Come misurare il successo del lavoro ibrido: metriche, KPI e altro

Perché le metriche di successo del lavoro ibrido sono importanti

Il monitoraggio delle metriche del lavoro ibrido aiuta le aziende a comprendere meglio il successo del loro modello di lavoro ibrido (o il suo fallimento) e ad apportare le modifiche necessarie. Trasformano il concetto fumoso di successo del lavoro ibrido in un risultato tangibile e misurabile e mostrano se il lavoro ibrido ha l'impatto positivo previsto sull'organizzazione. Per valutare questo aspetto, dovrai esaminare diversi aspetti, tra cui:

• Risultati di business (ROI): il lavoro ibrido può aiutare le aziende a risparmiare grazie al taglio dei costi degli uffici, al miglioramento dell'utilizzo degli spazi e a una maggiore fidelizzazione dei dipendenti.
• Employee engagement: se messo in atto correttamente, il lavoro ibrido può aumentare l'employee engagement, la soddisfazione, la motivazione e il benessere dei dipendenti.
• Collaborazione e prestazioni: il lavoro ibrido coordinato aiuta i team a collaborare in modo più efficace. Il monitoraggio della qualità della collaborazione può mostrare se il lavoro ibrido consente un lavoro di squadra efficace o se crea dei silos.
• Equità e inclusione: stabilire metriche chiare aiuta a garantire che sia i dipendenti a distanza che quelli in sede abbiano lo stesso accesso alle informazioni, alle opportunità di carriera, ai riconoscimenti e alla formazione.
• Miglioramento continuo: monitorare i KPI giusti fornisce le informazioni necessarie per perfezionare le tue policy di lavoro ibrido, gli orari, le risorse e altro ancora.
• Allineamento strategico: definire e monitorare i KPI dell'hybrid work assicura che i tuoi obiettivi di lavoro ibrido siano direttamente collegati agli obiettivi della tua azienda e permette di realizzare un processo decisionale basato sui dati.

A mio avviso, se fatto bene, l'ibrido dà una spinta alla produttività. Mi aspetto che le aziende misurino metriche tattiche e a breve termine e metriche umane a lungo termine sempre più sostenibili. In questo modo si potrà avere un quadro ricco di dati sul modo in cui la produttività si manifesta nell'organizzazione ecome risultato del lavoro ibrido.
-Harriet Molyneaux, Consulente e Direttore non esecutivo di HSM

Come scegliere le metriche che contano davvero per il successo del lavoro ibrido

Quando si decide quali metriche monitorare, è meglio concentrarsi sui risultati piuttosto che sull'attività e scegliere un mix di dati quantitativi e qualitativi. Scegli metriche che non solo tengano traccia dell'efficienza a breve termine, ma che riflettano anche la cultura, la retention e l'esperienza complessiva dei dipendenti. La chiave per misurare il successo dell'hybrid work è scegliere metriche significative, facilmente misurabili e attuabili.

I comportamenti più importanti

• Inizia con uno scopo: definisci cosa significa successo nel lavoro ibrido per la tua azienda (ad esempio, maggiore produttività, engagement, collaborazione, benessere) e allinea le tue metriche con gli obiettivi aziendali e la employee experience.
• Coinvolgi la leadership e gli stakeholder chiave: la scelta delle metriche di lavoro ibrido richiede il coinvolgimento della C-Suite per garantire l'allineamento organizzativo e strategico e valutare l'importanza di ogni metrica.
• Misura i risultati, non l'attività: Concentrati sui risultati finali, sulla qualità del lavoro e sui progressi verso gli obiettivi. L'impatto reale deriva dai risultati, non dalla presenza.
• Trova l'equilibrio tra le metriche organizzative e dei dipendenti: monitora sia i risultati aziendali (ad esempio, il ROI e l'utilizzo degli spazi) sia i risultati relativi ai dipendenti (ad esempio, l'engagement o il benessere) per garantire che il lavoro ibrido rimanga sostenibile sia per l'azienda che per le persone.
• Non complicarti la vita: mantieni il numero di metriche tracciate gestibile e concentrati su un numero definito di KPI principali.
• Unisci misurazioni quantitative e qualitative: combina i dati quantitativi provenienti dai sondaggi con gli input qualitativi provenienti dai focus group e da altri canali di feedback.
• Effettua revisioni regolari: rivaluta e adatta regolarmente le metriche man mano che le tue pratiche ibride si evolvono.
• Adotta framework collaudati: utilizza modelli di hybrid leadership basati sui risultati, come ROWE (Results-Only Work Environment), come guida e incoraggia l'autonomia, responsabilizzando al contempo i team.
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Le cose da non fare assolutamente

