Die beste Desk Sharing Software 2026

Einführung

Desk Sharing Software hilft hybriden Unternehmen, gemeinsam genutzte Schreibtische klar und souverän zu verwalten. Die besten Lösungen legen den Fokus auf die Mitarbeitenden und sind datengestützt. Sie bieten eine schnelle Arbeitsplatzbuchung, Echtzeit-Transparenz fürs Büro, Automatisierung und Workplace Analytics, die hybrides Arbeiten vereinfachen.

Entscheide dich für eine Desk-Sharing-Plattform, die einfach zu bedienen ist, sich in deine bestehenden Tools integrieren lässt und dir zuverlässige Arbeitsplatzdaten zur Verfügung stellt, um Büroflächen gezielt zu optimieren. deskbird ist in dieser Kategorie führend, da es intuitives Desk Sharing mit detaillierten Dateneinblicken in deinen Arbeitsplatz kombiniert.

Warum eine Desk-Sharing-Plattform?

Desk Sharing unterstützt moderne Arbeitsplätze, bei denen der Mensch im Mittelpunkt steht. Aber du kannst Desk Sharing nicht mit Tabellenkalkulationen betreiben. Du brauchst ein System, das zuverlässig und reibungslos funktioniert und speziell für hybride Teams entwickelt wurde. Die richtige Plattform wird zu einer Single Source of Truth, wo die Arbeit stattfindet. Wenn sie gut implementiert ist, kannst du die folgenden Vorteile erzielen.

Vorteile für mehr Effizienz am Arbeitsplatz

• Geringere Bürokosten: Nutze die verfügbaren Flächen nach tatsächlichem Bedarf statt nach einer festen Sitzordnung. Desk Sharing kann bis zu 30 % der Bürokosten einsparen, vor allem aufgrund des geringeren Platzbedarfs, da nicht alle Beschäftigten gleichzeitig im Büro sein müssen.
• Auswirkungen auf Büroflächen und -gestaltung: Mit genauen Daten für die Planung können Facility und Office Manager:innen ihre Arbeitsplätze bewusst gestalten und optimieren.
• Geringere Betriebskosten: Wenn es gut umgesetzt wird, führt ein hybrides Modell mit Desk Sharing zu einer effizienteren Ressourcenverteilung für Reinigung und Energieverbrauch.‍
• Geringere IT- und Pendelzuschüsse: Langfristig wird die Desk Sharing Software die IT- und Pendelkosten senken, was die Kosteneffizienz dieses Ansatzes weiter erhöht.

Vorteile für das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeitenden

• Höhere Produktivität: Es wird geschätzt, dass gut koordiniertes hybrides Arbeiten mit Desk Sharing die Produktivität um bis zu einem Tag pro Woche steigern kann.‍
• Mehr Flexibilität: Die Beschäftigten können ihre Arbeitstage im Büro selbst bestimmen und haben so die Freiheit zu entscheiden, wo und wie sie arbeiten.
• Stärkeres Zugehörigkeitsgefühl: Bürotage mit effizienten Desk Sharing Workflows sorgen dafür, dass sich die Teams im Büro nicht zufällig, sondern mit Absicht treffen. Das mindert das Gefühl der Einsamkeit und der Unzufriedenheit und steigert die Zufriedenheit der Beschäftigten.
  

Wie du 2026 die passende Desk Sharing Software auswählst

Die kurze Antwort ist, dass sich deine Desk Sharing Software unsichtbar anfühlen sollte. Mit der richtigen Plattform sollte es einfach sein, einen Schreibtisch in Sekundenschnelle zu buchen, die Raumnutzung auf einen Blick zu sehen und die Software ohne Kopfschmerzen in dein bestehendes technisches System zu integrieren.

Auf welche Kriterien sollte man bei einem Desk-Sharing-System achten?

