Ein praktischer Guide für integrierte Arbeitsplatzmanagementsysteme (IWMS)

Ein integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem (IWMS) zentralisiert die Art und Weise, wie Unternehmen Immobilien, Einrichtungen und Arbeitsabläufe verwalten. Es führt Daten und Prozesse zusammen, um die Effizienz, Zusammenarbeit und Nachhaltigkeit zu verbessern, was für hybride und flexible Arbeitsumgebungen unerlässlich ist.

Das Wichtigste in Kürze:

• Vereinheitlicht Arbeitsabläufe und Daten: Ein IWMS integriert Raumplanung, Instandhaltung, Anlagen, Mietverträge und Nachhaltigkeit in einer Plattform und gibt Facility-, Workplace- und IT-Manager:innen volle Transparenz und Kontrolle.
• Ermöglicht intelligente, kosteneffiziente Entscheidungen: Echtzeit-Analytics helfen dabei, die Belegung zu optimieren, den Energieverbrauch zu senken und die Büroflächenstrategie auf die Unternehmensziele abzustimmen.
• Kombiniert IWMS mit Hybrid Work Tools: Tools wie deskbird ergänzen IWMS durch intuitive Schreibtisch- und Raumbuchung, Wochenplanung, Besuchermanagement und Workplace Analytics.

Was ist ein integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem (IWMS)?

Ein integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem (IWMS) ist eine zentrale Softwareplattform, die Unternehmen dabei hilft, alle Aspekte ihrer Unternehmensimmobilien (CRE) und des Gebäudebetriebs zu verwalten. Der Zusatz "integriert" bedeutet, dass alle Daten und Prozesse in einem einzigen System vereinheitlicht werden, um in Echtzeit Transparenz und Kontrolle über die Verwaltung von Flächen, Ressourcen und Kosten zu gewährleisten.

Was sind die fünf Kernaspekte eines integrierten Arbeitsplatzmanagementsystems?

Integrierte Arbeitsplatzmanagementsysteme (IWMS) vereinen mehrere Funktionen, die Unternehmen helfen, ihre Flächen, Anlagen und Abläufe effizient zu verwalten. Zu den fünf Kernkomponenten eines IWMS gehören:

1. Raum und Einrichtung: bietet Grundrisse und Daten zur Belegung. Es hilft dabei, die Raumnutzung zu verbessern, Immobilienkosten zu senken und die Reservierung von Schreibtischen und Besprechungsräumen zu verwalten.
2. Immobilienportfolio und Mietbuchhaltung: gibt einen Überblick über jede Immobilie, einschließlich ihrer Quadratmeterzahl, Belegung und Kosten.
3. Wartung: wird für die Verwaltung von Serviceanfragen verwendet. Es stellt sicher, dass die richtigen Wartungsarbeiten erledigt werden, bevor sie nötig sind, und behält die Kosten im Blick.
4. Kapital: Hilft bei der Überwachung von Bauunterlagen wie Bauplänen, Angeboten, Kosten und Zeitplänen.
5. Energie und Nachhaltigkeit: bietet einen umfassenden Überblick über den Energieverbrauch.

Was sagen aktuelle Statistiken über integrierte Arbeitsplatzmanagementsysteme?

Der IWMS-Markt wächst schnell, da immer mehr Unternehmen digitale Transformation, Nachhaltigkeitsziele und hybride Arbeitsmodelle in Angriff nehmen. Hier sind einige aktuelle Prognosen und Vorhersagen zum Marktwachstum.

• Im Jahr 2023 wurde der IWMS-Markt auf rund 4,69 Mrd. USD geschätzt, und es wird erwartet, dass er bis 2030 12,80 Mrd. USD erreichen wird.
• Der weltweite IWMS-Markt wurde im Jahr 2024 auf 5,31 Milliarden USD geschätzt und wird voraussichtlich bis 2025 5,95 Milliarden USD erreichen, mit einer CAGR von 10,69 %.
• Laut einer Prognose von Mordor Intelligence wird der Markt 2025 ein Volumen von 6,17 Mrd. USD haben und bis 2030 auf 11,96 Mrd. USD ansteigen (bei einer durchschnittlichen Wachstumsrate von 14,17 %).

Wer nutzt integrierte Arbeitsplatzmanagementsysteme?

IWMS-Software wurde für verschiedene Rollen in einem Unternehmen entwickelt, von IT-Leiter:innen und CRE-Manager:innen bis hin zu HR- und Digital Workplace-Expert:innen. Ganz gleich, ob es um die Optimierung von Flächen, die Verwaltung von Einrichtungen oder die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung geht, IWMS-Software zentralisiert Daten, automatisiert Arbeitsabläufe und verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.

