Configuración de oficinas con escritorios compartidos: cómo diseñar distribuciones, zonas y espacios de trabajo

Configuración de oficinas con escritorios compartidos: cómo planificar el espacio de tu oficina

Si desea transformar su oficina en un espacio de trabajo compartido exitoso, debe comenzar con un plan sólido. Lo que se necesita es un rediseño intencional del espacio de oficina disponible para que se adapte a diferentes tipos de trabajo flexible.

1. Comience con un análisis profundo del uso actual del espacio.

En primer lugar, analice cómo se utiliza actualmente el espacio de su oficina mediante el seguimiento de la ocupación y la identificación de las zonas de mayor y menor tráfico. Utilice estos datos para perfeccionar su estrategia de escritorios compartidos, redistribuir los recursos y rediseñar los espacios para que reflejen las necesidades reales, al tiempo que toma nota de los puntos de colaboración, como las zonas de café o las áreas de descanso, que pueden servir de guía para determinar dónde deben ubicarse las zonas compartidas. A medida que revise los patrones, tenga en cuenta también los requisitos de proximidad. Algunos equipos siguen beneficiándose de estar cerca unos de otros, por lo que puede planificar una distribución que favorezca tanto la flexibilidad como la alineación del flujo de trabajo.

2. Piensa en espacios de trabajo para la colaboración.

Las investigaciones demuestran que la razón principal por la que la mayoría de los empleados acuden a la oficina es para intercambiar ideas con sus compañeros, colaborar y mantener conversaciones informales. Antes de empezar a asignar zonas o reorganizar el mobiliario, es necesario tener una idea clara de las actividades laborales principales que realiza tu equipo cuando está en la oficina.

• Defina los tipos de trabajo principales: comprenda por qué su equipo acude a la oficina. ¿Es para colaborar, concentrarse, establecer conexiones sociales, acceder a equipos o interactuar con los clientes?
• Adapta el tamaño de tus espacios de colaboración: ajusta el tamaño y el número de aulas los patrones de uso reales, no a suposiciones (por ejemplo, más aulas pequeñas y menos grandes). Aquí es donde puedes aprovechar el análisis de tu lugar de trabajo.
• Fomenta el trabajo en equipo espontáneo: no olvides planificar zonas de reunión informales, como asientos cómodos y rincones para reuniones rápidas, para fomentar el intercambio y los debates improvisados.

3. Determina cuántos escritorios necesitarás realmente.

El siguiente paso es traducir los conocimientos sobre el uso del espacio de trabajo y las necesidades de colaboración en un recuento realista de escritorios. Basando su planificación en datos, patrones de asistencia semanal y comportamientos específicos del equipo, puede determinar la proporción óptima de escritorios compartidos para el trabajo híbrido.

• Calcule la demanda de escritorios compartidos utilizando datos de ocupación: base su recuento de escritorios en la asistencia media por equipo (no en el número total de empleados) y tenga en cuenta los patrones semanales, los horarios de los equipos y las fluctuaciones estacionales.
• Utiliza con prudencia los ratios de referencia para el uso compartido de escritorios: aunque los ratios habituales suelen oscilar entre 0,6 y 0,8 escritorios por empleado, considéralos como pautas, no como reglas fijas. Los equipos que trabajan principalmente de forma asíncrona pueden compartir más escritorios, mientras que los equipos que requieren una mayor interacción pueden necesitar asientos más fijos.
• Utiliza herramientas de cálculo para validar tu planificación: herramientas como la calculadora de espacio de oficinadeskbird te ayudan a estimar la cantidad adecuada de escritorios y optimizar tu espacio de oficina.

Espacio de oficina con escritorios compartidos: cómo diseñar la distribución de tu oficina

El diseño de la distribución es donde la planificación se convierte en decisiones prácticas sobre zonificación, proximidad, espacios de reunión y patrones de movimiento. El objetivo es crear un entorno en el que las personas puedan encontrar de forma intuitiva el espacio adecuado para la tarea que deben realizar.

1. Utiliza mapas de la oficina para planificar tu espacio físico.

El mapeo de oficinas le ayuda a optimizar el uso del espacio identificando las áreas de alta y baja actividad para reorganizar los diseños, eliminar el espacio desperdiciado y mejorar los flujos de trabajo. Al proporcionar una visión estratégica de dónde debe ubicarse cada función, le permite definir dónde deben colocarse los diferentes departamentos, estaciones de trabajo, espacios de colaboración y servicios para lograr la máxima eficiencia. Puede utilizar diferentes tipos de soluciones de mapeo de oficinas para visualizar su espacio de trabajo físico, incluyendo planos de planta estáticos e interactivos, planos de distribución de asientos y mapas en 3D.

