Ankertage: Verbessern sie wirklich die Zusammenarbeit im Team?

Feste Ankertage für das Team im Büro sollen die Zusammenarbeit verbessern – kommen aber oft auch mit neuen Problemen wie überfüllten Büros, vielen Videokonferenzen und frustrierten Mitarbeitenden, die umsonst zur Arbeit gekommen sind. Dieser Leitfaden erklärt, wie Ankertage in der Praxis funktionieren, wann sie wirklich nützlich sind und wann sie nach hinten losgehen können. Wir zeigen dir außerdem, wie man eine Richtlinie entwickelt, die im Team für Orientierung statt Frust sorgt.

Was sind Ankertage bei hybrider Arbeit?

Ankertage sind bestimmte Wochentage, an denen dein Team sich darauf einigt, gemeinsam im Büro zu arbeiten. So weiß jeder genau, wann die Kolleg:innen vor Ort sind. So wird das Büro zu einem Ort der zuverlässigen Zusammenarbeit statt zufälligen Begegnung.

Im Gegensatz zu komplett flexiblen Hybridmodellen, bei denen Mitarbeitende sich selbst einen Tag aussuchen, sorgen Ankertage für Struktur. Du könntest zum Beispiel festlegen, dass dein Team jeden Dienstag und Donnerstag ins Büro kommt. So muss keiner mehr raten, ob sich der Arbeitsweg heute lohnt.

Die meisten Firmen entscheiden sich für Tage in der Mitte der Woche wie Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag. Diese Tage passen zu der Art und Weise, wie die Leute ihre Arbeitswoche natürlicherweise empfinden: Montags muss man erst mal reinkommen und freitags klingt die Woche für viele langsam aus. So ist die Mitte der Woche der perfekte Zeitraum für die konzentrierte Zusammenarbeit im Büro.

Die Grundidee ist einfach: Wenn du zur Arbeit pendelst, sollte der Rest vom Team auch da sein – eine Studie von Microsoft hat gezeigt, dass 73 % der Befragten öfter ins Büro kommen würden, wenn sie wüssten, dass ihre Teamkollegen auch da sind. Ohne diese Koordination hast du am Ende leere Büros und frustrierte Mitarbeitende, die umsonst zur Arbeit gefahren sind.

Funktionieren Ankertage und wann sind sie sinnvoll?

Kurz gesagt: Ankertage funktionieren, wenn es einen klaren Grund gibt, sich zusammenzusetzen. Sie funktionieren nicht, wenn sie zur reinen Anwesenheitsshow werden, bei der es mehr ums Anwesendsein geht als um die tatsächliche Arbeit.

Der Erfolg hängt ganz davon ab, wie du deine Zeit nutzt. Wenn dein Ankertag genauso aussieht wie ein Remote-Tag, außer dass du auf einem anderen Stuhl sitzt, wird diese Regelung schnell zu Unmut führen.

Wann Ankertage gut laufen:

• Crossfunktionale Projekte: Wenn mehrere Teams Probleme gemeinsam in Echtzeit lösen müssen, ersetzt die Zusammenarbeit im selben Raum stundenlange E-Mail-Konversationen.
• Einarbeitung neuer Mitarbeitenden: Neue Mitarbeitende lernen schneller, wenn sie erfahrene Kollegen beobachten und ihnen direkt Fragen stellen können.
• Kreative Arbeit: Brainstorming-Sessions und Strategietreffen laufen oft besser, wenn alle die Körpersprache und Energie der anderen sehen und spüren können.

Wann Ankertage nach hinten losgehen:

• Keine geplante Zusammenarbeit: Wenn Leute nur pendeln, um den ganzen Tag in Videokonferenzen zu sitzen, werden sie sich fragen, warum sie sich überhaupt die Mühe gemacht haben.
• Strenge Regeln für bestimmte Aufgaben: In Abteilungen wie Entwicklung, Content und Analyse wird oft Ruhe gebraucht, um konzentriert arbeiten zu können. Ein lautes Büro an Ankertagen kann die Produktivität stark in Mitleidenschaft ziehen.
• Erzwungene Geselligkeit: Obligatorische Team-Mittagessen oder „lustige“ Aktivitäten können eher wie Druck als Zusammengehörigkeit rüberkommen.

