Workplace analytics: una guida pratica per i team ibridi

Il Workplace analytics ti fornisce dati concreti su come viene effettivamente utilizzato il tuo spazio ufficio, così puoi prendere decisioni più intelligenti in merito a immobiliare, politiche ibride e pianificazione della capacità. Questa guida spiega cosa tracciano queste analisi del luogo di lavoro, come funziona e come usarlo per ridurre i costi e migliorare il tuo workplace ibrido senza congetture.

Che cosa sono le analisi sul posto di lavoro?

Il Workplace analytics è la pratica di raccogliere e analizzare dati su come i dipendenti utilizzano gli spazi ufficio, gli strumenti digitali e il tempo. Ciò significa che ottieni risposte concrete su ciò che sta realmente accadendo nel tuo ufficio, invece di affidarti a congetture o rapide ispezioni visive.

I dati provengono da sistemi di prenotazione, calendari, sensori e piattaforme HR. Queste fonti alimentano il software di workplace analytics che mostra modelli che non puoi vedere a occhio nudo. Ad esempio, potresti scoprire che una sala riunioni che pensavi fosse sempre occupata in realtà rimane vuota la maggior parte dei pomeriggi, o che il venerdì l'affluenza è la metà rispetto al martedì.

Queste informazioni ti aiutano a prendere decisioni migliori in merito a immobiliare, policy ibride e layout degli uffici. Invece di chiedere "Abbiamo abbastanza spazio?" puoi rispondere "Utilizziamo il 60% delle nostre scrivanie nei giorni di punta e il 25% il venerdì."

Quali dati tracciano le analisi del luogo di lavoro?

Il Workplace analytics acquisisce 4 tipi principali di informazioni. Ogni categoria risponde a domande diverse su come opera il tuo ufficio.

• L'utilizzo dello spazio monitora come le risorse fisiche vengono utilizzate durante il giorno. Ciò include l'occupazione delle scrivanie, le prenotazioni delle sale riunioni, il traffico di visitatori e le ore di punta. Si scopre se si hanno troppe scrivanie, troppo poche o semplicemente sufficienti per le proprie esigenze reali.
• ‍I modelli di collaborazione misurano come i team interagiscono tra loro. Il sistema analizza la frequenza delle riunioni, la durata, gli elenchi dei partecipanti e quali dipartimenti collaborano più spesso. Questo rivela se il layout del tuo ufficio si sposa bene con il modo in cui le persone collaborano effettivamente o crea attriti inutili.‍
• La distribuzione del tempo mostra come i dipendenti suddividono la giornata lavorativa tra diverse attività. Distingue tra tempo dedicato alle riunioni, al lavoro di concentrazione e ad altre mansioni. Questo ti aiuta a individuare potenziali rischi di burnout o a identificare se le persone trascorrono troppo tempo in riunioni che non servono a niente.‍
• I trend di presenza monitorano chi viene in ufficio, quando arriva e con quale frequenza. Puoi analizzare questi dati per team, dipartimento o sede per comprendere se la tua policy di lavoro ibrido viene seguita o ignorata.

La differenza fondamentale rispetto agli strumenti di sorveglianza è che il workplace data analytics utilizza informazioni aggregate e anonime. Il sistema mostra il comportamento di gruppo e le tendenze a livello di ufficio, non il tracciamento dei singoli dipendenti.

Come funziona il workplace analytics?

Il Workplace analytics segue un ciclo in 3 fasi che trasforma gli input grezzi in insight visivi. Questo processo viene eseguito continuamente in background senza richiedere l'inserimento manuale dei dati.

1. ‍La raccolta di dati estrae informazioni dalla tua impronta digitale esistente. Il sistema si connette a calendari come Outlook e Google Calendar, piattaforme di desk booking, lettori di badge, reti Wi-Fi, sensori IoT, e strumenti HRIS. Ogni volta che qualcuno prenota una scrivania o accede all'edificio, quell'azione diventa un punto dati.‍
2. Le analisi sfruttano degli algoritmi per elaborare queste informazioni e identificare modelli. Il software cerca tendenze come i giorni con la maggiore affluenza, le zone che rimangono vuote e come il comportamento di prenotazione cambia nel tempo. Il machine learning aiuta a individuare anomalie che potrebbero indicare un problema, come un calo improvviso nell'utilizzo delle sale riunioni.‍
3. L'attività di reporting genera una dashboard con grafiche facilmente comprensibili. Troverai informazioni sul tasso di utilizzo, i giorni di punta, le zone più trafficate e la domanda di risorse, illustrate con grafici e diagrammi. In questo modo sarà facile condividere dati con la direzione o con i team di facility management, anche senza una laurea in statistica.

