Desk sharing en el trabajo: guía esencial para oficinas híbridas

El uso compartido de escritorios en una oficina híbrida significa que múltiples empleados utilizan los mismos escritorios en días diferentes, adaptando tu espacio a la asistencia real en lugar de al número total de empleados. Es una respuesta práctica a la realidad de que la mayoría de las oficinas están medio vacías en días de poca actividad y desbordadas en días pico.

El desafío es acertar con los detalles. Esta guía te acompaña en la implementación del uso compartido de escritorios en el trabajo, asegurándote de que aporte valor a todos los involucrados. Además, hablaremos de cómo deskbird facilita y hace más eficiente la gestión de espacios compartidos. Ya sea que estés empezando o quieras optimizar tu configuración actual, aquí te explicamos cómo hacerlo funcionar para tu oficina.

Puntos clave: ¿cómo lograr que el uso compartido de escritorios sea exitoso en tu oficina?

• Diseña para los picos: Planifica tu espacio basándote en los días de máxima asistencia (normalmente martes/miércoles) en lugar de en los promedios semanales para evitar el hacinamiento.
• Ratios óptimos: Busca una proporción de uso compartido de escritorios entre 1.3:1 y 1.7:1 para la mayoría de los modelos híbridos.
• Estandariza el equipo: Asegúrate de que cada escritorio tenga monitores y estaciones de acoplamiento idénticos para que los empleados puedan trabajar de forma productiva desde cualquier puesto.
• Políticas claras: El éxito requiere reglas documentadas para la reserva, las expectativas de 'escritorio limpio' y la etiqueta de ruido.
• Con soporte tecnológico: Utiliza una plataforma de reserva de escritorios dedicada para proporcionar visibilidad en tiempo real y datos para la optimización futura del espacio.

Qué significa el desk sharing en un entorno de trabajo híbrido

El desk sharing es un modelo de espacio de trabajo donde múltiples empleados utilizan los mismos escritorios en diferentes momentos, en lugar de tener asientos asignados de forma permanente. En una oficina híbrida, este enfoque tiene sentido porque no todos acuden todos los días. En lugar de pagar por escritorios que permanecen vacíos, ajustas tu espacio a los patrones de asistencia reales.

El desk sharing en el trabajo ha evolucionado hacia un enfoque estratégico para fomentar un espacio de trabajo colaborativo y versátil que resalta las ineficiencias de los escritorios fijos. Es parte de un movimiento más amplio para optimizar los recursos y aumentar la satisfacción de los empleados. Una implementación exitosa de desk sharing combina políticas claras, un sistema de reserva fiable y una cultura de respeto. Involucras a los empleados desde el principio, proporcionas las herramientas adecuadas (aplicaciones de reserva, taquillas), estableces una etiqueta en torno a la limpieza y el ruido, diseñas espacios de trabajo variados y utilizas los datos para adaptarte con el tiempo.

Beneficios del uso compartido de escritorios en el trabajo

El desk sharing ofrece ventajas tanto para los empleados como para las organizaciones. Por parte del empleado, un espacio de trabajo más flexible está destinado a tener un impacto positivo en la colaboración y la sociabilidad.

• Mayor flexibilidad. Las personas pueden elegir dónde sentarse según sus tareas del día, ya sea un rincón tranquilo para el trabajo de concentración o una zona colaborativa para proyectos en equipo.
• Impulso en la colaboración. El uso compartido de escritorios conecta de forma natural a los miembros del equipo con diferentes compañeros a diario, rompiendo los silos entre departamentos y fortaleciendo la comunidad en el lugar de trabajo a través del intercambio de ideas en tiempo real.

Por otro lado, el uso compartido de escritorios ofrece ventajas financieras y operativas sustanciales para los empleadores.

