Macht Flächenmanagement einfach: deskbird Product Scoop Rückblick

Mit deskbird bauen wir das Space Management von morgen.

Bei unserem Product Scoop Event, das diese Woche stattfand, ging es vor allem um ein Thema: Flächenmanagement einfacher machen. Seit unserem großen Reveal vor einigen Monaten waren wir fleißig damit beschäftigt, neue Updates zu veröffentlichen und bestehende Funktionen noch besser zu machen. Für uns war das der perfekte Moment, um einige neue und geplante Releases mit euch zu teilen.

Von vergessenen Desk Bookings über belegte Meetingräume bis hin zu Besucher:innen, die völlig verloren am Empfang stehen, und Top Executives, die sich fragen, wie sie das Büro verkleinern können, haben wir uns die alltäglichen Probleme in hybriden Büros angesehen, die unsere neuesten Produkt-Updates inspiriert haben, und gezeigt, wie deskbird diese mit intelligenteren, nahtloseren Lösungen behebt.

Ihr habt das Event verpasst? Keine Sorge! Wir haben eine vollständige Zusammenfassung für euch vorbereitet. Lasst uns direkt in die Highlights eintauchen.

Neue und verbesserte Features für mühelose Buchungen

Einfache Abläufe am Arbeitsplatz beginnen mit einem nahtlosen Buchungserlebnis. Nur wenn sich Buchungstools mühelos anfühlen, werden sie auch tatsächlich genutzt. Eine höhere Akzeptanz bedeutet weniger Stolpersteine im Arbeitsalltag, eine reibungslosere Zusammenarbeit und vor allem auch bessere Daten, die als Grundlage für Entscheidungen dienen. Vor diesem Hintergrund haben wir eine Reihe von Updates veröffentlicht und angekündigt, die das Buchen von Schreibtischen und Räumen schneller und intelligenter denn je machen.

Verbessertes Buchungs-Dashboard

Ihr habt nachgefragt, wir haben zugehört. Eines der Dinge, die wir am häufigsten von unseren Kunden hören, ist, dass die Buchung einfach und intuitiv sein sollte. Deshalb haben wir Änderungen an der Art und Weise vorgenommen, wie ihr Ressourcen in deskbird bucht. Das ist neu:

• Gebäudeplan als Standardansicht: Ihr seht jetzt sofort das Büro-Layout, anstatt durch Listen von Schreibtischen, Räumen und Ressourcen scrollen zu müssen. Außerdem ist es noch einfacher zu sehen, wo eure Teammitglieder sitzen und direkt neben ihnen zu buchen.
• Neues Side Widget für schnellen Zugriff und einfachen Check-in: Mit unserem neuen Side Widget für die Buchung habt ihr all eure Lieblingsplätze mit nur einem Klick verfügbar und könnt bei eurer Ankunft im Büro ganz einfach für eure Buchungen einchecken.
• Optimierte Navigation und ein visuelleres Erlebnis: Kein langes Suchen mehr in Menüs. Stattdessen landet ihr direkt im interaktiven Gebäudeplan, wo ihr eure tatsächlichen Räumlichkeiten sehen und schnell finden könnt, wo eure Kolleg:innen sitzen.
  

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Zusammen machen diese Updates euer Buchungserlebnis reibungsloser, visueller und schneller. Und das Beste daran? Die Updates sind bereits live, sodass ihr sie sofort ausprobieren könnt.

Neue Übersicht für Stockwerke & Räume

Und wir haben nicht nur die Buchung für User vereinfacht, sondern auch die Arbeit für Admins erleichtert. Wie? Durch die komplette Neugestaltung des Bereichs Stockwerke & Räume in deskbird. Kein Hin- und Herspringen mehr zwischen mehreren Bildschirmen, nur um einfache Aufgaben zu erledigen.

Die neue Übersicht zeigt alle eure Stockwerke auf einen Blick, mit der Option, jedes einzelne auf- oder einzuklappen. Auf diese Weise seht ihr sofort jeden Bereich, wie viele Schreibtische oder Ressourcen er enthält und deren jeweiligen Status. 

Zusätzlich sind gängige Aktionen wie das Bearbeiten eines Bereichs oder das Ändern des Zugriffs jetzt direkt über diese Einzelansicht möglich. Ihr müsst einen neuen Bereich hinzufügen? Kein Problem, wir haben diesen Workflow für euch vereinfacht, indem wir unnötige Bestätigungsschritte entfernt haben.

In Kürze könnt ihr all eure Stockwerke und Bereiche über eine intelligente Übersicht verwalten, was Admins die Klarheit und Kontrolle gibt, die sie benötigen. Die neue Übersicht für Stockwerke & Räume wird in den nächsten Wochen verfügbar sein. Haltet also die Augen offen!