Worauf es wirklich ankommt, ist nicht die Zahl der eingecheckten Badges. Sondern ob sich dein Team sich am Ende der Woche besser aufeinander abgestimmt und verbunden fühlt.

Welche Probleme können Ankertage für Teams und die Personalabteilung lösen?

Ankertage nehmen ganz bestimmte Probleme in Angriff, die durch unstrukturiertes hybrides Arbeiten entstehen. Das größte durch sie gelöste Problem ist das Koordinationschaos.

Ohne feste Tage kommen Mitarbeitende in leere Büros. Sie verpassen genau die Kolleg:innen, die sie sehen wollten – und das macht den Weg zur Arbeit irgendwie sinnlos. So entsteht ein Teufelskreis, in dem immer weniger Leute kommen, weil sie denken, dass sowieso niemand da ist.

Kernprobleme, die Ankertage beheben:

• Unvorhersehbare Anwesenheit: Man weiß nie, wer an einem bestimmten Tag im Büro sein wird. So wird es schwierig, Meetings und die gemeinsame Zusammenarbeit zu planen.
• Verlust der Unternehmenskultur: Teams, die komplett remote arbeiten, können ihr kollektives Zugehörigkeitsgefühl verlieren. Die lockeren Gespräche, die Vertrauen schaffen und für Wissenstransfer sorgen, fallen weg.
• Raumplanung nach Gefühl: Dein Gebäudemanagement kann den genauen Bedarf nicht vorhersagen, was dazu führt, dass Geld für die Beheizung leerer Stockwerke verschwendet wird oder an stressigen Tagen nicht genug Schreibtische da sind.
• Manager-Bedenken wegen der Sichtbarkeit: Chefs machen sich Sorgen um den Teamzusammenhalt, wenn sie ihre direkten Mitarbeiter selten persönlich sehen.

Anker-Tage geben deinen HR- und Arbeitsplatzteams einen Rahmen. Sie bringen die Flexibilität der Mitarbeitenden mit den geschäftlichen Anforderungen an Zusammenarbeit und Kultur in Einklang. Tools wie die Wochenplanung in deskbird automatisieren diese Koordinierung. Du siehst genau, wer wann im Büro ist, bevor du dich selbst für einen Tag entscheidest.

Das Ankertag-Paradoxon und häufige Probleme

Was paradoxerweise häufig passiert: Firmen führen Ankertage ein, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Erreichen aber oft genau das Gegenteil, weil die Richtlinie zwar existiert, aber die entsprechenden Abläufe im Büro nicht angepasst werden.

Der häufigste Fehler passiert, wenn Leute auch im Büro die ganze Zeit nur vor Zoom sitzen: Alle kommen am selben Tag zur Arbeit, verbringen aber die ganze Zeit in Videokonferenzen. Das passiert, weil die Hälfte der Meeting-Teilnehmer an anderen Orten ist oder weil niemand daran gedacht hat, einen Besprechungsraum zu buchen.

Ein weiteres Problem ist die Überlastung durch Meetings. Manager legen alle ihre Einzelgespräche und Teamsitzungen auf bestimmte Tage, sodass keine Zeit mehr für die spontanen Gespräche bleibt, die durch diese Regelung eigentlich gefördert werden sollten. Die Mitarbeitenden sitzen von 9 bis 17 Uhr in Meetings und fahren dann total fertig nach Hause.

Auch das konzentrierte Arbeiten leidet darunter. Wissensarbeiter:innen verlieren ihre produktivsten Stunden durch Pendeln und Lärm im Büro. Wenn es im Büro zu laut oder chaotisch ist, können sie sich nicht auf komplexe Aufgaben konzentrieren, die anhaltende Aufmerksamkeit erfordern.

Die Kapazität selbst kann auch zum Problem werden. Büros, die für flexible Anwesenheit gedacht sind, sind an Ankertagen plötzlich total überfüllt. Es gibt nicht genug Schreibtische, Meetingräume werden doppelt gebucht und der Lärmpegel ist so hoch, dass alle am liebsten gehen würden.

Diese Probleme lassen sich lösen, aber dafür braucht es eine bewusste Planung. Man kann nicht einfach einen Tag festlegen und erwarten, dass die Zusammenarbeit dann wie von Zauberhand funktioniert.