• Menores costos inmobiliarios. Menos escritorios por empleado significa una reducción en los gastos de alquiler, energía y mantenimiento, mejorando directamente tu rentabilidad.
• Mejor utilización del espacio. Estudios demuestran que más de un tercio de los escritorios de oficina permanecen vacíos cualquier día. El desk sharing optimiza ese espacio y maximiza el ROI de tu huella de oficina.
• Espacios de trabajo más limpios. Cuando nadie 'posee' un escritorio, las personas tienden a mantener los espacios más ordenados y libres de desorden, creando un entorno más profesional para todos.

Crear una política de desk sharing que funcione

Una política clara previene la confusión y el conflicto. Sin una, terminarás con reglas no oficiales que varían según el equipo y generan frustración.

Tu documento de política funciona mejor cuando cubre algunas áreas clave:

• Reglas de reserva: ¿Con cuánta antelación pueden reservar los empleados? ¿Existe una duración máxima de reserva? ¿Qué sucede si alguien no se presenta?
• Expectativas de escritorio limpio: Los empleados deben retirar los objetos personales al final de cada día. Proporciona taquillas o almacenamiento para las pertenencias.
• Etiqueta de ruido y llamadas: Define qué zonas son silenciosas y dónde se permiten las llamadas telefónicas. Dirige a las personas a cabinas telefónicas o salas de reunión para llamadas más largas.
• Seguridad de datos: Los empleados deben cerrar sesión en los ordenadores y no dejar documentos sensibles a la vista.
• Adaptaciones de accesibilidad: Reserva escritorios específicos para empleados que necesiten configuraciones ergonómicas o ubicaciones accesibles.

El verdadero desafío híbrido: asistencia máxima vs. asistencia promedio

Aquí es donde muchos planes de uso compartido de escritorios fallan: diseñan para la asistencia promedio en lugar de para los días pico. Si tu oficina tiene un promedio del 50% de ocupación durante la semana, podrías asumir que la mitad de tus escritorios son suficientes. Pero los promedios ocultan la verdadera historia.

Los martes y miércoles suelen registrar el mayor tráfico en la oficina. En esos días, podrías alcanzar una asistencia del 70-80%, mientras que los lunes y viernes rondan el 30%. Si dimensionaste tu espacio para el promedio, tus días más concurridos se vuelven caóticos.

Los datos de la industria resaltan la discrepancia entre el uso máximo y el promedio:

• Según los datos de ocupación de CBRE de 2024, el 74% de las oficinas registran una utilización superior al 60% en los días pico, pero solo el 28% mantiene este nivel semanalmente.
• Kastle Systems informa de un patrón similar: los promedios semanales se sitúan en torno al 50% de los niveles prepandemia, pero los días de alta ocupación alcanzan el 60%, mientras que los días de baja ocupación caen al 30%.

Esta brecha explica por qué los empleados a veces llegan y no encuentran escritorios disponibles, incluso cuando la oficina parece medio vacía la mayor parte del tiempo. Diseña para el día pico, no para el promedio.

La importancia de la proporción de desk sharing

La proporción de desk sharing es el número de empleados por escritorio disponible. Una proporción de 1.5:1 significa que 15 empleados comparten 10 escritorios. Acertar con este número es una de las decisiones más importantes que tomarás. Para horarios híbridos moderados de 2 a 3 días de oficina por semana, la mayoría de las organizaciones se sitúan entre 1.3:1 y 1.7:1.

Cómo resolver los principales puntos débiles del uso compartido de escritorios

A pesar de los muchos beneficios del uso compartido de escritorios, tiene sus posibles inconvenientes e incluso los sistemas bien diseñados encuentran fricción. Puede ser difícil para algunos empleados adaptarse a espacios de trabajo en constante cambio. Compartir un escritorio con otros también puede generar distracciones e interrupciones que pueden afectar la productividad.