2. Designar zonas claras e intencionadas en función de los tipos de actividad.

Cree un diseño de oficina que se adapte a las diversas necesidades laborales. Piense en un diseño de oficina ágil e incluya diferentes tipos de espacios de trabajo en su diseño para que los empleados puedan elegir libremente el espacio que mejor se adapte a sus tareas. Las zonas podrían incluir:

• Puestos de trabajo Focus,
• Cabinas telefónicas,
• aulas híbridas para reuniones,
• Zonas de colaboración (por ejemplo, áreas de taller o aulas de reunión).
• Espacios sociales (por ejemplo, una cafetería de trabajo),
• Salas de trabajo,
• Zonas tranquilas para trabajar concentrado.
• Espacios flexibles para proyectos (por ejemplo, aulas para equipos) y
• Áreas flexibles para compartir escritorios.

3. Planificar aulas una combinación equilibrada de tamaños y capacidades.

La última edición del Índice de Ocupación y Utilización del Lugar de Trabajo ha revelado que más de la mitad de todas aulas de reuniones aulas diseñadas para acoger a cinco o más personas, mientras que la demanda real es mayor para aulas de reuniones pequeñas aulas capacidad para 2-4 personas. Esto significa que es necesario replantearse los espacios de reunión al diseñar la distribución de la oficina con puestos de trabajo compartidos. Plantee preguntas como:

• ¿Cuál es el tamaño medio de las reuniones?
• ¿Cuál es la proporción entre reuniones presenciales y reuniones híbridas?
• ¿Con qué frecuencia se programan las reuniones a lo largo de la semana y en qué momentos se producen los mayores conflictos de reservas?
• ¿Qué equipos o funciones dependen más de aulas de reuniones y tienen requisitos específicos (por ejemplo, privacidad, equipamiento, acústica)?

4. Consejos prácticos para diseñar tu espacio de oficina con puestos de trabajo compartidos

• Diseña tu espacio para una colaboración híbrida perfecta: equipa los espacios de reunión y colaboración con pantallas, cámaras y micrófonos fiables, y utiliza mobiliario móvil para que aulas adaptarse rápidamente a diferentes formatos de reunión.
• Equilibra las áreas abiertas con espacios cerrados y tranquilos: los diseños abiertos por sí solos rara vez satisfacen las necesidades de todos. Añade cabinas tranquilas y pequeñas cabinas telefónicas para que los empleados puedan elegir el nivel de privacidad y tranquilidad que necesitan.
• Planifica deliberadamente la proximidad entre zonas: determina qué áreas deben estar juntas para reducir el ruido y facilitar flujos de trabajo fluidos. Mantén las zonas silenciosas alejadas de las áreas sociales, coloca aulas de proyectos aulas los espacios de colaboración, sitúa los escritorios de paso junto a las entradas y agrupa a los equipos con flujos de trabajo compartidos cerca unos de otros.
• Planifica cuidadosamente las rutas de circulación: observa cómo se mueven las personas de forma natural por la oficina y mantén las rutas de mayor tránsito, como las que llevan a las cocinas, impresoras, baños y aulas de reuniones, alejadas de las áreas de trabajo.
• Basa tu diseño en las necesidades reales de los empleados: antes de decidirte por un nuevo diseño, recaba opiniones de tus equipos sobre sus patrones de trabajo reales. Averigua qué tareas realizan, con qué frecuencia colaboran y qué les ralentiza.

‍

[componente=cta;tema=light;Texto=Consulte nuestro informe técnico para descubrir consejos y estrategias para aprovechar al máximo el espacio de su oficina.;deskbird;Texto del botón=Descargar informe técnico]

¿Qué equipo de escritorio compartido necesitas?

La configuración de tu oficina con puestos de trabajo compartidos no estará completa sin proporcionar a los empleados las herramientas adecuadas, comodidad ergonómica y acceso fluido a los recursos esenciales. Cada estación de trabajo debe estar completamente equipada, ser fácil de reconfigurar y lo suficientemente flexible como para adaptarse a diferentes estilos de trabajo. Aquí tienes una lista de elementos esenciales para los puestos de trabajo compartidos que no deben faltar en tu lugar de trabajo híbrido:

• Monitores, bases y cargadores universales (incluidos USB-C y HDMI).
• Fácil acceso a enchufes eléctricos, salidas USB y gestión de cables.
• Taquillas para objetos personales,
• Armarios o cajones compartidos para los suministros de uso común.
• Materiales de higiene y limpieza de escritorios (por ejemplo, toallitas y sprays limpiadores).
• Taquillas tecnológicas o estaciones de préstamo de dispositivos para teclados o auriculares, y
• Cabinas telefónicas con cancelación de ruido, separadores de escritorio o paneles acústicos.

