Come ridimensionare con successo lo spazio ufficio

La maggior parte degli uffici ibridi opera con un' occupazione del 40-60% in un dato giorno, il che significa che le aziende pagano per uno spazio che rimane vuoto per più della metà del tempo. Il ridimensionamento dello spazio ufficio non riguarda più il taglio dei costi in una crisi, ma l'allineamento del tuo patrimonio immobiliare con il modo in cui i dipendenti utilizzano effettivamente l'ufficio. Questa guida spiega come calcolare le tue reali esigenze di spazio utilizzando i dati di occupazione. Imparerai come riprogettare il tuo layout per la collaborazione. Spieghiamo anche come implementare strumenti di prenotazione scrivania che prevengono il caos quando le scrivanie sono limitate.

TL;DR

Il ridimensionamento dello spazio ufficio aiuta le aziende ibride a ridurre i costi immobiliari allineando lo spazio fisico con i modelli di utilizzo effettivi. Il successo dipende da decisioni basate sui dati, non da congetture.

Perché le aziende stanno ridimensionando lo spazio ufficio

In passato, le aziende consideravano la riduzione delle dimensioni dello spazio di lavoro come un segnale negativo. Alla base, c'erano di solito problemi finanziari o altre difficoltà. Oggi, il ridimensionamento dello spazio ufficio è una mossa standard che deriva dai nostri nuovi modi di lavorare.

Il cambiamento è significativo. Le recenti tendenze del lavoro ibrido mostrano che molte aziende hanno ridotto o prevedono di ridurre la loro impronta d'ufficio dal 2020. I fattori trainanti sono chiari:

Il lavoro ibrido ha cambiato il modo in cui i dipendenti utilizzano l'ufficio

Le modalità di lavoro flessibile sono ora uno standard per le organizzazioni che promuovono un approccio employee-centric e attraggono talenti. Ciò consente loro di assumere a livello globale e continuare a crescere senza cercare nuovi spazi ufficio.

L'utilizzo dello spazio di lavoro a livello mondiale è stimato intorno al 40%. La maggior parte degli uffici ibridi registra tassi di occupazione medi tra il 40-60% in un dato giorno. I giorni di punta, di solito dal martedì al giovedì, raggiungono il 70-80%. Lunedì e venerdì spesso scendono sotto il 30%. Le aziende pagano per uno spazio che rimane vuoto per la maggior parte del tempo.

I no-show peggiorano il problema. Anche quando i dipendenti prenotano le scrivanie, il 15-25% non si presenta. Senza sistemi di check-in, non puoi vedere la differenza tra spazio prenotato e spazio effettivamente utilizzato.

Il risparmio sui costi guida le decisioni strategiche

I manager CRE (Corporate Real Estate) si concentrano sull'ottimizzazione dei costi immobiliari. Ridimensionare l'ufficio è uno degli approcci più efficaci. Le organizzazioni possono spendere meno in affitto analizzando l'utilizzo dell'ufficio e riducendo le dimensioni delle strutture. Diminuiscono anche le spese per attrezzature d'ufficio, utenze e altri costi legati all'accoglienza quotidiana di tutti i lavoratori in sede.

E i risparmi sono considerevoli. Le aziende che ottimizzano le dimensioni dei loro uffici spesso riducono significativamente i costi immobiliari. In media, le aziende possono risparmiare 11.000 dollari per dipendente all'anno ottimizzando il loro spazio di lavoro ibrido.

Questo crea un'opportunità di reinvestimento. Il denaro risparmiato può finanziare un maggiore sviluppo della forza lavoro, una tecnologia migliore o servizi per l'ambiente di lavoro migliorati. Una scarsa esecuzione del ridimensionamento dello spazio ufficio può indebolire una cultura aziendale positiva. Se lo esegui bene, può aumentare il tuo budget per idee di team building o iniziative di benessere sul luogo di lavoro. Per maggiori idee per ridurre i costi d'ufficio, la chiave è trattare la riduzione dello spazio come un investimento strategico, non solo come un taglio delle spese.

