Leadership del lavoro ibrido: come guidare efficacemente i team ibridi

Cos'è la leadership ibrida?

Leadership ibrida significa gestire persone che lavorano in luoghi diversi (e magari anche in orari diversi) in modo da mantenere tutti connessi e produttivi. Fondamentalmente, è uno stile di leadership costruito per la flessibilità che fonde i punti di forza e i requisiti della leadership in presenza e da remoto, con un'enfasi sulla promozione della connessione e sull'adattamento alle diverse esigenze di una forza lavoro ibrida per garantire la produttività e la coesione del team.

In che modo la leadership ibrida differisce dagli approcci tradizionali?

A differenza degli ambienti tradizionali in sede, i manager ibridi non possono fare affidamento sul fatto di andare in giro per l'ufficio per rimanere in contatto con i loro team. Questa difficoltà è uno dei motivi per cui solo il 15% dei manager si sente a proprio agio nel guidare team ibridi. Rispetto alla leadership in ufficio o solo da remoto, i leader ibridi devono superare ulteriori sfide che derivano dal lavoro flessibile. Questo include:

• Collaborazione e comunicazione,
• Calo del coinvolgimento e della connessione,
• Tendenza al micromanagement,
• Disuguaglianze dovute al presence bias,
• Sensazione di isolamento, e
• Rischi per la cybersecurity.

Competenze e qualità richieste per guidare team ibridi

Guidare team ibridi richiede un nuovo set di competenze e qualità di leadership. A causa delle intrinseche sfide del lavoro ibrido, i manager di team ibridi devono compiere scelte deliberate per garantire la visibilità, connessione e sostegno e mostrare forti capacità di comunicazione, empatia, flessibilità e inclusività.

1. Trasparenza e forti capacità di comunicazione

I manager di team ibridi devono esprimere le idee in un modo che sia facile da capire, sia tramite video, in un'e-mail o in un incontro faccia a faccia in ufficio. Questo significa essere concisi e pertinenti, ma anche lasciare aperta la porta al dialogo in modo che i membri del team si sentano inclusi nella conversazione.

2. Empatia

L'empatia nella leadership ibrida consiste nel comprendere veramente le sfide, le motivazioni e le prospettive del tuo team. Quando i manager guidano con empatia, le persone si sentono apprezzate e sostenute, il che rafforza il morale e l'impegno. Poiché il 70% del coinvolgimento del team è il risultato dell''approccio del manager, diventa chiaro quanto sia importante le leadership in questo contesto.

Ciò che trovo più importante nel New Work e nella New Leadership è l'interesse per il lato umano, ovvero la vicinanza e la connessione. Ciò significa interagire attivamente con i dipendenti in quanto manager, mantenere i contatti, chiedere come stanno, di cosa hanno bisogno, se serve loro aiuto.
– Nicole Kopp, Founder di GoBeyond

3. Flessibilità

Flessibilità significa essere pronti ad adattare il proprio stile manageriale, le proprie priorità e i processi a cui siamo abituati per soddisfare le esigenze in evoluzione e le differenze tra i membri del team. Rimanendo aperti a nuovi approcci, i manager possono mantenere i loro team produttivi e motivati nonostante le circostanze mutevoli.

4. Integrità

L'integrità è la chiave per infondere un clima di fiducia negli ambienti di lavoro ibridi. I team ibridi avranno fiducia nel loro manager solo se le parole corrispondono alle azioni. Solo quando i responsabili mantengono le promesse e agiscono con onestà possono rassicurare il loro team che possono fare affidamento sulla loro guida e sulle loro decisioni.

5. Inclusività

L'inclusività è una qualità fondamentale per i manager negli ambienti ibridi perché bisogna fare di tutto per assicurarsi che la voce di ogni membro del team venga ascoltata. I manager che hanno una mentalità che valorizza le diverse prospettive e che danno priorità all'inclusività creano un senso di appartenenza che guida l'engagement e la performance.

6. Ascolto attivo

Un manager di team ibridi che sa ascoltare presta attenzione, fa domande e mostra di apprezzare ciò che viene detto. È un modo efficace per costruire la fiducia e scoprire messaggi e segnali nascosti che altrimenti potrebbero essere trascurati.

7. Resilienza

I manager resilienti rimangono calmi, positivi e concentrati sulle soluzioni anche quando il lavoro ibrido è frenato da intoppi tecnologici o improvvisi cambiamenti di orario. Questo temperamento costante non solo aiuta a risolvere i problemi più velocemente, ma ispira anche fiducia nel tuo team.

Best practice per la leadership ibrida

Per guidare efficacemente un team ibrido, i manager devono seguire un approccio di leadership basato sui risultati e sulla gestione delle prestazioni, dare priorità alla comunicazione inclusiva e trasparente, fornire gli strumenti giusti, essere disponibili per i loro team e costruire attivamente connessione e cultura del team.