Le piattaforme privacy-first impostano dimensioni minime dei gruppi prima di visualizzare qualsiasi dato. La maggior parte richiede almeno 5 persone in un gruppo prima di mostrare i risultati. Ciò impedisce a chiunque di identificare il comportamento individuale nei report.

Metriche di analisi del luogo di lavoro da misurare assolutamente

Tracciare le metriche giuste ti dice cosa sta realmente accadendo rispetto a ciò che presumi stia accadendo. Queste misurazioni costituiscono la base di qualsiasi strategia di workspace analytics.

• Tasso di utilizzo dello spazio: la percentuale di scrivanie o sale disponibili effettivamente utilizzate durante un periodo specifico
• Giorni di maggiore affluenza: i giorni in cui si registra un picco delle presenze (di solito, dal martedì al giovedì negli uffici ibridi)
• Tasso di no-show: quante scrivanie o sale prenotate rimangono inutilizzate dopo che qualcuno le ha riservate
• Rapporto scrivanie/dipendenti: quante scrivanie ti servono rispetto al numero totale di dipendenti
• Domanda di sale riunioni: quali sale sono costantemente sovra-prenotate rispetto a quelle che rimangono vuote
• Affluenza media: quante volte i dipendenti vengono in ufficio a settimana o al mese

Il tasso di utilizzo dello spazio è spesso la metrica più eloquente per le aziende che si avvicinano al workplace analytics. Molte organizzazioni scoprono di pagare per molto più spazio di quanto ne abbiano effettivamente bisogno. Un tasso di utilizzo inferiore al 50% suggerisce che potresti ridurre l'ingombro del tuo ufficio senza influire sull'employee experience. Il Workplace Utilization Index di XY Sense mostra che l'utilizzo globale degli uffici è attualmente in media del 43%.

I giorni di maggiore affluenza ti aiutano a pianificare la capacità. Se dal martedì al giovedì si raggiunge costantemente l'80% della capacità, mentre il lunedì e il venerdì si aggira intorno al 30%, sai esattamente quando hai bisogno della massima disponibilità di risorse.

Il rapporto scrivanie/dipendenti è cambiato drasticamente con il lavoro ibrido. Gli uffici tradizionali mantenevano un rapporto 1:1, assegnando a ogni dipendente la propria scrivania dedicata, sebbene i dati CBRE mostrino che solo il 40% delle aziende lo mantiene ancora. Gli uffici ibridi spesso operano in modo efficiente con rapporti più vicini a 0.6:1 o 0.7:1, il che significa 6-7 scrivanie ogni 10 dipendenti.

Vantaggi del workplace analytics per i team ibridi

Il workplace analytics elimina gli attriti nella gestione delle modalità di lavoro flessibili. I dati forniscono chiarezza che rende le operazioni ibride più fluide per tutti i soggetti coinvolti.

• Per ottenere un taglio ai costi immobiliari serve identificare gli spazi sottoutilizzati. Quando l'analytics mostra che hai bisogno solo del 60% del tuo ufficio attuale nei giorni di punta, puoi affittare uno spazio più piccolo. Ciò ti farà risparmiare su affitto, utenze, pulizia e manutenzione senza costringere nessuno a lavorare da casa controvoglia.
• ‍Una migliore pianificazione dello spazio si verifica quando definisci i layout in funzione dell'utilizzo effettivo anziché su ipotesi. Se i dati mostrano che i dipendenti faticano a trovare aree tranquille per la concentrazione, puoi trasformare delle zone di incontro sottoutilizzate in sale dedicate al lavoro di concentrazione. Se alcuni team prenotano sempre scrivanie vicine tra loro, puoi creare delle "neighborhood zones" per conciliare la loro collaborazione.‍
• Si possono prenderedecisioni migliori sulle policy ibride quando si riesce a vedere quali regole funzionano e quali creano problemi. L'analytics rivela se i giorni di ufficio obbligatori aumentano l'affluenza o se i dipendenti preferiscono venire in giorni specifici per una collaborazione spontanea. Puoi adattare le politiche basandoti sulle prove anziché sulle opinioni della direzione.‍
• Una migliore employee experience è il risultato di una maggiore visibilità data ai team per sapere quando i colleghi saranno in ufficio. Questa chiarezza aiuta le persone a pianificare la settimana in base alla possibilità di una collaborazione significativa di persona, invece di fare avanti e indietro per un lavoro che potrebbero svolgere senza spostarsi da casa.
• La definizione di un budget sulla base dei dati mette un termine alle illazioni nella pianificazione degli investimenti per l'ufficio. Sia che tu stia acquistando nuovi mobili, aggiornando la tecnologia o ridisegnando un piano, l'analytics assicura che tu spenda denaro dove aggiunge il massimo valore.