Come calcolare le tue reali esigenze di spazio

Prima di ridimensionare, devi sapere quanto spazio utilizzi realmente. Quando ci si basa solo sulle supposizioni, si ottengono uffici scomodi e frustrazione per i dipendenti. Oppure ti ritrovi con spazi sovradimensionati che sono uno spreco di denaro. Con i dati non c'è spazio per le congetture.

Puoi calcolare i costi effettivi del tuo spazio ufficio utilizzando un approccio strutturato. Il processo richiede 4-8 settimane di raccolta dati. Vale la pena investire.

Metriche chiave da monitorare prima del ridimensionamento

Inizia misurando ciò che conta. Queste metriche ti forniscono le basi per una decisione di ridimensionamento difendibile:

La funzione di analytics di deskbird ti mostra chi lavora da dove e quali parti del tuo spazio di lavoro sono più utilizzate per ridurre i costi d'ufficio. I dati in tempo reale battono sempre le supposizioni.

Utilizzare gli analytics per giustificare la tua decisione

Ottenere il consenso interno è una delle maggiori sfide nel ridimensionamento. La finanza vuole prove. La direzione vuole fiducia. I dipendenti vogliono essere rassicurati.

I dati sull'utilizzo dello spazio ti forniscono tutti e tre. Mostra che il tuo ufficio ha una media del 45% di occupazione e picchi del 65%. Ridurre lo spazio diventa una scelta scontata. Dimostra che il 20% delle sale riunioni rappresenta l'80% delle prenotazioni. Saprai esattamente quali spazi vanno tenuti così come sono.

Costruisci il tuo business case con dati specifici: costo attuale per dipendente, costo previsto dopo il ridimensionamento, tempistica dei risparmi attesi e piani di reinvestimento. ILF Consulting Engineers Austria ha affrontato questa esatta sfida quando la rapida crescita ha reso limitato lo spazio d'ufficio mentre i dipendenti lavoravano in un modello ibrido. Implementando deskbird per gestire circa 800 postazioni di lavoro, hanno utilizzato dati di utilizzo dettagliati per identificare le reali esigenze dipartimentali. Il risultato: la direzione non ha più dovuto mediare le controversie sullo spazio e l'azienda ha scoperto di poter continuare a crescere senza incorrere in problemi di spazio.

Non ci sono più litigi e, attraverso tutte le analisi, abbiamo anche capito che in realtà abbiamo spazio sufficiente. Di fatto, potremmo continuare a crescere e le scrivanie probabilmente sarebbero comunque abbastanza. Ma siamo stati in grado di fare questa affermazione solo dopo aver utilizzato deskbird per esaminare attentamente l'occupazione delle scrivanie e valutare tutto in dettaglio

Josef P. Mayr, Managing Director at ILF Consulting Engineers Austria

Passi per ridimensionare il tuo spazio d'ufficio

Con i dati a portata di mano, sei pronto a dare indicazioni. Segui questi passi per ridimensionare senza interrompere le operazioni o la cultura.

Analizza l'utilizzo attuale del tuo spazio di lavoro

Il primo passo quando ridimensioni le tue strutture è analizzarne l'utilizzo attuale. Gli analytics dell'ambiente di lavoro rivelano queste informazioni e le abitudini lavorative del tuo personale.

Tieni d'occhio in particolare i no-show e la conformità al check-in. Se i dipendenti prenotano scrivanie ma non si presentano, i tuoi dati di prenotazione sovrastimano la domanda effettiva. Adotta delle regole per i check-in in modo da ottenere numeri accurati.

Usa strumenti come la planimetria interattiva di deskbird per vedere quali aree ricevono più traffico. Potresti scoprire che un piano è costantemente affollato mentre un altro è mezzo vuoto. Queste sono informazioni utili per agire.

Raccogli il feedback dei dipendenti sulle esigenze di spazio

I dati dell'ufficio sono fondamentali. Ma non è l'unico aspetto da considerare. Includere i tuoi colleghi in questo processo è fondamentale. Garantisce una transizione fluida verso un ufficio più piccolo. Conduci sondaggi, tieni discussioni di persona e analizza le loro esigenze e idee.

