Die beste Space-Management-Software 2026

Workplace Management in hybriden Büros

Hybriden Büroräumen ohne die richtige Software zu verwalten, ist wie ohne GPS durch die Großstadt zu fahren: technisch machbar, aber nervig und ineffizient. Egal, ob du deine Mietkosten senken, die Zusammenarbeit im Team verbessern oder einfach nur wissen willst, wie deine Büroräume wirklich genutzt werden – die richtige Space-Management-Software macht den Unterschied.

Dieser Leitfaden bringt Klarheit. Wir schauen uns die besten Tools an, erklären den Unterschied zwischen guten und großartigen Tools und geben dir praktische Tipps, damit du die richtige Entscheidung für dich treffen kannst – ob kleines Start-up oder Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitenden.

Was eine Space-Management-Software ist (und was nicht)

Hier fängt bei vielen schon die Unsicherheit an: Denn „Space-Management-Software“ ist keine einzelne Kategorie, sondern ein Oberbegriff, der mehrere verschiedene Funktionen abdeckt. Wenn du das verstehst, vermeidest du teure Investitionen in das falsche Tool.

Kategorie Raumverwaltung

1. Raumplanung und -zuweisung

Tools, die sich damit beschäftigen, wie Räume gestaltet und zugewiesen werden: Erstellung von Grundrissen, Verwaltung von Umzügen/Ergänzungen/Change Management, Szenarioplanung und Raumstandards. Diese Tools lassen sich oft in CAD/BIM-Systeme integrieren und helfen Immobilien- und Facility-Teams bei der Verwaltung großer Portfolios.

Beispiele: SpaceIQ, OfficeSpace, Archibus.

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2. Reservierungen & Buchungen

Diese Plattformen beschäftigen sich damit, wer wann Räume nutzt: Schreibtischbuchung, Raumplanung, Parkplätze, Besuchermanagement. Der Fokus liegt auf der Mitarbeitererfahrung und täglichen Koordination.

Beispiele: deskbird, Robin, Skedda

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3. Nutzungsdaten

Das sind Systeme, die vor allem messen, wie Räume tatsächlich genutzt werden: Buchungsdaten, Belegungssensoren, Ausweisdatenanalyse, Nutzungs-Dashboards und Prognosen.

Beispiele: deskbird, VergeSense, Density, XY Sense (sensorbasiert)

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4. Arbeitsabläufe am Arbeitsplatz

Tools, die Richtlinien, Genehmigungen und Services organisieren: Buchungsregeln, Bereichszuweisungen, Catering-Anfragen, Wartungs-Workflows. Oft als Ergänzung zu Buchungssystemen.

• Beispiele für Tools: ServiceNow (umfassenderes ITSM), iOFFICE

Und was ist mit Coworking-Management?

Coworking-Management-Software (wie Nexudus, OfficeRnD) ist eine ähnliche Kategorie, bei der es um Abrechnungen, Mitgliederportale und den Zugang für Coworking-Betreiber geht. Wenn du dein eigenes Firmenbüro verwaltest und keinen Coworking-Space oder Ähnliches führst, sind solche Tools nicht das Richtige für dich.

Das Wichtigste in Kürze: Die meisten hybriden Arbeitsplätze brauchen ein Tool, das Buchungen zuverlässig regelt und genug Nutzungsdaten liefert, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Du brauchst nicht unbedingt ein komplettes IWMS (Integrated Workplace Management System), außer du verwaltest ein großes Immobilienportfolio. Für hybride Büros, bei denen es vor allem um die Nutzungsrate und interne Abstimmung geht, bringt eine integrierte Buchungs- und Analyseplattform in der Regel schneller Vorteile als die Kombination verschiedener Tools.

Vorteile einer Space-Management-Software

Desk Sharing fördert moderne Arbeitsplätze, bei denen der Mensch im Mittelpunkt steht – kann aber nicht per Tabellenkalkulationen verwaltet werdeb. Du brauchst ein System, das zuverlässig und reibungslos funktioniert und speziell für hybride Teams entwickelt wurde. Die richtige Plattform wird zu einer zentralen Informationsquelle, um die Arbeit zu verwalten. Wenn sie gut implementiert ist, kannst du die folgenden Vorteile erzielen.