Schritt für Schritt: Wie man Ankertage organisiert, die wirklich angenommen werden

Damit deine Ankertage von Erfolg gekrönt sind, braucht es mehr als nur eine Kalendereinladung. Du brauchst eine Strategie, die die Zeit der Mitarbeiter respektiert und das Büro zu einem lohnenswerten Pendlerziel macht.

Mach dir klar, was du mit der Zeit vor Ort erreichen willst.

Jeder Ankertag braucht einen guten Grund, der über „entspricht der Richtlinie“ hinausgeht. Wenn Mitarbeitende den Grund für ihre Anwesenheit verstehen, sind sie gerne dabei (und nicht nur widerwillig).

Entscheide also, welche Aktivitäten persönlich stattfinden sollten. Dazu können Team-Retrospektiven, Kick-off-Meetings, Meilenstein-Besprechungen oder Einzelgespräche zwischen Vorgesetzten und direkten Mitarbeitenden gehören. Auch soziale Events wie Team-Mittagessen oder Schulungen eignen sich gut dafür.

Mach diesen Zweck klar. Wenn dein Team weiß, dass der Dienstag für die gemeinsame Problemlösung statt für reine Präsenz gedacht ist, ändert sich die ganze Stimmung. Die Leute kommen dann mit der Einstellung, sich einzubringen, statt sich über den Arbeitsweg zu ärgern.

Such dir Ankertage aus, an denen du den Stau von Dienstag bis Donnerstag vermeiden kannst.

Die meisten Firmen legen ihre Meetings standardmäßig auf die Mitte der Woche, ohne über die Folgen nachzudenken. Das führt zu einer massiven Überlastung am Dienstag, Mittwoch und Donnerstag –laut einer Studie von XYSense sind die Konferenzräume an diesen Tagenzu 80 bis 90 % ausgelastet –, während das Büro am Montag und Freitag leer steht.

Dieses Muster schadet allen. Die Mitarbeitenden kämpfen zu Spitzenzeiten um Schreibtische und Meetingräume. Die Facility-Teams verschwenden an ruhigen Tagen Geld für die Heizung und Kühlung leerer Etagen. So wird das Büro genau dann unbequem, wenn es eigentlich am wichtigsten wäre.

Strategien für ausgeglichene Büropräsenz:

• Versetzt nach Teams: Die Technik-Leute kommen dienstags und donnerstags, während das Vertriebsteam montags und mittwochs kommt.
• Nutze deine Anwesenheitsdaten: Schau dir deine aktuellen Muster an, um herauszufinden, welche Tage schon weniger voll sind.
• Alle zwei Wochen: Wenn es eng wird, kannst du die Abteilungen ihre festen Tage über die Wochen rotieren lassen.

Führungskräfte können diese Muster mit Workplace Analytics in deskbird erkennen. Die Daten zeigen genau, an welchen Tagen die Kapazitäten überlastet und an welchen sie nicht voll genutzt werden, sodass du den Zeitplan auf Grundlage der Realität und nicht aufgrund von Vermutungen neu ausbalancieren kannst.

Nutze Besprechungsregeln gegen das Problem vieler Videokonferenzen im Büro

Ankertage funktionieren nicht, wenn der Kalender voll mit virtuellen Meetings ist. Es ist demotivierend, 45 Minuten zu pendeln, nur um dann 6 Stunden lang in Videokonferenzen mit Leuten zu sitzen, die nicht mal im selben Gebäude sind.

Du brauchst klare Regeln, um die Zeit für persönliche Treffen freizumachen. Reserviere bestimmte Tage nur für die Zusammenarbeit vor Ort. Verlege regelmäßige Status-Updates und Standard-Videoanrufe auf Remote-Tage. Überleg dir eine Regel wie „keine internen Meetings vor 10 Uhr morgens”, damit sich die Leute nach dem Arbeitsweg erst mal einrichten und konzentrieren können.

Diese Regeln erfordern die Unterstützung der Führungskräfte. Wenn die Chefs ihre Ankertage selbst mit Videokonferenzen verbringen, machen es alle anderen nach. Führungskräfte müssen das Verhalten vorleben, das sie sich wünschen.