Hai bisogno di mantenere alcune scrivanie dedicate? Stanno utilizzando gli spazi di coworking? Quale attrezzatura o quali elementi dell'ufficio aumentano la loro produttività? Raccogliere queste informazioni ti aiuta a fare scelte intelligenti riguardo al nuovo layout.

L'obiettivo è la comprensione, non il consenso. Non accontenterai tutti. I dipendenti che si sentono ascoltati sono più propensi ad accettare il cambiamento.

Riprogetta il tuo layout per il lavoro ibrido

Quando ridimensioni, crea uno spazio di lavoro che corrisponda alle esigenze della tua azienda e della tua forza lavoro. Non dovrebbe creare stress e frustrazione.

Considera il tuo approccio alle postazioni di lavoro. L'hot desking significa postazioni completamente flessibili senza posti assegnati. Funziona bene per le aziende con bassa affluenza giornaliera. Il desk sharingassegna ai dipendenti aree o zone specifiche. È adatto a team che devono sedersi insieme in determinati giorni. Molte aziende utilizzano un approccio ibrido. Mantengono alcune scrivanie dedicate per i ruoli che ne hanno bisogno e scrivanie condivise per tutti gli altri.

Bilancia i tipi di spazio in base ai tuoi dati di utilizzo. Se le sale riunioni sono sovra-prenotate, aggiungine di più. Se le aree focus rimangono vuote, cambia la loro funzione. Crea un ambiente di lavoro condiviso che aumenti la felicità e la produttività dei dipendenti.

Gestisci attrezzature e documenti

Meno spazio d'ufficio significa meno spazio per mobili, attrezzature, documenti cartacei e altri beni aziendali. Puoi digitalizzare i tuoi documenti fisici, permettendoti di risparmiare spazio e ridurre gli e-waste. Per quanto riguarda mobili e attrezzature tecnologiche, hai diverse opzioni:

Di cosa tenere conto prima del ridimensionamento

Il lavoro ibrido è un dato di fatto

Alcune aziende sono ancora dubbiose sul futuro del lavoro ibrido. Credono che questa tendenza rallenterà. Le statistiche dicono il contrario. In una forza lavoro multigenerazionale, quasi 3 dipendenti su 10 rifiuterebbero una nuova opportunità di carriera se ciò richiede il ritorno a un modello di lavoro completamente in ufficio.

Millennials e Gen Z non considerano gli accordi di lavoro flessibile come un'opzione "che sarebbe bello avere". La flessibilità si classifica tra le loro massime priorità quando esaminano un'opportunità di lavoro. Senza la libertà di lavorare da qualsiasi luogo, spesso lasciano l'azienda o praticano il quiet quitting.

L'implicazione: puoi pianificare con fiducia un futuro ibrido. Lo spazio di cui hai bisogno oggi è probabilmente lo spazio di cui avrai bisogno tra 3-5 anni.

Proteggi la collaborazione e il legame del team

Quando riduci i tuoi metri quadrati, ripensa a come promuovere la collaborazione e il legame del team. La maggior parte dei dipendenti ha bisogno di incontrarsi di persona. Questo li aiuta a mantenere un senso di appartenenza e a sentirsi connessi all'azienda.

Con l'aumento del lavoro ibrido, lo scopo del luogo di lavoro è cambiato. I lavoratori non vanno in ufficio solo per lavorare. Vengono anche in sede per socializzare e condividere momenti con i colleghi. Possono discutere un progetto comune durante le riunioni o parlare di questioni personali durante la pausa.

Riprogetta il layout del tuo ufficio quando crei uno spazio di lavoro più piccolo. Un buon layout favorisce le interazioni umane, le relazioni autentiche e una cultura del posto di lavoro positiva. Dai priorità agli spazi che riuniscono le persone: aree riunioni confortevoli, zone sociali e spazi di lavoro collaborativi. Un ufficio più piccolo con il giusto layout può migliorare la connessione sul posto di lavoro.