• Geringere Bürokosten: Nutze die verfügbaren Flächen nach tatsächlichem Bedarf statt nach einer festen Sitzordnung. Desk Sharing kann bis zu 30 % der Bürokosten einsparen, vor allem aufgrund des geringeren Platzbedarfs, da nicht alle Beschäftigten gleichzeitig im Büro sein müssen.
• Auswirkungen auf Büroräume und -gestaltung. Mit genauen Daten für die Planung können Facility-Manager und Büro-Admins Räume gezielt planen und Arbeitsplätze optimieren.
• Geringere Betriebskosten. Wenn man es richtig macht, kann ein Hybridmodell mit Hot Desking dazu führen, dass die Ressourcen für Reinigung und Energieverbrauch effizienter zugeteilt werden können.
• Geringere IT- und Pendlerkosten.Auf lange Sicht senkt Desk-Sharing-Software die IT- und Pendlerkosten und steigert so die Wirtschaftlichkeit dieses Ansatzes noch weiter.
  

Die beste Space-Management-Software 2026

1. deskbird

Am besten geeignet für: hybride Büros mit Fokus auf der Integration von Microsoft 365/Google, zügigem Nutzungsbeginn und praktischen Einblicken in die Nutzung.

deskbird kombiniert Schreibtisch- und Raumbuchung, Parken und Besuchermanagement in einer einzigen Oberfläche. Die interaktiven Grundrisse lassen sich einfach aktualisieren und die Analysen zeigen statt simpler Auslastungszahlen auch die tatsächlichen Nutzungsmuster. Die in Europa entwickelte und gehostete Plattform erfüllt außerdem standardmäßig die Anforderungen der DSGVO.

Kernfunktionen:

• Schreibtisch- und Raumbuchung mit flexiblen Regeln
• Interaktive Gebäudepläne, die du selbst bearbeiten kannst
• Wochenplanung für die Koordination im Team
• Nutzungsanalysen basierend auf Daten zu Buchungen und Check-ins
• Workplace Events und Ressourcenmanagement

Preisgestaltung von deskbird

deskbird bietet ein kostenloses Starterpaket für bis zu 15 User und einen Bürostandort, das bereits alle Kernfunktionen umfasst. Kostenpflichtige Pakete beginnen bei 2,50 €/User/Monat und können mit Add-ons für Raumbuchung, Besuchermanagement und Benutzerverwaltung ergänzt werden.

deskbird ist unglaublich benutzerfreundlich und intuitiv und macht es unserem Team leicht, Schreibtische und Meetingräume effizient zu buchen. Die Echtzeit-Verfügbarkeitsfunktion stellt sicher, dass wir immer die aktuellsten Informationen haben, was das Risiko von Doppelbuchungen reduziert.
deskbird-Review auf G2

2. Robin

Robin hat eine zuverlässige Integration für Outlook und Google Kalender sowie Check-in für Gäste und unterstützt die Buchung nach Beriechen. Die mobile Nutzung läuft ebenfalls flüssig.

Aber größere Unternehmen finden die Analysen manchmal zu oberflächlich, um Entscheidungen zur Raumoptimierung zu treffen.

3. OfficeRnD

OfficeRnD funktioniert sowohl für klassische Büro-Set-ups als auch für Coworking-Lösungen. Die Plattform bietet Mitgliederportale, die Buchung Schreibtischen und weiteren Ressourcen sowie API-freundliche Integrationen. Der Nachteil: Wenn du nur eine einfache Möglichkeit zur Buchung hybrider Arbeitsplätze suchst, kann das Ganze etwas kompliziert wirken.

4. Skedda

Skedda hat sich ursprünglich auf die Buchung von gemeinsam genutzten Räumen (Fitnessstudios, Labore) konzentriert und bietet jetzt auch Funktionen zur Buchung von Schreibtischen und Ressourcen für Büros und hybride Arbeitsplätze an. Das könnte für Unternehmen interessant sein, die ein einfacheres, kostengünstiges Tool suchen, auch wenn die Funktionen für Workplace Analytics, Check-in und Teamkoordination für manche Nutzer im Vergleich zu anderen Plattformen vielleicht etwas eingeschränkt wirken.

5. Envoy

Am besten für: Firmen, bei denen Besuchermanagement im Vordergrund steht und die Schreibtischbuchung eher eine Nebenfunktion ist.