Aquí te explicamos cómo abordar algunas de las quejas más comunes:

• "Nunca encuentro un escritorio": Esto suele indicar un problema de proporción o un problema con la herramienta de reserva. Rastrea la saturación en días pico y ajusta. Asegúrate de que tu sistema de reserva muestre la disponibilidad en tiempo real.
• "Hay demasiado ruido": Crea zonas de silencio claramente señalizadas. Establece normas para llamadas telefónicas y videollamadas. Considera cabinas telefónicas o pequeñas salas de reunión para las llamadas.
• "La gente acapara escritorios": Establece límites de reserva y reglas de liberación automática. Si alguien no hace check-in en un plazo de 15 a 30 minutos, el escritorio vuelve a estar disponible.
• "No encuentro a mi equipo": Utiliza una herramienta de reserva con plantas interactivas para que los empleados puedan ver dónde están sentados sus compañeros. Los 'vecindarios de escritorios' también ayudan a los equipos a agruparse.
• "Los escritorios no están configurados para mí": Estandariza el equipo de escritorio con monitores, estaciones de acoplamiento y sillas ajustables. Los empleados traen sus portátiles, y todo lo demás está listo.

Mejores prácticas para que el desk sharing funcione en tu oficina híbrida

Implementar el desk sharing requiere más que simplemente accionar un interruptor. Requiere una planificación y gestión cuidadosas para tener éxito tanto para tus empleados como para tu organización. Un enfoque por fases reduce la resistencia y detecta los problemas a tiempo.

Evalúa tu espacio de oficina de antemano

Antes de implementar cualquier estrategia de desk sharing en tu lugar de trabajo, es crucial evaluar tu espacio de oficina. Toma nota del número de empleados, los metros cuadrados disponibles y las necesidades de tu empresa. Esto te ayudará a determinar cuántos escritorios necesitas, cómo deben organizarse y a lograr una proporción saludable de desk sharing.

La comunicación es clave

El desk sharing puede sentirse como una pérdida para los empleados que valoraban "su" escritorio. Aborda esto directamente explicando los beneficios más allá del ahorro de costos. Involúcralos desde el principio en el proceso para comprender sus preocupaciones específicas y las cosas que valorarían en un sistema de desk sharing, fomentando la comunicación abierta sobre cualquier inquietud o problema. Además, considera organizar una reunión a nivel de toda la empresa o un 'town hall' para responder a las preguntas de los empleados y establecer un período de prueba para permitir que los empleados se adapten al nuevo sistema antes de implementarlo por completo.

Crea una política de desk sharing

Crear una política de desk sharing es crucial una vez que hayas evaluado tu espacio de oficina. Esta política debe describir las reglas, directrices y expectativas de tu empresa para el desk sharing. También debe incluir información sobre la reserva de escritorios, la limpieza y organización de los espacios de trabajo, y otra información importante sobre la práctica.

Diseña un espacio de trabajo flexible y acogedor

Crear un lugar de trabajo flexible que se adapte a diferentes estilos de trabajo es importante al diseñar un espacio de trabajo de desk sharing. Proporciona varios espacios de trabajo, como escritorios de pie, aulas tranquilas y áreas de colaboración. Los empleados pueden entonces elegir el espacio de trabajo que mejor se adapte a sus necesidades y preferencias. Considera la luz natural, los niveles de ruido y la proximidad a recursos compartidos como impresoras, así como la inclusión de directrices para personalizar los espacios de trabajo. Permitir que los empleados traigan sus plantas o decoraciones ayuda a crear un sentido de pertenencia entre ellos, incluso en un espacio de trabajo compartido.

Proporciona soluciones de almacenamiento adecuadas

Sin escritorios asignados, los empleados necesitan almacenamiento para sus pertenencias. Proporciona taquillas o archivadores para asegurar que los empleados tengan un lugar seguro donde guardar sus objetos personales. Esto también puede reducir el desorden y asegurar que los espacios de trabajo se mantengan organizados y ordenados.