1. Segui un approccio di leadership basato sui risultati

La leadership basata sui risultati significa gestire e valutare i team in base ai risultati che forniscono piuttosto che al numero di ore trascorse davanti al computer, al luogo da cui lavorano o a quanto sono visibili al loro manager. In pratica, questo approccio implica la definizione di obiettivi e risultati chiari e la misurazione del successo del progetto in base ai risultati.

2. Mantieni la gestione delle performance nel tuo team ibrido equa e trasparente

La gestione delle performance in un team ibrido dovrebbe concentrarsi su ciò che le persone raggiungono, e non su quante ore lavorano in un giorno. Definisci obiettivi trasparenti e misurabili e mantieni le aspettative uguali sia per i membri del team da remoto che in ufficio. Organizza momenti di incontro regolari (non basta il bilancio annuale) per parlare dei progressi, condividere feedback e affrontare tempestivamente eventuali problemi che potrebbero trasformarsi in ostacoli.

3. Costruisci la fiducia nei team da remoto

Sii coerente nelle tue parole e azioni e trasparente riguardo alle tue decisioni. Mostra empatia per le diverse situazioni lavorative e crea opportunità regolari di comunicazione bidirezionale. Nutrire la fiducia dei dipendenti crea un più forte senso di connessione, alimenta la collaborazione e mantiene i membri del team coinvolti e fiduciosi nella direzione generale del team.

Nel caso di un modello di lavoro ibrido, fiducia e affidabilità sono valori particolarmente importanti. Devo avere la certezza che i miei dipendenti lavoreranno in modo affidabile a casa, anche senza avere il fiato sul collo.
- Nicole Kopp, fondatrice di GoBeyond

4. Rivedi la tua strategia di comunicazione

Adatta la tua strategia di comunicazione chiedendoti se la tua configurazione attuale sostiene davvero i tuoi flussi di lavoro, se le consegne sono chiare e se i dipendenti hanno accesso agli strumenti di comunicazione di cui hanno bisogno. Quando la comunicazione è chiara e coadiuvata dagli strumenti giusti, i team ibridi possono lavorare insieme in modo efficace, indipendentemente da dove lavorano.

5. Scegli la tecnologia al servizio delle esigenze della forza lavoro

Rivedi il tuo attuale stack tecnologico per assicurarti che permetta di raggiungere la stessa produttività da tutte le postazioni di lavoro e che sia facile da usare per tutti. La giusta combinazione di strumenti di comunicazione e gestione dei progetti e un sistema di prenotazione delle scrivanie che funziona bene può fare una grande differenza nell'efficienza ibrida.

6. Sii disponibile e dai priorità a un approccio incentrato sul dipendente

I manager ibridi devono essere disponibili in modo uguale sia per i dipendenti a distanza che per quelli in sede. I momenti di incontro regolari dimostrano che ti preoccupi del loro benessere e ti aiutano a capire come rendere il loro lavoro più facile ed efficace.

7. Rafforza i legami e la cultura del team ibrido

Per mantenere saldi i legami del team, è necessario compiere ulteriori sforzi per favorire la connessione. Una solida cultura aziendale abbinata a regolari attività di team (ad esempio, volontariato, escursioni o tornei di gaming) aiuta i dipendenti a costruire relazioni autentiche.

Suggerimenti per la comunicazione del team ibrido

Per migliorare la comunicazione del team ibrido, è necessario stabilire linee guida e aspettative chiare per gli standard di comunicazione e l'uso della tecnologia, rendere le riunioni ibride più inclusive per chi partecipa da casa, coordinare le giornate in ufficio in team e promuovere una cultura di feedback aperto.

• Definisci linee guida chiare: definisci i canali di comunicazione, i tempi di risposta e la buona condotta durante le riunioni nella tua policy di lavoro ibrido.
• Rendi le riunioni inclusive: assicurati che anche chi partecipa online sia coinvolto attivamente tramite controlli tecnici, strumenti condivisi e pari opportunità di parola.
• Coordina le giornate in ufficio: fa' in modo che gli orari dei team permettano loro di incrociarsi di persona per una collaborazione spontanea e relazioni più solide.
• Incoraggia il feedback: raccogli regolarmente i commenti, espressi durante una chiacchierata o in occasione di una campagna di sondaggi, per adattare la leadership e migliorare la team experience.

Come evitare il proximity bias attraverso una leadership ibrida inclusiva

Il proximity bias è un problema comune negli ambienti di lavoro ibridi. Si verifica quando i manager inconsciamente offrono più opportunità o riconoscimenti alle persone che vedono più spesso in ufficio. Questo può creare una cultura “a due livelli” in cui i dipendenti in ufficio ottengono incarichi migliori, più feedback e spesso anche promozioni più rapide. I leader possono prevenire il proximity bias applicando pratiche inclusive che garantiscano pari opportunità, riconoscimento e visibilità sia per i dipendenti remoti che per quelli in ufficio.