IT-Leiter:innen

IT-Expert:innen sind das Rückgrat der IWMS-Implementierung und -Integration. Ihre Hauptaufgabe ist es, das System mit der bestehenden technischen Infrastruktur des Unternehmens zu verbinden. Mit einem IWMS können sie dabei helfen, routinemäßige Wartungsaufgaben zu automatisieren, Prozesse zu rationalisieren und Arbeitsabläufe in einer sicheren digitalen Umgebung zu vereinheitlichen. Das erhöht nicht nur die Zuverlässigkeit des Systems, sondern sorgt auch für langfristige Effizienz und Skalierbarkeit.

CRE- und Facility-Manager:innen

CRE- und Facility-Manager:innen in Unternehmen sind die Hauptnutzer:innen von IWMS-Plattformen. Ihre Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass alle physischen Räume effektiv und effizient genutzt werden. Ein IWMS gibt ihnen einen vollständigen Überblick über Belegungsraten, Mietdaten und Wartungspläne und hilft ihnen, Immobilienkosten zu senken und datengestützte Flächenplanungsentscheidungen zu treffen. Bei hybriden Arbeitsmodellen, bei denen die Belegung täglich schwankt, sind IWMS-Tools unerlässlich, um Flexibilität und Kosteneffizienz in Einklang zu bringen.

Fachleute für digitale Arbeitsplätze

Fachleute für den digitalen Arbeitsplatz, wie Personalverantwortliche und Abteilungsleiter:innen, nutzen IWMS, um um das Mitarbeitererlebnis zu verbessern und ihre Teams zu unterstützen. Diese Tools helfen bei allem, vom Onboarding über die Reservierung von Arbeitsplätzen bis hin zur Verwaltung von Ressourcen durch eine Desk Booking App. HR-Teams können ein IWMS zum Beispiel nutzen, um Sitzpläne zu verwalten oder die Anwesenheit beim hybriden Arbeiten zu verfolgen, während Manager:innen Trends bei der Nutzung des Arbeitsplatzes analysieren können, um die Zusammenarbeit im Team zu optimieren.

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Warum ihr ein integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem nutzen solltet

Ein integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem (IWMS) hilft euch, die Abläufe an eurem Arbeitsplatz zu vereinfachen, von der Raumnutzung und Kostenkontrolle bis hin zur Zusammenarbeit und Mitarbeitererfahrung. Es ist eine einzige, datengesteuerte Plattform, die flexibles Arbeiten, intelligentere Entscheidungen und eine besser vernetzte, effizientere Organisation unterstützt.

Flexibles Arbeiten ist zum neuen Standard geworden

Mit der zunehmenden Verbreitung von hybriden und flexiblen Arbeitsmodellen funktioniert die manuelle Verwaltung der Arbeitsplatzlogistik nicht mehr. Mit einem IWMS könnt ihr leicht nachverfolgen, wer sich wann im Büro aufhält, und so Schreibtische, Meetingräume und Ressourcen effizient zuweisen. Es liefert euch auch die Daten, die ihr braucht, um die Größe eures Büros anzupassen. Sei es durch eine Verkleinerung eures Büros oder durch die Umwidmung vorhandener Flächen und Räume.

Daten ermöglichen intelligentere Entscheidungen

IWMS-Plattformen wandeln rohe Arbeitsplatzdaten in umsetzbare Erkenntnisse um. Ihr könnt die Flächennutzung, Auslastungstrends und Mitarbeiterpräferenzen analysieren, um zu entscheiden, ob ihr vergrößern, umgestalten oder verkleinern solltet. Facility-Manager:innen können auch ungenutzte Bereiche identifizieren und sie in kollaborative Zonen oder Meetingräume umwandeln, was sowohl die Leistung als auch den Komfort optimiert.

Teams arbeiten zusammen und kommunizieren besser

Ein IWMS vereint Menschen, Orte und Prozesse in eurem gesamten Unternehmen. Durch die Zentralisierung von Informationen wie Buchungen, Wartungsanfragen und gemeinsam genutzten Ressourcen werden unnötige Rücksprachen vermieden. Teams arbeiten besser zusammen, bleiben bezüglich der Planung auf dem gleichen Stand und greifen von überall aus auf Echtzeitdaten zu, was eine reibungslosere und schnellere Kommunikation ermöglicht.

Kosten werden reduziert und optimiert

IWMS-Tools geben euch einen vollständigen Überblick über Kosten und Energieverbrauch. Indem ihr die Belegung und Ressourcennutzung versteht, könnt ihr die Bürokosten senken. Smarte Sensoren in vernetzten Gebäuden können sogar den Energieverbrauch in Echtzeit verfolgen, was dabei hilft, Energieverschwendung zu erkennen und datengestützte Entscheidungen zu treffen, um die Nachhaltigkeit zu verbessern und die Gemeinkosten zu senken.