Neue Ansichten und Filter für Meetingräume

Wir haben auch unsere Rauchbuchungsansicht angepasst, sodass der Prozess noch einfacher und schneller als zuvor abläuft. In der neuen Ansicht werden die verfügbaren Räume als übersichtliche, informative Karten angezeigt, die euch die wichtigsten Informationen auf einen Blick zeigen.

Wenn es an der Zeit ist, euren Raum zu reservieren, führt das Buchungs-Popup alles an einem Ort zusammen: Raumdetails, Verfügbarkeit, Ausstattung und Buchungsoptionen. Nach der Bestätigung werdet ihr direkt zu euren Buchungen zurückgeleitet, wobei die Reservierung deutlich sichtbar ist.

Es ist ein reibungsloser Ablauf von Anfang bis Ende, der die Zeit für die Raumbuchung auf wenige Sekunden reduziert - und auch schon bald für euch zum Ausprobieren verfügbar!

Drag & Drop für Raumbuchungen

Das Verschieben von Meetings und das Wechseln von Meetingräumen sollte schnell und problemlos möglich sein. Deshalb haben wir eine Drag & Drop-Funktion für deskbird Rooms entwickelt, die euch sofortige Flexibilität ohne lästigen Aufwand bietet. Einfach klicken, ziehen und loslassen. Keine zusätzlichen Menüs, keine Speicherbildschirme, keine Neuladen, kein umständlicher mehrstufiger Prozess.

Egal, ob ihr als Mitarbeitende euren täglichen Arbeitsplatz bucht oder als Admins euer gesamtes Büro verwaltet, deskbird funktioniert jetzt noch besser für euch– visueller, effizienter und intelligenter. Das bedeutet weniger Zeitaufwand für das Koordinieren von Wochenplänen und Kalendern und mehr Zeit, um euch darauf zu konzentrieren, dass Meetings reibungslos ablaufen.

Und wir haben eine tolle Neuigkeit: Die Drag & Drop-Funktion ist bereits live. Wenn ihr es also noch nicht getan habt, bucht einen Raum und testet sie!

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👋 Verabschiedet euch von Kopfschmerzen bei der Raumbuchung und Wochenplanung. Startet noch heute eure kostenlose Testversion oder bucht euch eine Demo und erlebt deskbird Rooms in Aktion!

Wochenpräferenzen und automatisierte Schreibtischbuchungen

Ihr findet, euer Buchungstool sollte intelligent genug sein, um eure Gewohnheiten zu kennen? Wir auch. Deshalb haben wir den Buchungsprozess für Ressourcen auf der Grundlage eurer typischen Hybridarbeitsmuster automatisiert. Sagt Hallo zu Wochenpräferenzen und automatisierten Buchungen!

• Legt eure wöchentliche Routine fest: Wählt die Tage, an denen ihr im Büro sein wollt, und deskbird füllt eure Wochenplanung automatisch für die nächsten zwei Monate aus.
• Bleibt flexibel: Ändert euren Status jeden Tag, wenn ihr von zu Hause aus arbeiten, einen Tag frei nehmen oder euch an geänderte Regeln anpassen müsst. Bei Bedarf können Manager:innen die Planung bestätigen.
• Automatisierte Buchungen: Sobald ihr eure Einstellungen festgelegt hant, bucht deskbird euren Schreibtisch, euren Lieblingsplatz oder sogar euren Parkplatz, ohne dass ihr einen Finger rühren müsst.

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Das Ergebnis? Weniger Stress, keine wiederholte Planung und die Gewissheit, dass immer ein Platz auf euch wartet, wenn ihr ankommt. Sowohl Wochenpräferenzes als auch automatisierte Buchungen sind als Feature bereits verfügbar.

MS Teams Check-in und Erinnerungen und Outlook Add-in für deskbird Rooms

Die meisten unserer Kunden verbringen ihren Arbeitsalltag in Microsoft Teams, weil dort ihre Meetings stattfinden, Gespräche geführt werden und die tägliche Planung erfolgt. Deshalb haben wir deskbird direkt in Teams integriert, wodurch Check-ins so einfach werden, wie eine kurze Nachricht an eure Kolleg:innen zu senden. 

Am Tag des Check-ins erhalten die User eine Erinnerung und können direkt über MS Teams einchecken. Kein Wechseln zwischen Apps. Keine zusätzlichen Tabs. Außerdem entscheidet jeder User selbst, ob er Erinnerungen in Teams oder weiterhin Benachrichtigungen auf dem Handy oder im Web erhalten möchte.