Mach es einfach, Schreibtische und Räume in der Nähe des Teams zu finden.

Die Leute verlieren schnell die Motivation, wenn sie ankommen und nicht in der Nähe ihres Teams sitzen können. Wenn es 20 Minuten dauert, einen Schreibtisch zu finden, fängt der Tag schon schlecht an.

Die Logistik der hybriden Arbeit sorgt für echte Probleme. Ohne ein Buchungssystem laufen die Leute rum und suchen nach einem Platz. Sie landen dann vielleicht auf einer ganz anderen Etage als ihr Team, was den ganzen Sinn des Ankertages zunichte macht.

Wie Schreibtisch- und Raumbuchung das Problem löst:

• Sichtbarkeit vor der Buchung: Die Mitarbeitenden sehen schon bevor sie ihren eigenen Tag buchen, wer sonst noch kommt.
• Team-Bereiche: Gruppen können einen bestimmten Bereich reservieren, damit sie zusammen sitzen können.
• Raumverwaltung: Buchungen verhindern Doppelbuchungen und Stress in letzter Minute bei der Suche nach einem Besprechungsraum.

Die Funktionen deskbird für die Tisch- und Raumbuchung kümmern sich automatisch um diese Logistik. Die Mitarbeiter können den Standort ihres Teams sehen und in Sekundenschnelle einen Tisch in der Nähe buchen, alles über Slack Microsoft Teams.

Anwesenheit und Raumnutzung messen und anpassen

Deine Richtlinie zu Ankertagen sollte sich auf echte Daten stützen, statt auf Vermutungen. Was du nicht messen kannst, kannst du auch nicht verbessern.

Vergleich mal die tatsächliche Anwesenheit mit der geplanten Anwesenheit. Kommen die Leute, wie sie es angekündigt haben? Schau dir die No-Show-Rate bei reservierten Schreibtischen an. Wenn Schreibtische reserviert sind, aber leer bleiben, stimmt was mit deiner Richtlinie nicht.

Schau dir mal an, wie deine Meetingräume an Ankertagen im Vergleich zu den anderen Tagen genutzt werden. Wenn die Räume leer bleiben, nutzen die Leute das Büro nicht für die Zusammenarbeit. Frag Mitarbeitende, ob sich der Arbeitsweg für sie gelohnt hat.

Wenn die Daten zeigen, dass deine Ankertage aktuell nicht zur Zusammenarbeit beitragen, ändere die Richtlinie. Halte nicht an einer Strategie fest, die nicht funktioniert. Passe die Vorgehensweise an deine Erkenntnisse an.

Ankertag-Richtlinie und Durchsetzung ohne falsche Spielchen

Regeln funktionieren nur, wenn sie fair sind. Wenn Mitarbeitende sich ständig beobachtet und beurteilt fühlen, geht das Vertrauen schnell verloren.

Lege Tauschregeln fest, die im echten Leben funktionieren

Das Leben ist unvorhersehbar. Kinder werden krank, Autos haben Pannen und Termine kommen dazwischen. Eine strenge Regelung, die die Anwesenheit an einem bestimmten Tag unabhängig von den Umständen verlangt, sorgt für Unmut.

Lass Mitarbeitende ihren Ankertag innerhalb derselben Woche tauschen, wenn's nötig ist. Wenn jemand am Dienstag nicht da sein kann, soll die Person stattdessen am Donnerstag kommen. So bleibt die Zeit im Büro gleich, ohne dass es zu starr ist.

Flexible Richtlinien machen es einfacher, sich daran zu halten, weil sie Mitarbeitende wie Erwachsene behandeln. Wenn Leute ein bisschen Kontrolle über ihren Zeitplan haben, halten sie sich eher an den Geist der Richtlinie, was die Kündigungsrate um ein Drittel senkt.

Erkläre die Durchsetzung, damit nicht geschummelt wird

Einige Mitarbeitende versuchen, das System auszutricksen. Sie könnten sich einloggen und sofort wieder gehen oder Schreibtische reservieren, die sie nie nutzen, um anwesend zu wirken.

Das passiert meistens, wenn der Zweck des gemeinsamen Arbeitens im Büro nicht klar ist. Wenn die Leute nicht verstehen, warum ihre Anwesenheit vor Ort wichtig ist, suchen sie sich Auswege.