Eine bessere Workplace Experience fördert das Engagement

Eine hervorragende Workplace Experience fördert die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden, und ein IWMS hilft euch, das zu erreichen. Diese Systeme verbessern die Transparenz zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden, indem sie wichtige Informationen für alle zugänglich machen. Es unterstützt auch hybrides Arbeiten und eine reibungslose Kommunikation, wodurch Vertrauen und eine positive, integrative Unternehmenskultur aufgebaut werden, in der sich die Beschäftigten wertgeschätzt fühlen und das Mitarbeiterengagement floriert.

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Wie deskbird eure Workplace-Management-Strategie verbessern kann

deskbird ist die perfekte Workplace Management Lösung, die ihr zu eurem IWMS hinzufügen könnt, wenn ihr euren Mitarbeitenden mehr Autonomie geben, Einblicke in die Auslastung eures Büros gewinnen und ein effizientes Hot-Desking-System einrichten wollt. 

Erhaltet klare, umsetzbare Daten zur Büronutzung

Die deskbird App bietet Arbeitsplatzanalysen, mit denen Führungskräfte die Verteilung ihrer Remote-Mitarbeitenden, die An- und Abwesenheit im Büro tracken können. 

Außerdem bietet sie Büroanalysen, damit Facility Manager:innen wissen, welche Ressourcen häufig gebucht werden und wie das Büro insgesamt genutzt wird. 

Diese Daten werden in Echtzeit angezeigt und können in individuellen Berichte heruntergeladen werden. Und das Beste? Die Berichte können für jedes einzelne Team angepasst werden. 

Befähigt eure Mitarbeitenden durch intelligente Wochenplanung

Die Week Planning Funktion gibt Beschäftigten die Möglichkeit, ihr Büro- und Home-Office Tage zu planen, die dann für ihre Kolleg:innen sichtbar sind. 

Außerdem können Teammitglieder Schreibtische und Meetingräume buchen und ihren bevorzugten Raum auf einem interaktiven Gebäudeplan des Büros reservieren. Das motiviert nicht nur Mitarbeitende, ins Büro zu kommen, sondern verbessert auch das Facility Management.

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Verbessert die Zusammenarbeit und die Erfahrung der Mitarbeitenden

deskbird stärkt die Verbindung am Arbeitsplatz und die Zusammenarbeit, indem es Teams erleichtert, sich persönlich zu treffen. Wenn Mitarbeitende ihre Bürotage planen und Arbeitsplätze nahtlos buchen können, entsteht Zusammenarbeit ganz von selbst. Die App trägt dazu bei, die soziale, kreative Energie wiederherzustellen, die viele Mitarbeitende in hybriden Teams vermissen, und fördert so Engagement und Teamwork.

Optimiert Kosten mit smartem Flächenmanagement

Wenn man die Bürobelegung und -auslastung kennt, gibt es mehr Möglichkeiten für eine Verkleinerung. Wenn die gesammelten Belegungsdaten zeigen, dass nur die Hälfte des Teams wöchentlich kommt, haben Facility- und CRE-Manager:innen die Daten, um einen Umzug in ein kleineres Gebäude zu rechtfertigen. 

Außerdem können die Nutzungsdaten zeigen, dass bestimmte Teile des Büros weniger genutzt werden als andere. Das bedeutet, dass die Nebenkosten in diesem Teil des Büros gesenkt werden können, indem Energiequellen abgeschaltet werden. 

Warum integrierte Arbeitsplatzmanagementsysteme für die Zukunft der Arbeit unerlässlich sind

Ein integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem ist eine leistungsstarke Plattform, die verschiedene Technologien und Daten in einem System vereint und so ein effizientes Corporate Real Estate Management ermöglicht. IWMS umfasst fünf Kernbereiche: Flächen- und Facility-Management, Immobilienportfolio und Leasing-Bilanzierung, Instandhaltung, Kapitalmanagement sowie Energie und Nachhaltigkeit. 

Mit dem Aufkommen flexibler Arbeitsmodelle ist IWMS-Software unerlässlich, um die Büronutzung zu tracken und die Raumzuweisung zu optimieren. Außerdem bieten diese Systeme Einblicke in die Nutzungsmuster und ermöglichen es Unternehmen, datengestützte Entscheidungen über die Verkleinerung oder Erweiterung von Büroflächen zu treffen. Darüber hinaus verbessert IWMS die Zusammenarbeit und Kommunikation von Teams, indem es Abläufe optimiert und Daten zentralisiert.

Lösungen wie deskbird tragen zu einem effizienten Workplace Management bei. Unsere Plattform ermöglicht es Unternehmen, sich an sich verändernde Arbeitsmodelle anzupassen, datengestützte Entscheidungen zu treffen und eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen. Fordert eine kostenlose Demo an, um mehr über die Vorteile der deskbird-App zu erfahren!