Als Nächstes im Bereich Integrationen ist Outlook an der Reihe. Bald könnt ihr Meetingräume finden und buchen, ohne dabei euren Kalender verlassen zu müssen. Mit dem neuen deskbird Add-in für Outlook wird die Suche nach dem perfekten Raum viel einfacher und schneller als bisher.

Beide Features sind bald verfügbar.

Neue und verbesserte Features für mehr Übersicht und Transparenz an eurem Arbeitsplatz

deskbird ist nicht nur eine Lösung zur Buchung von Schreibtischen. Es ist eine umfassende Lösung für Arbeitsplatzmanagement, Besuche, Hybrid-Work-Regeln und Compliance. Alles ist in einer Lösung und ohne, dass es zusätzliche Tools oder Prozesse braucht. Sehen wir uns an, wie wir für mehr Übersicht und Transparenz an eurem Arbeitsplatz sorgen.

Besuchermanagement und Kiosk-Modus für deskbird Visitors

Ihr kennt wahrscheinlich schon unsere Besuchermanagement-Lösung. deskbird Visitors sorgt für ein nahtloses Besuchererlebnis: kein Chaos am Empfang, kein Tool-Hopping, stattdessen lückenlose Rückverfolgbarkeit, reibungslose Check-ins und Gastgeberbenachrichtigungen direkt über MS Teams. Sorgt dafür, dass sich Gäste schon vor ihrer Ankunft willkommen fühlen mit Einladungen mit eurem eigenen Branding, und erfasst gleichzeitig alle Details, die ihr für einen sicheren und produktiven Besuch benötigt.

Und es wird noch besser, denn wir arbeiten an einer neuen Ergänzung, die euch bestimmt gefallen wird. Der Kiosk-Modus für Visitors wird in den nächsten Wochen verfügbar sein, sodass ihr jedes Tablet in einen Self-Service Check-in-Kiosk verwandeln könnt. Spontane Besucher:innen können sich dann selbst registrieren, eingeladene Gäste können selbstständig ein- und auschecken, und kleinere Büros können den Empfang ohne Vollzeitpersonal betreiben. Weniger manuelle Arbeit, bessere erste Eindrücke.

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👋 Bereit, einen bleibenden Eindruck bei euren Gästen zu hinterlassen? Vereinbart eine Demo von deskbird Visitors und seht, wie reibungslos Besuchermanagement sein kann!

Planungseinschränkungen mit Managerbestätigung

Governance sollte sich nicht wie Micromanagement anfühlen. Bei deskbird sind wir ständig dabei, die Prozesse an eurem Arbeitsplatz noch reibungsloser zu gestalten und euren Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Dabei steht Flexibilität stets im Mittelpunkt. Unser neuer Bestätigungsprozess für Hybrid-Work-Regeln tut genau das und gibt euch und euren Mitarbeitenden mehr Kontrolle und Transparenz bei der Bearbeitung zusätzlicher Remote-Anfragen.

• Bestätigung bei Überschreitung: Wenn ihr eine Hybrid-Work-Regel hinzufügt oder bearbeitet, könnt ihr Manager:innen jetzt erlauben, zusätzliche Remote-Tage außerhalb der festgelegten Quote zu genehmigen oder abzulehnen.
• Transparenter Workflow für Mitarbeitende: Die Mitarbeitenden sehen ihr gewohntes Dashboard für die Wochenplanung. Wenn sie einen zusätzlichen Remote-Tag (oder auch einen halben Tag) beantragen müssen, werden sie durch eine schnelle, benutzerfreundliche Eingabe geführt und erhalten eine Bestätigung, dass ihre Anfrage an ihren Manager bzw. ihre Managerin weitergeleitet wurde. Keine zusätzlichen E-Mails, kein Hin und Her.
• Manager-Dashboard: Manager:innen sehen einen klaren Überblick über die Wochenpläne ihres Teams, wer die geltende Regel einhält und wer einen zusätzlichen Remote-Tag beantragt hat, und können Wochenpläne direkt im Dashboard bestätigen oder ablehnen.
  

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Kurz gesagt: Der neue Bestätigungsprozess macht Hybrid Governance einfach, schnell und transparent und sorgt gleichzeitig dafür, dass eure Regeln fair bleiben. Mitarbeitende erhalten die Flexibilität, die sie benötigen, Manager:innen erhalten Klarheit und Kontrolle, und alle verbringen weniger Zeit mit Admin.

Der neue Bestätigungsprozess ist bereits live in deskbird. Also zögert nicht, den neuen Flow auszuprobieren!