Tipps für eine faire Durchsetzung:

• Sag von Anfang an klar, warum es wichtig ist, dass dein Team persönlich anwesend ist.
• Erkenne Muster, nicht einzelne Vorfälle: Nutze Check-in-Daten, um chronische Probleme zu erkennen – nicht, um einmalige Situationen zu bestrafen.
• Führe Gespräche auf Augenhöhe: Gehe Verstöße durch Gespräche mit den Vorgesetzten an, nicht durch automatisierte Strafen.

Mit deskbird kannst du die Anwesenheit deiner Mitarbeitenden transparent verfolgen und so die richtigen Daten für fundierte Gespräche bekommen, ohne auf Überwachungstaktiken zurückgreifen zu müssen.

Mach vernünftige Anpassungen und kümmere dich um die Erwartungen in Sachen Privatsphäre.

Einige Mitarbeitende haben gute Gründe für andere Vereinbarungen. Dazu gehören Behinderungen, Pflegeaufgaben oder neurologische Besonderheiten, die ein geschäftiges Büroleben schwierig machen.

Baue also von Anfang an Ausnahmen in deine Richtlinie ein. Erstelle einen klaren Prozess für die Beantragung von Sonderregelungen. Behandle individuelle medizinische oder persönliche Gründe vertraulich. Konzentriere dich auf Ergebnisse und Leistung, nicht nur auf Anwesenheit.

Wenn dein Unternehmen Datenschutz ernst nimmt, braucht ihr Tools, welche die Daten der Nutzer respektieren. deskbird ist nach ISO 27001 zertifiziert und DSGVO-konform, sodass du die notwendigen Muster verfolgen kannst, ohne Personen aufdringlich zu überwachen.

Wie deskbird Ankertage fördert

Um Ankertage einzuführen, braucht man die richtige Infrastruktur. deskbird funktioniert wie ein Betriebssystem für dein hybrides Büro und macht die Koordination für Mitarbeitende einfach und für das Management übersichtlich.

Die Wochenplanungsfunktion löst das größte Problem: zu wissen, wer da sein wird. Die Mitarbeiter sehen den Zeitplan ihres Teams auf einen Blick. Sie können sehen, wann ihre Lieblingskollegen kommen, und sich in Sekundenschnelle einen Schreibtisch in der Nähe reservieren.

An Ankertagen kann der Platz schnell knapp werden. deskbird hilft dir, das Problem durch Schreibtisch- und Raumbuchung zu lösen. Du kannst Teams bestimmte Bereiche zuweisen, damit Abteilungen immer zusammensitzen können und niemand frustriert ist, weil das Büro zu voll ist.

Mit den deskbird-Analytics hast du immer die richtigen Daten, um deine Richtlinien sinnvoll anzupassen. Du siehst genau, an welchen Tagen die Kapazitäten überlastet sind und an welchen sie nicht voll ausgenutzt werden. So kannst du die Zeitpläne für Ankertage anpassen, durch die richtige Auslastung Immobilienkosten sparen und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern.

Durch die direkte Integration in Microsoft Teams, Slack und Outlook passt deskbird super zu den Tools, die dein Team schon benutzt. Du musst an keine separate App denken oder ein neues System lernen.

Eine einfache Regel für funktionierende Ankertage

Anker-Tage funktionieren, wenn die persönliche Erfahrung die Anfahrt wert ist. So einfach ist das.

Wenn eine Mitarbeiterin das Büro mit dem Gedanken verlässt: „Das hätte ich auch von zu Hause aus erledigen können“, solltest du deine Richtlinien überarbeiten. Der Tag im Büro sollte sich in sinnvoller Weise von einem Tag im Homeoffice unterscheiden. Fang klein an: Wähle ein oder zwei Tage aus, schau dir die Anwesenheit und die Stimmung an und hör deinem Team zu. Die besten hybriden Richtlinien sind nicht in Stein gemeißelt. Sie entwickeln sich mit den Bedürfnissen des Unternehmens und der Menschen, die sie vorantreiben.

Bist du bereit, deine Ankertage die Anfahrt wert zu machen? Dann buch dir eine Demo!

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