• Einfache, schnelle Arbeitsplatzbuchung: Die Mitarbeitenden brauchen ein übersichtliches, mobiles Erlebnis mit Filtern und interaktiven Gebäudeplänen, die das echte Büro widerspiegeln.
• Detaillierte Analytics: Admins brauchen Informationen über den Arbeitsplatz, wie etwa Belegungsraten, Buchungstrends und Spitzentage im Büro, damit sie Layouts optimieren und ungenutzte Flächen reduzieren können.
• Automatisierte Check-ins: Leistungsstark, um ungenutzte Buchungen und ungenaue Daten zu vermeiden. Entscheide dich für Sensoren, QR-Codes oder kalenderbasierte Check-ins.
• Integrationen, die funktionieren: Die beste Software verbindet deinen gesamten Tech Stack mit minimalem IT-Aufwand. Zu den unverzichtbaren Integrationen gehören MS Teams, Outlook, Slack sowie Google Workspace und Calendar.
• Moderne, intuitive Benutzeroberfläche: Eine Plattform, die einfach zu navigieren und zu bedienen ist, macht das Buchen und Verwalten von Arbeitsplätzen und Räumen für alle mühelos, verbessert die Nutzerakzeptanz und minimiert langfristig den Bedarf an IT-Support.
• Funktionen für Social Events: Hybrides Arbeiten ist auf persönlichen Kontakt und Austausch ausgelegt. Die besten Tools ermöglichen es, zu sehen, wer wann im Büro ist und welche Plätze die Teamkolleg:innen gebucht haben.
• Besuchermanagement und Raumverwaltung: Bei der Zusammenarbeit im Büro geht es nicht nur um die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen. Finde eine Plattform, mit der du Meetingräume buchen und Besucher:innen verwalten kannst, um ein komplettes Workspace-Erlebnis zu haben.
• Datenschutz und Sicherheit: Sicherheitsstandards auf Enterprise-Niveau wie ISO 27001 und DSGVO-konforme Workflows sind für eine moderne Desk-Sharing-Plattform essenziell.

Liste der besten Desk Sharing Software Anbieter 2026

1. deskbird

‍

deskbird zeichnet sich als eine Desk-Sharing-Plattform aus, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht und die speziell für hybride Unternehmen gemacht ist. Mitarbeitende können mithilfe eines visuellen Gebäudeplans sehen, wo ihre Teammitglieder sitzen werden, in Sekundenschnelle einen Schreibtisch auswählen und buchen und mühelos einchecken, wenn sie im Büro ankommen. Gleichzeitig erhalten Workplace und Facility Manager:innen Echtzeit-Einblicke in die Schreibtischauslastung, die No-Show-Rate und die Anwesenheitsmuster der Teams, sodass sie gemeinsam genutzte Schreibtische nicht einfach nur „bereitstellen“, sondern sie zielgerichtet, datengestützt und unter Berücksichtigung der Unternehmenskultur verwalten können.

Im Backend fügt sich deskbird mit minimalem Aufwand in deinen bestehenden Tech Stack für hybrides Arbeiten ein. Es lässt sich in Kalender-Tools, HR-Systeme, SSO und Zutrittskontrollen integrieren, sodass die IT-Abteilung keine Systeme neu aufbauen muss und die Mitarbeitenden sich nicht in einen völlig neuen Workflow zurechtfinden und separat geschult werden müssen. Mit Analytics-Dashboards, die zeigen, wie viele Schreibtische an welchem Tag genutzt wurden, welche Etagen nicht ausgelastet sind und wo du Flächen zusammenlegen könntest, kannst du intelligentere Immobilienentscheidungen treffen und eine Hybrid-First-Kultur unterstützen, die einfach skalierbar ist.

