretto considerano l'analisi del posto di lavoro come una pratica continua, non come un progetto una tantum. Esaminano regolarmente i dati, apportano modifiche in base a quanto appreso e perfezionano continuamente il loro approccio. Il posto di lavoro continua a cambiare e l'analisi tiene il passo, trasformando l'ufficio da un centro di costo a una risorsa strategica.

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