Implementa un sistema de reservas universal

Para asegurar que el desk sharing funcione sin problemas, es esencial que las reservas sean sencillas. Los sistemas imprecisos, como las hojas de cálculo, son ignorados. Si los empleados pueden reservar un escritorio directamente desde Outlook, Teams o Slack en segundos, la adopción aumenta. Y cuando los gerentes utilizan el mismo sistema y siguen las mismas reglas, esto indica que el desk sharing se aplica a todos.

Considera los aspectos de ciberseguridad

Los modelos de desk sharing deben tener en cuenta la ciberseguridad, especialmente si intentas implementar una política BYOD. Aunque esta configuración es flexible, plantea preocupaciones sobre la privacidad de los datos y la integridad de la red. Invierte en una estrategia de seguridad digital exhaustiva que incluya Wi-Fi protegido, cifrado robusto y autenticación multifactor.

‍Fomenta la limpieza y la organización

Con varios empleados compartiendo el mismo espacio de trabajo, la limpieza y la organización son clave. Contar con una etiqueta y directrices adecuadas para el uso de escritorios compartidos anima a los empleados a limpiar después de usar y a mantener sus espacios de trabajo organizados. Esto crea un ambiente de trabajo más agradable, ayuda a prevenir la propagación de gérmenes y reduce el riesgo de accidentes o lesiones. No dudes en utilizar nuestra plantilla de política de escritorio limpio.

Invertir en mobiliario y equipamiento ajustable

Para que tu entorno de escritorios compartidos sea un éxito, es necesario que el mobiliario y los equipos sean ajustables. Esto permite a todos los miembros del equipo trabajar en condiciones óptimas, independientemente de sus necesidades físicas o de la tarea que tengan entre manos. Tener un escritorio de pie, por ejemplo, favorece una mejor postura y reduce el riesgo de lesiones por esfuerzo. Las sillas ergonómicas aumentan la productividad y la comodidad. Haga que su espacio de trabajo sea totalmente modificable con brazos para monitor y bandejas para teclado personalizables. Cuando invierte en mobiliario y equipos versátiles, demuestra su compromiso con el bienestar de los empleados y la creación de un entorno de oficina más productivo.

Cómo deskbird potencia los entornos de escritorios compartidos

deskbird es una plataforma de gestión del espacio de trabajo que facilita la reserva y gestión de escritorios compartidos para empleados y administradores.

• Haz que la reserva sea sencilla: los empleados pueden reservar el escritorio adecuado en segundos, aprovechando al máximo la colaboración en equipo durante los días de oficina‍
• Operaciones de desk sharing optimizadas: los administradores obtienen una visión general completa del uso de los escritorios, lo que permite una gestión eficiente de los recursos de la oficina.
• ‍Mejora con datos de uso reales: la analítica de oficina muestra cómo se utilizan realmente los espacios, ayudándote a identificar patrones y a tomar decisiones más inteligentes sobre la disposición y las políticas.‍
• Integración con tu stack existente: las integraciones con calendarios de Microsoft y Google mantienen la reserva y la planificación dentro del flujo de trabajo.

Haz que el desk sharing sea sencillo

El desk sharing funciona cuando los empleados confían en el sistema. Esto significa que los escritorios están disponibles cuando llegan, la reserva se realiza en segundos y la oficina se siente organizada en lugar de caótica.

Empieza por comprender tus patrones de asistencia reales, no las suposiciones. Establece una proporción basada en los días de mayor afluencia, no en los promedios. Redacta una política clara que cubra las reservas, la etiqueta y las excepciones. Estandariza la configuración de los escritorios para que cualquiera pueda sentarse en cualquier lugar. Luego, mide lo que sucede y ajusta.

Finalmente, las herramientas adecuadas marcan una verdadera diferencia. Cuando los empleados pueden reservar desde su calendario, ver dónde está sentado su equipo y confiar en que un escritorio estará esperando, el desk sharing deja de ser una molestia y comienza a ser una ventaja. Herramientas como deskbird simplifican tu transición a un diseño de oficina compartido y adaptable al facilitar la reserva y la gestión de escritorios compartidos para empleados y administradores.