Preisgestaltung von deskbird

deskbird bietet ein kostenloses Starterpaket für bis zu 15 User und einen Bürostandort, das alle Kernfunktionen umfasst. Kostenpflichtige Pakete beginnen bei 2,50 €/User/Monat und können mit Add-ons für Raumbuchung, Besuchermanagement und Benutzerverwaltung ergänzt werden.

deskbird ist unglaublich benutzerfreundlich und intuitiv und macht es unserem Team leicht, Schreibtische und Meetingräume effizient zu buchen. Die Echtzeit-Verfügbarkeitsfunktion stellt sicher, dass wir immer die aktuellsten Informationen haben, was das Risiko von Doppelbuchungen reduziert.
deskbird-Review auf G2

2. Robin

Robin bietet Desk-Sharing- und Hot-Desking-Funktionen als Teil seiner umfassenderen Workplace-Management-Plattform an. Benutzer:innen können einen interaktiven Grundriss durchsuchen, einen Schreibtisch vor der Ankunft reservieren und überprüfen, wer sonst noch im Büro ist. Das System bietet außerdem Analysen zur Schreibtischauslastung und Bürobelegung, die Manager:innen helfen können, datengestützte Entscheidungen über gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche zu treffen.

3. OfficeRnD

OfficeRnD Workplace unterstützt Desk Sharing, indem es Mitarbeitenden ermöglicht, über mobile oder Web-Apps Shared Desks über visuelle Grundrisse auszuwählen. Es lässt sich auch in bestehende Systeme (Microsoft 365, Google Workspace) integrieren und bietet Analysen zu Nutzungsmustern gemeinsam genutzter Schreibtische, wodurch Unternehmen die Leistung ihrer Hybrid-Workspace-Initiativen verfolgen können.

4. Skedda

Skedda zielte ursprünglich auf die Buchung von gemeinschaftlich genutzten Bereichen (Fitnessstudios, Labore) ab und bietet jetzt Funktionen zur Buchung von Schreibtischen und Ressourcen für Büros und hybrides Arbeiten. Es könnte für Organisationen attraktiv sein, die ein einfacheres, kostenbewusstes Tool suchen, obwohl die Tiefe der Workplace Analytics, die Check-in-Automatisierung und die Funktionen zur Teamkoordination einigen Benutzer:innen im Vergleich zu anderen Plattformen möglicherweise begrenzter erscheinen.

5. Tactic

Tactic ist auf die Verwaltung von hybriden Arbeitsumgebungen mit Desk Sharing als zentraler Funktion zugeschnitten. Mitarbeitende können Schreibtische reservieren, nach Standort oder Teamzone filtern und sehen, wer sonst noch kommt, um sich abzustimmen. Die Plattform liefert außerdem Echtzeit-Auslastungsdaten und unterstützt neben den Buchungsabläufen für Shared Desks auch die Besucherverwaltung und das Workspace Management.

Desk Sharing Software einführen Schritt für Schritt

Beginne damit, zu verstehen, wie dein Team das Büro tatsächlich nutzt, und bereite es auf die bevorstehende Veränderung vor. Eine erfolgreiche Einführung von Desk Sharing erfordert eine sorgfältige Planung und ein besonderes Augenmerk auf sowohl Logistik als auch Mitarbeitende.

Hier sind die wichtigsten Schritte, um einen reibungslosen Übergang und eine effektive Umsetzung zu gewährleisten.