Ergonomía en los puestos de trabajo compartidos para una plantilla feliz, saludable y flexible

Las prácticas ergonómicas en el lugar de trabajo desempeñan un papel crucial para mantener a los empleados sanos, cómodos y productivos. Al equipar cada puesto de trabajo con herramientas ergonómicas, se puede mejorar considerablemente el bienestar de los empleados. A continuación se indican algunas prácticas recomendadas de ergonomía para el uso compartido de escritorios.

• Proporcione asientos totalmente ajustables y de alta calidad: las sillas deben permitir ajustar la altura, los reposabrazos, el soporte lumbar y la inclinación, ya que la comodidad varía de una persona a otra.
• Ofrezca escritorios ajustables en altura o una combinación de opciones para trabajar sentado o de pie: los escritorios para trabajar sentado o de pie ayudan a los empleados a variar su postura a lo largo del día, lo que mejora la circulación y reduce la fatiga.
• Utilice brazos para monitores, soportes para portátiles y accesorios ergonómicos: los empleados deben poder subir, bajar o inclinar las pantallas rápidamente hasta la altura de los ojos para mantener una postura saludable.
• Garantizar una ergonomía coherente en todos los escritorios: cada puesto de trabajo debe ofrecer los mismos elementos ergonómicos esenciales, como sillas y soportes para monitores ajustables, de modo que los empleados puedan trabajar cómodamente independientemente del lugar en el que se sienten.

6 prácticas recomendadas para que tu oficina con puestos de trabajo compartidos sea apta para el uso diario

Asegúrate de que tu espacio de trabajo compartido esté equipado y listo para el flujo diario de personas, a fin de que todo funcione sin problemas. Las siguientes prácticas recomendadas ayudan a mantener la eficiencia y garantizan una experiencia fluida para todos.

1. Implementar señalización y orientación.

Utilice señalización clara, zonas etiquetadas y marcadores codificados por colores para ayudar a los empleados a orientarse e identificar fácilmente los escritorios. Dependiendo del tamaño de su oficina, puede incluso considerar el uso de una aplicación de orientación para ayudar tanto a los empleados como a los visitantes a orientarse fácilmente en su oficina.

2. Elige una herramienta de reservas con planos interactivos.

A la hora de elegir tu software de hot desking, asegúrate de seleccionar un sistema de reserva de escritorios que funcione con vistas de mapa, lo que facilitará a los empleados encontrar y reservar el espacio de trabajo adecuado. Con los planos interactivosdeskbird, por ejemplo, los empleados pueden ver fácilmente dónde compañeros sientan compañeros y dónde se encuentra su escritorio en la oficina.

3. Automatiza los registros para evitar ausencias y escritorios sin usar.

Configure sistemas de registro automático para evitar reservas fantasma y realizar un seguimiento preciso de la ocupación real. Soluciones como deskbird diferentes opciones de registro (por ejemplo, registro mediante código QR o registro mediante geolocalización) que permiten a los empleados registrar fácilmente sus reservas y liberar automáticamente los recursos si están reservados pero no se utilizan.

4. Establezca recordatorios visuales de su política de mantener el escritorio ordenado.

Proporcione toallitas limpiadoras y recordatorios en cada puesto de trabajo para mantener una higiene constante y estar siempre preparados para el cambio de turno. Esto puede contribuir en gran medida a mantener el lugar de trabajo ordenado para todos.

5. Elija cuidadosamente las ubicaciones de almacenamiento.

Coloque taquillas de acceso rápido cerca de las entradas o las zonas de trabajo para que los empleados puedan guardar sus objetos personales a lo largo del día. Asegúrese de que el acceso a las taquillas sea cómodo, de modo que los empleados puedan coger rápidamente cualquier objeto que hayan olvidado al llegar.

6. Asegúrese de que todos tengan acceso al equipo básico.

Garantiza el acceso a la tecnología esencial proporcionando suficientes enchufes, cargadores y una conexión Wi-Fi fiable en cada puesto de trabajo, y facilita a los empleados el inicio de su jornada sin tener que buscar fuentes de alimentación o conectividad.

Configurar tu espacio de oficina con escritorios compartidos es solo el principio.

Rediseñar el espacio de tu oficina para el hot desking no solo consiste en habilitar asientos más flexibles. La clave para un entorno de hot desking exitoso es crear un espacio de trabajo que realmente favorezca la colaboración, la concentración y la conexión de tus equipos. Con la distribución, las zonas, el equipamiento y la ergonomía adecuados, tu oficina se convertirá en un lugar donde los empleados realmente quieran estar.

Sin embargo, configurar tu espacio de trabajo físico es solo el primer paso en tu hoja de ruta para implementar el hot desking. En los próximos capítulos, analizaremos más detenidamente cómo seleccionar el software adecuado para el hot desking y cómo gestionarlo para mantener el buen funcionamiento diario de la oficina.

‍