• Evita di stressarti per la produttività: non misurare le battiture, i clic o la presenza tramite webcam. Queste metriche minano la fiducia e incoraggiano a "fare finta" piuttosto che una reale produttività.
• Non concentrarti sul presence tracking: le ore di connessione online, i cartellini timbrati o le metriche relative ai giorni in ufficio non riflettono l'impatto reale. Il successo dell'ibrido si basa sui risultati e sulla collaborazione, non sulla presenza fisica o digitale.
• Evita di misurare solo le performance: le vanity metrics (ad esempio, il numero di riunioni a cui si partecipa o i messaggi inviati) danno una falsa impressione di produttività. Invece, dai priorità alle metriche che dimostrano valore, come il completamento dei progetti, l'innovazione e l'impatto sui clienti.

Nella loro ricerca della produttività, molte aziende stanno esercitando pressioni per aumentare il numero di chiamate all'ora per i colleghi del contact center e riducendo la loro flessibilità di lavoro ibrido. E lo capisco: quando si adotta una visione tradizionale, a breve termine e commerciale della produttività, queste sembrano tutte buone decisioni. Allora perché queste tattiche non funzionano? Beh, penso che le metriche che le organizzazioni prendono in considerazione non rappresentino sempre il quadro completo della produttività.
— Harriet Molyneaux, Advisor e Non-Executive Director presso HSM

Come monitorare il successo del lavoro ibrido

Le metriche del lavoro ibrido dovrebbero combinare indicatori sia organizzativi che relativi ai dipendenti. I cinque elementi essenziali sono la produttività, l'engagement, la collaborazione, l'efficienza dei costi e la retention. Insieme, queste metriche forniscono una visione completa del fatto che le policy di lavoro ibrido stiano guidando la performance, aiutando i dipendenti e fornendo un valore reale per il tuo business.

1. Metriche di produttività del lavoro ibrido

La produttività è uno dei modi più chiari per vedere se la tua configurazione ibrida sta funzionando. Permette di verificare se i risultati stanno migliorando rispetto alle tradizionali modalità di lavoro in ufficio e se il tuo modello ibrido è sostenibile.

• Quantità e qualità degli output: monitora il volume prodotto tramite gli strumenti di progetto e verifica la qualità del lavoro attraverso feedback, recensioni o tassi di errore.
• Obiettivi raggiunti: misura i progressi rispetto agli obiettivi SMART (specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti, con scadenza temporale) per confronti equi tra le configurazioni ibride.
• Tasso di completamento dei progetti: confronta i progetti pianificati con quelli consegnati per individuare ritardi o blocchi.
• Ricavi o valore per dipendente: dividi i ricavi (o un'altra metrica di valore scelta) per il numero di dipendenti per vedere quanto efficientemente la tua forza lavoro sta trasformando l'impegno in risultati e profitti.
• Tempo di turnaround delle attività: osserva la velocità con cui le attività vengono completate dall'inizio alla fine e quanto efficacemente i dipendenti danno priorità e pianificano il loro tempo per vedere se le scadenze vengono rispettate senza stress.

Per me, la produttività ha volti diversi. Include le componenti tattiche che misuriamo attualmente, ma dobbiamo anche tenere conto della produttività sostenibile in modo più coerente, che è dinamica e influenzata da come le persone lavorano e si sentono.
—Harriet Molyneaux, Advisor e Non-Executive Director presso HSM

2. Metriche di engagement e benessere dei dipendenti nel lavoro ibrido

L'engagement e il benessere dei dipendenti ti dicono se le tue policy ibride stanno motivando le persone o le stanno facendo sentire disconnesse. Influenzano anche direttamente la produttività, la retention e il morale e, poiché il burnout è più difficile da individuare da remoto, hai bisogno di segnali chiari per riconoscerlo.