1. Systemprüfung und Anforderungsdefinition: Verschaffe dir zunächst ein klares Bild davon, wie deine Bürofläche derzeit genutzt wird. Frage dich zum Beispiel: Wie viele Schreibtische können wir unterbringen? Wie sieht der aktuelle Buchungsprozess aus, falls es einen gibt? Überprüfe das Verhältnis von Schreibtischen zu Mitarbeitenden und ermittle Reibungspunkte wie Doppelbuchungen, eingeschränkte Sichtbarkeit oder geringe Akzeptanz.
2. "Must-have"- und "Nice-to-have"-Kriterien: Brauchst du visuelle Gebäudepläne? Automatische Check-ins? Eine Outlook- oder Teams-Integration? Wenn du diese Anforderungen frühzeitig festlegst, hast du eine gute Grundlage für die Auswahl des richtigen Tools.
3. Zustimmung im Team: Hol dir von Anfang an die richtigen Leute mit ins Boot. Dazu gehören IT, HR, Workplace und Office Manager:innen sowie Teamleiter:innen. Lege Zeitpläne sowie klare Regeln und Erwartungen für die Arbeitsplatzbuchung fest. Zum Beispiel, wer Vorrang hat, wie weit im Voraus gebucht werden muss und was ein "nicht aufgeräumter Schreibtisch" bedeutet. Lege diese Protokolle als Teil einer Hybrid-Work-Regelung fest, damit jeder versteht, wie dein neues System eine reibungslose und respektvolle Shared-Workspace-Kultur unterstützt.
4. Pilotprojekt: Ziehe einen kleinen Pilotversuch mit einer Abteilung oder einem Standort in Betracht, um zu sehen, wie das Tool in der Praxis funktioniert. Nutze die Erkenntnisse, um Einstellungen anzupassen, Arbeitsabläufe zu optimieren und Widerstände oder Unklarheiten zu beseitigen.
5. Einführung und Training: Wenn du für die vollständige Implementierung bereit bist, solltest du die Lösung unternehmensweit ausrollen, ohne deine Mitarbeitenden damit allein zu lassen. Stelle Schnellstartanleitungen, kurze Einführungen, FAQs und klare Supportkanäle zur Verfügung. Je einfacher du die Einführung gestaltest, desto schneller wird die Lösung genutzt und desto reibungsloser läuft alles ab.‍
6. Überwachung und Optimierung: Ein Desk Sharing Tool ist kein System, das man einfach so einrichtet. Analysiere die Schreibtischnutzung, No-Shows und die Flächenauslastung und nutze die Daten, um deine Richtlinien zu verfeinern, die Berechtigungen anzupassen oder sogar die Zonen und Grundrisse neu zu konfigurieren. Mit anderen Worten: Betrachte deine Desk-Sharing-Plattform als ein Arbeitsmittel, das sich mit deinem Unternehmen weiterentwickelt.

Die Zukunft von Desk Sharing

Mit der richtigen Software wird Desk Sharing intelligenter, nicht nur kostengünstiger. Zukunftsorientierte Plattformen prognostizieren die Schreibtischnutzung mithilfe von KI, verbinden sich mit Sensoren, um die Echtzeitverfügbarkeit anzuzeigen, und ermöglichen es dir, Grundrisse dynamisch anzupassen. Sie unterstützen personalisierte Erlebnisse (z. B. gespeicherte Präferenzen für Schreibtischhöhe oder technische Einrichtung) und verbessern das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, indem sie flexible Bereiche anbieten, die auf Konzentration, Zusammenarbeit oder Erholung ausgerichtet sind.

Sie machen die Büroflächenplanung auch nachhaltiger: weniger ungenutzte Schreibtische, geringere Immobilienfläche, intelligentere Materialien und bessere Energienutzung. Hybrides Arbeiten ist nicht nur Homeoffice vs. Büro, sondern es geht um vernetzte, anpassungsfähige Arbeitsplätze, die wirklich widerspiegeln, wie Menschen heute arbeiten und morgen arbeiten wollen.

Für dich als Entscheidungsträger:in bedeutet das, dass du dich für eine zukunftssichere Desk-Sharing-Lösung entscheiden musst, die nicht nur ein Buchungstool ist, sondern eine Plattform, die Flächen, Technologie und Unternehmenskultur für hybrides Arbeiten aufeinander abstimmt.

‍

Disclaimer

Die in diesem Artikel aufgeführten Softwarelösungen sowie die entsprechenden Preise und Funktionen basieren auf öffentlich zugänglichen Informationen (Stand: 17.11.2025) und unserer eigenen Einschätzung und können sich jederzeit ändern. Alle Angaben sind ohne Gewähr. Sollte etwas falsch abgebildet sein, kontaktiere uns bitte hier.

‍