• Valuta in modo equo: basa riconoscimenti, valutazioni delle prestazioni e promozioni su output e impatto misurabili, non sulla presenza fisica.
• Bilancia il riconoscimento: verifica regolarmente se complimenti, feedback e incarichi di alto valore sono distribuiti equamente tra il personale remoto e quello in sede.
• Progetta riunioni inclusive: ricordati di coinvolgere per primi i partecipanti online, alterna i turni di parola e controlla i tempi di intervento per garantire che tutti si possano esprimere.
• Comunica intenzionalmente: condividi gli aggiornamenti per iscritto e attraverso più canali in modo che tutti i dipendenti abbiano pari accesso alle informazioni.
• Educa alla consapevolezza del bias: permetti ai manager e ai team leader di seguire delle formazioni sul bias inconscio e fornisci loro strumenti per individuare e correggere i comportamenti influenzati dalla vicinanza.

Come deskbird può aiutarti nella la gestione del team ibrido

deskbird aiuta a gestire team ibridi mettendo a disposizione di manager e dipendenti strumenti chiari per gli orari, per la prenotazione delle sale e la prenotazione delle scrivanie. Ma anche giornate coordinate in ufficio, strumenti per rispettare le policy e analisi sull'utilizzo dello spazio e sulle preferenze dei dipendenti.

1. Planning chiari per i team

Nei team ibridi, sapere chi è in ufficio e chi lavora da remoto è fondamentale. La funzione di programmazione settimanale di deskbird ti consente di vedere immediatamente dove sta lavorando ciascuno e quando, con notifiche in caso di modifiche ai piani in modo da poterti adeguare di conseguenza.

2. Prenotazione semplice degli spazi di lavoro

Un ufficio flessibile ha bisogno di un sistema di Desk Booking e Room Booking facile da usare. Con deskbird, i dipendenti possono prenotare le scrivanie, le sale riunioni o le risorse più adatte alle loro esigenze, come una scrivania in un angolo tranquillo, un posto nell'open space o un'area riunioni collaborativa.

3. Giornate coordinate in ufficio per i team

deskbird semplifica il coordinamento degli orari in modo che i membri del team possano venire negli stessi giorni per progetti che procedono meglio in presenza. Condividendo e visualizzando i giorni pianificati in ufficio, i team possono coordinarsi per aumentare la produttività e la connessione.

4. Gestione semplificata delle policy di lavoro ibrido

Guidare team ibridi implica anche monitorare se le policy aziendali relative ai giorni in ufficio e da remoto vengono rispettate e se le regole stabilite funzionano per tutti. Con le policy di lavoro ibrido di deskbird, i manager e i team leader possono definire facilmente le regole di presenza per i loro team, monitorare la conformità e approvare le modifiche al programma secondo necessità.

5. Analisi per comprendere l'utilizzo degli uffici e le preferenze dei dipendenti 

L'analytics di deskbird ti aiuta a capire esattamente come viene utilizzato il tuo spazio ufficio e a ottenere informazioni sul comportamento di prenotazione del tuo team. Puoi individuare modelli (ad esempio, un analista di dati che prenota sempre la stessa scrivania silenziosa nell'angolo) e apportare modifiche per migliorare il comfort, l'efficienza e l'esperienza complessiva dei dipendenti.

6. Risparmi sui costi che possono essere reinvestiti nel tuo team ibrido

deskbird aiuta le aziende a risparmiare grazie al lavoro flessibile: permette di ridurre lo spazio ufficio e di conseguenza di poter tagliare i costi di pulizia, utenze e manutenzione per le aree inutilizzate. Il denaro risparmiato grazie a un modello di lavoro ibrido può essere reinvestito per progetti, eventi o iniziative che promuovono il benessere dei dipendenti o il team building.

Conclusione: il lavoro ibrido richiede un nuovo tipo di leadership

Se vogliono avere successo in un ambiente ibrido, i manager devono trovare l'equilibrio tra flessibilità, struttura ed empatia e adattare il loro stile di leadership per soddisfare le esigenze di team che lavorano in luoghi e orari diversi. In contesti ibridi, la comunicazione, la fiducia e il benessere sono essenziali per il successo della leadership, così come gli strumenti e la tecnologia.

Gli strumenti giusti rendono la collaborazione più semplice, mantengono equo il monitoraggio delle performance e aiutano i manager a rimanere connessi senza fare micro management dei loro team. Nel prossimo capitolo, vedremo meglio quali sono i software per il lavoro ibrido e gli strumenti. Continua a leggere per scoprire come le soluzioni per il lavoro ibrido ottimizzano lo spazio, riducono gli attriti e aiutano ogni membro del team.