• Employee Net Promoter Score (eNPS): chiedi ai tuoi dipendenti se raccomanderebbero la tua azienda. Punteggi in aumento sono un segnale positivo, quelli in calo sono un campanello d'allarme.
• Partecipazione alle iniziative: tieni traccia del coinvolgimento durante i corsi di formazione, sondaggi o eventi. Un impegno costante è un segno di connessione, se in calo indica distacco.
• Indicatori di energia e stress: indaga su motivazione, stress e sovraccarico digitale e utilizza questi risultati per prevenire il burnout con strumenti di benessere.
• Assenteismo ed equilibrio tra vita privata e lavoro: monitora le tendenze dei congedi per malattia, dei periodi di vacanza e degli straordinari. Se le persone non si prendono del tempo libero o fanno molte ore di lavoro, potrebbe esserci un problema.

3. Metriche di collaborazione e comunicazione ibrida

La collaborazione e la comunicazione possono decretare il successo o il fallimento del lavoro ibrido, quindi monitora se i team si stanno connettendo veramente, condividendo conoscenze e utilizzando gli strumenti in modo efficace. Le metriche giuste mostrano se riunioni, strumenti e flussi di lavoro guidano i risultati o se creano solo attriti aggiuntivi e occupano tempo prezioso nei calendari dei dipendenti.

• Qualità e coinvolgimento delle riunioni: non limitarti a guardare la semplice partecipazione. Chiedi se i dipendenti contribuiscono, se vengono prese decisioni e se le riunioni portano all'azione.
• Adozione e utilizzo degli strumenti di collaborazione: verifica se i tuoi team utilizzano spesso gli strumenti di lavoro ibrido. I modelli di utilizzo ti dicono se gli strumenti consentono una collaborazione senza interruzioni.
• Collaborazione tra team: misura i progetti congiunti, i file condivisi e la titolarità delle attività per individuare distacco o collaborazioni efficaci.
• Connessioni manager-dipendente: controlla con quale frequenza i manager organizzano riunioni individuali per mantenere un forte allineamento, accompagnamento e coinvolgimento tra le varie sedi.
• Condivisione della conoscenza: valuta i contributi alle piattaforme o ai forum di conoscenza condivisa. La condivisione attiva mostra che le informazioni vengono condivise volentieri.

4. Metriche di efficienza dei costi e di utilizzo degli spazi

Il lavoro ibrido è la tua occasione per tagliare i costi e ottimizzare lo spazio ufficio. Monitorando quanto spazio stai utilizzando, come viene utilizzato e quanto costa, puoi allineare la tua impronta alla domanda reale e risparmiare.

• Spazio per dipendente: dividi la superficie totale dell'ufficio per il numero di dipendenti per determinare quanto spazio è occupato da ciascuna persona.
• Distribuzione della presenza in ufficio: controlla quanti giorni i dipendenti trascorrono in ufficio rispetto al lavoro da remoto.
• Tassi di occupazione e utilizzo: confronta la capacità dell'ufficio con i livelli di occupazione effettivi per vedere quanto efficacemente viene utilizzato lo spazio, compresi i tassi di occupazione giornalieri e l'utilizzo medio di picco.
• Popolarità dello spazio di lavoro: scopri quali scrivanie, sale o aree vengono utilizzate maggiormente per fare dei cambiamenti nel tuo layout dell'ufficio.
• Costo immobiliare per dipendente: calcola i costi immobiliari totali (affitti, utenze, manutenzione) divisi per il numero di dipendenti per capire il costo della fornitura di uno spazio fisico per persona.
• Risparmio complessivo sui costi: misura il risparmio sui costi derivante da superfici minori, consolidamenti o strategie di lavoro flessibile. Secondo CBRE, le opportunità di ottimizzazione degli spazi legate al lavoro ibrido possono portare a un risparmio tra il 10% e il 50%. Prova il nostro calcolatore dello spazio ufficio per configurare il tuo spazio di lavoro e determinare quanto potresti risparmiare ogni mese utilizzando deskbird.

5. Metriche di fidelizzazione e turnover dei dipendenti

La fidelizzazione e il turnover ti mostrano se il tuo modello ibrido è coinvolgente o se allontana i tuoi dipendenti. Insieme, mostrano se le tue politiche promuovono la stabilità, soddisfano le esigenze dei dipendenti e accompagnano la crescita a lungo termine. Confrontare le tendenze prima e dopo l'attuazione del lavoro ibrido ti dà una chiara comprensione del se il lavoro ibrido sta funzionando o meno per i tuoi team.