Il Workplace analytics per gli ambienti ibridi aiuta a bilanciare la flessibilità con le esigenze di collaborazione. L'ufficio diventa una destinazione in cui si vuole andare piuttosto che un obbligo vincolante.

Casi d'uso comuni per il workplace analytics

Le organizzazioni applicano il workplace analytics per risolvere sfide operative specifiche. Questi scenari mostrano come i dati si traducono in migliori decisioni gestionali.

1. ‍Il trasferimento o il ridimensionamento dell'ufficio richiede proiezioni accurate dello spazio. Prima di firmare un nuovo contratto di affitto, è possibile utilizzare l'analytics per determinare esattamente di quanti metri quadrati si ha bisogno. In questo modo si evita di affittare troppo spazio per una forza lavoro ibrida che si reca in ufficio solo 2-3 giorni a settimana.
2. L'applicazione del lavoro ibrido aiuta i team HR a capire se le politiche di presenza vengono rispettate nella pratica. Se si impongono 3 giorni a settimana in ufficio ma l'analytics mostra che la maggior parte dei team si reca in ufficio solo 1-2 giorni, si capisce che la policy necessita di aggiustamenti o di una migliore comunicazione.
3. La pianificazione della capacità per la crescita utilizza i dati attuali per prevedere le esigenze future. Le aziende in rapida crescita possono verificare se il loro spazio esistente può assorbire nuove assunzioni o se devono espandersi. Ciò aiuta a evitare il sovraffollamento nei giorni di punta senza acquisire immediatamente nuovi immobili costosi.
4. L'ottimizzazione delle sale riunioni ridistribuisce gli spazi in base alla domanda effettiva rispetto alla necessità percepita, la ricerca di Density mostra che l'utilizzo globale delle sale riunioni è in media solo del 30%. Se l'analytics mostra che le riunioni di 4 persone si svolgono costantemente in sale conferenze da 10 persone, è possibile convertire alcune sale grandi in spazi di riunione più piccoli. Ciò crea una maggiore capacità totale senza aggiungere metratura.
5. Il reporting sulla sostenibilità misura e riduce lo spreco energetico identificando piani o zone sottoutilizzate. La chiusura di aree specifiche nei giorni di scarsa affluenza, come il venerdì, può ridurre significativamente i costi di riscaldamento, raffreddamento e illuminazione, contribuendo al contempo gli obiettivi ambientali.

Considerazioni sulla privacy e sull'etica

La privacy è il fattore più importante quando si implementa il workplace analytics. I dipendenti si preoccupano della sorveglianza, quindi sono necessarie piattaforme che diano priorità alla privacy by design fin dall'inizio.

Le soglie di aggregazione garantiscono che i dati vengano visualizzati solo quando i gruppi soddisfano i requisiti minimi di dimensione. La maggior parte dei sistemi etici richiede almeno 5 persone in un gruppo prima di mostrare qualsiasi informazione. Ciò impedisce a chiunque di isolare le abitudini di un singolo individuo dalla tendenza del gruppo.

L'anonimizzazione elimina le identità individuali da tutti i report. Il sistema elabora i dati per mostrare che "il team Marketing" è in ufficio, non che "Sara del Marketing" è alla scrivania 42. Nomi, ID dipendente e altri dati personali non appaiono mai nelle dashboard di analytics.

GDPR e conformità sono fondamentali soprattutto per le aziende europee o con dipendenti europei. Le piattaforme che seguono rigorosi standard di protezione dei dati garantiscono che le informazioni siano ospitate in modo sicuro e elaborate secondo le normative. Cerca certificazioni come ISO 27001 e SOC2 che attestino le pratiche di sicurezza.

La trasparenza è la base di un rapporto di fiducia con il tuo team. I dipendenti dovrebbero sapere esattamente cosa viene tracciato e perché. Una comunicazione chiara sull'obiettivo – migliorare l'esperienza in ufficio, non monitorare le prestazioni individuali – previene ansia e resistenza.

La limitazione delle finalità significa che i dati dovrebbero essere utilizzati solo per informare le decisioni relative agli spazi. Non dovrebbero mai essere usati per valutazioni delle prestazioni, azioni disciplinari o per determinare promozioni. Quando i dipendenti si fidano del fatto che gli analytics servono il luogo di lavoro piuttosto che la sorveglianza, si impegnano più onestamente con i sistemi di prenotazione.

Un design orientato alla privacy incoraggia l'adozione degli strumenti di prenotazione e garantisce che i dati raccolti siano accurati e utili. Se i dipendenti temono il monitoraggio, eviteranno completamente il sistema, lasciandoti con informazioni incomplete.

Come scegliere il software di workplace analytics

Se scegli la piattaforma giusta otterrai insight utili senza creare nuovi oneri amministrativi. Il miglior software di workplace analytics bilancia dati completi con la semplicità.