Envoy ist bekannt für Besucherregistrierung, Check-in und die Integration von Zugangskontrollen. Schreibtischbuchungen sind zwar möglich, stehen aber nicht im Mittelpunkt. Wenn du vor allem an Arbeitsplätzen und Räumen interessiert bist, zahlst du möglicherweise für Besucherfunktionen, die du gar nicht voll nutzt.

Wie du die richtige Plattform für die Verwaltung von Büroflächen findest

Welche Raumverwaltungssoftware für dein Unternehmen am besten passt, hängt ganz von deinen Bedarfen ab. Verwaltest du Schreibtischbuchungen für ein einzelnes Büro? Planst du die Raumzuweisung für ein globales Portfolio? Willst du der Geschäftsleitung zeigen, dass du weniger (oder mehr) Fläche brauchst?

Am besten orientierst du dich daran, wo du gerade stehst. Das richtige Tool sollte deine aktuellen Herausforderungen angehen und nicht deinen eventuellen Stand in drei Jahren.

Was du bei einer Desk-Booking-Software beachten solltest

Nicht jede Plattform hat die gleichen Funktionen. Hier sind die Unterschiede zwischen Tools, die wirklich genutzt werden, und solchen, die nie angefasst werden.

• Kalenderintegration: Die bidirektionale Synchronisierung mit Outlook, Exchange-Raumpostfächern, Google Kalender und Teams ist wichtig. Eine einseitige Synchronisierung führt zu Buchungskonflikten, die niemand wieder entwirren möchte.
• Schreibtisch- und Raumbuchung in einer Oberfläche: Verschiedene Tools für Schreibtische und Räume sorgen für geringere Akzeptanz. Denn die Leute planen ihren Bürotag am liebsten an einem zentralen Ort.
• Interaktive Grundrisse: Mit visuellen Gebäudeplänen können Mitarbeitende Kolleg:innen und freie Räume schnell und einfach finden. Achte darauf, wie Amins Grundrisse aktualisieren können, wenn Möbel umgestellt oder Teams neu organisiert werden.
• Vermeidung von No-Shows: Check-in-Anforderungen, automatische Freigaberegeln und Erinnerungen reduzieren Phantom-Buchungen, die deine Daten verfälschen.
• Nutzungsanalyse: Nur die Anzahl der Buchungen sagt nicht viel aus. Schau dir lieber die Daten zur tatsächlichen Besucherzahl im Vergleich zu Reservierungen, Spitzenzeiten und zu wenig genutzten Bereichen an.
• Mobile Buchung: Wenn die Buchung mehr als ein paar Klicks braucht, verzichten viele Leute lieber. Mobile Erlebnisse, die man ohne Einweisung nutzen kann, machen die Sache einfacher.
• SSO und Sicherheit: Einmaliges Anmelden über Okta oder Azure AD macht den Zugriff einfacher. Die Einhaltung der DSGVO ist für europäische Unternehmen zentral.

👉 Willst du sehen, wie hybride Buchungen und Analysen in deskbird aussehen? Buche eine Demo, um die Plattform mit Blick auf dein Set-up zu erkunden.

Wie du die richtigen Fragen zu Integrationen stellst

„Funktioniert das in unserer Umgebung?“ ist die wichtigste Frage bei der Erkundung neuer Tools. Denn die Marketing-Seiten der Anbieter geben nicht immer ein vollständiges Bild wieder.

Frag bei Microsoft 365-Umgebungen unbedingt nach, ob die Exchange-Raumpostfächer kompatibel sind. Manche Tools lassen sich zwar mit Outlook-Kalendern synchronisieren, können aber nicht richtig mit Raumressourcen umgehen. Das Ergebnis? Doppelbuchungen, Kopfzerbrechen, und genervte Mitarbeitende.

Fragen, die du Anbietern stellen solltest:

• Funktioniert die Kalendersynchronisierung in beide Richtungen oder werden Buchungen nur in eine Richtung übertragen?
• Wie geht das System mit Terminkonflikten um, wenn jemand direkt über Outlook bucht?
• Welche SSO-Anbieter unterstützt ihr, und ist SSO im Preis inbegriffen oder kostet das extra?
• Wie werden Berechtigungen mit Azure AD-Gruppen synchronisiert?