• Turnover volontario: la percentuale di dipendenti che si dimettono entro un determinato periodo di tempo. Le dimissioni in aumento sono un chiaro segnale di insoddisfazione, mentre i tassi stabili o in calo mostrano che i dipendenti sono soddisfatti dell'impostazione.
• Fidelizzazione dei dipendenti ad alte prestazioni: controlla se i migliori professionisti restano. Se molti professionisti talentuosi se ne vanno, il danno sarà maggiore rispetto al turnover generale.
• Anzianità media dei dipendenti: se i tuoi dipendenti maturano poca anzianità, potrebbe voler dire che il livello di distacco è alto, non c'è allineamento culturale o che le sfide del lavoro ibrido sono troppe.
• Fidelizzazione dei nuovi assunti dopo un anno: i tassi a un anno mostrano se l'onboarding e l'integrazione nelle configurazioni ibride funzionano bene o no.
• Intenzione dei dipendenti di rimanere in azienda: v valuta tramite sondaggi la probabilità che i tuoi dipendenti rimangano. Se cogli i segnali precoci di distacco, potrai prevenire picchi di turnover.

ROI del lavoro ibrido: esempi reali e benchmark

Il ROI del lavoro ibrido si misura al meglio attraverso KPI chiari che mostrano come la flessibilità influisce sulla performance aziendale e sulla employee experience. Le aziende che monitorano spesso il successo dell'ibrido registrano una crescita dei ricavi, risparmi, aumento della produttività, maggiore benessere e una retention più forte. Confrontando questi esempi reali, puoi fissare obiettivi realistici, misurare i progressi e dimostrare il valore del tuo modello ibrido.

• Le aziende con team dislocati in diverse sedi (ad es. casa, ufficio, sedi dei clienti) hanno maggiori probabilità di crescere più velocemente. Il 35% delle organizzazioni ibride ha registrato una crescita dei ricavi superiore al 10%, rispetto al solo 28% di quelle non ibride.
• In un sondaggio del 2025 tra i CEO, il 79% dei manager ha affermato che il lavoro ibrido ha ridotto i costi, il 72% ha riportato una migliore produttività e il 71% ha affermato che ha contribuito ad attrarre e fidelizzare i migliori talenti.
• L'85% dei dipendenti ibridi afferma che questa configurazione migliora il loro benessere, un indicatore strettamente legato alla motivazione e alla performance a lungo termine.
• Le configurazioni ibride aiutano i team a rimanere integri e connessi. Il 69% dei datori di lavoro afferma che la retention è migliorata dopo aver messo in atto il lavoro ibrido, in particolare in configurazioni che prevedono solo un giorno in ufficio a settimana, che hanno visto un aumento fino al 41% nella retention.

Il ruolo degli strumenti digitali nel monitoraggio del successo del lavoro ibrido

Gli strumenti digitali trasformano il lavoro ibrido da una congettura a una strategia. Forniscono dati e informazioni necessarie per capire se la tua configurazione sta funzionando, dove sono necessari aggiustamenti e come prendere decisioni più intelligenti su spazio ufficio, orari e policy. Piattaforme come deskbird rendono le informazioni fruibili attraverso analytics e integrazioni semplici.

• Hybrid office analytics: con le funzionalità di analytics di deskbird, puoi monitorare l'utilizzo quotidiano dell'ufficio, vedere quali scrivanie o sale sono più/meno utilizzate e associare gli immobili alla domanda effettiva.
• Hybrid Scheduling analytics: monitora i modelli di presenza, bilancia la domanda di ufficio durante la settimana e verifica la conformità alle policy.
• Integrazione HRIS e sensori: deskbird si integra perfettamente con gli strumenti che stai già utilizzando. Sincronizza i dati sulle assenze dal tuo HRIS, calendari e sistemi di ingresso per combinare le informazioni provenienti da diversi strumenti e monitorare le tue metriche in modo più efficace.

Il successo del lavoro ibrido si basa sulla misurazione di ciò che conta davvero

Il lavoro ibrido non può basarsi sull'istinto. Hai bisogno di metriche significative come la produttività, l'engagement e la collaborazione per trasformare il “successo ibrido” in informazioni chiare e fruibili sia per le tue persone che per il tuo business. Un mix equilibrato di dati quantitativi e qualitativi rivela dove migliorare e come adattarsi. Ancora più importante, l'ibrido non riguarda il monitoraggio della presenza, ma la realizzazione di un ottimo lavoro ovunque. Quando le tue metriche lo riflettono, dimostri il valore del lavoro ibrido e lo rendi sostenibile a lungo termine.