Aiuta i dipendenti durante la transizione

Il lavoro ibrido è il modello più richiesto dai dipendenti. Ma alcune persone richiedono più tempo per adattarsi rispetto ad altre. Ridurre lo spazio ufficio è un altro passo e alcuni lavoratori potrebbero percepirlo come un segnale negativo.

La comunicazione è importante. Ascolta attivamente e rimani disponibile per i membri del team che faticano con questo cambiamento. Ascoltali, discuti eventuali paure o problemi e cerca di trovare soluzioni che rendano questa transizione fluida per tutti.

Tecnologia che rende il ridimensionamento efficace

Passare a uno spazio di lavoro più piccolo richiede una forte organizzazione. Non dovrebbe influire sul lavoro dei tuoi dipendenti o rendere i loro compiti più difficili. Quando le postazioni di lavoro sono limitate, la tecnologia giusta diventa essenziale.

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Sistemi di prenotazione di scrivanie e sale

Quando le postazioni di lavoro sono limitate, possono sorgere conflitti di pianificazione. L'uso della tecnologia di prenotazione scrivanie è diventato un must. Soluzioni come il software di prenotazione scrivanie aiutano i manager e i dipendenti a gestire il loro tempo in sede senza problemi.

La chiave è prevenire le "prenotazioni fantasma" dove le scrivanie appaiono occupate ma rimangono vuote. Senza requisiti di check-in, i dipendenti prenotano le scrivanie "casomai servisse" e poi lavorano da casa. Questo crea una scarsità artificiale che frustra i colleghi che vogliono venire in ufficio.

Un buon sistema di prenotazione scrivanie rilascia automaticamente le scrivanie non occupate. Se qualcuno non effettua il check-in entro un intervallo di tempo stabilito, la sua prenotazione si rende disponibile per altri. Questo mantiene l'accuratezza della disponibilità e massimizza il tuo spazio limitato.

Strumenti di pianificazione settimanale e coordinamento

Oltre alle prenotazioni individuali delle scrivanie, i team hanno bisogno di visibilità su chi viene in ufficio e quando. Un sistema di pianificazione settimanale aiuta i dipendenti a coordinare i loro giorni in ufficio con i colleghi.

Questo è tanto più importante in un ufficio piccolo. Quando lo spazio è limitato, vuoi evitare situazioni in cui un intero team si presenta lo stesso giorno perchè hanno bisogno di sedersi insieme. Gli strumenti di pianificazione consentono ai dipendenti di vedere gli orari dei loro colleghi e di allineare di conseguenza i propri giorni in ufficio.

In che deskbird ti aiuta a ridimensionare lo spazio ufficio

deskbird aiuta le aziende a ridimensionare i loro uffici con grande sicurezza. La piattaforma combina la prenotazione scrivanie, l'analisi dei dati e strumenti di coordinamento per far funzionare meglio gli spazi più piccoli.

Ecco come deskbird affronta le sfide principali del ridimensionamento:

L'Athena Institute presso la Vrije Universiteit Amsterdam ha affrontato una significativa sfida di spazio quando ha dovuto ricollocare 120 dipendenti in un edificio con solo 65 scrivanie flessibili. Usando deskbird, hanno raggiunto un tasso di adozione da parte degli utenti superiore al 90%, e il personale ha trovato gli analytics utili per promuovere giorni meno affollati e ottimizzare l'utilizzo dello spazio durante i periodi di punta. La transizione non solo ha migliorato la collaborazione, ma ha anche rafforzato i legami di squadra più del previsto.

Il successo della nostra transizione con deskbird dimostra che, con gli strumenti giusti, i dipartimenti e gli istituti all'interno delle università possono adattarsi a nuovi ambienti di lavoro, aprendo la strada a un utilizzo più efficiente ed efficace dei loro spazi e promuovendo una forza lavoro più connessa e coinvolta.

Lotte Snellenburg, Assistente di Direzione presso il VU Athena Institute della Vrije Universiteit Amsterdam

La piattaforma si integra con il tuo stack tecnologico per il workplace esistente e si adatta alla tua organizzazione. Sia che tu gestisca un piano o più edifici, deskbird fornisce le funzionalità di gestione dello spazio ufficio di cui hai bisogno.