Neu gestaltete Übersicht für die User-Verwaltung

Die User-Übersicht im Admin-Bereich wurde komplett überarbeitet, wodurch es für Workplace Manager:innen jetzt einfacher ist, auf Daten zuzugreifen, sie zu aktualisieren und zu exportieren. Das neue Layout der User-Tabelle führt alle wichtigen Benutzerdetails in einem optimierten Seitenbereich zusammen, sodass ihr nicht mehr herumklicken müsst, um die benötigten Informationen zu finden.

Darüber hinaus ist eine der am häufigsten nachgefragten Funktionen endlich da: CSV-Exporte. Filtert nach Usern, exportiert die Liste, nehmt Mehrfachbearbeitungen vor und importiert sie zurück in deskbird. Keine Workarounds mehr, sondern nur noch reibungslose Arbeitsabläufe.

Dieses Update ist bereits live. Geht zum Admin-Bereich in deskbird und probiert es aus!

Bereiche und Ressourcen sperren

Admins haben derzeit keine Möglichkeit, im Voraus zu planen, bestimmte Bereiche zu sperren oder User zu benachrichtigen. Außerdem haben uns unsere Kunden gesagt, dass es sich wie ein Hammer anfühlt, eine ganze Etage oder einen Bereich für Buchungen zu deaktivieren, wenn eigentlich ein Skalpell genügt hätte. Unsere neue Funktion "Bereiche und Ressourcen sperren" wird genau diesen Pain Point lösen.

Bald könnt ihr Schreibtische, Räume, Bereiche oder sogar ganze Stockwerke für einen bestimmten Zeitraum sperren– sei es für Renovierungsarbeiten, Reinigungszyklen oder VIP-Meetings. Anders als das alte “inaktiv”-Toggle ist das hier kein einfacher An- und Aus-Schalter. Ihr könnt im Voraus planen, klare Gründe angeben und diese euren Teams mitteilen.

Besorgt darüber, was mit bereits getätigten Buchungen passiert? Kein Problem! Alle bestehenden Buchungen in betroffenen Bereichen werden automatisch storniert, und die User erhalten eine Benachrichtigung, um woanders neu zu buchen. Und da alle Schließungen von einem Ort aus verwaltet werden, ist der Prozess einfach und reibungslos. Für müheloses, proaktives Flächenmanagement.

Das Feature "Bereiche und Ressourcen sperren" wird bald verfügbar sein.

Advanced Analytics, um das Potenzial eurer Daten voll auszuschöpfen

Jede Buchung, jeder Schreibtisch, jeder Raum und jeder Besucher ist ein Datenpunkt. Und da eure Workplace-Strategie am besten funktioniert, wenn sie auf Daten und nicht auf Vermutungen basiert, bieten wir euch eine neue Analytics Suite, die alltägliche Aktivitäten in Workplace Intelligence verwandelt, und zwar in Bezug auf:

• Mitarbeitende & Präsenz: Verfolgt Anwesenheitsmuster nach Büro, Abteilung oder sogar einzelnen Usern. Stellt sicher, dass Regeln eingehalten werden, erkennt weniger stark besuchte Tage und koordiniert die Teampräsenz besser.
• Flächen & Ressourcen: Seht, welche Schreibtische, Meetingräume und Parkplätze stark nachgefragt und welche nicht genutzt werden. Nutzt diese Erkenntnisse, um Flächen umzufunktionieren, zusammenzulegen oder sogar mit Zuversicht zu verkleinern.
• Sicherheit & Compliance: Stellt sicher, dass sich die richtigen Personen zur richtigen Zeit am richtigen Ort befinden, von Brandschutzbeauftragten bis hin zu Ersthelfer:innen und anderen Notfallrollen. Perfekt für Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen, interne Audits und zukünftige Vorschriften.
  

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Diese Erkenntnisse verwandeln alltägliche Buchungen in verwertbare Informationen und helfen Unternehmen, Kosten zu senken, Layouts zu optimieren und intelligentere Workplace-Strategien zu entwickeln. Ihr könnt es kaum erwarten, es auszuprobieren? Wir gehen davon aus, dass wir die neue Analytics-Suite noch in diesem Jahr launchen werden, also bleibt dran!

Und wir sind noch lange nicht am Ziel...

Mit unseren aktuellen und bevorstehenden Releases möchten wir mühelose Automatisierung, proaktives Flächenmanagement und praktisch umsetzbare Insights ermöglichen, die euch helfen, euren Arbeitsplatz mit Zuversicht zu managen. Aber das ist noch längst nicht alles. Hinter den Kulissen arbeitet unser Team bereits an den nächsten großen Updates.

Möchtet ihr einen genaueren Blick auf das werfen, was bereits live ist, oder seid ihr neugierig, was bald kommt? Bucht euch noch heute eine kostenlose Demo und entdeckt, wie deskbird die Arbeitsweise eurer hybriden Teams verbessern kann.

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