Für Google Workspace solltest du checken, ob das Tool die Ressourcenbuchung von Google Kalender unterstützt und mit Google Groups für die Berechtigungsverwaltung funktioniert.

Wie du Preismodelle vergleichen kannst

Die Preise für Raumverwaltungssoftware sind ziemlich unterschiedlich. Wenn du die Modelle verstehst, kannst du Angebote besser vergleichen und böse Überraschungen vermeiden.

Übliche Preisstrukturen:

• Pro Nutzer: Du bezahlst für jede Person mit Zugang, unabhängig von den tatsächlichen Buchungen
• Pro aktiver Nutzer: Du zahlst nur für User:innen, die auch wirklich aktiv sind
• Pro Ressource: Die Preise hängen von der Anzahl der Schreibtische, Räume oder Standorte ab
• Abgestufte Module: Basisplattform plus Extras für Analytics, Besuchermanagement oder erweiterte Integrationen

Frag beim Vergleich der Angebote nach den Implementierungskosten, SSO-Kosten (manchmal extra), Einschränkungen bei den verschiedenen Analytics-Stufen, Services für die Einrichtung von Gebäudeplänen, Vertragsbedingungen und Richtlinien zur Datenspeicherung. Ein niedrigerer Preis pro User mit teuren Add-ons kann am Ende mehr kosten als ein höherer Grundpreis mit bereits enthaltenen Funktionen.

Warum hybride Teams sich für deskbird entscheiden

deskbird macht hybrides Arbeiten für Mitarbeitende einfacher und für das Management übersichtlicher. Die Plattform vereint Schreibtischbuchungen, Raumbuchungen, interaktive Gebäudepläne und Workplace Analytics einer Oberfläche.

Die meisten Unternehmen unterscheiden sich aus guten Gründen für deskbird:

• Hohe Nutzungsrate: Buchungen über MS Teams, Slack, Outlook oder das Handy sind in Sekundenschnelle erledigt, ohne dass Mitarbeitende extra geschult werden müssen. Deshalb wird die Plattform gerne genutzt.
• Genaue Daten: Check-in-Funktionen und Regeln sorgen dafür, dass deine Nutzungsdaten die tatsächliche Situation reflektieren.
• Nützliche Analytics: Die Daten geben praktische Hinweise, welche Räume man behalten, vergrößern oder vielleicht anders nutzen sollte.
• Europäische Datenschutzstandards: Entwickelt und gehostet in Europa, mit integrierter DSGVO-Konformität.

Wenn du alle IWMS -Funktionen wie Mietvertragsverwaltung oder Instandhaltungsmanagement brauchst, kannst du deskbird super gemeinsam mit speziellen Facility-Tools benutzen.

Das richtige Raumverwaltungssystem finden

Konzentriere dich auf die wichtigsten Faktoren: zuverlässige Integrationen, erstklassige Benutzerfreundlichkeit und verlässliche Daten. Diese drei Kernfaktoren machen die Verwaltung deiner Büroräume zum Kinderspiel und helfen dir, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Leg den Fokus außerdem auf deine bestehende technische Ausstattung. Microsoft 365-Shops brauchen eine starke Integration von Exchange und Teams. Google-Workspace-Teams native Kalenderunterstützung. Beide profitieren von SSO.

Mach dir zu guter Letzt Gedanken über die gewünschten Ergebnisse. Willst du die Bürokosten senken? Die Anwesenheit erhöhen? Mitarbeitenden mehr Flexibilität bieten? Die beste Plattform ist die, die dein Team auch wirklich nutzt. Das ist wichtiger als eine lange Liste mit Funktionen.

Wenn du sehen willst, wie deskbird das Management hybrider Arbeitsbereiche mit zuverlässiger Kalendersynchronisierung, interaktiven Grundrissen und praktischen Analysen, die Teams am Arbeitsplatz wirklich brauchen, deskbird , dann buche einfach eine Demo.

Disclaimer

Die in diesem Artikel aufgeführten Softwareprodukte sowie die entsprechenden Preise und Funktionen basieren auf öffentlich zugänglichen Informationen vom 12.01.2026 und unserer eigenen Einschätzung und können sich ändern. Die Informationen werden ohne Gewähr bereitgestellt. Wenn etwas falsch dargestellt ist, sag uns bitte hier Bescheid.

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