La profondità di integrazione determina quanto agevolmente il sistema si integra nel tuo flusso di lavoro esistente. Cerca piattaforme che si connettano direttamente con MS Teams, Slack, Outlook, Google Calendar e strumenti HRIS come Personio o SAP. Quando i dati fluiscono automaticamente dagli strumenti che le persone già utilizzano, si ottiene una maggiore accuratezza senza inserimento manuale.

Gli standard di privacy sono non negoziabili per la protezione delle informazioni dei dipendenti. Verifica che le piattaforme offrano conformità al GDPR, opzioni di hosting nell'UE e certificazioni come ISO 27001 e SOC2. Queste credenziali dimostrano che il fornitore prende sul serio la sicurezza e segue le migliori pratiche del settore.

La facilità d'uso è importante perché i responsabili degli spazi di lavoro dovrebbero accedere agli insight senza il supporto IT. L'interfaccia dovrebbe essere sufficientemente intuitiva da permettere a chiunque di estrarre report e visualizzare dashboard in pochi clic. Sistemi complessi che richiedono formazione o conoscenze tecniche spesso rimangono inutilizzati.

Gli output che si traducono in azioni effettive sono ciò che fa la differenza tra le piattaforme utili da quelle che si limitano a visualizzare numeri. Cerca funzionalità che suggeriscano miglioramenti o automatizzino la gestione delle risorse basandosi sui trend di utilizzo. Ad esempio, alcuni sistemi possono ridurre automaticamente le scrivanie prenotabili nei giorni di bassa affluenza per risparmiare sui costi energetici.

La scalabilità garantisce che la soluzione cresca con la tua azienda. 50 o 5.000 dipendenti, gli analytics dovrebbero rimanere veloci e accurati. Chiedi ai fornitori informazioni sulle prestazioni per diverse dimensioni aziendali prima di prendere un impegno.

In che modo deskbird permette il workplace analytics

deskbird rende il lavoro ibrido semplice per i dipendenti e trasparente per il management. La piattaforma va oltre la semplice prenotazione per fornire un'intelligenza approfondita su come il tuo ufficio viene effettivamente utilizzato.

Dalle dashbord di analis complete vedrai in tempo reale i trend di occupazione, utilizzo e presenza, ma anche quali giorni sono più affollati e quali zone sono sottoutilizzate. Questi dati ti aiuteranno a prendere decisioni sicure sul dimensionamento ottimale del tuo portafoglio immobiliare.

Dynamic Spaces regola automaticamente le risorse prenotabili in base ai modelli di domanda. Se gli analytics mostrano che i venerdì hanno una bassa affluenza, il sistema può rendere disponibili meno scrivanie o chiudere zone specifiche. Ciò consente di risparmiare sui costi di pulizia ed energia senza richiedere l'intervento manuale dei team di facility management.

Delle integrazioni profonde con MS Teams, Slack e sistemi HRIS come Personio e SAP garantiscono alti tassi di adozione. È tutto più semplice quando gli utenti non devono cambiare strumento per fare una prenotazione. Ciò porta a dati più accurati che riflettono l'effettivo utilizzo dell'ufficio.

La sicurezza conforme al GDPR e certificata ISO 27001 protegge i dati del tuo workplace. Poiché deskbird è sviluppato e ospitato in Europa, segue rigorosi standard di privacy che mantengono le informazioni dei dipendenti al sicuro e anonime.

Con deskbird, abbiamo tutto quello che serve per far sì che le persone controllino i numeri di presenza in ufficio quando prendono decisioni sui loro giorni in ufficio o da remoto.
Giulia Pelia, Office Manager at Dermaceutic Laboratoire

Trasforma i dati del workplace in decisioni d'ufficio più intelligenti

I workplace analytics eliminano le congetture dalla gestione di un ufficio ibrido. Con dati accurati, puoi rendere il tuo ufficio più efficiente, ridurre i costi superflui e creare uno spazio di lavoro che le persone desiderano effettivamente visitare.

La giusta piattaforma di analytics trasforma il tuo ufficio da un centro di costo statico a un asset flessibile che si adatta alle esigenze del tuo team. Smetti di pagare per scrivanie vuote e inizia a investire in spazi che contribuiscono a una vera collaborazione.

deskbird fornisce gli insight di cui hai bisogno per gestire un workplace ibrido migliore. Combinando strumenti di prenotazione intuitivi con potenti analytics, ti aiutiamo a costruire una strategia per il workplace basata sulla realtà piuttosto che sulle ipotesi. Prenota una demo per scoprire come deskbird può aiutare la tua azienda a prendere decisioni sul workplace basate sui dati.